張頎

摘要：在現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的時(shí)期，檔案管理建立創(chuàng)新服務(wù)是現(xiàn)代科學(xué)和檔案工作發(fā)展的必然結(jié)果，檔案管理工作也跟隨著時(shí)代的步伐，通過尋找科學(xué)和成功的管理規(guī)律和經(jīng)驗(yàn)，利用更多更有價(jià)值檔案信息資源有效地為檔案工作發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化，現(xiàn)代化、規(guī)范化，有力地把檔案工作推向更高層次，社會(huì)和科技的發(fā)展進(jìn)步對(duì)檔案工作管理手段和管理方式提出了更高的要求。

關(guān)鍵詞：淺析;檔案管理;創(chuàng)新;服務(wù)

目前我國檔案管理過程中存在一些弊端，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，因此檔案管理工作的創(chuàng)新日顯緊迫，要求檔案主管部門在管理手段和管理方式上區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理，改變?nèi)斯ふ頇n案的局限性，對(duì)目前的檔案管理提出了新的要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、信息化、人性化的服務(wù)。

一、檔案管理機(jī)制創(chuàng)新的原因

（一）檔案管理體制創(chuàng)新必然要求運(yùn)行機(jī)制的創(chuàng)新。

因?yàn)榉菍I(yè)化的檔案管理方式，在一定程度上有著功能較單一、工作保守、水平較低等方面的問題，不能提供有效的檔案管理服務(wù)，所以應(yīng)該改革檔案管理模式，首先要整合檔案信息資源，由分散變?yōu)榧械谋９?，檔案資源需要集約化管理，檔案部門行政歸屬要實(shí)行一家主管，要集中統(tǒng)一管理，就需要有相應(yīng)的一套運(yùn)行機(jī)制。為了能夠適應(yīng)改革的發(fā)展和實(shí)際工作的需求，就需要筑起新的檔案工作的運(yùn)行機(jī)制，以達(dá)到預(yù)想的要求。

（二）創(chuàng)新檔案管理運(yùn)行機(jī)制是檔案管理模式改革的實(shí)際需要。

各單位需根據(jù)自身實(shí)際情況制訂改革實(shí)施方案。檔案工作的方方面面都與當(dāng)?shù)氐南嚓P(guān)部門檔案管理模式的改革有關(guān)，如何依法強(qiáng)化資源管理、打破所有制的限制、整合分散的檔案資源等都需要體制和機(jī)制的創(chuàng)新，最終會(huì)帶動(dòng)檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

二、檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新

（一）管理觀念的創(chuàng)新。

首先，一定要提高領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)和責(zé)任，在人力、財(cái)力、物力等方面的投入給予大力的支持。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度與檔案管理水平有一定的關(guān)系，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檢查和監(jiān)督，充分參與到檔案管理工作當(dāng)中。檔案管理部門的工作人員要負(fù)起責(zé)任，利用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)手段進(jìn)行檔案建設(shè)和管理。檔案管理工作人員要加強(qiáng)各類檔案的記錄和整理，及時(shí)記錄與歸檔。要積極組織全員進(jìn)行參與，要加強(qiáng)各部門的協(xié)調(diào)和配合。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，特別是收集和整理工作，更需要借助其它部門的協(xié)助，這樣才能收集更多的資料信息，有效地提高工作效率，科學(xué)地促進(jìn)檔案管理工作，使其更合理、高效。

（二）建設(shè)以人為本激勵(lì)機(jī)制。

制定激勵(lì)機(jī)制時(shí)，要使其符合一定的工作需求，誘發(fā)人的行為動(dòng)機(jī)，來實(shí)現(xiàn)調(diào)動(dòng)積極性的目地。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與管理人員要遵循“以人為本”的原則，關(guān)心與關(guān)注工作人員的思想、生活、工作等，盡可能維護(hù)工作人員的親身利益，真正為工作人員解決一些實(shí)際問題。在檔案部門的內(nèi)部，樹立良好的工作風(fēng)氣，尊重知識(shí)、尊重人才、鼓勵(lì)創(chuàng)新，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和工作熱情。之外，在檔案管理中適當(dāng)?shù)囊肭楦屑?lì)、競(jìng)爭激勵(lì)、強(qiáng)化激勵(lì)等方式，比如，技術(shù)比武、競(jìng)爭上崗、強(qiáng)化培訓(xùn)等，以此來促進(jìn)和調(diào)動(dòng)相關(guān)工作人員工作的積極性，保證檔案管理工作的全面開展，促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。

（三）建立規(guī)章制度，全面開展檔案管理。

進(jìn)行檔案管理，必須建立嚴(yán)格的規(guī)章制度，制定立卷歸檔制度，保證有價(jià)值文件與相關(guān)材料的保存，不出現(xiàn)遺失、破損。在進(jìn)行立卷時(shí)，要保證書面材料的規(guī)范，正確排序，明確目錄與頁碼，明確對(duì)保管期限的劃分，保證案卷裝訂的整齊、美觀。制定檔案移交制度，不斷健全檔案的移交手續(xù)與程序，要保證移交目錄的準(zhǔn)確，且進(jìn)行相應(yīng)的核對(duì)，簽字確認(rèn)，責(zé)任到人;制定檔案的鑒定制度，設(shè)立鑒定小組，對(duì)檔案保管年限和等級(jí)進(jìn)行相應(yīng)的鑒定，對(duì)鑒定后需要銷毀的檔案，要辦理相應(yīng)的批準(zhǔn)手續(xù);要制定檔案保管制度，安排專門人員進(jìn)行管理，保證檔案的完整性與科學(xué)性;建立檔案保密制度，不能隨意擴(kuò)大檔案的應(yīng)用范圍，保證檔案管理人員不會(huì)泄漏檔案信息;建立檔案借閱制度，借閱有一定的權(quán)限，超權(quán)限的要領(lǐng)導(dǎo)批示才能進(jìn)行檔案借閱手續(xù)的辦理。

（四）強(qiáng)化檔案部門文化建設(shè)。

在檔案部門文化建設(shè)的過程中，要加強(qiáng)檔案部門特色文化、價(jià)值觀和精神的培養(yǎng)，樹立正確的榮辱觀，建立積極、向上、健康的檔案管理部門形象，制定具有部門特性的目標(biāo)與發(fā)展策略，建立檔案管理工作人員參與決策的機(jī)制，建立輕松、和諧的工作環(huán)境，讓工作人員增進(jìn)彼此的關(guān)系，進(jìn)行良好的溝通與交流，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)與教育，不斷提高工作人員的專業(yè)知識(shí)水平與業(yè)務(wù)技能，促進(jìn)檔案管理工作的全面落實(shí)，建立檔案管理長效機(jī)制，促進(jìn)檔案工作的持續(xù)性發(fā)展。

（五）規(guī)范操作，開展標(biāo)準(zhǔn)化管理。

要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的鑒別與分類，保證檔案資料信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性性，剔除沒有價(jià)值、重復(fù)的信息。在開展檔案管理工作時(shí)，要加強(qiáng)檔案的合理分類，嚴(yán)格按照檔案類型分別開展相應(yīng)的管理工作，規(guī)范每一處環(huán)節(jié)的操作，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作;在建立檔案時(shí)，采用統(tǒng)一的紙張，進(jìn)行統(tǒng)一裝訂，保證外觀的統(tǒng)一等，保證檔案形式符合相應(yīng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求，規(guī)范每類檔案的收集范圍與命名原則，要進(jìn)行科學(xué)的分類，并進(jìn)行相應(yīng)的命名。保證編制統(tǒng)一，就是根據(jù)案卷排列的順序進(jìn)行統(tǒng)一的編排，比如，根據(jù)年度、項(xiàng)目、月份等進(jìn)行案卷的編排。在分析檔案內(nèi)容的時(shí)候，要保證其檢索符號(hào)的統(tǒng)一、規(guī)范，保證名稱的統(tǒng)一。在檔案管理工作中，只有加強(qiáng)對(duì)操作的規(guī)范，才可以保證相關(guān)工作的標(biāo)準(zhǔn)化完成，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理機(jī)制的完善與創(chuàng)新。

（六）充分利用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，合理的整合信息資源。

檔案部門建立完善的基礎(chǔ)設(shè)施，充分發(fā)揮檔案系統(tǒng)的作用，提供高效的服務(wù)功能，要求檔案部門改變傳統(tǒng)的手工操作，利用現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)鏈接，快速傳遞利用者所需要的檔案信息。要做到優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，要明確電子文件歸檔的時(shí)間、范圍和內(nèi)容，建立許多軟件都能接受的信息存儲(chǔ)、交換和查找條件，建立信息資源數(shù)據(jù)庫，有效的對(duì)檔案信息進(jìn)行快速歸檔，方便檔案信息快速檢索。建立區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，鼓勵(lì)各部門，按規(guī)定形式的電子文件上報(bào)材料，如錄音、錄像、照片等，通過網(wǎng)頁制作，開展檔案信息站點(diǎn)，建立有特色的數(shù)據(jù)庫檔案，突出館藏的特點(diǎn)，通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，使檔案利用服務(wù)的速度由“慢”變“快”，范圍由“小”變“大”，層次由“淺”變“深”，使檔案信息資源提供更好的服務(wù)。

深化檔案管理服務(wù)，創(chuàng)新發(fā)展檔案管理，在社會(huì)發(fā)展中起著巨大的作用。每一份檔案記錄著一個(gè)單位的歷史和成長經(jīng)歷，是歷史的重要考證。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，為了更好地做好信息服務(wù)，檔案管理部門需制定合理的、標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，目的就是為了提高檔案保管和利用效率，更方便服務(wù)大眾，服務(wù)社會(huì)各種行業(yè)，這也是做好檔案管理工作實(shí)質(zhì)性的要求，更是為社會(huì)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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