張建銘等

摘 要：根據(jù)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)項(xiàng)目檔案收集管理過程中存在的共性問題及現(xiàn)象產(chǎn)生的原因進(jìn)行了分析，提出了檔案專項(xiàng)驗(yàn)收中的應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)；項(xiàng)目檔案；收集管理；處理對(duì)策；

中圖分類號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-01-00-01

流體物理研究所是中國工程物理研究院下屬研究所，成立于1958年，現(xiàn)有研究人員830余人，主要從事核武器和高新技術(shù)武器的研制、開發(fā)及成果轉(zhuǎn)化工作。近十年，我所承擔(dān)了多項(xiàng)國家重大固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)，先后建成了“神龍”系列直線感應(yīng)加速器和Z箍縮初級(jí)試驗(yàn)平臺(tái)等具有國際先進(jìn)水平的大型科學(xué)裝置和多個(gè)大型爆轟試驗(yàn)設(shè)施，2013年榮獲國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資管理（技術(shù)創(chuàng)新）先進(jìn)單位。

我所固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目特點(diǎn)是：工藝技術(shù)創(chuàng)新和專業(yè)面廣、建設(shè)跨度時(shí)間長，參與建設(shè)單位多，項(xiàng)目檔案與城建檔案有共性也有其特殊性。近幾年，我所承擔(dān)的項(xiàng)目進(jìn)入驗(yàn)收密集階段，根據(jù)目前已通過國家驗(yàn)收的幾個(gè)項(xiàng)目檔案管理經(jīng)驗(yàn)，就收集管理中存在的共性問題進(jìn)行探討。

一、檔案收集管理過程中存在的共性問題及現(xiàn)象

（一）項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性與分類收集的問題

按國家重大項(xiàng)目建設(shè)規(guī)定，項(xiàng)目檔案包括工程準(zhǔn)備、施工和竣工驗(yàn)收各階段文件。其中工程準(zhǔn)備階段文件包括勘察、論證、立項(xiàng)、批復(fù)、計(jì)劃、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、合同等文件，類別涉及文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等，項(xiàng)目檔案收集過程中，常常存在著分類管理和單個(gè)項(xiàng)目檔案管理之間的矛盾。由于不同門類檔案的收集方式、歸檔范圍、保管期限、檔號(hào)編制與項(xiàng)目檔案管理要求的不同，使項(xiàng)目檔案在系統(tǒng)性或目錄索引編制上顯得凌亂、條理不清晰，成為項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收中質(zhì)疑最多的問題。

（二）基建檔案重復(fù)組卷與復(fù)印件問題

接收歸檔的基建檔案中存在重復(fù)組卷文件及較多的復(fù)印件，如設(shè)計(jì)變更單、圖紙會(huì)審記錄、經(jīng)濟(jì)技術(shù)核定單在管理文件、施工文件、工程審核報(bào)告書中重復(fù)；施工組織方案在投標(biāo)文件、施工文件、監(jiān)理文件中重復(fù)；特種設(shè)備質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告（驗(yàn)收記錄、合格證等）在施工文件、基建驗(yàn)收文件、單項(xiàng)驗(yàn)收文件、專項(xiàng)（環(huán)境影響、安全、職業(yè)衛(wèi)生等）驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等處重復(fù)。重復(fù)多以復(fù)印附后方式出現(xiàn)，頁數(shù)遠(yuǎn)多于正件，顯著影響了項(xiàng)目檔案的質(zhì)量和庫存量。

（三）設(shè)備檔案的完整性問題

科研用科學(xué)裝置和試驗(yàn)系統(tǒng)的研制大部分采用自行研制的方式完成，除科研中形成的項(xiàng)目論證、實(shí)施方案、技術(shù)總結(jié)等科技檔案由科研室產(chǎn)生并收集外，進(jìn)口設(shè)備涉及采購、涉外環(huán)節(jié)的資料由相關(guān)單位或部門產(chǎn)生及歸檔。隨著進(jìn)口設(shè)備被列入專項(xiàng)工程檔案驗(yàn)收的重點(diǎn)，驗(yàn)收中出現(xiàn)較多的問題是：建設(shè)單位歸檔文件中政府采購、招投標(biāo)等資料不完整、涉外資料為復(fù)印件、部分設(shè)備隨機(jī)資料項(xiàng)目歸屬不清晰。

二、產(chǎn)生問題的原因及應(yīng)對(duì)措施

上述問題的產(chǎn)生與我院檔案管理和項(xiàng)目管理模式密切相關(guān)。

（一）項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性管理

項(xiàng)目管理采用院、所兩級(jí)管理，其中，基建檔案、設(shè)備檔案由所級(jí)管理，已納入項(xiàng)目統(tǒng)一管理。而國家重大項(xiàng)目的各種批復(fù)通常由行政主管部門采用紅頭文件的方式逐級(jí)下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)，根據(jù)我院檔案管理的傳統(tǒng)做法，“紅頭文件”在院、所兩級(jí)文書檔案和科技檔案分別歸檔管理，客觀上一個(gè)項(xiàng)目的檔案被“四分五裂”存在各處，項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，由各責(zé)任

（二）基建檔案和設(shè)備檔案完整性問題

基建和設(shè)備檔案的問題產(chǎn)生主要有兩方面的因素：檔案人員業(yè)務(wù)水平和項(xiàng)目管理責(zé)任制的落實(shí)。

一方面，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低直接影響到其指導(dǎo)和管理的項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。近年來，我所加強(qiáng)了檔案只是培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，每個(gè)項(xiàng)目指定專職檔案管理員，在日常管理中，積極與項(xiàng)目管理員和負(fù)責(zé)人溝通，主動(dòng)跟進(jìn)項(xiàng)目，加強(qiáng)前端控制和過程管理，認(rèn)真做好子項(xiàng)檔案的預(yù)驗(yàn)收和歸檔工作，確保項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，使項(xiàng)目檔案處于可控狀態(tài)。

另一方面，大型項(xiàng)目施工周期長，參建單位多。如果組織單位、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、實(shí)施單位相互之間的職責(zé)及分工不明確，管理責(zé)任制落實(shí)不到位，原件在實(shí)施或管理部門留存，最后建設(shè)單位檔案人員的業(yè)務(wù)水平再高也難以形成一套完整的，能反映整個(gè)項(xiàng)目過程的原始憑證檔案，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案歸檔不夠完整、復(fù)印件多，影響項(xiàng)目檔案整體質(zhì)量。目前在項(xiàng)目管理中采取的措施包括強(qiáng)化責(zé)任制和歸檔前檢查。

三、結(jié)語

根據(jù)我所固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的一些經(jīng)驗(yàn)和對(duì)以上問題的分析，要做好固投項(xiàng)目檔案管理，主要有以下幾點(diǎn)體會(huì)：

（一）明確歸檔責(zé)任，分段收集控制

項(xiàng)目檔案獨(dú)立管理，項(xiàng)目一旦立項(xiàng)，項(xiàng)目管理部門應(yīng)聯(lián)合檔案管理部門明確檔案管理方式和責(zé)任人，明確各階段的歸檔責(zé)任單位，外協(xié)責(zé)任單位應(yīng)在合同中明確歸檔要求及相應(yīng)職責(zé)。檔案收集過程中，指定項(xiàng)目檔案管理員，制定歸檔計(jì)劃，按項(xiàng)目進(jìn)度分段、分項(xiàng)收集整理，及時(shí)檢查檔案質(zhì)量和完整性情況，并依據(jù)歸檔要求和合同進(jìn)行追溯或考評(píng)，確保項(xiàng)目檔案的完整性和質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和指導(dǎo)，實(shí)踐鍛煉穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍

項(xiàng)目檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平直接決定所指導(dǎo)的項(xiàng)目檔案的內(nèi)在質(zhì)量。除必備的檔案管理專業(yè)知識(shí)外，很多經(jīng)驗(yàn)往往是在實(shí)際過程中不斷摸索總結(jié)出來的。只要在實(shí)踐中重視檔案在項(xiàng)目管理中的作用，讓檔案人員在工作中獲得相應(yīng)的成就感，產(chǎn)生立足本職、愛崗敬業(yè)的信念，同時(shí)保障崗位持續(xù)培訓(xùn)，就能培養(yǎng)出一批業(yè)務(wù)扎實(shí)、持續(xù)穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍。

（三）系統(tǒng)清晰的檔案文件級(jí)目錄

在目錄前增加項(xiàng)目檔案編制說明，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)依據(jù)、項(xiàng)目概況、檔案管理情況作簡要說明，對(duì)項(xiàng)目綜合管理類、各子項(xiàng)及工藝設(shè)備系統(tǒng)的檔案情況列出表格，子項(xiàng)及工藝系統(tǒng)組成盡可能與可行性研究報(bào)告和初步設(shè)計(jì)中一致，讓驗(yàn)收專家在較短時(shí)間內(nèi)了解項(xiàng)目管理及檔案情況，體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。

總之，項(xiàng)目建設(shè)管理和檔案管理是互相依存、互為因果的關(guān)系。檔案是項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量的見證，是項(xiàng)目的“無形資產(chǎn)”，體現(xiàn)了單位項(xiàng)目建設(shè)的軟實(shí)力。只有工程人員、管理人員和檔案管理人員相互學(xué)習(xí)、溝通和交流，產(chǎn)生“共同語言”，才能真正做到“前端控制”，才能確保項(xiàng)目檔案完整，提高項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，提升固投項(xiàng)目建設(shè)的管理水平。