黃蔚芳

（桂林市中醫(yī)醫(yī)院，廣西 桂林 541002）

醫(yī)院人事檔案管理工作普遍存在管理制度不健全、管理人員配備不足或硬件條件不完全符合檔案安全保管要求等現(xiàn)象，在一定程度上制約了醫(yī)院人事檔案作用的發(fā)揮。醫(yī)院人事檔案管理工作錯綜復雜，要講究管理和運用方法上的創(chuàng)生與優(yōu)化。網(wǎng)絡化的醫(yī)院人事檔案管理與共享功能，增強了人事檔案的連貫性和系統(tǒng)性，運用現(xiàn)代信息技術，科技興檔，使檔案管理工作更具生機和活力。

1 目前醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題

（1）相關機構及人員對醫(yī)院人事檔案管理的重要性認識不夠，認為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管等事務工作，與醫(yī)療和科研沒有直接聯(lián)系，不能為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟效益；認為檔案管理僅以保管為目的，以卷宗不丟失為原則，只要不丟失，不泄密，能應付干部調(diào)動、職稱評定或提拔時的查檔工作就行。

（2）人事檔案管理的相關制度不健全，措施落實不到位，缺乏系統(tǒng)、完備的規(guī)章制度。

（3）人事檔案管理人員配備不足，管理隊伍素質(zhì)有待加強。

（4）人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求。大部分檔案庫房多是普通辦公用房，甚至有的檔案庫房在辦公室頂樓、底層或地下室，紙質(zhì)檔案長期受到高溫、潮濕的危害，庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設施等。

（5）檔案管理基礎工作存在薄弱環(huán)節(jié)，主要體現(xiàn)在檔號不規(guī)范、沒有目錄號、一卷多冊，案卷標題不規(guī)范，或有標題但不能反映主題內(nèi)容，或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象。

（6）信息化、現(xiàn)代化水平不高。目前很多醫(yī)院人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類或匯總，信息化水平較低；主要以表格的形式來實現(xiàn)，僅能實現(xiàn)單一數(shù)據(jù)的管理，存取、查詢不便，且大量浪費人力資源，加上更新不及時，信息的時效性差等問題，不能更全面、更真實地反映醫(yī)院人事管理方面的實際情況，不能適應醫(yī)院日益發(fā)展的需要，不能為醫(yī)院的長遠發(fā)展提供有效的信息。

2 齊抓共管，實現(xiàn)管理工作的創(chuàng)生和優(yōu)化

結(jié)合本院的實際情況，制定相關的《桂林市中醫(yī)醫(yī)院醫(yī)院人事檔案管理辦法》的實施細則，并認真貫徹執(zhí)行。為達到醫(yī)院人事檔案管理工作的創(chuàng)生和優(yōu)化，必須做到以下幾個要求：

（1）加大設備資金投入力度，建立符合醫(yī)院特點的人事檔案管理平臺。現(xiàn)階段，很多醫(yī)院在人事檔案管理平臺的硬件建設方面重視不夠，資金與人力資源的投入相對較少，大部分人事檔案管理平臺都是從軟件公司直接購買的，只有少部分的醫(yī)院是與軟件公司共同開發(fā)。雖然軟件公司會根據(jù)不同醫(yī)院的特點對軟件進行部分調(diào)整，但是在具體的操作中，還是會遇到很多問題，無法實現(xiàn)醫(yī)院的很多具體細節(jié)要求。網(wǎng)絡化的醫(yī)院人事檔案管理是需要一定的軟硬件設施作為配套的，醫(yī)院應加大這方面的資金投入力度，加強對自身專業(yè)人員的培訓力度，有針對性地進行自主開發(fā)，打造符合醫(yī)院實際的數(shù)字化人事檔案信息管理平臺。

（2）加強業(yè)務培訓學習，全面提高檔案工作者的綜合素質(zhì)。部分醫(yī)院由于人力資源的限制，很多人事檔案管理者并非對口專業(yè)畢業(yè)的，有的甚至是非科班出生或臨近退休的人員在負責管理，在檔案業(yè)務知識與業(yè)務能力上存在一定的局限性。隨著科學技術與信息化技術的不斷深入發(fā)展，人事檔案管理的設備不管是在數(shù)量上還是在種類上，與以往都有了本質(zhì)和形式上的不同，這就對檔案管理工作者的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。所以，醫(yī)院要實現(xiàn)人事檔案管理工作的創(chuàng)生與優(yōu)化，就要加大對檔案管理者的培訓力度。

（3）明確職責。根據(jù)本院實際，制定并出臺相關的醫(yī)院人事檔案著錄細則。要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行，做到有章可循，責任到人。實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，是提高檔案管理基礎工作水平的前提和保障。著錄是實現(xiàn)信息化管理的一項重要基礎工作，也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息準確性的一項重要工作。

（4）統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率。為了實現(xiàn)人事檔案管理工作的進一步優(yōu)化，為了確保檢索的完整性，人事檔案應先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類，再結(jié)合人事檔案管理的實際情況，制定出一些具體操作細則，然后根據(jù)每一個文件的具體特征輔以關鍵詞標識加以區(qū)分，同時加強校審力度，以便及時校正分類時的錯誤，盡量做到前后標引一致，同一類文件標引一致，從而達到標準化和規(guī)范化的目的。

（5）豐富人事檔案內(nèi)容。拓寬收集范圍，在工作中要采取定期和不定期相結(jié)合的方式，及時全面地收集各類材料，消除收集渠道閉塞現(xiàn)象。特別是反映醫(yī)務人員個人素質(zhì)和業(yè)績變化的各種培訓、訪問、留學、學歷提高的證明材料，以及反映醫(yī)務人員與醫(yī)院之間變動的各種聘用合同、勞動合同，以及解聘、辭退、崗位變動、獎懲等相關材料，都應該及時收集分類歸檔，做到細致鑒別，取之有據(jù)，盡可能使人事檔案內(nèi)容更加全面完整，并及時錄入電腦，建立起一一對應的關系，方便今后調(diào)閱、查詢。

（6）人事信息資源共享。過去人事檔案神秘莫測，只有少數(shù)人能看，主要供組織查證使用。其實大部分內(nèi)容是可以在適度的范圍內(nèi)公開的，可以作為一種資源供社會共享，沒有全部保密的必要。醫(yī)院人事檔案內(nèi)容分為“醫(yī)院人事檔案內(nèi)容分為“履歷材料、自傳、鑒定考察考核材料、學歷學位培訓和專業(yè)技術情況材料，政審材料、黨團材料、獎勵材料、違反黨紀,政紀,國法等材料、工資任免出國等材料、和其他類”等十大類，其中專業(yè)（業(yè)務檔案）內(nèi)容、年度考核、黨團、獎懲等個人信息是可以公開的。只有加快醫(yī)院人事檔案信息化建設，選擇或開發(fā)適合本院人事檔案管理工作的管理軟件，才能實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，進而建立起人事檔案信息的網(wǎng)絡查詢系統(tǒng)。通過對相關管理部門和個人設置訪問權限，利用網(wǎng)絡平臺可以了解人事檔案信息，在一定范圍內(nèi)，實現(xiàn)人事檔案信息部分公開，不僅可以使人事檔案管理人員從以往繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來，而且可以更快捷、準確地為人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務。

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院履行醫(yī)療、科研、人才培養(yǎng)社會服務功能和開展各項活動的直接記錄。檔案的收集、管理及創(chuàng)生和優(yōu)化是構建優(yōu)質(zhì)檔案管理工作的要素。只有促進人事檔案管理盡快從封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，從手工操作型向現(xiàn)代管理型轉(zhuǎn)變，從實體檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變，最終實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理工作的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡化。通過網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)資源共享，接受群眾和輿論的監(jiān)督，使之更好地為社會服務。

［1］李彥鈞.綜合檔案的數(shù)字化管理、開發(fā)與利用:以天津市中醫(yī)藥研究院附屬醫(yī)院為例[J].黑龍江檔案，2014，6.

［2］黃薔薇.醫(yī)院檔案管理怎樣適應現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展[J].醫(yī)學信息(上旬刊)，2011，09.

［3］彭春華，彭秋鳳.當前醫(yī)院檔案管理中存在問題和應對要點分析[J].海峽藥學，2014，11.