【摘 要】隨著中日經(jīng)濟交流的不斷擴大，以語言、文化、文學(xué)為中心的傳統(tǒng)日語教學(xué)模式所培養(yǎng)的人才已經(jīng)不能滿足市場對日語人才的需求，既有扎實的日語基礎(chǔ)又熟悉日本的商務(wù)習(xí)慣的應(yīng)用型日語人才就業(yè)前景越來越好。日語商務(wù)文書的寫作能力是有意愿進日系企業(yè)從事商務(wù)工作的學(xué)生必須具備的重要能力之一。

【關(guān)鍵詞】應(yīng)用型日語人才 商務(wù)文書 寫作 注意點 技巧

【中圖分類號】H36 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-4810（2015）34-0074-02

中國的日語專業(yè)學(xué)生畢業(yè)后的一個主要去向是到日系企業(yè)或者與日系企業(yè)有業(yè)務(wù)往來的公司就職。所以，對于日語專業(yè)的學(xué)生來說，認(rèn)真學(xué)習(xí)和練習(xí)商務(wù)文書的寫作對今后的工作是有很大幫助的。但是，很多學(xué)生對日語商務(wù)文書的印象是“格式太復(fù)雜了”“敬語太難了”“不知道怎么著手”，覺得很麻煩。筆者碩士研究生畢業(yè)于日本武藏野大學(xué)的商務(wù)日語專業(yè)，自2011年在大學(xué)任教以來，一直承擔(dān)日語專業(yè)本科四年級的外貿(mào)函電（現(xiàn)改為商務(wù)日語應(yīng)用文）課程的教學(xué)任務(wù)，并在此過程中發(fā)現(xiàn)學(xué)生在日語商務(wù)文書寫作的學(xué)習(xí)和練習(xí)中存在的諸多問題。本文擬簡單探討日語商務(wù)文書寫作中的注意點和技巧。

一 格式方面的注意點

日語的各類商務(wù)文書都有固定格式。所以教師在授課時應(yīng)該告訴學(xué)生要注意遵守這些格式方面的規(guī)則。

1.公司名稱的書寫格式

在日語的商務(wù)文章中，經(jīng)常見到類似“東洋商事（株）”之類的表述?！皷|洋商事（株）”是“東洋商事株式會社”的簡略說法，在非正式的日語文章中經(jīng)常出現(xiàn)。但是在正式的商務(wù)文書中，公司要寫正式的名稱，且要完整書寫，不能省略。也就是說“東洋商事（株）”必須寫成“東洋商事株式會社”，否則會顯得對對方公司不尊重。

另外，在日本還有“前株”和“后株”的區(qū)別?！扒爸辍敝傅氖前选爸晔綍纭狈旁诠久Q的前面，寫作“（株）ABC”，即“株式會社ABC”；“后株”指的是把“株式會社”放在公司名稱的后面，寫作“ABC（株）”，即“ABC株式會社”。因為在日本，正式的公司名稱是公司在法務(wù)局進行法人登記的名稱，“株式會社”的位置不是自由填寫的，而是按照先后順序記錄的。所以，“（株）”在公司名稱前面的公司和“（株）”在公司名稱后面的公司就不是同一個公司了。也就是說“東洋商事（株）”和“（株）東洋商事”不是同一個公司，所以在書寫商務(wù)文書的時候一定要正確書寫“東洋商事株式會社”和“株式會社東洋商事”。如果書寫錯誤的話，就和錯誤稱呼別人的名字一樣，是很失禮的。不僅如此，還有可能導(dǎo)致開錯發(fā)票等更嚴(yán)重的后果。

2.收件公司及收件人的書寫格式

在寫給商務(wù)伙伴的商務(wù)文書中，必須要寫清楚對方的公司名稱、部門名稱、收件人職務(wù)和姓名后面的敬稱。需要注意的是，姓名必須寫全名，并在姓名后面加敬稱。例如，寫給東洋商事株式會社營業(yè)部田中俊二部長的文書，收件人應(yīng)該頂格寫為：

東洋商事株式會社

営業(yè)部長 田中俊二様

而不能寫成“田中俊二営業(yè)部長様”，也就是說，職位后面不能寫敬稱。

如果收件人沒有具體的職務(wù)，一般寫此人所屬的部門就可以了。例如，寫給東洋商事株式會社營業(yè)部職員鈴木太郎的文書，收件人的地方應(yīng)該頂格寫為：

東洋商事株式會社

営業(yè)部 鈴木太郎様

如果不是特定寫給某個收件人而是寫給某個公司或者團體的公函，一般在公司或團體的正式名稱后面加敬稱“御中”。例如，寫給“東洋商事株式會社”的公函，收件人處應(yīng)該頂格寫為：

東洋商事株式會社御中

如果是寫給多個收件人，一般在收件人的共同特征后面加“各位”。例如，發(fā)給營業(yè)部所有員工的文書，收件人處可以寫成“営業(yè)部各位”。需要注意的是，“各位”本身就是敬稱，所以沒有“各位様”的說法。

3.發(fā)件公司及發(fā)件人的書寫格式

在發(fā)給商業(yè)伙伴的正式商務(wù)文書中，要在發(fā)件人姓名旁邊蓋章，除了發(fā)信人的姓名，一般也需要注明公司名、公司地址、電話號碼。如果是在公司上司或者部門負(fù)責(zé)人的指示下由部下書寫的文書，發(fā)件人一般寫上司或者負(fù)責(zé)人的名字。另外，如果收信人擔(dān)任一定的職位，發(fā)信人應(yīng)盡量寫和收信人職位等同的人的姓名以示尊重。

4.回復(fù)性文書的書寫格式

對商業(yè)伙伴的請求、交涉、詢問等給予回復(fù)的文書稱作回復(fù)性文書?；貜?fù)性文書根據(jù)內(nèi)容可分為同意、拒絕、讓步等。無論是哪一類，只要是對對方發(fā)來的文書進行回復(fù)的，開頭語一概用“拝復(fù)”。

二 細(xì)節(jié)方面的注意點

第一，以前的日語商務(wù)文書使用豎寫格式，現(xiàn)在為了和國際接軌，日系公司的商務(wù)文書基本上都用A4紙橫寫。第二，一般情況下，一份文書只寫一件事情，文書內(nèi)容要簡潔明確。第三，商務(wù)文書在寫完之后一定要仔細(xì)檢查，確認(rèn)是否有錯字或者漏字，特別需要注意同音異義字，防止鍵盤輸入時的選擇錯誤。如果發(fā)現(xiàn)有錯誤，即使只有一個字錯了，也要改正之后重新打印。第四，不要跨行書寫人名、地名、商品名稱、數(shù)字、復(fù)合詞等，以免引起誤解。

三 開頭語和結(jié)束語的書寫技巧

日語的商務(wù)文書有固定的格式，發(fā)給商業(yè)伙伴的社外文書一般都要寫開頭語（拝啓/謹(jǐn)啓/拝復(fù)/急啓/前略等）、季節(jié)寒暄語（初春の候/晩秋の候/厳しい寒さが続いておりますが/今年もわずかとなりましたが等）、問候寒暄語（貴社ますますご清栄/ご発展/ご繁栄のこととお喜び申し上げます等）、感謝寒暄語（平素は格別のお引き立て/ご厚情を賜り/ 厚く御禮申し上げます等）、結(jié)束語（敬具/敬白等）。剛開始學(xué)習(xí)日語商務(wù)文書時，學(xué)生們都覺得這類表達太難記，因此不喜歡商務(wù)文書寫作。其實，這類表達是不需要死記硬背的，只要能夠根據(jù)實際情況正確選擇就行了。我們在書寫日語商務(wù)文書時，一般都使用Word文檔，在Word文檔中輸入開頭語“拝啓”或者“拝復(fù)”后按一下enter鍵，頁面會自動在下一行跳出結(jié)束語“敬具”，同時跳出日語問候語供選擇。寫作時可以根據(jù)時間選擇合適的季節(jié)寒暄語，根據(jù)自己公司和對方公司的實際情況和平時的業(yè)務(wù)交往情況選擇合適的問候寒暄語和感謝寒暄語。比如，11月初書寫一份打算發(fā)給一個經(jīng)常有業(yè)務(wù)往來的商業(yè)伙伴的文書就可以選擇“晩秋の候/貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます/平素は格別のご高配を賜り/厚く御禮申し上げます”等。這樣一來就減少了機械記憶的部分，增加了學(xué)習(xí)的樂趣。另外，文書寫作時經(jīng)常需要分條書寫，分條書寫之前要居中寫“記”，落款要書寫“以上”，這個在Word上書寫也比較方便，只要輸入“記”之后按一下enter鍵，就會在文章最后自動出現(xiàn)“以上”字樣，只要按照需要直接分條書寫就行了。

四 正文內(nèi)容的書寫技巧

1.抓住“6W2H”

因為商務(wù)文書大多和公司的業(yè)務(wù)有關(guān)，所以內(nèi)容必須準(zhǔn)確無誤。因此，書寫的時候要抓住“6W2H”，即“When﹙何時﹚”“Where﹙何地﹚”“Who﹙誰﹚”“Why﹙為什么﹚”“What﹙干什么﹚”“Who﹙對象﹚”“How much﹙價格﹚”“How many﹙數(shù)量﹚”，這8個要素考慮到了，內(nèi)容就準(zhǔn)確了。

需要注意的是“How much/many”所表示的期限、期間、數(shù)量等，盡量用年、月、日、時等具體的數(shù)字來表示，避免使用曖昧模糊的表達。比如說，“至急ご回答ください”最好寫成“今日中にご回答ください”，“若干名”最好寫成“2～3名”，“相當(dāng)時間かかります”最好寫成“三年ほどかかります”，“昨年並みの業(yè)績”最好寫成“昨年比1%増”，“莫大な費用”最好具體量化為“○○萬円”等。

2.書寫簡潔

商務(wù)文書最重要的一點就是要內(nèi)容簡潔明了。因此需要注意以下幾個方面：（1）要點要分條書寫，避免出現(xiàn)長段落。（2）盡量使用簡短的單句，避免使用結(jié)構(gòu)復(fù)雜的復(fù)句。（3）用語言描述起來比較復(fù)雜的內(nèi)容盡量有效利用圖解或圖表。（4）盡量不要使用艱澀難懂的語言、片假名、雙重否定等表達方式。（5）根據(jù)文書的內(nèi)容，將文體統(tǒng)一為“です·ます體”或者“だ·である體”。（6）盡量不要使用“～と考えられる”“～と思われる”“～のではないだろうか”“～かもしれない”等曖昧模糊的說法。

總之，書寫商務(wù)文書時，必須格式規(guī)范、措辭正確。社內(nèi)文書大多情況是送呈上司閱讀，寫得不好的話會影響上司對自己的印象和評價，進而影響自己的前途。社外文書一般用于與商務(wù)伙伴之間的商務(wù)往來，如果犯了有錯字漏字、使用錯誤的敬語、沒有遵守格式等錯誤的話，會讓商務(wù)伙伴覺得“那個公司的員工連商務(wù)文書都不會書寫”，從而有損公司的形象，嚴(yán)重的話還會影響商務(wù)活動的順利進行。所以在書寫商務(wù)文書，特別是社外文書的時候，必須要有強烈的責(zé)任感，明白自己是代表公司在寫。

參考文獻

[1]目黑真實、細(xì)谷優(yōu).日語商務(wù)信函技巧與實務(wù)（刁鸝鵬譯）[M].大連：大連理工大學(xué)出版社，2010

[2]井田正道、孟雪、孟琳主編.商務(wù)日語寫作[M].西安：世界圖書出版西安公司，2009

[3]奧村真希、安河內(nèi)貴子.日語商務(wù)文書手冊[M].天津：南開大學(xué)出版社，2010

〔責(zé)任編輯：林勁、李婷婷〕