摘要：作為新時期檔案管理不可或缺的重要部分，我國文書檔案的管理也迎來了新的機遇，從傳統(tǒng)的手工方式實現(xiàn)了信息化的管理，本文主要介紹信息化建設的構(gòu)成與功能，提高信息化管理水平。

關(guān)鍵詞：文書檔案；信息化；管理；問題；對策

隨著計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展，高速大容量的檔案影像管理系統(tǒng)已經(jīng)日漸普及。綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業(yè)化。為了實現(xiàn)檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間，迫切需要實施檔案信息化管理。

一、文書檔案管理信息化是時代發(fā)展的必然趨勢

在生活學習及工作中記載的具有保存意義和價值的文字或其它形式的對個人過去的真實記錄叫做檔案。國家規(guī)定其下面的檔案管理部門根據(jù)自己部門的實際情況進行有序統(tǒng)一的計劃安排和具體組織工作。大范圍應用現(xiàn)代化信息技術(shù)重新對檔案及相關(guān)的文書資源進行整理、管理。并建立一個電子系統(tǒng)方便其查詢和利用。若全面實現(xiàn)文書檔案的信息化管理，運用最多的是電子系統(tǒng)，其需要的管理資金就會大大減少文書管理經(jīng)費。換個角度，對于文書檔案的特點，由于人們的需要，紙質(zhì)檔案會經(jīng)常被查詢，翻閱，時間長了，紙質(zhì)檔案或多或少會受到一定的破壞，甚至有時會丟失。但是，在信息化背景下對檔案實現(xiàn)信息化管理，利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)對檔案信息進行整理、記錄、保存、分類。這樣，完全信息化以后，檔案管理工作就會更加方便、簡潔。會大大的降低文書檔案管理者的負擔與工作量?？偠灾?，文書檔案信息化在我國社會信息化發(fā)展中是絕不會缺少的。

二、傳統(tǒng)文書檔案管理工作中存在的問題

受到傳統(tǒng)思想的影響，很多企事業(yè)單位仍然采用傳統(tǒng)的方法進行管理，采用傳統(tǒng)方法進行檔案的收集、整理與歸檔，導致管理中的問題頗為突出，除了借閱的實效性較差，還有管理的難度較為復雜，每次都要進行登記，同時，文檔非常容易破損，尤其是多次被借閱的文檔，常會導致文檔損壞，很多珍貴材料流失。

三、現(xiàn)階段文書檔案信息化管理的優(yōu)勢分析

1.改善了辦公的效率

從計算機出現(xiàn)至今，大大改進了信息處理水平，改善了傳統(tǒng)手工操作的弊端，強化了資料的完整性與齊全性。運用計算機軟件后，文件的資料收集、儲存與分類等工作都更加完整且整齊，工作變得更加簡單，大大提高了辦公的效率。

2.實現(xiàn)了新信息的共享

傳統(tǒng)的手工操作無法實現(xiàn)信息共享，導致大量信息被閑置，導致資金浪費，獲取信息難度增加。計算機技術(shù)運用后，傳統(tǒng)的檔案管理從案卷級深入到文件級，實現(xiàn)體系化管理。同時，網(wǎng)絡技術(shù)的快速進步，檔案信息與載體被分離開來，與其他信息系統(tǒng)建立合作關(guān)系，改進了工作的效率與質(zhì)量。同時，也改進了信息的查準率，降低了空間的制約。同時，網(wǎng)絡平臺的建設也可以在第一時間了解到檔案部門的工作狀況，實現(xiàn)動態(tài)化的控制管理。

3.保存文件的穩(wěn)定性有了明顯提升

電子文件的優(yōu)勢在于保存壽命長，這是與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案最大的區(qū)別，受外界環(huán)境的影響較小，尤其是近年來科學技術(shù)水平不斷提高，電子技術(shù)水平不斷提高，電子載體設備日益完善，可以根據(jù)需求選擇合適的載體，便于傳遞，易于存儲，穩(wěn)定性有了明顯的提高。

4.改善了文件傳遞的便捷性與安全性

過去，在傳遞文件的過程中常會受到不同因素的影響出現(xiàn)破損或丟失的問題，過于依賴傳統(tǒng)的郵政速遞方式，受到距離影響較大。同時，受到環(huán)境等因素的影響，也常會導致文件丟失或延誤，造成檔案人員工作的困擾，而計算機技術(shù)的應用則徹底改變了這一問題，實現(xiàn)了網(wǎng)絡傳輸，提高了傳遞的速度與安全性。

四、文書檔案信息化管理中存在的問題

1.降低了文件的保密性

受到信息化特征的影響，電子文件的保密性要低于傳統(tǒng)文件，形式多變，常會被別有用心的人更改，而且沒有痕跡，盡管防偽造的技術(shù)在不斷提高，但其內(nèi)容的變動仍要大于紙質(zhì)文件，應用的人無法了解檔案的原貌，對其原始性認識不夠，而且無法為每份電子文件蓋章、簽字處理，無法憑借這一媒介判斷文件的真?zhèn)?，這都給電子文件的保密工作者提出了新的要求。

2.對檔案管理人員提出了更高的要求

隨著電子技術(shù)的應用，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式無法滿足需求，因此，在當前形勢下要加強檔案管理人員對計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的應用水平。這是當前制約我國檔案管理水平提升的首要問題，尤其缺乏復合型的檔案管理人員，影響檔案管理的信息化技術(shù)水平，盡管現(xiàn)代化設備在不斷增多，但利用水平低，實現(xiàn)信息化成為一種口號。

五、幾點應對方法

文書檔案的信息化應用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實際應用過程中遇到的一些問題，本文提出以下幾點應對方法。

1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡和外網(wǎng)之間，設置物理隔離，以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護信息化網(wǎng)絡安全最有效、最經(jīng)濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇地放行一些地址進入信息化網(wǎng)絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網(wǎng)絡的數(shù)據(jù)；管理進、出網(wǎng)絡的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)

一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務技能。事實證明，只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備設施的了解、學習直至熟練運用達到增加業(yè)務技能、提高管理水平的效果。二是采取“自學為主，培訓為輔”模式，逐步形成終身教育機制，保障檔案人員素質(zhì)隨時代發(fā)展而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業(yè)務學習成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作的力度，通過交流，多學習兄弟單位利用檔案資源進行知識轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗，運用網(wǎng)絡、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。

六、結(jié)束語

作為人類實踐活動記錄的重要組成部分，檔案可以還原歷史真實，是信息家族的重要組成部分，因此，在新時期強化檔案信息化建設迫在眉睫，是社會進步的重要組成部分。