摘 要 檔案不僅是企業(yè)跨越歷史的橋梁和知識信息資源，更是企業(yè)生產(chǎn)要素、無形資產(chǎn)的組成和權(quán)益的載體。本文就企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀進行分析，并建議性的提出對策。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 檔案管理 現(xiàn)狀 對策

一、企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀

1、領(lǐng)導(dǎo)不夠重視

許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案部門在企業(yè)中地位的認識不足，錯誤認為檔案工作只是一種資料整理工作，不能為企業(yè)帶來直接的效益，純粹是只投入不產(chǎn)出的賠本買賣，看作可有可無。因此，本能地排斥檔案工作，沒有建檔的自覺性和動力，即使在外界的宣傳和推動下做了一些工作，但還是虛與委蛇，流于形式。

2、機構(gòu)極不穩(wěn)定

相對企業(yè)其他部門來說，檔案工作人員薪酬較低，且流動頻繁；在企業(yè)的地位較低。每當(dāng)企業(yè)進行體制改革時，檔案機構(gòu)與人員往往成為首當(dāng)其沖的犧牲品，不是被裁撤就是被合并到其他部門，檔案工作者往往感到人微言輕、回天乏力，時常處于瀕臨下崗的焦慮之中。

3、人才流失嚴重

一些具有中高級專業(yè)技術(shù)職稱的檔案人員也不能享受相應(yīng)職稱待遇，嚴重挫傷了他們的職業(yè)自豪感和工作積極性，致使他們被迫跳槽或另覓高枝，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理缺乏穩(wěn)定性和規(guī)范化，企業(yè)檔案管理水平的迅速下降。另外，有的企業(yè)即使配備了檔案人員，卻是屬于兼職性質(zhì)，且大多不具備檔案方面的專業(yè)知識，缺乏足夠的支配權(quán)和資源，無穩(wěn)定性可言。

4、實體管理受限

有的企業(yè)檔案管理還停留在傳統(tǒng)的手工管理階段，對電子文件的歸檔和管理失職和缺位，在企業(yè)信息化建設(shè)中已被逐步邊緣化。隨著企業(yè)信息化進程的不斷加快，一些企業(yè)紛紛建成、運行辦公自動化（OA）系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等。使得企業(yè)在各項生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中形成的實體文件越來越少，取而代之的是電子文件。而傳統(tǒng)的檔案實體管理模式無法有效地收管易逝流動的電子文件。

5、檔案信息化滯后

檔案是企業(yè)的主體信息和重要信息，企業(yè)信息化必須包括檔案信息化。有的企業(yè)的電子文件管理由信息中心負責(zé)，檔案部門沒有參與，以致企業(yè)電子文件沒有采取保真、保密、保長久等措施，面臨失散、失真、流失等危險。有的企業(yè)投入了大量資金對檔案進行數(shù)字化加工，但檔案信息系統(tǒng)不能很好地與企業(yè)的管理系統(tǒng)相銜接，檔案信息化建設(shè)的效果大打折扣。

二、企業(yè)檔案管理工作的對策

1、強化責(zé)任意識

要充分認識企業(yè)檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查。檔案主管部門要積極主動地向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，增加必要的投入，創(chuàng)造良好的環(huán)境，切實擔(dān)負起承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方的重任；要經(jīng)常組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，樹立檔案工作的責(zé)任感，提高做好檔案工作的自覺性。

2、提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

一要選準用好檔案管理人員。將那些較細心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，企業(yè)及上級部門要從政治上愛護、生活上關(guān)心他們，盡量少調(diào)整檔案管理人員，確保該隊伍的專業(yè)性。二要強化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵他們自學(xué)檔案管理知識，并從時間和經(jīng)費上給予保障，提高檔案干部的實際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。要根據(jù)企業(yè)檔案工作發(fā)展的需要，適時舉辦企業(yè)檔案基礎(chǔ)知識和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)適應(yīng)新時期檔案工作發(fā)展要求的人才。三要組織觀摩學(xué)習(xí)。采取“請進來、走出去”的辦法，一方面請檔案主管部門的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)專家上門指導(dǎo)，另一方面，組織檔案管理人員到一些單位參觀學(xué)習(xí)檔案管理先進經(jīng)驗和具體操作技能，以促進企業(yè)檔案工作健康、平衡發(fā)展。

3、規(guī)范檔案管理

一要規(guī)范歸檔材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，嚴格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集；要創(chuàng)新收集手段，運用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門尋求等形式，做到廣泛收集和重點收集相結(jié)合；要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規(guī)律，適時收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質(zhì)載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價值的實物。二要規(guī)范檔案整理工作。要嚴格按照各類檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷（件）內(nèi)文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確、案卷（件）封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷（件）裝訂結(jié)實美觀。三要規(guī)范檔案管理工作。要實行各種門類、載體檔案集中統(tǒng)一管理，方便檔案的保管和利用；要積極改善檔案保管環(huán)境和物質(zhì)條件，落實檔案庫房、辦公用房和閱檔室三分開，全面配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護設(shè)備；要嚴格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作，對逾期不還、丟失、破損或發(fā)生失竊、泄密事件的，必須依法嚴肅查處。

4、強化服務(wù)意識

一要提高科技含量。要積極應(yīng)用企業(yè)檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現(xiàn)代化，為迅速、準確和全方位的檔案信息服務(wù)奠定基礎(chǔ)。二要狠抓檔案編研工作。在努力編篡好大事記、組織機構(gòu)沿革、文件匯編等常規(guī)性編研材料的同時，主動了解單位工作動態(tài)，調(diào)查檔案利用需求，深層次、多角度、全方位地開發(fā)檔案信息資源，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，事后服務(wù)為超前服務(wù)。三要改進檔案服務(wù)措施。要研究利用工作的規(guī)律和特點，不斷完善檢索手段，建立多途徑、多形式、多載體的檢索體系，突破傳統(tǒng)單一、狹窄的案卷目錄“一本賬”的狀況。

5、健全檔案信息化

當(dāng)前，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中，也有檔案部門不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、OA辦公軟件等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。檔案人員要邊干邊學(xué)，在管理的過程中學(xué)習(xí)和掌握信息化的有關(guān)知識，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機結(jié)合，同步發(fā)展。

三、結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的一項重要基礎(chǔ)工作之一，為了規(guī)范檔案工作，必須加強自身基礎(chǔ)建設(shè)，大力開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源，提高整體管理水平，以便更好的為企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)。檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識、敢于創(chuàng)新、與企業(yè)發(fā)展同步，不斷促進企業(yè)檔案工作迅速的發(fā)展。

參考文獻：

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