【摘要】基建項(xiàng)目檔案管理對于處理基礎(chǔ)項(xiàng)目發(fā)生的后續(xù)問題非常重要，能夠提供確鑿的數(shù)據(jù)信息材料?！扒捌诓邉?、過程控制、及時(shí)歸檔”管理模式的實(shí)質(zhì)是施工文件與施工進(jìn)度同步形成，與施工節(jié)點(diǎn)同步歸檔，其作用是從根本上杜絕施工文件“回憶錄”，從源頭上確保項(xiàng)目檔案齊全、完整、準(zhǔn)確。本文概述了該管理的內(nèi)容和模式，強(qiáng)調(diào)了前期控制在提高檔案管理質(zhì)量方面的重要作用，并討論了加強(qiáng)前期控制的具體做法。

【關(guān)鍵詞】基建項(xiàng)目；檔案管理；前期控制

檔案記錄歷史，是總結(jié)規(guī)律的重要參考信息，根據(jù)規(guī)律可以更好地服務(wù)未來，防患于未然?；n案的內(nèi)容龐雜，涉及多個(gè)責(zé)任方，改建工作技術(shù)性非常強(qiáng)，建設(shè)時(shí)間長，并且需要較大規(guī)模的投資，由于基建檔案涉及的信息寬度和廣度都很大，建立檔案非常困難，快速收集整理數(shù)據(jù)對于后續(xù)的工作開展非常不利，信息失誤和信息失真降低了檔案記錄信息的準(zhǔn)確度，減小了基建項(xiàng)目檔案的使用價(jià)值。避免這個(gè)問題的關(guān)鍵是做好檔案管理的前期工作，控制好信息采集的準(zhǔn)確度。下文所述內(nèi)容，僅供交流參考。

一、基建項(xiàng)目檔案的內(nèi)容和管理模式

1.基建項(xiàng)目檔案包括的內(nèi)容 基建項(xiàng)目檔案是指從建設(shè)工程項(xiàng)目醞釀、立項(xiàng)、施工到竣工整個(gè)過程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖像、聲像等各種載體各種門類的文件材料。包括項(xiàng)目的前期文件、勘察設(shè)計(jì)文件、監(jiān)理文件、竣工文件等內(nèi)容。基建項(xiàng)目檔案不但記錄了建設(shè)項(xiàng)目的全過程，還真實(shí)反映了工程實(shí)體的現(xiàn)實(shí)面貌，是企業(yè)的寶貴財(cái)富，為以后改建、擴(kuò)建、技術(shù)改造、維修等提供了原始憑證和可靠依據(jù)。

2.基建項(xiàng)目的管理模式 傳統(tǒng)的檔案管理模式是施工進(jìn)行中不進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，在施工結(jié)束之后，對各種數(shù)據(jù)文字資料進(jìn)行整理，并存檔。這種管理方式的好處在于集中處理問題，各個(gè)工作環(huán)節(jié)基本沒有交叉，減少工作程序，缺點(diǎn)在于在施工過程中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失無法彌補(bǔ)，中途更改的數(shù)據(jù)容易出現(xiàn)記憶誤差。新型的管理模式是“前期策劃、過程控制、及時(shí)歸檔”即工程結(jié)束后集中整理歸檔的做法，實(shí)行與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行過程歸檔制，項(xiàng)目檔案管理策劃與項(xiàng)目總體策劃同步；檔案管理要求和控制措施的提出與簽訂合同同步；項(xiàng)目文件的形成與建設(shè)進(jìn)度同步；施工進(jìn)度檢查與施工文件的形成和質(zhì)量檢查同步；施工節(jié)點(diǎn)質(zhì)量驗(yàn)收與施工文件的歸檔同步。

二、前期控制對檔案質(zhì)量的影響

基建項(xiàng)目中需要記錄的相關(guān)信息要列入工程建設(shè)的內(nèi)容當(dāng)中，要做到各種信息對應(yīng)到相關(guān)責(zé)任人，提高工作人員工作的責(zé)任心同時(shí)提高信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。作為整個(gè)檔案內(nèi)容要有專門人員對各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行宏觀統(tǒng)計(jì)，做到數(shù)據(jù)專人收集、專人整理以備查找分析。鑒于檔案管理的信息量比較大，而基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目數(shù)目比較多，實(shí)行檔案信息化管理，提高工作效率和準(zhǔn)確度。為此，要制定相關(guān)的崗位職責(zé)、行為規(guī)范和工作流程，保證工作人員在工作中能夠有效的規(guī)范自己的行為，提高工作質(zhì)量，做好基建檔案的前期管理工作。

三、加強(qiáng)前期工作，提高檔案管理質(zhì)量的方法

1.要加強(qiáng)基建項(xiàng)目檔案的收集工作 檔案管理的首要工作是信息的收集，信息是構(gòu)成檔案的最基本的單元同時(shí)也是最核心的要素。工程施工的過程比較長，而且會(huì)根據(jù)實(shí)際的施工條件對一些參數(shù)進(jìn)行合理的調(diào)整，這樣就使得對其收集的信息不斷變工。又因?yàn)槭┕さ膯挝弧⑹┕び玫牟牧仙a(chǎn)商、采買等多個(gè)方面的數(shù)據(jù)都和檔案管理的信息有關(guān)系，而這些信息會(huì)隨著具體的施工階段進(jìn)行相關(guān)的調(diào)整，就加大了收集的難度，收集工作非常細(xì)致而且特別瑣碎，需要具有很強(qiáng)責(zé)任感和敬業(yè)精神同時(shí)具備優(yōu)秀專業(yè)能力的人員來從事這項(xiàng)工作。新的管理模式有利于檔案管理的質(zhì)量提高，同時(shí)也增大了管理項(xiàng)目的工作難度，這樣細(xì)化的信息和多項(xiàng)分類不論對于信息收集還是信息整合都是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)。所以，在工程項(xiàng)目擬化的過程中，就要重視信息收集工作，為了便于施工過程中的數(shù)據(jù)記錄，要提前溝通，并且預(yù)設(shè)好需要收集的有效內(nèi)容的表格，便于相關(guān)工作人員進(jìn)行記錄。另外，可以細(xì)化工程施工各個(gè)環(huán)節(jié)的工作流程，在動(dòng)工之前交紙質(zhì)的計(jì)劃書，從而收集數(shù)據(jù)，最好是用電子稿，便于收集和整理進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。還要在施工當(dāng)中提供相應(yīng)的是信息收集工作指導(dǎo)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，另外在施工之后與相關(guān)部門溝通配合驗(yàn)證信息的可靠性，保證信息收集可靠完整。進(jìn)一步加強(qiáng)檔案檔案管理信息化的進(jìn)程，加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)辦公自動(dòng)化的程度，最優(yōu)目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)信息收集通過電子平臺(tái)進(jìn)行以保證其準(zhǔn)確性和不可更改性，進(jìn)而提高相關(guān)人員的共工作質(zhì)量而保證基建檔案工作的時(shí)效性。

2.檔案工作寫入合同文本增強(qiáng)數(shù)據(jù)法律效力 施工中的數(shù)據(jù)是校驗(yàn)和查找施工問題的主要材料，對數(shù)據(jù)的記錄收集有利于保證施工方的施工質(zhì)量，同時(shí)也有利于保證雇傭方的切實(shí)利益。為了提高雙方的重視程度，要將基建檔案的具體要求寫入相關(guān)合同，讓檔案中的信息具有法律效力，這樣也能夠讓設(shè)計(jì)方，施工方和監(jiān)理方嚴(yán)肅認(rèn)真對待各項(xiàng)數(shù)據(jù)，從而提高檔案的價(jià)值，在工程結(jié)束后建筑項(xiàng)目投入使用的整個(gè)過程中出現(xiàn)的問題都能夠找到相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行論證，進(jìn)而快速解決問題，保證建筑項(xiàng)目正常使用。

3.完善檔案管理體系及建立檔案監(jiān)督小組 施工類項(xiàng)目的文字材料一直沒有收到充分的重視，甚少有專門的工作人員對此進(jìn)行處理。但是隨著施工項(xiàng)目的增多和項(xiàng)目落成后續(xù)問題的出現(xiàn)反應(yīng)出基建項(xiàng)目檔案的重要作用。所以，項(xiàng)目的主要管轄單位要對此高度重視，設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，劃分具體的工作內(nèi)容，安排對應(yīng)的工作人員，并設(shè)置對其進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)的工作小組以保證工作的執(zhí)行質(zhì)量。分工明確各司其職，可以實(shí)現(xiàn)工作計(jì)劃、質(zhì)量檢查、工作考核幾項(xiàng)工作平行進(jìn)行?？s短檔案建立的周期，提高檔案的實(shí)用性。

4.實(shí)行檔案管理的績效考核 檔案的管理工作非常重要但是也非?？菰铮瑸榱颂岣邫n案的實(shí)用性，要對其相關(guān)工作人員進(jìn)行有效的約束。企業(yè)和員工之間最有效的約束是績效考核，企業(yè)管理的核心是制度的健全。制定本機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)工作制度和工作流程，對員工的各個(gè)方面進(jìn)行考核?？冃Э己酥挥新涞綄?shí)處才會(huì)有所收效，不能流于形式，要做到考核項(xiàng)目具體，考核記錄真實(shí)，考核面向全體員工。這樣能夠做到整個(gè)項(xiàng)目建立過程的各個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，同時(shí)避免爭功諉過的現(xiàn)象出現(xiàn)，能夠有效防止存在僥幸心理的人對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行模糊處理。

5.項(xiàng)目建設(shè)費(fèi)用的檔案交付 項(xiàng)目建設(shè)單位要制定《項(xiàng)目工程款支付管理規(guī)定》等規(guī)章制度，規(guī)定支付工程尾款和辦理竣工結(jié)算時(shí)，須經(jīng)相關(guān)部門和檔案室的會(huì)簽，才可支付工程尾款和進(jìn)行工程竣工結(jié)算。要實(shí)行竣工文件內(nèi)容三方會(huì)審制度。在綜合整理階段要讓施工單位對項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人對施工內(nèi)容形成文件交給審查小組進(jìn)行檢查，雙方確定無誤后進(jìn)行簽字，這樣能夠保證檔案管理的實(shí)用性。

四、結(jié)語

基建項(xiàng)目檔案管理非常重要，保證檔案管理有效性的關(guān)鍵是要確保管理前期的數(shù)據(jù)有效性的控制。這需要施工各個(gè)環(huán)節(jié)的工作人員對檔案管理工作大力支持，從事檔案管理的工作人員要有高度的責(zé)任心和耐心，檔案管理機(jī)構(gòu)要規(guī)范檔案管理流程合理劃分工作內(nèi)容，做好與相關(guān)部門的數(shù)據(jù)收集前的溝通工作，協(xié)調(diào)好數(shù)據(jù)采集過程中相關(guān)檔案采集人員和施工相關(guān)工作人員的接洽事宜，對檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)管的工作小組要充分發(fā)揮好監(jiān)督管理的職能，確保整個(gè)前期數(shù)據(jù)收集工作的質(zhì)量和可靠性。

參考文獻(xiàn)

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