摘要：闡述了信息化時代圖書館辦公室工作在信息搜集、文件傳輸、存儲、數(shù)據(jù)統(tǒng)計及固定資產(chǎn)管理、考勤管理等方面發(fā)生的巨大變革和呈現(xiàn)出新特點，進而提出如何加強高校圖書館辦公室工作，以應(yīng)對信息時代對圖書館辦公室工作的挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：信息時代；高校圖書館；辦公室工作

中圖分類號：G251 文獻標識碼：A

計算機技術(shù)、信息技術(shù)及通信技術(shù)被廣泛應(yīng)用于高校圖書館各項業(yè)務(wù)中，極大地推進圖書館辦公現(xiàn)代化進程，也使得圖書館辦公室的工作更加科學(xué)、規(guī)范、高效，向著信息化、智能化、現(xiàn)代化的管理目標邁進。

1圖書館辦公室工作的變革

信息化時代圖書館辦公室的職能在不斷擴展和深化，辦公室工作無論是在管理還是服務(wù)都發(fā)生了巨大變革。

1.1服務(wù)工作的變革 圖書館辦公室工作就是要服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)；服務(wù)于讀者；服務(wù)于全體職工，在信息化時代，服務(wù)模式與傳統(tǒng)服務(wù)方式相比發(fā)生了巨大改變。

1.1.1信息搜集方式的變革 圖書館辦公室的基本職能之一就是要廣泛搜集信息，為領(lǐng)導(dǎo)作決策提供科學(xué)依據(jù)，為讀者和職工提供最新消息。信息化時代，信息搜集一改往日傳統(tǒng)的手工搜集的方式，依托計算機、網(wǎng)絡(luò)平臺，利用計算機檢索技術(shù)及時為領(lǐng)導(dǎo)提供決策所需的政策、法律性信息，為讀者提供圖書館最新動態(tài)消息、為職工提供學(xué)習(xí)生活待遇等方面的信息。

1.1.2辦理借書證工作的變革 校園一卡通與圖書館管理系統(tǒng)的對接，徹底改變了圖書館辦證工作程序。借書證已經(jīng)退出圖書館的借閱領(lǐng)域，取而代之的是校園一卡通。圖書館辦公室只需要導(dǎo)入教務(wù)處提供的學(xué)生信息就實現(xiàn)了讀者認證、收費、借閱、信息查詢、入館統(tǒng)計等多種服務(wù)功能，一卡通不僅涵蓋了傳統(tǒng)借書證的所有功能，還擴展了它的服務(wù)功能，使得原來繁瑣的辦證工作程序簡潔、快速。

1.2管理工作的變革 隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴大，各高校圖書館紛紛建立了總館---分館的管理模式，這種地域上的距離給圖書館辦公室文件傳遞、接收，會議召集、通知、消息的傳達等帶來了障礙，辦公室日常辦面臨嚴峻挑戰(zhàn)。為此高校OA辦公自動化系統(tǒng)及網(wǎng)上各類文件傳輸軟件被高校圖書館廣泛應(yīng)用，圖書館辦公室工作日常方式徹底發(fā)生改變。

1.2.1文件傳輸、信息溝通方式的轉(zhuǎn)變 利用OA辦公自動化系統(tǒng)，辦公室可以方便而快捷的把學(xué)校和圖書館的信息進行傳遞，同時圖書館辦公室還可以下載網(wǎng)上的免費文獻傳輸協(xié)議，Email、BBS、QQ 群等網(wǎng)上資源進行聯(lián)系溝通 實現(xiàn)信息共享。如內(nèi)醫(yī)圖書館以辦公室的計算機作為虛擬服務(wù)器下載FTP免費文件傳輸協(xié)議，負責(zé)文獻傳輸管理，圖書館局域網(wǎng)內(nèi)的其他計算機為終端機，在FTP這個平臺上，圖書館辦公室可以及時發(fā)布本館會議通知、通報消息，各類管理規(guī)定。各部門則可通過部室終端機上傳電子日志、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、各類申請報告等，克服總-分館由于距離和空間帶來的管理不便。

1.2.2文件的存儲的變革 計算機的普及，使電子文件逐漸取代了紙質(zhì)文件，電子文件的存儲只需要在計算機硬盤建立文件夾，對文檔進行歸類，按照文件夾分類管理，并運用超級鏈接工具制作辦公室文件目錄。計算機存儲文件，操作方便，查找迅速，既節(jié)省了空間， 也推進了圖書館無紙化辦公。

1.2.3統(tǒng)計統(tǒng)計的變革 傳統(tǒng)的手工統(tǒng)計既費時費力，又不準確，且無法及時更新，利用圖書管理軟件，如很多高校使用的匯文系統(tǒng)，可以對圖書館工作的各種數(shù)據(jù)流程進行自動化統(tǒng)計處理，如讀者入館統(tǒng)計、借閱統(tǒng)計、數(shù)據(jù)庫流量統(tǒng)計、罰款統(tǒng)計、下載量統(tǒng)計等， 統(tǒng)計數(shù)據(jù)迅速、準確，為科學(xué)分析研究圖書館各項指標，制定決策提供了可靠了依據(jù)。數(shù)據(jù)備份后，長期保存，安全可靠，隨時調(diào)用。

1.2.4固定資產(chǎn)管理變革 在數(shù)字化校園建設(shè)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代辦公軟件取代了傳統(tǒng)的卡片、單證等紙質(zhì)介質(zhì)管理固定資產(chǎn)的方式，圖書館固定資產(chǎn)的管理納入了學(xué)校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的子系統(tǒng)，如我校使用的SQLserver數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)運行速度快、數(shù)據(jù)穩(wěn)定，同時還具有使用方便，可伸縮性好，與相關(guān)軟件兼容程度高等特點，在固定資產(chǎn)管理中得到了廣泛應(yīng)用。圖書館安裝了SQLserver終端，通過終端可以隨時查詢、添加、修改、刪除數(shù)據(jù)，保持了圖書館資產(chǎn)帳目和學(xué)校數(shù)據(jù)格式一致和數(shù)據(jù)實時同步，數(shù)據(jù)的導(dǎo)出統(tǒng)計變得方便而快捷。

1.2.5考勤管理的變革 考勤制度是圖書館做好各項工作的前提與保障。傳統(tǒng)的手工簽到考勤管理方式，不但耗費了辦公室人員的很多精力，同時，由于手工管理人為因素可能會造成數(shù)據(jù)統(tǒng)計誤差或虛假。利用計算機管理考勤使工作更加科學(xué)化、規(guī)范化、智能化。以我館為例，2008年開始利用計算機管理考勤，圖書館大廳設(shè)有指紋機，系統(tǒng)能快速、準確統(tǒng)計出全勤人數(shù)，請假人數(shù)，遲到人次，早退人次，真實地反應(yīng)了職工出勤請況，做到紀律面前人人平等，也為績效考核奠定了基礎(chǔ)。

2變革中的圖書館辦公室工作的特點

信息化時代，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到普遍應(yīng)用。辦公條件和環(huán)境也隨之發(fā)生了巨大變化，圖書館辦公室工作呈現(xiàn)出不同以往的一些特點。

2.1辦公高效快捷 由于學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的擴大，招生人數(shù)逐年增漲，圖書館資源引進數(shù)量不斷增加，各高校圖書館紛紛建立了自己的分館，以適應(yīng)學(xué)校教學(xué)科研需求，圖書館辦公室辦工作內(nèi)容和數(shù)量上日益增多，這就要求圖書館辦公室工作科學(xué)合理規(guī)劃，實現(xiàn)低耗高效管理。而計算機、網(wǎng)絡(luò)的普及和圖書館自動化系統(tǒng)的應(yīng)用使得信息搜集、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析變得快捷、科學(xué)、準確，也為辦公室高效率工作提供了技術(shù)條件。

2.2辦公室工作的主動性 現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用使辦公室人員從繁瑣的事務(wù)中解放出來，有更多的時間去探討研究管理的最優(yōu)化。更注重提供決策服務(wù)、科學(xué)管理和服務(wù)研究，如遵循省力法則，制定科學(xué)的辦公流程，減少中間環(huán)節(jié)，方便讀者、探討總館和分館最佳管理模式，怎樣進行人性化管理，最大限度提高工作積極性、辦公室如何在數(shù)字圖書館建設(shè)中發(fā)揮作用等，積極主動的探索服務(wù)管理模式，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。

2.3辦公管理規(guī)范化 圖書館辦公室是圖書館的\"窗口\"， 處處體現(xiàn)出圖書館的的整體水平，隨著教育體制改的不斷深入，信息交流不斷擴大，僅靠經(jīng)驗辦事已經(jīng)遠遠不能適應(yīng)圖書館事業(yè)發(fā)展，，圖書館辦公室工作在自身發(fā)展中，不斷改進管理方法和手段，建立健全規(guī)章制度，逐步向管理規(guī)范化和科學(xué)化邁進。

3如何應(yīng)對信息化時代給辦公室工作帶來的機遇和挑戰(zhàn)

3.1建立合理的辦公室人員結(jié)構(gòu) 在人員配備上應(yīng)考慮到本專業(yè)人才、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才和文秘等專業(yè)人才的引進，同時也要考慮到新、老員工的搭配。青年人思維敏捷，掌握現(xiàn)代化新技術(shù)速度快，工作熱情高，老同志則思維縝密，經(jīng)驗豐富，二者相互補充會產(chǎn)生良好的工作效益。

3.2加強人員的素質(zhì)培養(yǎng)

3.2.1職業(yè)技能的培養(yǎng) 信息化時代圖書館工作內(nèi)容范圍更加廣泛，服務(wù)手段不斷更新，對辦公室工作人員的要求也在不斷提高。培養(yǎng)綜合素質(zhì)人才已成為行業(yè)發(fā)展的趨勢，辦公室工作人員不能僅憑在學(xué)校學(xué)到的有限的知識，應(yīng)對不斷發(fā)展變化的新形勢，還需要在工作后通過自學(xué)、繼續(xù)教育、外出培訓(xùn)等方式學(xué)習(xí)專業(yè)知識、計算機知識、網(wǎng)絡(luò)知識和寫作、外語、心理學(xué)等知識，增加知識儲備，努力提高職業(yè)技能如信息捕捉和導(dǎo)航能力、文字駕馭能力 計算機操作能力、公關(guān)能力、協(xié)調(diào)能力等。

3.2.2職業(yè)道德教育 俗話說\"做事先做人\"，辦公室人員加強職業(yè)道德培養(yǎng)，提高職業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)為讀者服務(wù)的良好態(tài)度和思想。辦公室人員要有承受委屈的心理素質(zhì)，辦公室工作就像圖書館的潤滑劑，服務(wù)良好，只能體現(xiàn)在圖書館整工作良好運轉(zhuǎn)，沒有人會注意到辦公室人員在其中付出的努力和辛苦，但如果辦公室工作稍有失誤，則在整個工作中立刻凸現(xiàn)出來，成為眾矢之的。因此辦公室人員加強職業(yè)道德教育，提高個人修養(yǎng)，樹立全局觀念，面對指責(zé)、面對不理解，能夠一如既往的做好工作。同時，作為領(lǐng)導(dǎo)也要體諒辦公室人員的苦衷，做好協(xié)調(diào)工作，使職工理解支持辦公室工作，讓辦公室人員心情愉悅的去工作。

3.3樹立創(chuàng)新意識 在圖書館工作日益數(shù)字化、信息化、社會化的今天，圖書館辦公室工作內(nèi)容也在不斷的延伸、拓展。面對新的領(lǐng)域、新的環(huán)境，辦公室工作需要突破舊觀念、大膽探索、勇于創(chuàng)新。敢于重新審視傳統(tǒng)的做法，敢于問為什么，敢于嘗試新思維理念、 新的工作方法手段，敢于把不適應(yīng)的傳統(tǒng)陳舊管理模式打破，積極探索新技術(shù)新格局下圖書館辦公室管理、服務(wù)方法和理念，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、讓讀者滿足、讓全館職工高興。

3.4以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)工作 科學(xué)發(fā)展觀是一切工作的出發(fā)點，辦公室工作需要高瞻遠矚，有超前思維，既要有戰(zhàn)略性的計劃、組織、決策和目標，又要有科學(xué)的管理方法。①劃分清辦公室的職責(zé)范圍，制定明確的崗位分工，崗位工作流程及工作標準，在工作中有據(jù)可依。②辦公室不能盲目地工作，要制定目標，建立目標管理體制，既要有近期目標，也有中長期計劃，有明確的目標和步驟，才能實現(xiàn)最優(yōu)化工作狀態(tài)。③要建立完善績效考核制度，把定量考核和定性考核、日常考核、年度考核、聘期考核有機的結(jié)合在一起，激發(fā)辦公室工作人員的積極性。

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編輯/張燕