【摘 要】信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的重要手段。當(dāng)今社會(huì)，不僅要搞好硬件建設(shè)，還要加快檔案管理信息化建設(shè)，因?yàn)檫@不僅能推進(jìn)現(xiàn)代檔案管理的信息化進(jìn)程，而且還可以促進(jìn)檔案管理的發(fā)展更加規(guī)范和有序。在當(dāng)今信息化時(shí)代下，各企事業(yè)單位為了提高自己在市場上的競爭力，都在加快本單位檔案管理的信息化建設(shè)步伐。此外，大量的工作實(shí)踐表明，檔案管理的信息化流轉(zhuǎn)方式已經(jīng)成為了檔案管理發(fā)展的一種新的趨勢，也是提高生產(chǎn)效率的一種重要手段。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

當(dāng)今信息化時(shí)代下，與傳統(tǒng)檔案的管理模式相比，現(xiàn)今檔案管理的服務(wù)方式和內(nèi)容都發(fā)生了很大的變化。其中，檔案的信息化建設(shè)是對舊的檔案管理模式的一種前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新。因此，在信息化社會(huì)里，檔案工作人員一定要樹立起一種利用信息服務(wù)的全新理念，對信息產(chǎn)生的來源與共享的需求都要保持一種很高的的敏感度，勤于收集信息，了解用戶們潛在的諸多需求，有計(jì)劃地推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，滿足客戶不斷增長的多樣化的需求。

1.運(yùn)用信息化管理檔案的重要性

1.1信息化的內(nèi)容

在檔案管理中應(yīng)該如何運(yùn)用信息化輔助檔案管理工作：第一，要加強(qiáng)對信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與完善，其不可缺少的基本條件是軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，這是檔案信息化管理的基礎(chǔ)，也是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的重中之重。第二，要重視對信息化資源的整合和利用。檔案信息是國家社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要因素之一，在檔案管理中占有十分重要的地位，對信息化建設(shè)能否在現(xiàn)代檔案管理中得以實(shí)現(xiàn)起著至關(guān)重要的作用。在檔案管理中，測量檔案信息化水平高低的一個(gè)重要標(biāo)志就是對檔案管理中的所有人事信息資源的搜集、整合和運(yùn)用的程度。第三是在現(xiàn)代化檔案管理中，要始終堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的原則，這也是現(xiàn)代化檔案管理中實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化進(jìn)程的必要準(zhǔn)則。因此，只有著力解決檔案管理信息化進(jìn)程中的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方面的問題，才能使信息化建設(shè)真正為現(xiàn)代化檔案管理工作服務(wù)。第四，要不斷完善現(xiàn)代化的信息的應(yīng)用系統(tǒng)，從而促進(jìn)檔案管理工作系統(tǒng)化發(fā)展。其技術(shù)保障是包括兩個(gè)方面：人事檔案信息資源的開發(fā)和人力資源的信息化、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)化建設(shè)。信息技術(shù)在現(xiàn)代化檔案管理工作中發(fā)揮著巨大作用，不僅決定著檔案管理信息化發(fā)展的速度和規(guī)模，而且還推動(dòng)著檔案信息化管理的效益的不斷增長。第五，在檔案管理信息化進(jìn)程中，必須要有一批先進(jìn)的信息化管理人才。這是檔案管理信息化建設(shè)取得成功的不竭動(dòng)力，并且也推動(dòng)著整個(gè)檔案管理工作系統(tǒng)中各個(gè)環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

1.2檔案管理信息化能夠使檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域得以拓展

管理檔案的信息資源是構(gòu)建檔案管理信息化的基礎(chǔ)，且其社會(huì)價(jià)值在于對它們進(jìn)行合理的開發(fā)和利用。相對而言，利用檔案管理信息化建設(shè)而提取到的多種人事檔案信息，這些信息更便于長期的開發(fā)使用，這樣也就能夠形成更大的社會(huì)效益。例如，如果銀行不同部門的信息管理都能夠形成本系統(tǒng)內(nèi)互相聯(lián)網(wǎng)，那么各種信息資源就能夠提高其共享性，在所以的辦公室都可以得到開發(fā)使用；更關(guān)鍵的是，單位各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)也都可以通過計(jì)算機(jī)查看到全部的工作信息，從而更好的去指揮銀行部門的各項(xiàng)生產(chǎn)工作。此外，檔案信息化管理建設(shè)能把所需材料通過電腦很快地打印出來，節(jié)約人力，也提高了效率，體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢。總而言之，如果能夠構(gòu)建成一體化的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，那么就可以更加方便快捷地運(yùn)用各種資源，也促使相應(yīng)的服務(wù)領(lǐng)域得以擴(kuò)展。

1.3檔案管理信息化能夠存儲更多的信息

由于現(xiàn)代技術(shù)的不斷發(fā)展，尤其是文字掃描技術(shù)、電腦縮微技術(shù)、光盤刻錄技術(shù)的不斷完善，這些都使檔案信息的存儲量得以很大程度地增加。通常情況下，在紙上只能記錄少量的文字、圖表、圖形等簡單的信息，而計(jì)算機(jī)信息化形成的電子文件，在一份電子文檔里卻能夠一同記錄下文字、圖形、表格、音樂等各種各樣的多媒體信息。這樣通過使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，就能夠?qū)崿F(xiàn)在很小的內(nèi)存空間中存儲下大量多樣性的信息。

1.4檔案管理信息化的必然趨勢

隨著現(xiàn)代高新科技的飛速開展，各層次檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)廣泛地應(yīng)用了以電腦應(yīng)用技術(shù)為主體的檔案信息化管理技術(shù)。如能及早的認(rèn)識到檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)檔案管理的一種大趨勢，從而使各級領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真地研究并解決檔案管理中信息化所需要的經(jīng)費(fèi)、政策支持、技術(shù)應(yīng)用等問題，那么檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程就能夠順利進(jìn)行。

2.信息化時(shí)代中檔案管理信息化建設(shè)的對策

2.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的舊觀念，積極服務(wù)現(xiàn)代社會(huì)

首先，檔案管理人員必須要改變之前的一些舊有觀念，面向現(xiàn)代社會(huì)，重視為社會(huì)服務(wù)，為人民服務(wù)，培養(yǎng)起勇于創(chuàng)新的理念，從而使信息化建設(shè)為檔案管理工作提供更多的便利，更好地服務(wù)于我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展。其次，檔案管理部門要積極服務(wù)于社會(huì)，改正之前被動(dòng)地為社會(huì)服務(wù)的錯(cuò)誤理念。發(fā)現(xiàn)社會(huì)在檔案管理信息化建設(shè)方面的潛在需求，積極主動(dòng)地為需要者提供快捷、方便的檔案信息服務(wù)。同時(shí)，還要加強(qiáng)各個(gè)檔案館之間的溝通，努力擴(kuò)大本館的收藏量，積極對本館的優(yōu)秀藏品進(jìn)行宣傳。此外，對檔案管理部門來講，還有一點(diǎn)十分重要的就是對檔案信息的權(quán)限問題重新進(jìn)行界定，合理擴(kuò)大檔案的利用權(quán)限，從而使更多的用戶得到實(shí)惠。因?yàn)闄n案本身就是一種很有效的信息資源，所以說，檔案是信息的有效載體，如果沒有檔案也就沒有服務(wù)于客戶的資源。因此，在現(xiàn)代社會(huì)里，每個(gè)檔案管理部門都應(yīng)該積極的推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程的發(fā)展，堅(jiān)持為社會(huì)服務(wù)，為人民服務(wù)。

2.2突出檔案館的特色

人們對檔案質(zhì)量的總體評價(jià)和認(rèn)定主要依靠檔案館形象，同時(shí)也體現(xiàn)了檔案館整體的文化性。通常情況下，檔案館都應(yīng)該有這些必不可少的方面：第一，檔案館要能夠?yàn)榭蛻籼峁┏浞?、有用的第一手資料，這是檔案管理信息化建設(shè)中檔案館應(yīng)具備的良好形象之一；第二，檔案館的工作人員必須做到愛崗敬業(yè)、待人熱情，提高工作效率，樹立良好的服務(wù)形象；第三，檔案管理人員要合理高效地運(yùn)用信息化手段，輔助檔案管理工作的開展，擴(kuò)大經(jīng)營規(guī)模；第四，檔案管理工作人員要努力樹立正確的檔案管理價(jià)值觀，不斷提高自身的信息化水平，為檔案管理工作的信息化進(jìn)程做出貢獻(xiàn)。

2.3培養(yǎng)信息化管理人才，加快信息化進(jìn)程

在當(dāng)今的現(xiàn)代化社會(huì)里，檔案管理已經(jīng)越來越依賴信息化了，然而要完全實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作的信息化操作，信息化人才是主力。現(xiàn)在在我國的檔案管理領(lǐng)域，還需要大力加強(qiáng)對信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)，因此必須組建起一支能適應(yīng)快速發(fā)展的信息化要求的檔案管理團(tuán)隊(duì)。在利用信息化管理檔案資料時(shí)，必然會(huì)對檔案管理工作者提出更多更新的新要求。一方面，在檔案管理工作中不可避免的會(huì)需要大量的信息化處理人員、檔案研究人員和信息的搜集與整合人員等；另一方面，由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理中的新問題、新挑戰(zhàn)不斷出現(xiàn)，因而對高素質(zhì)、現(xiàn)代化的信息管理人員的要求也越來越多了。此外，檔案管理部門還要對本單位的一些在職人員開展各種形式的信息技術(shù)技能知識的普及與培訓(xùn)，使他們很好的去適應(yīng)檔案管理工作的要求；研究高素質(zhì)人才成長和流動(dòng)的基本規(guī)律，以形成檔案館的最佳人才管理團(tuán)隊(duì)，從根本上為檔案管理單位的長遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.結(jié)語

總之，運(yùn)用高新科技促進(jìn)人事檔案管理工作的的信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率，更好地為客戶服務(wù)，是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。此外，加強(qiáng)檔案信息化的安全性建設(shè)、加快檔案信息的更新速度，提高檔案資源利用率，也有利于構(gòu)建和諧的勞資關(guān)系、促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。所以，必須做好人事檔案管理的信息化建設(shè)，只有這樣才能使管理主體更好地為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。 [科]