摘要：高校檔案是高校重要的信息資源，在高校管理工作中扮演著極其重要的角色，對(duì)高校管理水平與教育質(zhì)量具有重要意義，隨著高校的不斷發(fā)展以及信息技術(shù)的普及，使高校檔案管理工作難度大大增加， 因此，積極分析高校檔案管理中存在的問題，針對(duì)性地提出相應(yīng)對(duì)策，以全面促進(jìn)高校充分利用與檔案管理工作有效開展尤為重要。本文主要分析了當(dāng)前高校檔案管理工作中存在的常見問題，并且提出了相應(yīng)的解決對(duì)策， 以期能對(duì)高校檔案管理工作有所裨益。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對(duì)策

中圖分類號(hào)： G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）01（a）-0000-00

高校檔案是重要的信息資料，真實(shí)的記載著高校在教學(xué)、招生、教學(xué)管理、科研等各種活動(dòng)中形成的文字、圖表、聲像等具有保存價(jià)值的資料，是高校發(fā)展的歷史見證，當(dāng)然也真實(shí)的記錄了全校學(xué)生、教職工的業(yè)績(jī)、工作能力、道德品行，因此，高校檔案管理對(duì)于高校內(nèi)部各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)以及管理業(yè)務(wù)的順利、高效開展具有極其重要的作用。但是隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，我國(guó)高校發(fā)展也上升到了另一個(gè)階段，高校檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。為了促進(jìn)高校檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，我們有必要對(duì)于檔案管理中的問題進(jìn)行深入研究，及時(shí)找出有效的解決對(duì)策。

1.當(dāng)前高校檔案管理工作中存在的常見問題

1.1檔案管理思想較為陳舊

現(xiàn)階段，我國(guó)很多高校對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，并沒有完全意識(shí)到檔案管理的真正意義，對(duì)于檔案管理工作抱著隨便應(yīng)付的態(tài)度。有的檔案管理人員甚至?xí)e(cuò)誤的認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的收集、整理、分類、匯總相關(guān)的資料。有的檔案管理人員在實(shí)際管理工作中一味的強(qiáng)調(diào)檔案的安全保密性，并沒有充分體現(xiàn)檔案的作用，導(dǎo)致檔案利用率較低。

1.2檔案管理手段相對(duì)落后，管理程序缺乏規(guī)范性

雖然隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，檔案管理的方式、內(nèi)容及手段相對(duì)于以前來說都有了很大的變化，但是部分高校檔案管理人員對(duì)于文書工作以及檔案處理等仍然采用的是傳統(tǒng)的手工操作方式，現(xiàn)代化、信息化應(yīng)用程度較低。從檔案立卷、卷內(nèi)文件檢查、審核、調(diào)整、編制卷名、編排序號(hào)、編寫目錄、裝訂、裝封等一系列工作程序非常繁瑣，對(duì)于手動(dòng)操作工作人員而言工作量非常大，工作效率也非常低。重要的是由于立卷人的素質(zhì)、觀念差異，同一個(gè)檔案的存檔方式也會(huì)存在一定差異，這樣導(dǎo)致在實(shí)際利用的過程中會(huì)出現(xiàn)很多困難。

1.3檔案管理制度并不完善

目前多數(shù)高校尚未建立完善的管理制度，在不同的時(shí)期，關(guān)于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范也會(huì)存在一定差異，導(dǎo)致檔案管理比較混亂。比如，由于缺乏統(tǒng)一的組卷、案卷標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致很多案卷的內(nèi)容并不符合案卷的標(biāo)題，沒有突出重點(diǎn)內(nèi)容，甚至有的案卷的標(biāo)題都不完整。有比如，由于缺乏標(biāo)準(zhǔn)的案卷外觀規(guī)格規(guī)定，導(dǎo)致很多案卷的頁(yè)數(shù)不一，少的只有幾頁(yè)，厚的多達(dá)100多頁(yè)。有的檔案人員由于粗心大意，在編制的過程中都沒有編制頁(yè)碼。這些問題都不利于檔案管理工作的順利開展。

2.進(jìn)一步完善高校檔案管理工作的對(duì)策

2.1增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

作為高校領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)充分意識(shí)到檔案管理的重要性，樹立強(qiáng)烈的檔案管理意識(shí)，并且加大對(duì)檔案管理工作的宣傳力度，引導(dǎo)廣大教職工全面認(rèn)識(shí)檔案管理工作，積極參與到檔案管理工作中。而且領(lǐng)導(dǎo)者以及檔案管理部門應(yīng)明確提出檔案時(shí)限、規(guī)格、質(zhì)量等方面的要求，有效協(xié)調(diào)、組織各部門共同參與檔案管理工作，盡可能體現(xiàn)檔案的價(jià)值和作用。作為檔案管理人員，應(yīng)不斷豐富自身的檔案管理知識(shí)，時(shí)刻保持著對(duì)工作的熱情，認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作，在實(shí)際工作中應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定、要求辦事，做好檔案收集、整理、分類、核對(duì)、歸檔、移交、保存等工作，確保檔案資料的真實(shí)性、全面性、完整性。

2.2積極創(chuàng)新檔案管理手段

檔案管理工作人員應(yīng)時(shí)刻關(guān)注學(xué)校的需求和社會(huì)需求，深入挖掘檔案信息，不斷拓寬檔案利用渠道，使檔案為高校、社會(huì)提供更加全面、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。這就需要引入現(xiàn)代化先進(jìn)的信息技術(shù)，建立完善的信息檢索體系，使社會(huì)人員、高校師生能夠快速檢索到相應(yīng)的信息。同時(shí)應(yīng)在檔案立卷、卷內(nèi)文件檢查、審核、調(diào)整、編制卷名、編排序號(hào)、編寫目錄、裝訂、裝封等一系列工作環(huán)節(jié)中引入信息技術(shù)，通過計(jì)算機(jī)檔案信息系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行整理、加工、儲(chǔ)存，這樣可有效減少人力、精力的投入，工作效率也會(huì)大大提高。

2.3建立完善、系統(tǒng)的檔案管理機(jī)制

科學(xué)、完善的規(guī)章制度是有效保證檔案管理活動(dòng)順利、高效開展的重要基礎(chǔ)，也是原則性的指導(dǎo)，正所謂“無規(guī)矩不成方圓?！敝挥薪⒂残缘囊?guī)章制度才可以有效約束人的行為，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的科學(xué)化、有序化、規(guī)范化。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況以及國(guó)家出臺(tái)的關(guān)于檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，制定具體的檔案管理制度。包括案卷、組卷的標(biāo)準(zhǔn)、案卷題名制定標(biāo)準(zhǔn)、著錄標(biāo)準(zhǔn)等，嚴(yán)格要求檔案管理人員根據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)收集、整理、分類、保管檔案。其次，應(yīng)執(zhí)行檔案管理目標(biāo)責(zé)任制，也即是明確相關(guān)部門以及相關(guān)人員的工作職責(zé)和任務(wù)，確保在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成目標(biāo)任務(wù)。

綜上所述，檔案管理工作在現(xiàn)代高校教育改革中的作用越來越突出，已經(jīng)成為高校管理工作中非常重要的組成部分，但是目前很多高校對(duì)于檔案管理工作的意識(shí)不足，檔案管理制度不完善，整體工作較為混亂。新時(shí)期下，高校應(yīng)充分意識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值，立足于本校實(shí)際情況制定完善的管理機(jī)制，不斷創(chuàng)新管理手段，全面提高檔案管理水平。

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