摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)發(fā)展速度的不斷加快，檔案逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化管理，這是檔案管理未來(lái)的一種發(fā)展趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)技術(shù)正在日新月異，其在檔案管理方面也發(fā)揮了極大的作用，提升檔案管理效率，同時(shí)也使檔案資源得以長(zhǎng)久保存，實(shí)現(xiàn)資源共享。文章主要分析檔案信息化的內(nèi)容，闡述了提高檔案管理效率的相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；思考；

中途分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-12-00-01

檔案管理隨著社會(huì)的發(fā)展而在不斷更新管理方式，而檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持，進(jìn)而促使檔案管理水平得到大幅度提升，同時(shí)也在某種程度上提升服務(wù)效率，讓檔案管理進(jìn)入一個(gè)新階段。本文主要論述了檔案信息化的相關(guān)內(nèi)容，提出改進(jìn)檔案信息化管理的有效對(duì)策。

一、檔案信息化概述

所謂檔案信息化主要是指運(yùn)用先進(jìn)的管理技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行有效管理。檔案信息化是一種檔案管理的創(chuàng)新，相較于傳統(tǒng)管理模式其自身具有一定的優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理效率。檔案信息化涵蓋很多內(nèi)容，從廣義角度分析，其可以吸收所有領(lǐng)域的信息，然后進(jìn)行有效整合，這其中包含以下內(nèi)容：比如經(jīng)濟(jì)信息、文化信息以及政治方向等等，有效收集此類信息，并按照相關(guān)內(nèi)容分門(mén)別類，這在某種程度實(shí)現(xiàn)了資源整合，同時(shí)也使檔案信息實(shí)現(xiàn)共享；而從狹義角度分析，檔案信息化內(nèi)容相對(duì)簡(jiǎn)單，主要針對(duì)檔案內(nèi)部而言，使其內(nèi)部資源實(shí)現(xiàn)信息化，依托信息化技術(shù)，讓檔案資料更為完整，信息更為豐富，這樣信息閱讀者使用更為方便，信息資源更為真實(shí)可靠。實(shí)現(xiàn)檔案信息化離不開(kāi)以下技術(shù)的支持，即信息技術(shù)，通過(guò)這種技術(shù)可以使資源信息得以有效整合，同時(shí)也可依據(jù)資源信息類別不同進(jìn)行分類，將相同信息歸納到一起，這樣相關(guān)人員查閱起來(lái)非常方便。檔案信息化建設(shè)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，這可以使檔案信息管理更為規(guī)范，同時(shí)也使其與之相關(guān)信息相融合，更好的服務(wù)大眾，檔案建設(shè)發(fā)展進(jìn)入一個(gè)新階段，提高資源信息使用價(jià)值，也使信息獲得更廣闊的應(yīng)用平臺(tái)。

二、改進(jìn)檔案信息化管理的有效對(duì)策

（一）完善工作體系

要想檔案信息化得以有效實(shí)現(xiàn)必須完善以下內(nèi)容，即相應(yīng)工作體系，只有相關(guān)工作體系有所保障，才能確保檔案信息化管理得以有效實(shí)現(xiàn)。可以從以下幾方面著手：第一，明確管理制度，同時(shí)改進(jìn)運(yùn)行機(jī)制。認(rèn)真貫徹執(zhí)行相關(guān)法規(guī)，并在此基礎(chǔ)上完善電子文件管理，實(shí)現(xiàn)所有部門(mén)聯(lián)動(dòng)管理，確保電子文件能夠全程監(jiān)管。與此同時(shí)，按照國(guó)家檔案管理相關(guān)規(guī)定，將檔案管理職能下放，使檔案局可以進(jìn)行行政管理，促使檔案部門(mén)擁有更多的管理權(quán)力，使其信息化建設(shè)能有效推進(jìn)，形成上下聯(lián)動(dòng)，協(xié)同統(tǒng)一體系。此外，檔案信息化還應(yīng)在以下領(lǐng)域強(qiáng)化，即電子政務(wù)建設(shè)，這樣可以使兩者同步進(jìn)行；第二，完善對(duì)應(yīng)法律制度，規(guī)范工作行為。針對(duì)檔案信息建設(shè)而言，必須要制定專項(xiàng)規(guī)劃表，并完善工作任務(wù)分解示意圖，明確以下方面的內(nèi)容，比如目標(biāo)任務(wù)、完成時(shí)限、責(zé)任單位。同時(shí)，制定績(jī)效評(píng)估體系，并且運(yùn)用評(píng)價(jià)促建設(shè)方法，進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。在此基礎(chǔ)上，完善相應(yīng)的法律法規(guī)，建立規(guī)章制度，加強(qiáng)監(jiān)督檢查，按照相關(guān)規(guī)定有效執(zhí)法，確保檔案信息化建設(shè)能夠進(jìn)入新階段。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，形成資源共享

對(duì)于檔案信息化建設(shè)而言，其核心是資源建設(shè)，這也是所有業(yè)務(wù)開(kāi)展必須明確的主題。為此，就當(dāng)前形勢(shì)來(lái)說(shuō)，檔案信息化工作重點(diǎn)應(yīng)該放在以下兩個(gè)方面：其一是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，其二是實(shí)現(xiàn)資源共享。首先，檔案信息逐步向數(shù)字化靠攏，依據(jù)科學(xué)的編制原則，制定合理的工作計(jì)劃，而且必須強(qiáng)化監(jiān)督檢查，保障檔案數(shù)字化得以有效實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，應(yīng)以用戶需求作為基本出發(fā)點(diǎn)，建立起相應(yīng)的目錄，確保檔案數(shù)字化查詢更為全面，并增加以下方面的投資，如人、材、物，讓各部門(mén)能夠相互協(xié)調(diào)，形成良好工作格局。除此之外，可以建立如下歸檔制度，即紙質(zhì)和電子文件并存，促使檔案全文檢索順利推行。對(duì)于檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享也是檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，依據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案管理系統(tǒng)，并將其與辦公室系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效整合，這就可以在網(wǎng)上進(jìn)行一些列工作的操作，如信息生成、整理以及歸檔。實(shí)現(xiàn)信息資源共享必須遵循先易后難，擬定資源共享目錄，在此基礎(chǔ)上，借助業(yè)務(wù)部門(mén)職能，通過(guò)條塊結(jié)合，保障檔案信息真實(shí)性，進(jìn)一步加快檔案信息化進(jìn)程。

（三）健全技術(shù)支撐，保障資金體系

檔案信息化管理離不開(kāi)技術(shù)的支持，這是檔案信息化的基本保障，與此同時(shí)，檔案信息化還需借助相關(guān)設(shè)施，而引入先進(jìn)設(shè)備需要大量資金。因此檔案信息化不僅需要完善相關(guān)技術(shù)，還要有充足的資金作為后盾，這樣才能從根本上推動(dòng)檔案信息化管理，保障其運(yùn)行穩(wěn)定，檔案信息具有可靠性。檔案信息化建設(shè)必須首先從基礎(chǔ)設(shè)施抓起，而這一部分的資金來(lái)源基本上依靠國(guó)家財(cái)政，每年財(cái)政部門(mén)將資金投入相關(guān)單位，以此作為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)費(fèi)用，同時(shí)還需投入運(yùn)維費(fèi)用。除此之外，要需加強(qiáng)軟、硬件建設(shè)，除了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還需進(jìn)行設(shè)備更新，讓檔案信息建設(shè)能夠與時(shí)俱進(jìn)。檔案信息化建設(shè)需借助相關(guān)軟件，因此對(duì)該類軟件加大研究力度，形成統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。此外，需完善安全建設(shè)，實(shí)時(shí)升級(jí)殺毒軟件，運(yùn)用以下最先進(jìn)技術(shù)，分別是身份認(rèn)證、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，同時(shí)設(shè)定訪問(wèn)控制，建立相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，明確規(guī)定以下內(nèi)容，比如備份機(jī)房、相關(guān)技術(shù)條件，檔案信息具有安全性。進(jìn)一步加快網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，促使檔案信息建設(shè)不斷完善，信息資源平臺(tái)得以實(shí)現(xiàn)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理未來(lái)發(fā)展方向，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，我國(guó)檔案信息管理也隨之不斷完善管理模式，檔案管理部門(mén)也正逐漸加大對(duì)檔案管理的重視。文發(fā)章簡(jiǎn)要介紹了檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容以及發(fā)展形態(tài)，重點(diǎn)闡述了檔案信息管理需要改善的幾點(diǎn)建議，推動(dòng)檔案信息管理更為完善。

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