摘 要：人事檔案主要記錄以及反饋工作者的個(gè)人發(fā)展情況，它關(guān)乎到廣大群眾的切實(shí)權(quán)益。通過查閱檔案，我們能夠得知員工的工作情況，能夠澄清問題，正確使用人才，同時(shí)還能夠幫助我們更好的制定發(fā)展規(guī)劃。文章具體的分析了當(dāng)前檔案管理工作面對(duì)的問題以及處理方法等。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；管理效能

1 檔案管理過程中面對(duì)的問題

1.1 工作者的思想意識(shí)薄弱，素養(yǎng)不高

通過分析我們發(fā)現(xiàn)，目前我們國家的很多機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案管理工作還沒有形成正確的認(rèn)知，他們覺得單位的發(fā)展和檔案管理之間沒有必然的聯(lián)系，管理工作僅僅是一種形式化的內(nèi)容，沒有將其落實(shí)好，經(jīng)常應(yīng)付。正是因?yàn)槿鄙俟芾硪庾R(shí)，所以很多單位在規(guī)劃該項(xiàng)管控工作的時(shí)候非常隨意，安排一些非專業(yè)的人員或是那些馬上要離退的工作者開展該項(xiàng)工作，此時(shí)就會(huì)導(dǎo)致員工的流動(dòng)性變高，導(dǎo)致檔案工作無法很好的進(jìn)行。

1.2 制度欠缺

不論是何種性質(zhì)的活動(dòng)，要想使其開展有序，就要制定合理的制度，檔案管理工作也不例外，要想獲取穩(wěn)定發(fā)展，就必須制定對(duì)應(yīng)的管控條例。但是通過分析我們發(fā)現(xiàn)，如今我們國家的許多單位都沒有設(shè)置對(duì)應(yīng)的管控制度。而單位出現(xiàn)的很多負(fù)面問題都是由于制度欠缺導(dǎo)致的。假如想提升檔案的管控效能，首先要做的就是完善制度，制定合理的管控體系。

1.3 措施不先進(jìn)

我們國家的很多單位在開展檔案管控工作的時(shí)候，使用的都是一些不先進(jìn)的措施，很顯然這就導(dǎo)致了效率不高，而且對(duì)應(yīng)的資料得不到更新，干擾到管控效能的發(fā)揮。除此之外，還有一些單位根本沒有設(shè)置對(duì)應(yīng)的督查組織，這就導(dǎo)致了人力工作無法正常開展。

2 提升人事檔案管理效能的具體措施

2.1 積極搜集材料

在開展材料收集工作的時(shí)候，必須依照有關(guān)的法規(guī)條例開展。具體來講，要收集的內(nèi)容很多，比如工作者的業(yè)績以及基本情況等等。同時(shí)對(duì)于那些關(guān)乎到個(gè)體利益的合約等資料也應(yīng)該收集，對(duì)社會(huì)發(fā)展需求的材料要不斷的補(bǔ)充完善，這樣在保證人事信息多元化的同時(shí)，保證了其內(nèi)容不斷的豐富，資料收集更加完整。

2.2 積極開展鑒定活動(dòng)

當(dāng)我們開展檔案管理活動(dòng)的時(shí)候，經(jīng)常忽略鑒定工作的存在意義，很顯然這是不正確的。為了避免問題發(fā)生，我們就要積極的開展鑒定工作，提升無頭檔案等的處理效率，對(duì)于那些沒有意義的資料要去除，同時(shí)還要優(yōu)化檔案內(nèi)容，切實(shí)提升管理能力。

2.3 做好保管活動(dòng)

當(dāng)我們開展檔案保管活動(dòng)的時(shí)候，應(yīng)該朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。當(dāng)前的保管類型劃分無法精準(zhǔn)的反饋出人才流動(dòng)狀態(tài)，所以，我們必須要明確具體要素，對(duì)于那些不能夠合理歸置的材料必須統(tǒng)一存放，保證移交相關(guān)部門的準(zhǔn)確性和效率，對(duì)新部門、新體制的建立等都要有一定的積極促進(jìn)作用。

2.4 加強(qiáng)檔案傳遞

當(dāng)我們管控檔案的時(shí)候，必須要認(rèn)真控制其轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出有關(guān)的憑證資料，確保管控工作者的素養(yǎng)較高，對(duì)及時(shí)補(bǔ)救錯(cuò)漏等要?jiǎng)?chuàng)造好的條件。

2.5 利用人事檔案，發(fā)揮作用

人事檔案工作的全局工作中，對(duì)其利用有很大的影響，相關(guān)的人事干部等要根據(jù)當(dāng)前社會(huì)新形勢(shì)的發(fā)展，對(duì)認(rèn)識(shí)檔案的作用進(jìn)行發(fā)揮，對(duì)其利用的范圍進(jìn)行擴(kuò)大，對(duì)利用手續(xù)進(jìn)行簡化，對(duì)利用的限制進(jìn)行放松，對(duì)人事檔案管理工作的新形式進(jìn)行不斷探索、潛心研究，保證能夠多視角、多途徑地保證為社會(huì)提供更加豐富的人才信息，保證能夠?yàn)槲覈聵I(yè)單位的具體改革等做出自己的貢獻(xiàn)。

2.6 加強(qiáng)人事檔案管理監(jiān)督工作

監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用，又能保證檔案安全。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。在利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。做好利用監(jiān)督還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機(jī)；二是眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，經(jīng)常分析使用人的狀態(tài)以及使用情況，勤于查閱被使用的資料。應(yīng)該利用人離開以前的時(shí)候，認(rèn)真查閱被其使用過的資料以及檔案等，如果在查閱的時(shí)候發(fā)現(xiàn)了問題，要在第一時(shí)間處理，而且在資料上備注。如果出現(xiàn)了檔案嚴(yán)重受損之類的問題，要盡快告知相關(guān)負(fù)責(zé)人，這樣就能夠便于我們盡快處理，避免問題繼續(xù)嚴(yán)重。

2.7 加大人事檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的投資

如果希望檔案管控活動(dòng)朝著網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，我們要做的還有很多，比如要確保思想基礎(chǔ)正確，而且還要保證物質(zhì)條件充足，只有將兩個(gè)層面的工作都開展到位，才可以確保我們的信息化發(fā)展目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)。具體來講，檔案管控單位必須積極研究融資措施，而且要分析單位的實(shí)際情形，合理的利用科研成就，積極開闊人事檔案管理互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域當(dāng)中新的經(jīng)濟(jì)增長點(diǎn)。除了上述以外，作為檔案的管控組織，還必須認(rèn)真發(fā)掘單位本身的高技術(shù)水平的信息工作者，目的是為了讓他們投入到檔案信息化管控工作之中，把他們的能力合理的發(fā)揮出來。此時(shí)，我們不但能夠提升信息化系統(tǒng)的建設(shè)速率，最主要的是能夠節(jié)省資金，提升效率，可以說是一箭雙雕。

2.8 優(yōu)化人事檔案管理制度，增強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)性和真實(shí)性

當(dāng)我們開展檔案管理工作的時(shí)候，對(duì)于那些不能夠和時(shí)代發(fā)展?fàn)顟B(tài)保持一致，無法融入到新環(huán)境之中的法規(guī)條例，必須合理的改進(jìn)，確保這些新的規(guī)章條例能夠被很好的應(yīng)用到當(dāng)前的管控工作之中，能夠和時(shí)代的發(fā)展步調(diào)保持一致，確保人事檔案管理制度更加的合理科學(xué)，逐漸朝著制度化和法律化的方向轉(zhuǎn)變，對(duì)檔案材料的登記制度、傳遞等制度監(jiān)理和完善，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的管理和考核，對(duì)遺漏丟失的材料要及時(shí)的進(jìn)行查找補(bǔ)救，運(yùn)用現(xiàn)代科技和信息技術(shù)，保證檔案材料的完整。

2.9 做好人事檔案材料的管理

為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面反映個(gè)人全貌，要把員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評(píng)聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資待遇等工作中形成的個(gè)人德、能、勤、績的文件材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。遇有聘任、晉升需要查檔、調(diào)檔時(shí)要及時(shí)將抽出的材料歸回原位，并按人事檔案工作有關(guān)規(guī)定，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理裝訂。人事檔案管理人員必須具有良好的職業(yè)道德和工作責(zé)任心，及時(shí)收集與人事檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

通過上文的分析，我們發(fā)現(xiàn)，要想提升檔案管理的功效，確保管控工作能夠發(fā)揮出它的存在意義以及價(jià)值，就要強(qiáng)化管理意識(shí)，確保其能夠和時(shí)代的發(fā)展步調(diào)保持一致，和經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)定相協(xié)調(diào)，同時(shí)還要積極的培訓(xùn)管控工作者，而且在日常開展管理活動(dòng)的時(shí)候，必須合理的運(yùn)用電腦等新技術(shù)，切實(shí)提升工作者的管控能力，增加單位的競爭能力。

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