□文/王偉杰 紀(jì)海榮

（大連財(cái)經(jīng)學(xué)院風(fēng)險(xiǎn)管理與內(nèi)部控制研究中心 遼寧·大連）

一、采購業(yè)務(wù)的概念

通過觀察我國企業(yè)的經(jīng)營管理我們不難發(fā)現(xiàn)，采購發(fā)揮著非常重要的作用。尤其是制造企業(yè)產(chǎn)品的成本中外購元件和原材料占了相當(dāng)大的比例，企業(yè)采購部門的績效直接關(guān)系著制造企業(yè)的生死存亡。物資采購是企業(yè)經(jīng)營的一個(gè)核心環(huán)節(jié)，反映一個(gè)企業(yè)的諸多戰(zhàn)略能力，然而目前我國企業(yè)的采購業(yè)務(wù)流程控制問題卻層出不窮，例如徇私舞弊、以次充好，甚至編制虛假的采購控制系統(tǒng)，這些現(xiàn)象的產(chǎn)生正是由于平時(shí)疏于管理而導(dǎo)致的。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)和管理理論的不斷發(fā)展采購業(yè)務(wù)又出現(xiàn)了許多新的內(nèi)控問題、并引起企業(yè)管理者前所未有的重視。

二、企業(yè)采購業(yè)務(wù)存在的問題

1、采購及管理體系設(shè)置不嚴(yán)密。在很多企業(yè)，多個(gè)部門都有采購權(quán)很容易出現(xiàn)重復(fù)采購的現(xiàn)象，為企業(yè)增加了不少的采購成本。并且各部門之間的聯(lián)系不嚴(yán)密，由于溝通不及時(shí)就導(dǎo)致了庫存積壓現(xiàn)象嚴(yán)重，使得采購的物資浪費(fèi)和損耗嚴(yán)重現(xiàn)象頻繁發(fā)生。

2、采購部門不能嚴(yán)格按照預(yù)算計(jì)劃制定采購計(jì)劃。各個(gè)企業(yè)在進(jìn)行采購之前必定制定采購計(jì)劃，而這些計(jì)劃的編制依據(jù)是往年的生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際情況以及未來年份生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃。我們都知道社會(huì)是一個(gè)不斷發(fā)展的，同樣我們也需要用動(dòng)態(tài)的眼光看待企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營狀況，不斷地調(diào)整銷售以及生產(chǎn)計(jì)劃，這樣就對(duì)企業(yè)各個(gè)部門的溝通性要求很高，但是往往在企業(yè)內(nèi)部就缺乏溝通，同時(shí)很多企業(yè)也忽視了對(duì)采購價(jià)格的控制，無形之中增加了企業(yè)的采購成本。

3、企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部相互監(jiān)督不力。隨著企業(yè)發(fā)展的需要很多企業(yè)都設(shè)立了采購部門，主管采購業(yè)務(wù)并負(fù)責(zé)掌握供應(yīng)商及供貨信息等資料。每當(dāng)企業(yè)需要進(jìn)行采購時(shí)，采購部門依據(jù)采購計(jì)劃進(jìn)行詢價(jià)然后進(jìn)行供貨商之間從價(jià)格到質(zhì)量的比較，從而確定采購計(jì)劃及候選供應(yīng)商名單并提交給上級(jí)主管部門審批申請(qǐng)付款。然而，上級(jí)主管部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量檢驗(yàn)僅限于對(duì)已經(jīng)發(fā)生的采購業(yè)務(wù)進(jìn)行質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格及價(jià)格等方面的一致性復(fù)核，而對(duì)采購前期工作如物料供應(yīng)的市場調(diào)研、供應(yīng)商的選擇、供貨談判及訂立合同等不重視，這導(dǎo)致了采購不合理。

4、采購業(yè)務(wù)在企業(yè)各部門間的職責(zé)分工不明確，復(fù)核審批制度不健全。生產(chǎn)部門、技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門相互支持和配合度不夠，詢價(jià)、下單、驗(yàn)收等本應(yīng)該相互獨(dú)立的活動(dòng)全部由采購人員完成，極易產(chǎn)生舞弊，甚至與供應(yīng)商串通，收受供應(yīng)商的回扣，損害公司利益；且由于采購人員專業(yè)能力不夠全面，容易導(dǎo)致采購物質(zhì)量不高，使得產(chǎn)品質(zhì)量難以保證。

5、采購業(yè)務(wù)沒有形成一個(gè)成熟的制定執(zhí)行系統(tǒng)。在信息化如此發(fā)達(dá)的今天，一個(gè)合理的管理系統(tǒng)無疑是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的一個(gè)助推器，然而企業(yè)往往忽略了科學(xué)的管理方法，單純的依靠經(jīng)驗(yàn)和成功的案例進(jìn)行管理，導(dǎo)致企業(yè)盲目地制定自身的發(fā)展計(jì)劃，從而引起采購時(shí)的不合理、徇私舞弊、重復(fù)采購的現(xiàn)象頻發(fā)。甚至很難保證企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量與生產(chǎn)效益。

三、企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

1、企業(yè)的內(nèi)部控制制度不健全。對(duì)于很多企業(yè)和傳統(tǒng)企業(yè)而言，內(nèi)部控制是一個(gè)較為新鮮的概念，因此很多企業(yè)對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)不是很到位，導(dǎo)致企業(yè)對(duì)于內(nèi)部控制的重視程度不夠，這些就是企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)控制度不健全的主要原因。即使有的企業(yè)設(shè)立了內(nèi)控制度，但是卻沒有很好地進(jìn)行執(zhí)行，讓這些制度成為了擺設(shè)。

2、沒有充分了解供應(yīng)商，并進(jìn)行多元比較。常言道：“貨比三家”，而我國大多數(shù)企業(yè)在采購時(shí)習(xí)慣在那些經(jīng)常光顧的有合作經(jīng)驗(yàn)的供應(yīng)商處進(jìn)行采購，而沒有用科學(xué)發(fā)展的眼光對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一個(gè)合理的分析和比較，，沒有建立對(duì)供應(yīng)商的采購評(píng)估體系，對(duì)供應(yīng)商缺乏全面客觀的評(píng)價(jià)。

3、采購人員專業(yè)技能不過關(guān)?，F(xiàn)在企業(yè)內(nèi)存在著這樣一個(gè)現(xiàn)象，哪個(gè)部門都有采購權(quán)，各部門雖然派指定人員進(jìn)行采購，但是卻很少有專業(yè)的采購人員進(jìn)行采購，盲目壓低采購價(jià)格，采購是單純的從價(jià)格方面下手，一味追求低價(jià)是物資質(zhì)量下降，當(dāng)值產(chǎn)品質(zhì)量不合格。產(chǎn)生退換貨現(xiàn)象降低了企業(yè)的信譽(yù)，使得企業(yè)競爭力下降。

4、采購程序不夠規(guī)范。在我國的大多數(shù)企業(yè)當(dāng)中，企業(yè)采購流程的設(shè)計(jì)不科學(xué)，沒有對(duì)采購實(shí)施預(yù)算控制，很多企業(yè)采購缺乏計(jì)劃性及預(yù)算控制，現(xiàn)在大多數(shù)我國的生產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)部門沒有利用科學(xué)的手段在生產(chǎn)年份初期制定全年的采購計(jì)劃，和各個(gè)生產(chǎn)階段的生產(chǎn)采購規(guī)劃，只有在缺少某種物資時(shí)才由采購部門進(jìn)行采購，導(dǎo)致生產(chǎn)過程銜接不好，甚至嚴(yán)重的時(shí)候不得不暫停生產(chǎn)，直到所需物資補(bǔ)齊，或者有些企業(yè)不按生產(chǎn)計(jì)劃制定采購計(jì)劃，盲目囤積大量物資，導(dǎo)致物資浪費(fèi)甚至過期積壓，為企業(yè)造成了嚴(yán)重的損耗。

四、相關(guān)建議

1、重新制定采購業(yè)務(wù)流程以及管理體系。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的特色以及發(fā)展?fàn)顩r制定一套屬于自己的采購業(yè)務(wù)流程以及管理體系，從自身出發(fā)，結(jié)合其他企業(yè)相關(guān)的成功經(jīng)驗(yàn)，做到生產(chǎn)前做好預(yù)算，生產(chǎn)中及時(shí)查驗(yàn)物資，生產(chǎn)后及時(shí)補(bǔ)給，只有這樣才能讓企業(yè)的生產(chǎn)不斷進(jìn)行，減少損失。

2、對(duì)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行預(yù)算控制。采購預(yù)算控制是企業(yè)年度預(yù)算控制的重要部分。采購預(yù)算是采購計(jì)劃的貨幣體現(xiàn)，是根據(jù)銷售預(yù)測或生產(chǎn)計(jì)劃，對(duì)所需物資的數(shù)量及成本等做出的詳實(shí)計(jì)劃。采購計(jì)劃是指采購部門為了配合企業(yè)的銷售和生產(chǎn)，根據(jù)市場需求、企業(yè)生產(chǎn)能力和采購環(huán)境容量等制定的采購清單和采購工作日程表。制定采購計(jì)劃是開展采購活動(dòng)的第一步，是對(duì)整個(gè)采購活動(dòng)的整體安排。

3、加強(qiáng)對(duì)采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督力度。加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)流程控制，明確相關(guān)人員職責(zé)權(quán)限。在我看來將采購權(quán)從各個(gè)部門分離出來形成一個(gè)單獨(dú)的采購管理部門是加強(qiáng)采購監(jiān)督行之有效的一個(gè)措施，將職責(zé)明確分離，各司其職，但是與此同時(shí)也要加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系，及時(shí)報(bào)告物資情況，專業(yè)人員進(jìn)行分析后，進(jìn)行合理的采購。其次采購的執(zhí)行也要進(jìn)行執(zhí)行分離，明確采購業(yè)務(wù)不同崗位的職責(zé)分工，從而提高工作效率，避免相互推諉，也有利于績效考核，形成向上的進(jìn)取精神。

4、加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理。企業(yè)應(yīng)建立完善而系統(tǒng)的供應(yīng)商管理制度，對(duì)供應(yīng)商的資信、經(jīng)營狀況等進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤。首先，采購部門應(yīng)建立一整套標(biāo)準(zhǔn)化的評(píng)價(jià)供應(yīng)商的評(píng)分系統(tǒng)，應(yīng)包括如供貨能力、價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、違約的償付能力和誠信度等評(píng)分維度。采購部門通過對(duì)供應(yīng)商的信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄和維護(hù)，使得選擇供應(yīng)商的流程更加有效和優(yōu)化，采購人員也能夠?qū)Ω鱾€(gè)供應(yīng)商有一個(gè)較為客觀、全面的評(píng)價(jià)；其次，生產(chǎn)技術(shù)部門要判斷供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品是否符合訂單的要求，從生產(chǎn)部門的角度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)；再次，質(zhì)檢部門也應(yīng)參與對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)工作，從質(zhì)檢部門的角度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)；最后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)核查憑證的正確性，除重點(diǎn)審查其數(shù)額、款項(xiàng)、種類等，保證相互一致且手續(xù)完備之外，還應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商的償付能力提出自己的判斷。

5、企業(yè)加強(qiáng)對(duì)采購業(yè)務(wù)的重視，任用專業(yè)人才進(jìn)行采購業(yè)務(wù)管理。很多企業(yè)雖然設(shè)立了采購部門，但是卻沒有給予應(yīng)有的重視，單純的企業(yè)任務(wù)就是生產(chǎn)銷售而把最基本的采購原材料給忽略了，因此首先筆者建議企業(yè)應(yīng)該加大對(duì)于采購的重視，其次加強(qiáng)對(duì)于采購人員的培訓(xùn)，因?yàn)椴少徳牧喜⒉粏渭兊氖琴I你沒有的東西，更需要相關(guān)工作人員根據(jù)企業(yè)的自身情況制定出計(jì)劃，怎么買、買多少、買誰的這一系列的問題都有需要科學(xué)進(jìn)步的知識(shí)和技能來制定，只有這樣才能既節(jié)約企業(yè)的生產(chǎn)成本，也促進(jìn)了企業(yè)生產(chǎn)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，減少退換貨現(xiàn)象的產(chǎn)生，將企業(yè)的發(fā)展推向更大更廣的平臺(tái)。

五、結(jié)束語

千里之行始于足下，采購業(yè)務(wù)對(duì)于一個(gè)企業(yè)而言，是生產(chǎn)經(jīng)營的第一環(huán)節(jié)，沒有采購就沒有接下來的任何一個(gè)環(huán)節(jié)的進(jìn)行，一個(gè)合理的采購計(jì)劃同樣也是一個(gè)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要保障，因此采購部門的自身管理對(duì)于整個(gè)采購業(yè)務(wù)也是尤為重要的，這是做好企業(yè)成本管理的先鋒軍，做好監(jiān)督工作，提高管理水平，防止企業(yè)內(nèi)部人員貪污腐敗現(xiàn)象，造成企業(yè)內(nèi)部管理松散，建立健全的規(guī)章制度和獎(jiǎng)罰機(jī)制，同時(shí)對(duì)施工過程中存在的不足不能松懈。對(duì)較大的費(fèi)用和重大開支加強(qiáng)監(jiān)督和審核，從而我們不難發(fā)現(xiàn)，加強(qiáng)采購流程的內(nèi)部控制是尤為重要的，一方面應(yīng)縱向完善流程，橫向健全控制制度，形成由線到面的控制布局，進(jìn)行全面控制；另一方面抓住流程中關(guān)鍵控制點(diǎn)作為重點(diǎn)控制，每一點(diǎn)都有相關(guān)控制人，使采購控制能落到實(shí)處，每一點(diǎn)上都有控制目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)了目標(biāo)控制，相應(yīng)就規(guī)避與減小了采購風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，建立采購監(jiān)督和自我評(píng)價(jià)機(jī)制。通過日常監(jiān)督對(duì)采購各個(gè)環(huán)節(jié)建立與實(shí)施內(nèi)部控制的情況進(jìn)行常規(guī)、持續(xù)地監(jiān)督檢查；通過專項(xiàng)監(jiān)督對(duì)某些異動(dòng)情況進(jìn)行有針對(duì)性地監(jiān)督檢查，以發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制缺陷并及時(shí)進(jìn)行整改，通過定期對(duì)采購內(nèi)部控制的有效性進(jìn)行自我評(píng)價(jià)，以防范風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)要想有長遠(yuǎn)的發(fā)展就要用發(fā)展的眼光看問題，不能局限于本生產(chǎn)年度的計(jì)劃制定，要在不斷的生產(chǎn)經(jīng)營過程中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，只有這樣才能將企業(yè)做大做強(qiáng)。

［1］孫麗艷.淺議加強(qiáng)企業(yè)存貨采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制［J］.財(cái)經(jīng)界（學(xué)術(shù)版），2011.6.

［2］宗印鳳主編.如何做好內(nèi)部控制.機(jī)械工業(yè)出版社，2011.

［3］蔣素英.淺談采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì).經(jīng)濟(jì)師，2009.

［4］趙敏華.淺議公安機(jī)關(guān)裝備采購的內(nèi)部控制.市場周刊·理論研究，2010.