畢業(yè)生人事檔案是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)變而來(lái)，是指大中專生畢業(yè)后，在其學(xué)籍檔案中放入該生的報(bào)道證，然后由學(xué)校將檔案移交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人才交流機(jī)構(gòu)，這時(shí)的學(xué)籍檔案就正式成為人事檔案，是畢業(yè)生個(gè)人信息的重要載體，它全面、準(zhǔn)確地記載著畢業(yè)生的經(jīng)歷、思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績(jī)、實(shí)踐能力及個(gè)人特長(zhǎng)等信息，是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。因此，管理好畢業(yè)生人事檔案，對(duì)于人才資源開(kāi)發(fā)乃至經(jīng)濟(jì)發(fā)展都是十分重要的。

1.畢業(yè)生檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1畢業(yè)生對(duì)人事檔案不夠重視

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和人才流動(dòng)等外部環(huán)境的逐步寬松，“先審閱檔案后決定是否錄用”的用人方式被打破，并且隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，工作中心的轉(zhuǎn)移，特別是組織人事政審工作相對(duì)減少，一些畢業(yè)生就認(rèn)為人事檔案的作用不大了，加之一些在私企、民企、外企等沒(méi)有人事主管權(quán)的單位就業(yè)的畢業(yè)生，更是忘記了自己的檔案，抱著一種要不要檔案無(wú)所謂的態(tài)度，卻不知將來(lái)政審、調(diào)資、出據(jù)證明、職稱晉升等均要以檔案材料為依據(jù)。這種對(duì)人事檔案重要性的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，勢(shì)必會(huì)影響人事檔案在人才資源開(kāi)發(fā)中所起的作用，也給組織人事部門的管理帶來(lái)了混亂。

1.2檔案管理手段相對(duì)落后

目前，許多地方檔案管理仍以傳統(tǒng)的手工操作為主，整檔工序繁瑣復(fù)雜，加之每年都有新材料增加，檔案管理人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、裝、訂等大量簡(jiǎn)單的、重復(fù)性的勞動(dòng)，使得檔案管理人員根本沒(méi)有時(shí)間和精力考慮開(kāi)發(fā)案卷的內(nèi)在信息。即使利用計(jì)算機(jī)管理，也僅限于名字與檔案號(hào)輸入、輸出與檢索的管理，計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的潛力不能完全發(fā)揮出來(lái)，沒(méi)有從根本上改變手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、利用率低、效率低下等問(wèn)題。

1.3檔案管理工作不規(guī)范

管理檔案的部門只照搬中組部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，沒(méi)有形成自己的實(shí)施細(xì)則和工作制度，在執(zhí)行過(guò)程中也存在執(zhí)行不嚴(yán)格的現(xiàn)象，沒(méi)有把檔案材料及時(shí)歸檔，導(dǎo)致了許多歸檔范圍內(nèi)的材料流失，破壞了人事檔案的完整性；同時(shí)檔案管理人員在管理上流于形式，只當(dāng)檔案“保管員”，對(duì)接收到的畢業(yè)生檔案，只是按學(xué)校或接收時(shí)間在原檔案袋上直接編號(hào)，這些不規(guī)范的操作導(dǎo)致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問(wèn)題，影響了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性。

1.4缺少專業(yè)的檔案管理人員

長(zhǎng)期以來(lái)，由于對(duì)畢業(yè)生人事檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生人事檔案管理工作在人事人才工作和檔案事業(yè)中的地位和作用；對(duì)待檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”；管理人員不固定、不專業(yè)、不專職，一些檔案管理人員沒(méi)有檔案使用意識(shí)和參與意識(shí)，僅僅是“看門保管”式管理。

2.做好畢業(yè)生人事檔案管理工作的對(duì)策

2.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善制度，保證檔案質(zhì)量

（1）明確領(lǐng)導(dǎo)。人事部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)生人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，成立“畢業(yè)生人事檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，并明確一名負(fù)責(zé)同志為組長(zhǎng)，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，組長(zhǎng)負(fù)責(zé)對(duì)畢業(yè)生人事檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。

（2）健全制度。結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，建立了材料收集補(bǔ)充、鑒別歸檔、檢查核對(duì)、保管保密、查（借）閱、轉(zhuǎn)遞；管理人員責(zé)任和移交材料歸檔等制度，規(guī)范檔案管理的利用；建立健全畢業(yè)生人事檔案管理的相關(guān)簿冊(cè)和工作規(guī)章制度，做到制度上墻，責(zé)任到人。

（3）評(píng)比激勵(lì)。定期開(kāi)展畢業(yè)生人事檔案管理工作評(píng)比活動(dòng)，及時(shí)表?yè)P(yáng)先進(jìn)，并對(duì)不足的提出建議，認(rèn)真整改。

2.2強(qiáng)化宣傳，重視管理，明確檔案作用

（1）端正領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。結(jié)合普法教育、人才資源開(kāi)發(fā)工作與本地區(qū)、本單位人事檔案管理的實(shí)際，充分利用傳媒渠道，廣泛宣傳人事檔案管理在人才資源開(kāi)發(fā)中的重要地位和作用。通過(guò)宣傳教育，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到，一個(gè)不重視人事檔案管理的部門和單位，一個(gè)對(duì)人事檔案所蘊(yùn)藏的豐富的人才信息資源沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)的領(lǐng)導(dǎo)，就不可能更多地發(fā)現(xiàn)人才、更好地使用人才，更不可能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

（2）提高畢業(yè)生對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)。開(kāi)展對(duì)畢業(yè)生的教育，做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識(shí)，要讓廣大畢業(yè)生充分認(rèn)識(shí)到，在改革開(kāi)放的今天，畢業(yè)生人事檔案并不是可有可無(wú)的，它對(duì)畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。

2.3穩(wěn)定隊(duì)伍，提高素質(zhì)，加大綜合投入

（1）穩(wěn)定檔案員隊(duì)伍。必須切實(shí)加強(qiáng)隊(duì)伍的自身建設(shè)。按照《檔案法》規(guī)定：每管理1000份檔案配備一員專職檔案員，嚴(yán)格實(shí)行執(zhí)業(yè)資格證書(shū)制度，把好隊(duì)伍的進(jìn)口關(guān)；不輕易調(diào)動(dòng)他們的工作崗位，保持相對(duì)穩(wěn)定。

（2）加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)。新時(shí)期人事工作面臨許多新問(wèn)題，同時(shí)也給畢業(yè)生人事檔案管理工作提出了更高的要求。為此，要定期組織管檔人員學(xué)習(xí)、交流，探討業(yè)務(wù)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、現(xiàn)代化管理知識(shí)，以及新技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握。

（3）強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)。主動(dòng)要求上級(jí)主管部門和專業(yè)檔案部門進(jìn)行指導(dǎo)，并且多請(qǐng)示匯報(bào)。同時(shí)做好咨詢服務(wù)。

（4）落實(shí)必要經(jīng)費(fèi)。每年在單位的財(cái)務(wù)預(yù)算中，設(shè)定專項(xiàng)資金用于檔案工作，確保檔案工作按時(shí)順利完成，并要解決庫(kù)房，添置檔案箱柜、空調(diào)、計(jì)算機(jī)及文檔一體化管理軟件，檔案整理裝訂用具等設(shè)備。

2.4與時(shí)俱進(jìn)，更新手段，創(chuàng)新管理機(jī)制

（1）分類歸檔管理。將所有畢業(yè)生的人事檔案統(tǒng)一整理，分門別類，按照人員年齡、學(xué)歷、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號(hào)，并建立多種檢索方式，便于查找與利用。對(duì)畢業(yè)生的“棄檔”、“死檔”進(jìn)行清理歸并。

（2）信息化管理。建立畢業(yè)生人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)施檔案動(dòng)態(tài)管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，將檔案資料整理輸入微機(jī)，通過(guò)相應(yīng)技術(shù)處理，將文字、圖片甚至聲像資料變成數(shù)據(jù)資料，使畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作。

（3）內(nèi)容更新管理。對(duì)接收到的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理，剔除無(wú)用的案卷資料，對(duì)所保留的案卷資料重新組卷。重新組卷盡可能將那些相互關(guān)聯(lián)的資料組合在一起，并編寫(xiě)頁(yè)碼、目錄、標(biāo)題，一一對(duì)應(yīng)，裝訂成冊(cè)。

（4）整理手段創(chuàng)新。改變部分材料的歸檔形式，改書(shū)本式檔案為活頁(yè)式檔案，這樣既可減輕裝訂檔案的勞動(dòng)強(qiáng)度，又利于檔案保護(hù)。在這方面檔案工作者也要善于思考，多動(dòng)腦筋，搞一些小創(chuàng)造、小革新，起到事半功倍之效。

2.5梳通渠道，開(kāi)發(fā)信息，建立人才儲(chǔ)備庫(kù)

（1）建立信息資源庫(kù)。通過(guò)對(duì)畢業(yè)生人事檔案的整理熟悉其人事檔案內(nèi)容，選出其中可反映畢業(yè)生知識(shí)水平、實(shí)踐能力等方面的信息，統(tǒng)一輸入到計(jì)算機(jī)，并建立以姓名、年齡、學(xué)歷、專業(yè)等為標(biāo)題的多種檢索方式，建立專門的畢業(yè)生人事檔案信息資源庫(kù)，作為政府的人才儲(chǔ)備庫(kù)。必定會(huì)為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展提供更有力的人才保障。

（2）梳通信息渠道。將人才儲(chǔ)備庫(kù)推向市場(chǎng)，形成地方的人才品牌，利用多種渠道向社會(huì)宣傳這一品牌，向各用人單位推銷儲(chǔ)備人才，充分做到人盡其才。利用市場(chǎng)運(yùn)作，使我市人才資源配置更為科學(xué)、合理。

2.6規(guī)范代理，提供服務(wù)，解除后顧之憂

（1）成立機(jī)構(gòu)。將各級(jí)黨委組織部門或政府人事部門授予所屬人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)的人事檔案管理權(quán)收回，成立專門的全額撥款事業(yè)單位專門負(fù)責(zé)人事檔案管理工作，做到集中、統(tǒng)一和規(guī)范管理，在嚴(yán)格人事管理權(quán)限的基礎(chǔ)上對(duì)用人單位提供無(wú)償服務(wù)。

（2）完善職能。在保管的人事檔案中及時(shí)增加職業(yè)資格認(rèn)證、職稱評(píng)定、職務(wù)升降、工作單位變動(dòng)等方面的內(nèi)容，以增加其使用價(jià)值。

總之，在新形勢(shì)下做好畢業(yè)生人事檔案管理工作，既是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，也是我們?nèi)耸氯瞬殴ぷ髡吡x不容辭的責(zé)任。我們將與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新，把畢業(yè)生人事檔案管理工作做得更好、更扎實(shí)。