摘 要：干部人事檔案管理工作是人事工作的重要組成部分，是選拔任用干部的重要基礎(chǔ)。隨著電子政務(wù)的發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理干部信息可以大大提高人事檔案工作的全面性、真實(shí)性和時(shí)效性，提高干部人事檔案信息的利用率和使用價(jià)值，加快建立以人事檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化加強(qiáng)干部人事檔案管理，全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新十分必要。本文通過(guò)對(duì)加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理進(jìn)行分析，提出自己的一些建議，全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：檔案信息；現(xiàn)狀；內(nèi)容；管理

一、干部人事檔案信息化建設(shè)的緊迫性

現(xiàn)行的干部人事檔案多數(shù)仍是紙質(zhì)檔案，管理模式、方法明顯滯后于時(shí)代發(fā)展，影響干部工作效率。個(gè)人檔案信息不全不準(zhǔn)確更新不及時(shí)等問題，甚至存在干部信息間相互矛盾或數(shù)據(jù)出入較大；最嚴(yán)重的是如遇火災(zāi)、洪災(zāi)地震等重大災(zāi)害或因其他原因，致使檔案損壞或丟失，難以或無(wú)法彌補(bǔ)和恢復(fù)。以上問題雖因各種主客觀原因所至，如管理人員責(zé)任意識(shí)淡薄、管理機(jī)制不健全領(lǐng)導(dǎo)不夠重視等，但主要原因是管理方法和手段落后。因此，當(dāng)前探索和發(fā)展一種更加便利、安全科學(xué)高效的干部人事檔案管理模式迫在眉睫。

二、企業(yè)加快干部人事檔案信息化建設(shè)的思路和目標(biāo)及相關(guān)要求

（一）建立干部人事檔案電子信息化建設(shè)的思路

由組織人事部門牽頭，抽調(diào)各級(jí)檔案管理人員并經(jīng)過(guò)專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)之后，統(tǒng)一組織，集中處理，共同審核，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將干部現(xiàn)存檔案資料整理輸入微機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字圖片、聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，使干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化，以便于人事信息的查閱流轉(zhuǎn)。按管理權(quán)限，逐層逐級(jí)建立干部人事檔案局域網(wǎng)，通過(guò)局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結(jié)，實(shí)行干部檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。

（二）開展干部人事檔案信息化管理的主要目標(biāo)設(shè)計(jì)

建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)施動(dòng)態(tài)和無(wú)紙化管理。要利用現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將常用的檔案資料、表格等制成PDF文件或制成圖片文件，使干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作。也可減少紙質(zhì)案卷因磨損而造成的毀壞，達(dá)到長(zhǎng)期保存使用的目的。實(shí)施檔案自動(dòng)化管理。

（三）加快干部人事檔案工作信息化建設(shè)的相關(guān)要求

加快推進(jìn)干部人事檔案工作制度化、規(guī)范化、信息化建設(shè)。建立和嚴(yán)格執(zhí)行市管干部檔案報(bào)送制度，加快推進(jìn)干部人事檔案的信息化建設(shè)，建立干部電子檔案、干部信息庫(kù)和信息管理系統(tǒng)，提高干部檔案工作效率和服務(wù)質(zhì)量。加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選好配齊管檔人員，努力提高干部檔案工作隊(duì)伍的職業(yè)化、專業(yè)化水平，加強(qiáng)管檔人員的專業(yè)理論培訓(xùn)，提升個(gè)人的管檔能力，管檔人員要熟練的掌握信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化、信息化。

干部人事檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。建設(shè)干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，抓好應(yīng)用，充分發(fā)揮干部檔案在公道正派選人用人上的重要作用；及時(shí)做好信息更新工作，做到干部信息的同步更新、準(zhǔn)確無(wú)誤；抓好安全措施，做好數(shù)據(jù)備份和保密工作，防患于未然；規(guī)范查借閱檔案程序，明確職責(zé)，建立健全各項(xiàng)管理制度。積極推進(jìn)干部人事檔案工作的規(guī)范化、制度化和信息化建設(shè)

三、現(xiàn)代人事檔案管理信息化建設(shè)的保障措施

（一）建設(shè)基于需求實(shí)現(xiàn)的人事檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)

深化人事檔案信息資源的開發(fā)利用，提高人事檔案工作的效率，滿足利用者的需求，保護(hù)實(shí)體檔案，建成技術(shù)先進(jìn)、功能完善的人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，以實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部管理部門、單位之間以及上級(jí)主管部門對(duì)全國(guó)人事檔案信息資源的共享，這樣不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的信息化，還能夠加強(qiáng)各部門之間的交流，真正使檔案得到高效的利用。

（二）建設(shè)基于信息中心的多元耦合支持系統(tǒng)

實(shí)施人事檔案現(xiàn)代化，首先是在人力資源管理機(jī)構(gòu)中設(shè)置信息中心，履行人力資源管理信息化的指導(dǎo)和技術(shù)支持職能。充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，以信息中心為樞紐，對(duì)信息需求者實(shí)行授權(quán)和分等級(jí)開放，保障信息的透明度和真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)的良性

循環(huán)。

（三）建設(shè)基于安全原則的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理系統(tǒng)

“人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲(chǔ)安全和利用安全。要采取有效措施和技術(shù)手段，建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制。在技術(shù)安全管理方面，應(yīng)做到檔案內(nèi)部局域網(wǎng)通VYN與外網(wǎng)連接，以保證安全。人事檔案管理應(yīng)該對(duì)人事檔案信息實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，探索建立電子人事檔案的新途徑，通過(guò)現(xiàn)代化手段建立人才業(yè)績(jī)跟蹤系統(tǒng)，不斷提升人事檔案的使用價(jià)值。”[2]

（四）建設(shè)基于擴(kuò)展性的人事檔案動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)

加強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)性管理，定期對(duì)原有的人事檔案進(jìn)行審核鑒定，剔除無(wú)保存價(jià)值的內(nèi)容，補(bǔ)充新的內(nèi)容，方便人力資源管理部門了解和認(rèn)識(shí)一個(gè)人的全部實(shí)際情況。擴(kuò)展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統(tǒng)，提高整體使用水平。

四、結(jié)束語(yǔ)

全面開發(fā)信息資源，充分有效地利用人事檔案的價(jià)值，促進(jìn)人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學(xué)化、規(guī)范化軌道。認(rèn)清人事檔案管理形勢(shì)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地提供信息服務(wù)是必要的。檔案作為企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，在干部人事檔案管理中，真正發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的良性循環(huán)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 卜禹華.加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新[J]. 改革與開放，2011（9月）.

[2] 薛金玲.人事檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].陜西青年管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（3）：47.