摘 "要：檔案管理工作，在單位工作中的意義不容忽視，只有構(gòu)建系統(tǒng)的檔案管理體制，加強(qiáng)科學(xué)化的管理水平，不斷吸收先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案管理，理論與新技術(shù)。才能使檔案管理工作跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供有利保障。

關(guān)鍵詞：檔案管理;管理人員的素質(zhì);計(jì)算機(jī);

文章編號(hào)：1674-3520（2015）-10-00-01

為了適應(yīng)新形勢，跟上時(shí)代的步伐，更好的發(fā)揮檔案作用，檔案管理工作，必須拋棄原來的管理模式，更新觀念思想，提高管理人員素質(zhì)，完善各項(xiàng)規(guī)章制度和提高信息化管理水平等方面下狠功夫，本文將指出檔案管理工作存在的問題及如何提高檔案管理工作

檔案管理礎(chǔ)工作存在許多問題，主要問題集中反映在以下幾個(gè)方面：一是檔號(hào)不規(guī)范沒有目錄號(hào)且一卷多冊現(xiàn)象較多;二是案卷標(biāo)題不規(guī)范，有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍;三是大部分案卷缺少，卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用;四是許多案卷未標(biāo)頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn);五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，如有按時(shí)間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的;六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。

如何提高檔案管理工作呢？首先

一、提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案工作的發(fā)展，和現(xiàn)代化的需要對檔案管理工作者提出的新的要求，一般的業(yè)務(wù)技能，已經(jīng)不能適應(yīng)工作的需要。新時(shí)期的檔案管理人員不但要具備較全面的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，和實(shí)際工作能力，還要樹立檔案管理信息化意識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，檔案管理知識(shí)，靈活運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)是至關(guān)重要的，所以建立一支高素質(zhì)、高水平的專業(yè)人才隊(duì)伍是目前最緊迫的任務(wù)。

二、提高檔案管理工作的措施分析

（一）加大投入力度，扎實(shí)工作基礎(chǔ)，領(lǐng)導(dǎo)的充分重視是做好檔案管理工作的前提。因此單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對檔案管理工作進(jìn)行高度重視，將其列入日常工作日程，并構(gòu)建檔案管理領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍，定期的進(jìn)行檔案檢查指導(dǎo)等，有關(guān)部門應(yīng)從思想上充分認(rèn)識(shí)檔案工作，并加大在檔案管理中的投入力度，特別是在于檔案保存、整理、信息化建設(shè)等方面。建立檔案專用資金。并對檔案室，閱檔室，及辦公室合理分開。

（二）建立符合實(shí)際情況的有效制度。中國古語有云：沒有規(guī)距不成方圓，此話中所包含的道理，同樣適用于本文所述的檔案管理工作，缺乏相關(guān)完善的管理制度，就很難做好檔案管理工作。建立健全科學(xué)合理、規(guī)劃性強(qiáng)、符合現(xiàn)代檔案管理工作的一系列制度，是確保檔案管理工作有序科學(xué)進(jìn)行的基礎(chǔ)和保障，要建立真正科學(xué)合理的檔案管理制度，不能盲目跟從，而應(yīng)當(dāng)吸取他人已有經(jīng)驗(yàn)成果的同時(shí)，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，綜合形成適合自己單位的檔案收集整理歸檔等管理制度。

三、提高信息化管理水平

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，檔案的載體發(fā)生了很大的變化，由原來的單一的紙質(zhì)載體發(fā)展為紙質(zhì)、電子、硬盤等多種載體共存的局面，然而通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有一些高校信息化設(shè)備依然很低，沒有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，檔案的檢索，依然主要依靠手工來完成，此外電子的利用率極其低，嚴(yán)重的制約了檔案管理工作的發(fā)展和利用價(jià)值。造成資源浪費(fèi)。

以多媒體技術(shù)應(yīng)用為主體的現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在社會(huì)各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用。檔案的整理工作繁瑣、零亂，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大，而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序、排列打印，既降低了人為因素在為主體的歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，降低了出錯(cuò)率，提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化，在輸入檢索詞、關(guān)鍵詞時(shí)再點(diǎn)查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關(guān)的，既準(zhǔn)確又不浪費(fèi)時(shí)間，只有這樣，豐富的庫藏資源才能得到充分利用，才能發(fā)揮檔案得的作用。在現(xiàn)代化過程中，檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來以紙質(zhì)檔案為主發(fā)展為紙質(zhì)與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，極大增加了檔案的信息存儲(chǔ)量，而且開發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。高校檔案載體的多元化、信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化以及檔案收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化成為必然的發(fā)展趨勢，這就對檔案管理工作提出了新要求。更重要的是，檔案管理信息化還可以為檔案利用者提供多種查詢手段，為校內(nèi)外提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、結(jié)束語

總之隨新舊信息時(shí)代的到來，以多媒體技術(shù)應(yīng)用為主體的現(xiàn)代化管理已經(jīng)在社會(huì)各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用。在現(xiàn)代化過程中，特別是隨著我國高等教育改革的日益深化，檔案管理發(fā)生了巨大的變化：管理內(nèi)容更加復(fù)雜、管理手段更加多樣、管理水平亟待提高。針對高校檔案管理工作遇到的各種挑戰(zhàn)，本文從提高管理人員素質(zhì)、完善各項(xiàng)規(guī)章制度和提高信息化管理水平等方面來闡述如何在新形勢下更新理念，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

加強(qiáng)檔案的管理，要從提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，不斷完善各項(xiàng)規(guī)章制度，提高信息化管理水平及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面著手。檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理工作才能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。