(福建省交通建設(shè)工程試驗(yàn)檢測(cè)公司，福州 350004）

工程檢測(cè)合同管理工作的實(shí)踐與建議

■陳錦清

(福建省交通建設(shè)工程試驗(yàn)檢測(cè)公司，福州 350004）

隨著近年來(lái)國(guó)家對(duì)交通基礎(chǔ)設(shè)施投入的加大，交通工程建設(shè)任務(wù)增加，與之相應(yīng)的工程檢測(cè)成為建設(shè)工程質(zhì)量的重要保證，也對(duì)工程檢測(cè)合同的管理提出了更高的要求。本文從合同管理原則、合同管理特點(diǎn)、合同管理的機(jī)制等方面闡述了當(dāng)前工程檢測(cè)合同存在的不足，并結(jié)合多年工作實(shí)踐提出了建議和對(duì)策。

工程檢測(cè) 合同管理 對(duì)策

1 引言

合同是兩個(gè)或兩個(gè)以上當(dāng)事人為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)利益而達(dá)成一致的協(xié)議。合同是信用的象征，是信用的保障，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成敗和合同管理有密切關(guān)系。因此，合同管理對(duì)企業(yè)的成敗至關(guān)重要，要避免經(jīng)濟(jì)損失，防止出現(xiàn)合同糾紛，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，就必須做好合同檔案管理。

工程合同是工程建設(shè)的重要組成部分，而工程檢測(cè)合同是以工程建設(shè)項(xiàng)目為中心的施工質(zhì)量檢測(cè)資料總和，工程檢測(cè)合同管理也同樣是工程建設(shè)合同管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在工程建設(shè)過(guò)程中，工程檢測(cè)合同貫穿于合同管理的全過(guò)程。檢測(cè)合同檔案的完備與否將直接影響到工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收和項(xiàng)目評(píng)價(jià)等。

2 工程檢測(cè)合同管理的原則

2.1 如實(shí)記載，真實(shí)記錄合同履行情況

合同的基本要求是如實(shí)記載合同簽訂、履行的真實(shí)情況，特別是涉及合同履行的全部文字材料要逐一登記歸檔，便于查詢和利用。

2.2 各負(fù)其責(zé)，落實(shí)合同管理人員職責(zé)

各業(yè)務(wù)分公司、各部門(mén)應(yīng)分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定專職部門(mén)或個(gè)人負(fù)責(zé)合同文檔管理。文檔管理人員應(yīng)認(rèn)真、及時(shí)、準(zhǔn)確做好本職工作。

2.3 統(tǒng)一協(xié)調(diào)，建立合同管理系統(tǒng)

合同檔案管理實(shí)行電子文件的管理體系，應(yīng)由公司合同管理組集中統(tǒng)一管理，以確保檔案完整和有效利用。合同管理組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各業(yè)務(wù)分公司、各部門(mén)的合同管理工作。

3 工程檢測(cè)合同的特點(diǎn)

工程檢測(cè)合同除具有一般檔案合同共性外，還具有以下3個(gè)獨(dú)有的特點(diǎn)：

3.1 工程檢測(cè)合同具有規(guī)范性

工程檢測(cè)合同要對(duì)當(dāng)事人有法律的約束力，其自身必須具備法律規(guī)定的許可性，否則視為無(wú)效合同。所以工程檢測(cè)合同的條款要按照一定的格式規(guī)范填寫(xiě)，包括工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全、費(fèi)用支付、違約事項(xiàng)等一一明確，并嚴(yán)格按要求雙方簽字蓋章確認(rèn)。

3.2 工程檢測(cè)合同具有真實(shí)性

真實(shí)性是工程檢測(cè)合同最突出也是最重要的特點(diǎn)，合同的訂立、生效、履行、變更以及權(quán)利義務(wù)的轉(zhuǎn)讓、終止、違約、責(zé)任等等，都必須完全、唯一。

3.3 工程檢測(cè)合同具有時(shí)效性

時(shí)效性指在法律上的效力時(shí)間，時(shí)效性特征貫穿于合同始終。建設(shè)工程項(xiàng)目從開(kāi)工到竣工歷時(shí)長(zhǎng)久，工程檢測(cè)合同檔案在收集、整理、保存上有一定的難度，在管理工程中要注意工程檢測(cè)合同的時(shí)效性。

4 當(dāng)前存在的問(wèn)題

在工程建設(shè)過(guò)程中，工程檢測(cè)合同檔案的收集、整理、歸檔和移交等在檔案管理中往往存在如下一些問(wèn)題：

4.1 合同管理機(jī)制不完善

當(dāng)前部分訂立工程合同的雙方法律意識(shí)淡薄，認(rèn)識(shí)不清；對(duì)合同管理重視不夠；企業(yè)內(nèi)部缺乏合同管理機(jī)制；監(jiān)督檢查企業(yè)工程合同的立定、履行不到位。

4.2 對(duì)合同文本缺乏分析

訂立合同前缺乏預(yù)見(jiàn)性，缺乏對(duì)合同進(jìn)行具體分析。常常在一些緊急的情況下因缺少某些重要條件，導(dǎo)致合同出現(xiàn)漏洞，存在不足之處，雙方因?yàn)槔斫夥绞讲灰划a(chǎn)生差異，對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估不足等問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。

4.3 合同意識(shí)較薄弱

合同意識(shí)是工程管理意識(shí)、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)意識(shí)以及法律意識(shí)的一種綜合體現(xiàn)。在合同履行過(guò)程中，依合同辦事的意識(shí)淡薄或執(zhí)行得不嚴(yán)格，隨意性大，對(duì)合同變更，來(lái)往的書(shū)函、證據(jù)的收集等重視不夠。對(duì)合同的動(dòng)態(tài)管理缺乏意識(shí)，如合同的臺(tái)賬不健全或虛設(shè)，造成支付與完成的實(shí)際量不符，對(duì)履行合同中的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)不強(qiáng)。

4.4 合同附件不重視

只重視合同主件，而忽視了合同的附件，比如對(duì)建設(shè)承包合同中標(biāo)文件、會(huì)議紀(jì)要、工程變更及洽商等附件不重視，其實(shí)這些都是合同的組成部分，同樣具有法律效力，且往往其中包含一些對(duì)公司不利的因素。

5 對(duì)工程檢測(cè)合同管理工作的幾點(diǎn)建議

為進(jìn)一步加強(qiáng)工程檢測(cè)合同及工程檔案管理工作，提高工程合同及工程檔案管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司工程檢測(cè)檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面入手：

5.1 建立完善的規(guī)章制度

檔案管理除了需要管理者的工作態(tài)度和工作能力外，還要從完善制度入手，通過(guò)建立一整套規(guī)范、科學(xué)的、切實(shí)可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、保管、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。

5.2 合同簽訂要有嚴(yán)謹(jǐn)程序

發(fā)出要約前，合同承辦人應(yīng)當(dāng)對(duì)對(duì)方的資信進(jìn)行審查，并建立要約登記表對(duì)要約發(fā)出進(jìn)行管理，我方收到要約時(shí)，承辦人應(yīng)當(dāng)在對(duì)方要約單規(guī)定的時(shí)間內(nèi)做出承諾。合同簽訂前，我方可以就合同內(nèi)容與對(duì)方進(jìn)行談判，重大合同由合同承辦人將初稿報(bào)送部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)給出報(bào)請(qǐng)?jiān)u審的意見(jiàn)后，報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理或者分管副經(jīng)理，由總經(jīng)理或者分管副經(jīng)理作為評(píng)審組組長(zhǎng)，召開(kāi)評(píng)審會(huì)，業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、質(zhì)量部門(mén)、安全部門(mén)、法律顧問(wèn)分別從合同商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)及法律風(fēng)險(xiǎn)等給出意見(jiàn)，還要對(duì)合同主體、內(nèi)容、表述進(jìn)行審查，填寫(xiě)合同評(píng)審表。合同簽字由總經(jīng)理負(fù)責(zé)，或委托主管業(yè)務(wù)的副經(jīng)理簽字，并加蓋公司的印章。

5.3 合同履行必須嚴(yán)格執(zhí)行

合同簽訂后簽約人應(yīng)當(dāng)將合同原件交付給公司承辦部門(mén)。承辦部門(mén)填寫(xiě)合同履約檔案，一份留存公司綜合部門(mén)，一份由財(cái)務(wù)部門(mén)持有，一份留存本部，同時(shí)附上相關(guān)憑證。合同承辦人負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、督促、執(zhí)行合同的履行。不得擅自變更、解除或終止合同，其中款項(xiàng)的支付和收取應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知和配合財(cái)務(wù)部門(mén)。合同生效后，承辦人應(yīng)當(dāng)密切關(guān)注對(duì)方履約誠(chéng)意和能力的變化，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)通知綜合部門(mén)，并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)以合同條款或者法律規(guī)定為準(zhǔn)，沒(méi)有合同條款或者法律規(guī)定的，一般應(yīng)當(dāng)以物資交清、工程竣工驗(yàn)收合格、價(jià)款結(jié)清、無(wú)遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。在合同簽訂后需要變更、解除的，由合同承辦部門(mén)填寫(xiě)合同變更審或解除批單，經(jīng)總經(jīng)理 (或分管副經(jīng)理)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。

5.4 合同糾紛應(yīng)慎重處理

發(fā)生合同糾紛，合同承辦人員應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商，協(xié)商不成時(shí)，應(yīng)提交公司綜合部門(mén)處理，合同承辦人員予以配合。公司綜合部門(mén)可依據(jù)情況做出具體處理合同糾紛的非訴法律意見(jiàn)，經(jīng)總經(jīng)理或分管經(jīng)理同意后執(zhí)行；如果該意見(jiàn)仍不能解決合同糾紛的，經(jīng)總經(jīng)理或分管經(jīng)理同意可以通過(guò)訴訟或者仲裁的方式解決合同糾紛，合同訴訟和仲裁由綜合部門(mén)負(fù)責(zé)。未經(jīng)綜合部門(mén)同意并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，承辦人不得自行處理或委托他人處理合同糾紛案件。合同糾紛處理原則是快捷、方便、最大限度地維護(hù)公司的正當(dāng)權(quán)益。合同糾紛處理方法是有合同約定的從其約定，合同約定不明或者沒(méi)有約定的，可以爭(zhēng)取與對(duì)方協(xié)商解決，協(xié)商不成的則采取訴訟方式解決。

5.5 合同資料收集應(yīng)完整

在合同的收集過(guò)程中，必須確保各類合同文件資料的完整性和真實(shí)性。這就要求各單位的所有合同檔案管理專職人員，必須牢固樹(shù)立法律意識(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)《檔案法》及有關(guān)檔案管理規(guī)定，在合同檔案管理工作中加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，努力提高業(yè)務(wù)水平和去偽存真的能力。合同文檔以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類編號(hào)，檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單。

5.6 及時(shí)歸檔、妥當(dāng)保存

合同管理是一個(gè)環(huán)環(huán)相扣的過(guò)程管理，任意一個(gè)環(huán)節(jié)不規(guī)范就可能造成檔案的缺失。首先，合同履約部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理合同履行過(guò)程中的各類原始資料，建立合同檔案，合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后，及時(shí)將全套合同資料提交合同主管部門(mén)歸檔。其次，合同主管部門(mén)按規(guī)定及時(shí)將合同檔案移交檔案管理部門(mén)存檔，合同檔案資料應(yīng)包括全套檔案資料。

應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制合同檔案檢索工具，以有效開(kāi)展合同文檔的查詢、利用工作；合同文檔的保存要采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防有害物等措施，以確保合同文檔的安全。保存的合同文檔每半年清理 核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理。

5.7 合同外借需做好登記

合同文檔必須專人負(fù)責(zé)，合同文件存檔后，正本不得外借，副本外借時(shí)，各項(xiàng)目部和個(gè)人可在檔案管理人員處查閱；確需借出查閱的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，按規(guī)定辦理好借閱手續(xù)，以影印件借出，如特殊情況要原件借出的不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，并及時(shí)回收，以免檔案遺失或損毀。

5.8 獎(jiǎng)罰分明，做到履約獎(jiǎng)勵(lì)、違規(guī)問(wèn)責(zé)

要建立和完善履約獎(jiǎng)勵(lì)、違規(guī)問(wèn)責(zé)制度，明確獎(jiǎng)懲條款。公司各部門(mén)及員工在簽訂合同時(shí)，對(duì)對(duì)方的主體資格、合同內(nèi)容等不盡勤勉義務(wù)，給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失、或造成不利社會(huì)影響的，公司有權(quán)依據(jù)規(guī)章制度對(duì)直接責(zé)任人進(jìn)行處理并要求其承擔(dān)賠償責(zé)任。在合同履行中，業(yè)務(wù)部門(mén)或項(xiàng)目部門(mén)未盡到職責(zé)，造成公司損失的，公司有權(quán)依據(jù)規(guī)章制度對(duì)直接責(zé)任人進(jìn)行處理并要求其承擔(dān)賠償責(zé)任。直接責(zé)任人在簽訂合同時(shí)，與對(duì)方相互串通，損害公司的利益，公司除根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、公司規(guī)章制度解除勞動(dòng)合同外，有權(quán)要求直接責(zé)任人承擔(dān)賠償責(zé)任，直至通過(guò)司法部門(mén)追究其刑事責(zé)任。保管合同 (含相關(guān)資料)的部門(mén)由于管理不善等原因造成合同 (含相關(guān)資料)原件丟失給公司造成損失的，公司有權(quán)依據(jù)規(guī)章制度對(duì)直接責(zé)任人進(jìn)行處理并要求其承擔(dān)賠償責(zé)任。公司員工未盡保密責(zé)任，泄露合同內(nèi)容的，帶來(lái)公司不利的，公司有權(quán)依據(jù)規(guī)章制度對(duì)直接責(zé)任人進(jìn)行處理并要求其承擔(dān)賠償責(zé)任。

合同的簽訂、履行以及合同管理規(guī)定的執(zhí)行情況將納入各部門(mén)人員的績(jī)效考核體系中，將作為職務(wù)提升、職稱評(píng)定的重要依據(jù)。公司各部門(mén)及員工在合同的簽訂、履行及合同管理中成績(jī)突出，有重大貢獻(xiàn)，或開(kāi)拓創(chuàng)新，給公司帶來(lái)較大利益的，由公司按規(guī)定給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。

5.9 提高合同管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

合同管理人員需要具備多項(xiàng)綜合素質(zhì)，精通合同法律法規(guī)，具備現(xiàn)代化理論知識(shí)，經(jīng)驗(yàn)豐富熟悉工程施工的才能勝任這一職位。應(yīng)對(duì)合同管理人員實(shí)行崗位責(zé)任制，只有通過(guò)考核或者嚴(yán)格的培訓(xùn)，取得專業(yè)認(rèn)證以后才能上崗。由于市場(chǎng)的發(fā)展和法律的不斷完善，對(duì)于已經(jīng)具有從業(yè)資格的合同管理人員，進(jìn)行再教育，不斷提高業(yè)務(wù)水平。

6 小結(jié)

工程檢測(cè)合同的規(guī)范化管理非常重要，只要認(rèn)真建立規(guī)章制度、樹(shù)立人員責(zé)任、加強(qiáng)日常管理，就一定能做好工程檢測(cè)合同檔案的管理工作，也才能讓工程檢測(cè)合同檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。