黃英

摘要：在教務(wù)管理中讓教務(wù)人員最頭疼的是每學(xué)期的學(xué)生期末監(jiān)考安排、統(tǒng)計(jì)每門課程的及格率和監(jiān)考安排，如何才能又快又準(zhǔn)確的完成這些工作，本文將闡述自己在考務(wù)管理中如何使用Excel函數(shù)解決這些問題。

關(guān)鍵詞：考務(wù)管理；函數(shù)

中圖分類號：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2015）10-0120

在日常的考務(wù)管理工作中會遇到大量的數(shù)據(jù)、繁雜的統(tǒng)計(jì)，無形中增加了許多工作量。Office 中的Excel 是功能豐富和數(shù)據(jù)處理能力強(qiáng)大的電子表格軟件，具有數(shù)據(jù)篩選、排序、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能，許多信息的存儲與處理都是通過Excel 電子表格來實(shí)現(xiàn)的。Excel 既容易掌握，又方便實(shí)用，是辦公自動化的好助手。下面就如何運(yùn)用Excel 的函數(shù)來解決考務(wù)管理管理工作中統(tǒng)計(jì)每門課程的不及格率、監(jiān)考安排表中如何隨機(jī)安排監(jiān)考教師及監(jiān)考場地等問題。

1 統(tǒng)計(jì)每門課程的不及格率

每學(xué)期學(xué)期初為了評價(jià)教師的教學(xué)水平都會統(tǒng)計(jì)每門課程的不及格率，由于每們課程在期末考試時(shí)并不是所有的學(xué)生都參加考試如有休學(xué)、缺考、病假等各種情況，如果采用常規(guī)的方法，對于學(xué)校班級數(shù)量多、課程多無疑是又費(fèi)時(shí)而且還會發(fā)生差錯(cuò)，如果使用Excel中的SUMPRODUCT函數(shù)可以快速解決這個(gè)問題。尤其是職業(yè)學(xué)校，學(xué)校專業(yè)多、課程多，每個(gè)班級學(xué)生的人數(shù)是動態(tài)的（因?yàn)闀霈F(xiàn)轉(zhuǎn)專業(yè)的學(xué)生），所以在統(tǒng)計(jì)每門課程的不及格率時(shí)必須考慮會出現(xiàn)的各種情況，在使用這個(gè)函數(shù)時(shí)需注意，當(dāng)表示多個(gè)條件相與時(shí)，多個(gè)表達(dá)式之間使用*，當(dāng)表示多個(gè)條件相或，即多個(gè)條件僅滿足其中之一，多個(gè)表達(dá)式之間使用+，如果條件中有且和或時(shí)，要注意括號的使用。我在統(tǒng)計(jì)我校各門課程的不及格率時(shí)，考慮到有缺考的、作弊的和學(xué)生已經(jīng)轉(zhuǎn)專業(yè)但是在表中仍有其信息這三種情況，尤其是第三種情況由于在EXCEL中空白單元格的值默認(rèn)為0，所以在設(shè)計(jì)函數(shù)時(shí)必須區(qū)分空白單元格和考試成績?yōu)?的這兩種情況，最后公式為：=SUMPRODUCT（（（F7：F65<60）*（0<=F7：F65）*NOT（ISBLANK（F7：F65））+（F7：F65="缺"）+（F7：F65="作弊"））/COUNTA（F7：F65）），在這個(gè)公式中分子表示所有分?jǐn)?shù)在0到60之間且不是空白單元格的學(xué)生人數(shù)與缺考、作弊人數(shù)之后，分母中函數(shù)COUNTA表示統(tǒng)計(jì)所有非空單元格即表示這個(gè)班級實(shí)有人數(shù)。

2 統(tǒng)計(jì)不及格學(xué)生的姓名

在統(tǒng)計(jì)各門課程不及格學(xué)生的信息時(shí)，我們一般都是采用篩選功能，其實(shí)在現(xiàn)實(shí)情況中當(dāng)E學(xué)生信息表連第一范式都不能滿足時(shí)，使用篩選并不能實(shí)現(xiàn)我們的目的，所以我們可以通過Excel自身帶的函數(shù)構(gòu)造一個(gè)自定義函數(shù)來實(shí)現(xiàn)我們的目的，統(tǒng)計(jì)不及格學(xué)生的相關(guān)信息，我們自然會想到COUNTIF（）函數(shù)的使用，但是僅這個(gè)函數(shù)不能實(shí)現(xiàn)我們的目的，通過自定義一個(gè)函數(shù)便可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)不及格學(xué)生的姓名，我設(shè)計(jì)的自定義函數(shù)如下：

Public Function bkxs（rng1 As Range， rng2 As Range， criteria As String， separator As String） As String

Dim arr（）

Dim rCell As Range

Dim i As Integer， j As Integer

On Error Resume Next

j = WorksheetFunction.CountIf（rng2， criteria）

If j > 0 Then

ReDim arr（0 To j - 1）

For Each rCell In rng2

If WorksheetFunction.CountIf（rCell， criteria） Then

arr（i） = rng1.Item（1）.Offset（rCell.Row - rng2.Row， rCell.Column - rng2.Column）.Value

i = i + 1

End If

Next

For i = 0 To j - 1

cif = cif & arr（i） & IIf（i <> j - 1， separator， ""）

Next

End If

End Function

自定義函數(shù)的使用與Excel的內(nèi)置函數(shù)使用時(shí)一樣的，下面這個(gè)公式便是該函數(shù)的調(diào)用：=bkxs（'14151'！$C$7：$C$60，'14151'！$F$7：$F$60，A2，"、"），最終得到如下圖1所示結(jié)果：從這個(gè)自定義函數(shù)的代碼段我們可以看出，關(guān)鍵的代碼也是對內(nèi)置函數(shù)COUNTIF（）的使用。

3 隨機(jī)安排監(jiān)考教師及考場

每學(xué)期期初與期末安排監(jiān)考教師和考場，為保證公平我們希望監(jiān)考教師和考場的安排具有隨機(jī)性，保證每個(gè)教師的監(jiān)考次數(shù)基本一致。下面簡單敘述如何隨機(jī)安排監(jiān)考教師和監(jiān)考考場。

首先將學(xué)校教師的各種情況進(jìn)行分類，設(shè)置2張工作表分別是主考教師和監(jiān)考教師，2張工作表中都有3列信息：考場、教師姓名、隨機(jī)數(shù)。隨機(jī)數(shù)我們通過隨機(jī)函數(shù)RAND（）得到，考場通過對隨機(jī)數(shù)的排序RANK（）函數(shù)得到，形成如下圖2的主考表。其次監(jiān)考教室的安排，根據(jù)學(xué)校各教室的使用頻率分別設(shè)置主考教室和備考教室，備考教室實(shí)在某一場考試涉及的班級多時(shí)才用。主考教室和備考教室工作表中也是3列信息：考場、教室房間號、隨機(jī)數(shù)，設(shè)置的方法與監(jiān)考教師工作表的設(shè)置方法一樣，形成如圖3所示的主考教室表。最后是監(jiān)考安排表的形成，監(jiān)考安排表有5列信息：考試時(shí)間、考場、教室房間號、主考教師、監(jiān)考教師。其中考場可以通過填充得到，而主考教師、監(jiān)考教師、教室房間號可以通過函數(shù)VLOOKUP（）得到。通過以上步驟得到我們需要的監(jiān)考表如圖4所示。當(dāng)然這個(gè)監(jiān)考表也可以具體執(zhí)行時(shí)進(jìn)行局部更改，通過Excel的函數(shù)可以輕松地解決我們在排監(jiān)考時(shí)的問題。

4 統(tǒng)計(jì)監(jiān)考教師監(jiān)考的次數(shù)

通過使用COUNTIF（）可以輕松統(tǒng)計(jì)每個(gè)教師監(jiān)考的次數(shù)，而且還可以通過判斷某場監(jiān)考次數(shù)是否大于1來解決教師監(jiān)考是否排重現(xiàn)象。

5 結(jié)束語

以上這些都是我在平時(shí)的教務(wù)工作中積累下來的的Excel函數(shù)的巧妙應(yīng)用，希望大家能夠借助我以上的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對以后的學(xué)習(xí)和工作有所幫助。

參考文獻(xiàn)：

[1]Excel在教務(wù)管理中的綜合應(yīng)用[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2011（9）.