劉 靜

(武漢大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處，湖北 武漢 430072)

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高校設(shè)備檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

劉 靜

(武漢大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處，湖北 武漢 430072)

高校設(shè)備及其檔案管理是教學(xué)科研的重要手段，隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，設(shè)備及檔案管理工作在高校教學(xué)實(shí)驗(yàn)中所處的地位和作用日趨重要。但是長(zhǎng)期以來(lái)，高校設(shè)備檔案管理存在被忽視、輕管理、重使用、產(chǎn)權(quán)觀念淡薄、資產(chǎn)權(quán)屬不清等諸多問(wèn)題。而在信息化程度越來(lái)越高的當(dāng)代社會(huì)，對(duì)高校設(shè)備及其檔案的管理要求逐步提高，傳統(tǒng)模式很明顯已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足需求，如何更好地管理是目前亟待解決的問(wèn)題。在長(zhǎng)期切身參與高效的設(shè)備及檔案管理工作中，通過(guò)查閱大量文獻(xiàn)、資料并加強(qiáng)同行業(yè)專(zhuān)家的交流。逐漸發(fā)現(xiàn)，加強(qiáng)科學(xué)管理觀念和高校設(shè)備檔案管理的信息化，才是順應(yīng)當(dāng)前新形勢(shì)的有效解決對(duì)策。

高校設(shè)備； 檔案管理； 問(wèn)題及對(duì)策

0 引 言

隨著科技發(fā)展和國(guó)家對(duì)高等教育的重視，教育經(jīng)費(fèi)逐年增加，高校采購(gòu)更多的設(shè)備并投入使用，這種現(xiàn)狀對(duì)高校設(shè)備及檔案的科學(xué)管理提出了更高的要求。實(shí)踐證明，管理水平的高低直接影響著教學(xué)、科研的發(fā)展速度和規(guī)模。切實(shí)加強(qiáng)高校設(shè)備及檔案的管理，對(duì)于促進(jìn)高等教育更快發(fā)展，具有十分重要的意義，也是管理改革的一項(xiàng)重要課題和實(shí)踐內(nèi)容。

1 高校設(shè)備及檔案管理現(xiàn)狀

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，新購(gòu)設(shè)備專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性越來(lái)越強(qiáng)，精密度越來(lái)越高，對(duì)管理人員的技術(shù)水平要求更高了，如何對(duì)高校設(shè)備的購(gòu)置、驗(yàn)收、安裝、使用、維修、改造、事故處理以及報(bào)廢等過(guò)程中形成的材料進(jìn)行集中歸檔統(tǒng)一保管使其發(fā)揮最佳效益，已成為高校管理的一個(gè)重要課題【1】。高校經(jīng)過(guò)多年的改革與發(fā)展，雖然在設(shè)備及檔案管理方面取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，但在這項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程中，仍然不同程度地存在著不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展要求的薄弱環(huán)節(jié)。

(1) 設(shè)備檔案管理工作的地位和作用被忽視。學(xué)校一般較為注重教學(xué)和科研，而服務(wù)性的工作常得不到足夠的重視。一些高校將設(shè)備及檔案管理掛靠在財(cái)務(wù)部門(mén)，只有價(jià)值記錄；一些高校將實(shí)驗(yàn)教學(xué)設(shè)備及檔案管理與公用房屋管理合并，設(shè)備及檔案的管理沒(méi)有在改革中不斷探索，與時(shí)俱進(jìn)。

(2) 重購(gòu)買(mǎi)輕管理、重使用輕維護(hù)。長(zhǎng)期以來(lái)由于輕視管理、不善管理,大量設(shè)備長(zhǎng)期閑置，故障率偏高的現(xiàn)象比較嚴(yán)重，直接影響設(shè)備使用效益的發(fā)揮，造成教育資源的浪費(fèi)【2】。

(3) 產(chǎn)權(quán)觀念淡薄，導(dǎo)致資產(chǎn)歸屬不清。尤其是對(duì)外單位贈(zèng)送的設(shè)備或用自籌資金購(gòu)置的設(shè)備，常常是游離于設(shè)備管理范圍以外，對(duì)設(shè)備的原始檔案記載收集不清，造成帳物卡不符和國(guó)有資產(chǎn)流失的隱患。

(4) 設(shè)備檔案的管理未及時(shí)歸檔存儲(chǔ)。在高校設(shè)備的檔案管理過(guò)程中，存在著原始帳登記記錄不準(zhǔn)確，設(shè)備的申請(qǐng)表、訂購(gòu)?fù)ㄖ獑蔚任募牧系氖占积R全，設(shè)備的隨機(jī)文件經(jīng)設(shè)備使用部門(mén)使用后往往不能及時(shí)歸檔存儲(chǔ)，有些甚至丟失，同時(shí)還存在設(shè)備隨機(jī)文件難整理，歸檔范圍太寬，歸檔起點(diǎn)太低等問(wèn)題。

2 加強(qiáng)高校設(shè)備及檔案管理的對(duì)策

為妥善解決上述問(wèn)題，改變高校設(shè)備管理工作的現(xiàn)狀，提出以下對(duì)策。

(1) 加強(qiáng)管理意識(shí)。隨著教育經(jīng)費(fèi)投入的逐年加大，設(shè)備所占高校固定資產(chǎn)的份額也呈現(xiàn)逐年上升的趨勢(shì)。加強(qiáng)高校設(shè)備檔案的管理更重要的是來(lái)自高校自身發(fā)展的要求，是進(jìn)行高等教育體制改革的需要?！肮び破涫?必先利其器”，培養(yǎng)優(yōu)秀的畢業(yè)生，必須建立在先進(jìn)的設(shè)備和良好的管理水平之上，若疏于管理，設(shè)備就不能處于良好的工作狀態(tài)，勢(shì)必影響教學(xué)質(zhì)量。所以管理工作應(yīng)常抓不懈，首先要強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和管理者的管理意識(shí)，更新觀念，只有認(rèn)識(shí)提高了，思想重視了，設(shè)備及檔案的管理工作才能落到實(shí)處，要用發(fā)展的眼光看待設(shè)備及檔案管理工作，把設(shè)備及檔案管理擺上一個(gè)重要位置，要從發(fā)展知識(shí)經(jīng)濟(jì)，提高辦學(xué)效益的高度，推進(jìn)設(shè)備及檔案的管理工作【4】。

(2) 建立健全規(guī)章制度。制定和完善高校設(shè)備及檔案管理的規(guī)章制度，既是當(dāng)前設(shè)備管理部門(mén)的工作重點(diǎn)，也是在行使設(shè)備管理權(quán)限中應(yīng)遵循的理論依據(jù)。高校設(shè)備管理部門(mén)的任務(wù)是貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)設(shè)備的政策法規(guī)，制定高校設(shè)備及檔案管理的規(guī)章制度。合理配置、充分利用學(xué)校條件，提高設(shè)備使用效益。明晰產(chǎn)權(quán)關(guān)系，保障學(xué)校設(shè)備的安全、完整，為高校教學(xué)、科研及各項(xiàng)教育、管理、服務(wù)工作提供必要的物質(zhì)保障【5】。為了確保這些職責(zé)的實(shí)施，設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)從本部門(mén)的實(shí)際情況出發(fā)，制定一套完整、科學(xué)、切實(shí)可行、便于操作的規(guī)章制度；同時(shí)在設(shè)備及檔案管理過(guò)程中，要逐步形成“專(zhuān)管共用，資源共享”的有效機(jī)制，并在滿(mǎn)足校內(nèi)需求的前提下向社會(huì)開(kāi)放，以充分利用學(xué)校的有限資源，發(fā)揮最大的社會(huì)效益。

(3) 強(qiáng)化科學(xué)管理。為了提高管理效能，探索與建立新型的設(shè)備及檔案管理體系，逐步使設(shè)備管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化、法制化的軌道，學(xué)校應(yīng)建立設(shè)備及檔案的管理網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)對(duì)設(shè)備及檔案管理的監(jiān)控力度。各個(gè)部門(mén)任務(wù)和職責(zé)明確、責(zé)權(quán)利相統(tǒng)一，并相互協(xié)作、溝通。確保網(wǎng)絡(luò)暢通無(wú)阻，使設(shè)備及檔案管理的整體功能和層次效益得到有效發(fā)揮。

(4) 加強(qiáng)設(shè)備及檔案管理。設(shè)備及檔案的管理是由多個(gè)環(huán)節(jié)相互組合而成的有機(jī)整體，只有各個(gè)環(huán)節(jié)都做好，設(shè)備及檔案管理工作才有保障。設(shè)備和檔案管理過(guò)程大致可分為論證、購(gòu)置、驗(yàn)收、管理維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)之間密切相關(guān)，又自成體系【6】。在這五個(gè)環(huán)節(jié)中，必需強(qiáng)調(diào)充分論證、精心購(gòu)置、認(rèn)真驗(yàn)收、細(xì)致維護(hù)、從嚴(yán)報(bào)廢。

(5) 實(shí)行檔案管理與設(shè)備管理相結(jié)合。設(shè)備的論證、購(gòu)置、驗(yàn)收、管理維護(hù)、報(bào)廢等工作過(guò)程中形成的綜合類(lèi)文件材料由設(shè)備管理部門(mén)集中收集統(tǒng)一管理，特別是原始帳登記設(shè)備信息和制作設(shè)備卡片驗(yàn)收單時(shí)一定和實(shí)物相一致，做到帳、物、卡相符，及時(shí)將表明實(shí)物信息的設(shè)備卡片和設(shè)備驗(yàn)收單等檔案材料整理后歸檔存儲(chǔ)。隨機(jī)文件(大型精密貴重除外)應(yīng)由各設(shè)備的使用部門(mén)自行編號(hào)、保管。設(shè)備管理部門(mén)在每年檢查設(shè)備的同時(shí)檢查隨機(jī)文件保存的情況【7】。

3 推行設(shè)備檔案管理的現(xiàn)代化和信息化

隨著高校設(shè)備數(shù)量持續(xù)增加，其需管理的設(shè)備檔案也越來(lái)越多，而設(shè)備及檔案管理涉及了多個(gè)主要部門(mén)和用戶(hù)(圖1：設(shè)備管理系統(tǒng)框架圖)【8】，涉及范圍之廣、人員之多，給管理工作帶來(lái)了固有困難。

圖1 設(shè)備管理系統(tǒng)框架圖

通過(guò)分析問(wèn)題及對(duì)策可以看出，實(shí)現(xiàn)設(shè)備及檔案現(xiàn)代化管理才是解決設(shè)備及檔案管理的必然道路，其步驟總體上分兩步：①建立基本的設(shè)備檔案文庫(kù)，檔案的資料儲(chǔ)存形式應(yīng)予數(shù)字化；②通過(guò)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理和信息共享。

(1) 設(shè)備檔案的建檔。抓好設(shè)備檔案管理重在收集建檔，要認(rèn)真落實(shí)每一臺(tái)設(shè)備的靜態(tài)和動(dòng)態(tài)記錄。各相關(guān)管理人員，都必須認(rèn)真做好記錄。工作記錄既是履行職責(zé)的標(biāo)志，也是后續(xù)工作的依據(jù)。各項(xiàng)記錄必須嚴(yán)格、真實(shí)、準(zhǔn)確、全面，同時(shí)要及時(shí)填寫(xiě)上報(bào)、分析整理及歸檔保存等【9】。資產(chǎn)管理部門(mén)的檔案管理人員應(yīng)與設(shè)備使用單位管理人員建立經(jīng)常性的聯(lián)系，及時(shí)了解記錄統(tǒng)計(jì)工作中遇到的問(wèn)題和取得的經(jīng)驗(yàn)，并且定期將信息收集歸檔，不斷完善設(shè)備檔案管理工作，從而實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案管理的規(guī)范化，并為設(shè)備檔案信息網(wǎng)絡(luò)化提供可靠的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

(2) 數(shù)據(jù)管理及流程管理的數(shù)字化。把學(xué)校所有的設(shè)備的廠名、型號(hào)、規(guī)格、價(jià)格等原始資料輸入開(kāi)發(fā)的軟件系統(tǒng)，在這個(gè)系統(tǒng)里可以很方便地進(jìn)行資料的輸入、修改、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)等日常的管理工作【10】。在此基礎(chǔ)上將每年收集到的最新資料，運(yùn)用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)把設(shè)備的外形等圖文資料輸入系統(tǒng)進(jìn)行處理。除了可以進(jìn)行日常檔案資料的管理，還可以很方便地進(jìn)行一些圖片資料的查詢(xún)修改等工作，并且很方便打印，逐步完善對(duì)檔案資料的管理。隨著校園網(wǎng)的建成，學(xué)校各部門(mén)、各單位都可以在網(wǎng)上進(jìn)行設(shè)備的查詢(xún)，對(duì)于大型設(shè)備可以進(jìn)行網(wǎng)上的宣傳活動(dòng)，對(duì)外有償開(kāi)放使用，提高設(shè)備的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益【11】。

(3) 實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案的網(wǎng)絡(luò)化。當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在社會(huì)中廣泛應(yīng)用，面對(duì)設(shè)備管理中大量的數(shù)據(jù)和資料，引入網(wǎng)絡(luò)共享管理已刻不容緩【12】。必須根據(jù)所歸檔的資料建立信息網(wǎng)絡(luò)，為設(shè)備資源利用和開(kāi)發(fā)服務(wù)，解決利用校園網(wǎng)上網(wǎng)查詢(xún)各種貴重設(shè)備檔案等實(shí)際問(wèn)題。高校都可以根據(jù)自身的管理模式和實(shí)際的運(yùn)作情況開(kāi)發(fā)一套基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的設(shè)備管理系統(tǒng)軟件，該軟件要求既能在單機(jī)上運(yùn)行，又可以在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行。在面向設(shè)備管理部門(mén)時(shí)，該軟件是作為單機(jī)使用，要求能對(duì)設(shè)備的申報(bào)、采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、發(fā)放使用、檔案建立和報(bào)廢處理整個(gè)過(guò)程進(jìn)行統(tǒng)一的管理，把學(xué)校所有的設(shè)備的廠名、型號(hào)、規(guī)格、價(jià)格等原始資料輸入計(jì)算機(jī)，可以很方便地進(jìn)行資料的輸入、修改、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)等日常的管理工作，能夠及時(shí)準(zhǔn)確地提供所有設(shè)備的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和各單位設(shè)備及經(jīng)費(fèi)使用情況【13】。而面向各方使用者時(shí)，應(yīng)該是作為網(wǎng)絡(luò)使用的，繁雜的資料可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行快捷、高效的操作，減少了管理工作人員的工作量，使他們可以進(jìn)行其他科研活動(dòng)，能夠節(jié)約時(shí)間、提高效率。將全校的教學(xué)、科研設(shè)備全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，使得任何一個(gè)人想了解本校的實(shí)驗(yàn)設(shè)備情況只需在任一網(wǎng)點(diǎn)上就可一目了然【14】。檔案管理的最終目的就是利用，因此設(shè)備檔案工作要多渠道、多途徑地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，使檔案為高校各項(xiàng)工作，特別是為教學(xué)、科研服務(wù)。

4 結(jié) 語(yǔ)

高校發(fā)展對(duì)設(shè)備及檔案的管理工作提出了更新、更高的要求，而傳統(tǒng)管理模式存在很多弊病和問(wèn)題，只有緊跟時(shí)代的步伐，抓住機(jī)遇，適應(yīng)改革的需要，探索出一套適合高校設(shè)備及檔案管理的新方法、新思路，才能與時(shí)俱進(jìn)，求得自身的生存與發(fā)展【15】。而當(dāng)前信息化是高校管理的基礎(chǔ)，高校應(yīng)特別重視設(shè)備檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化工作，以便為學(xué)校規(guī)劃決策及時(shí)提供準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，更好地為教學(xué)科研服務(wù)。高校設(shè)備管理部門(mén)所要完成的是首先建立健全的設(shè)備檔案，其次是在此基礎(chǔ)上利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)，將檔案信息以最科學(xué)的方式展現(xiàn)在師生員工面前，為教學(xué)和科研提供完善的設(shè)備及檔案管理服務(wù)【16】。

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The Problems and Countermeasures of Universities Device and File Management

LIUJing

(Lab and Equipment Management Office， Wuhan University， Wuhan 430072， China)

College Equipment and its file management are important means of teaching and research, and has become increasingly importance. Effectively strengthening the college equipment and file management can promote faster development of higher education. In contemporary society increasingly high level of information technology, the traditional mode of college equipment and file management existed many problems. The application of information technology is the solution to conform to the current new situation.

equipment and file; management; solutions and countermeasures

2014-12-15

劉 靜(1964-),女,湖北武漢人，本科,會(huì)計(jì)師，辦公室主任,研究方向：儀器設(shè)備管理。

Tel.：027-68772019；E-mail：liujing100@21cn.com

G 482.0

A

1006-7167(2015)11-0274-03