任志剛 邵鵬飛 鄭 瑩 胡 暢 馬 欣

(西安計(jì)量技術(shù)研究院，西安 710068)

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多部門合作模式下校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室設(shè)備采購(gòu)規(guī)范化管理

任志剛 邵鵬飛 鄭 瑩 胡 暢 馬 欣

(西安計(jì)量技術(shù)研究院，西安 710068)

針對(duì)目前校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室設(shè)備采購(gòu)多部門合作管理的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題，分析了影響設(shè)備采購(gòu)規(guī)范化的關(guān)鍵因素，并結(jié)合實(shí)際工作，提出了一整套科學(xué)化、規(guī)范化的設(shè)備采購(gòu)多部門合作管理機(jī)制。

校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室；設(shè)備采購(gòu)；多部門合作

0 引言

近年來(lái),隨著校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室快速發(fā)展，對(duì)設(shè)備的需求和投入迅速上升，很多校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室采取了多部門合作的管理模式，其優(yōu)點(diǎn)在于便于相互制約、防止權(quán)利集中，但同時(shí)容易出現(xiàn)管理分散、缺乏溝通、相互推諉的現(xiàn)象。嚴(yán)重時(shí)，會(huì)直接影響采購(gòu)質(zhì)量和效率。因此，如何規(guī)范多部門合作下校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室設(shè)備采購(gòu)流程及標(biāo)準(zhǔn)已成為當(dāng)務(wù)之急。本文通過(guò)一系列切實(shí)可行的管理模型和方法，力求達(dá)到合理配合、減少失誤，增加透明度的目的。

1 存在問(wèn)題及原因

目前，校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室在多部門合作模式下，設(shè)備采購(gòu)容易出現(xiàn)以下問(wèn)題：

1)缺乏規(guī)范化作業(yè)程序，造成部門之間溝通和銜接不暢；2)設(shè)備管理部門與固定資產(chǎn)管理部門兩套臺(tái)賬不一致，存在未驗(yàn)收就進(jìn)入固定資產(chǎn)臺(tái)賬的風(fēng)險(xiǎn)；3)盲目追求高新產(chǎn)品，與本單位實(shí)際情況脫節(jié),造成設(shè)備閑置；4)缺乏資源共享機(jī)制，導(dǎo)致設(shè)備重復(fù)購(gòu)置；5)設(shè)備驗(yàn)收缺乏標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收規(guī)范，草率驗(yàn)收，出現(xiàn)問(wèn)題相互推諉。

2 總體原則

校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室設(shè)備采購(gòu)總體原則為：具有前瞻性，注重實(shí)用，避免重復(fù)。其重點(diǎn)在于前期可行性調(diào)研及評(píng)估、設(shè)備驗(yàn)收及管理流程規(guī)范化。

3 規(guī)范化管理流程

根據(jù)上述原則，設(shè)備采購(gòu)規(guī)范化管理可分為5個(gè)階段，具體流程如下：

3.1 角色設(shè)置

根據(jù)模塊化管理思想，結(jié)合校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室設(shè)備采購(gòu)特點(diǎn)，可設(shè)置以下角色：

使用部門(含設(shè)備使用人、保管人)、審批部門、技術(shù)委員會(huì)、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、驗(yàn)收部門、設(shè)備管理部門(含設(shè)備管理員)、固定資產(chǎn)管理部門(含固定資產(chǎn)管理員)。

3.2 采購(gòu)申請(qǐng)

3.2.1 申請(qǐng)?zhí)岢?/p>

使用部門提出采購(gòu)申請(qǐng)，審批部門召集技術(shù)委員會(huì)，對(duì)擬購(gòu)設(shè)備的市場(chǎng)前景、先進(jìn)性、是否符合規(guī)程規(guī)范要求、與機(jī)構(gòu)長(zhǎng)期戰(zhàn)略吻合度等進(jìn)行初步評(píng)價(jià)；對(duì)運(yùn)營(yíng)成本、場(chǎng)地、環(huán)境要求進(jìn)行初步論證。在此基礎(chǔ)上形成年度采購(gòu)初步計(jì)劃[1]。

3.2.2 調(diào)研論證

對(duì)已列入初步計(jì)劃的項(xiàng)目，使用部門針對(duì)其可行性、合理性、先進(jìn)性進(jìn)行詳細(xì)論證，并形成調(diào)研報(bào)告。調(diào)研形式可分為廠家咨詢、專家咨詢、同行咨詢、現(xiàn)場(chǎng)演示、短期試用、市場(chǎng)調(diào)研等形式。調(diào)研報(bào)告包括：

1)使用部門近幾年的業(yè)務(wù)收入,申請(qǐng)采購(gòu)理由、用途及對(duì)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)展的影響；

2)是否能夠利用現(xiàn)有資源，實(shí)現(xiàn)資源共享，是否可與外單位達(dá)成協(xié)作方案；

3)本地其他機(jī)構(gòu)同類設(shè)備擁有情況、市場(chǎng)占有率、設(shè)備品牌、型號(hào)、生產(chǎn)廠家、采購(gòu)價(jià)格、使用和投入產(chǎn)出情況以及使用中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題；

4)可開展的檢定、校準(zhǔn)項(xiàng)目，對(duì)應(yīng)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、對(duì)應(yīng)的認(rèn)證、認(rèn)可、行政許可類型及其獲證企業(yè)數(shù)量；

5)現(xiàn)有人員、場(chǎng)地、環(huán)境及配套設(shè)施的可行性。對(duì)現(xiàn)有條件無(wú)法滿足的須提出改進(jìn)措施；

6)風(fēng)險(xiǎn)分析，尤其對(duì)需委托加工,應(yīng)充分說(shuō)明委托加工的原因,以及現(xiàn)有設(shè)備不能滿足需要的理由，并制定嚴(yán)格的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)[2]；

7)工作量及業(yè)務(wù)收入預(yù)測(cè)分析；

8)不同品牌同類設(shè)備比較；

9)現(xiàn)場(chǎng)演示情況，含設(shè)備使用人、技術(shù)專家以及相關(guān)部門對(duì)現(xiàn)場(chǎng)演示效果分別做出評(píng)價(jià)；

10)實(shí)地考察報(bào)告。

3.2.3 申請(qǐng)審核

對(duì)調(diào)研報(bào)告審核可分為：網(wǎng)上相關(guān)資料搜索；相關(guān)論文、參考文獻(xiàn)查詢；約談廠家技術(shù)人員；其他校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室同類設(shè)備咨詢；技術(shù)專家咨詢。審核重點(diǎn)為：1)報(bào)告完整性；2)是否重復(fù)購(gòu)置；3)產(chǎn)品技術(shù)是否成熟，是否處于技術(shù)代謝末期；4)供應(yīng)商是否合格；5)人員、環(huán)境條件是否具備；6)報(bào)價(jià)是否超過(guò)網(wǎng)上平均報(bào)價(jià)。

審核結(jié)束后，審批部門將結(jié)果反饋使用部門，使用部門申述或整改，對(duì)未整改或整改不達(dá)標(biāo)的采購(gòu)程序終止。

3.2.4 設(shè)備試用

使用部門可與設(shè)備生產(chǎn)商達(dá)成書面協(xié)議，進(jìn)行短期試用，以加深了解。設(shè)備試用一般不超過(guò)6個(gè)月，試用完畢須提交試用報(bào)告。

3.3 采購(gòu)計(jì)劃形成

實(shí)施8個(gè)步驟：

3.3.1 專家評(píng)價(jià)

通過(guò)審核的調(diào)研報(bào)告將被寄送到隨機(jī)抽取的相關(guān)領(lǐng)域技術(shù)專家手中，專家對(duì)調(diào)研報(bào)告逐項(xiàng)打分，并提出整改意見。

3.3.2 集中評(píng)價(jià)

技術(shù)委員會(huì)在聽取相關(guān)部門上年度設(shè)備投資收益情況、設(shè)備完好情況、本年度業(yè)務(wù)重點(diǎn)及投資重點(diǎn)匯報(bào)的基礎(chǔ)上，采用現(xiàn)場(chǎng)提問(wèn)、專家答疑、廠方咨詢等方式對(duì)所有調(diào)研報(bào)告進(jìn)行集中評(píng)價(jià)，現(xiàn)場(chǎng)公布得分情況。

3.3.3 計(jì)劃確定

審批部門將集中評(píng)價(jià)結(jié)果匯報(bào)最高管理者，最高管理者確定采購(gòu)項(xiàng)目，并根據(jù)戰(zhàn)略部署和業(yè)務(wù)發(fā)展需要提出新的采購(gòu)需求，形成年度采購(gòu)計(jì)劃。

3.3.4 計(jì)劃公示

計(jì)劃公示可分為內(nèi)部公示和網(wǎng)上招標(biāo)公示，前者是為了使各使用部門明確當(dāng)年采購(gòu)項(xiàng)目，并就其中存在的問(wèn)題進(jìn)行申訴，后者是便于設(shè)備使用人、采購(gòu)部門、技術(shù)專家、應(yīng)標(biāo)方就擬采購(gòu)設(shè)備的配置清單、技術(shù)參數(shù)、商務(wù)條件進(jìn)行協(xié)商,并依據(jù)調(diào)研報(bào)告逐項(xiàng)確定擬購(gòu)設(shè)備的參數(shù)、技術(shù)指標(biāo)、供應(yīng)商資質(zhì)、參考價(jià)格、售后服務(wù)承諾和索賠條款。

3.3.5 預(yù)算編寫

經(jīng)過(guò)公示的設(shè)備，使用部門可依據(jù)調(diào)研報(bào)告編寫預(yù)算申請(qǐng)書。

3.3.6 指標(biāo)確認(rèn)

審批部門對(duì)所有預(yù)算申請(qǐng)書進(jìn)行匯總，形成《采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施申請(qǐng)審批表》，并下發(fā)使用部門對(duì)技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行最終簽字確認(rèn)。

3.3.7 結(jié)果反饋

1)財(cái)務(wù)部門根據(jù)年度設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃結(jié)合下年度資金使用情況編制下年度預(yù)算。如發(fā)生變動(dòng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知審批部門和采購(gòu)部門對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整。

2)預(yù)算批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部門將年度設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃連同《采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施申請(qǐng)審批表》下發(fā)采購(gòu)部門、使用部門和設(shè)備管理部門。以便于了解下年度采購(gòu)項(xiàng)目。

3.3.8 采購(gòu)實(shí)施

1)采購(gòu)部門按財(cái)政預(yù)算實(shí)施采購(gòu)。并簽訂采購(gòu)《采購(gòu)合同》，對(duì)于同一合同下涉及多臺(tái)設(shè)備應(yīng)付設(shè)備一覽表。

2)招標(biāo)結(jié)束后，采購(gòu)部門書面告知使用部門中標(biāo)結(jié)果，以便于對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)處理。

3.4 安裝調(diào)試

安裝調(diào)試前，設(shè)備供應(yīng)商應(yīng)對(duì)設(shè)備使用人進(jìn)行開機(jī)前培訓(xùn)，以幫助其熟悉設(shè)備的基本原理、調(diào)試方法和維護(hù)細(xì)節(jié)。設(shè)備使用人應(yīng)做好安裝調(diào)試記錄。并對(duì)隨機(jī)附帶測(cè)試軟件在數(shù)據(jù)處理方面的正確性和獨(dú)立出證系統(tǒng)如何與校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部管理系統(tǒng)對(duì)接等問(wèn)題進(jìn)行確認(rèn)。安裝調(diào)試結(jié)束后應(yīng)立即試運(yùn)行，試運(yùn)行期間應(yīng)對(duì)設(shè)備進(jìn)行重復(fù)性和穩(wěn)定性實(shí)驗(yàn)。

3.5 設(shè)備驗(yàn)收

設(shè)備驗(yàn)收一般分為:驗(yàn)收前準(zhǔn)備、開箱驗(yàn)收、資料收集、驗(yàn)收確認(rèn)、資產(chǎn)登記和總體驗(yàn)收5個(gè)階段。其中：

3.5.1驗(yàn)收前準(zhǔn)備

1)完成安裝調(diào)試后，使用部門與采購(gòu)部門約定驗(yàn)收具體事項(xiàng);2)驗(yàn)收前，采購(gòu)部門將《采購(gòu)合同》復(fù)印件轉(zhuǎn)交設(shè)備管理員，并配合其完成《設(shè)備采購(gòu)合同驗(yàn)收清單》；3)驗(yàn)收準(zhǔn)備完成后(包括設(shè)備送檢)，采購(gòu)部門通知各驗(yàn)收部門進(jìn)行驗(yàn)收。

3.5.2 開箱驗(yàn)收

1)開箱前檢查

設(shè)備到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)進(jìn)行“開箱前檢查”，包括清點(diǎn)包裝箱個(gè)數(shù),檢查包裝上的標(biāo)簽和包裝外觀,若存在包裝箱有碰撞痕、破損、雨淋、傾斜、倒置、擠壓等異?，F(xiàn)象，應(yīng)逐項(xiàng)登記說(shuō)明并雙方確認(rèn)，必要時(shí)采購(gòu)部門留下影音資料，以備后續(xù)索賠工作。

2)開箱檢查

采購(gòu)部門和財(cái)務(wù)部門根據(jù)《采購(gòu)合同》，對(duì)《設(shè)備采購(gòu)合同驗(yàn)收清單》與合同在器具名稱、型號(hào)規(guī)格、價(jià)格上的一致性進(jìn)行核查；以確保設(shè)備管理和固定資產(chǎn)兩套臺(tái)賬的一致。

采購(gòu)部門、審批部門、使用部門、設(shè)備管理部門和供應(yīng)商共同對(duì)擬驗(yàn)收設(shè)備實(shí)施“開箱檢查”，包括對(duì)照《采購(gòu)合同》、《年度設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃》、《設(shè)備采購(gòu)合同驗(yàn)收清單》逐一清點(diǎn)主機(jī)、附件、選配件、備件和隨機(jī)的消耗品與合同的規(guī)定是否一致，若發(fā)現(xiàn)漏項(xiàng)、缺件、部件不合格等現(xiàn)象應(yīng)做出記錄；檢查設(shè)備及其選配件名稱、測(cè)量范圍、精度等級(jí)、其他技術(shù)要求等是否符合要求。對(duì)兩者不一致的地方應(yīng)予以記錄，圍繞合同產(chǎn)生的爭(zhēng)議最終應(yīng)以此為準(zhǔn)。

3.5.3 資料收集

1)使用部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)設(shè)備保管人、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)人和設(shè)備授權(quán)使用人。并現(xiàn)場(chǎng)填寫設(shè)備資產(chǎn)卡。

2)審批部門、采購(gòu)部門向資料管理員移交調(diào)研報(bào)告、采購(gòu)合同等資料。進(jìn)口設(shè)備還需提供:進(jìn)口委托協(xié)議書;海關(guān)免稅證明;進(jìn)出口登記表;技術(shù)條款;外商發(fā)票[3]。

3)資料管理員收集裝箱單、使用說(shuō)明書、保修卡、安裝調(diào)試記錄等資料，并將收集到的資料按設(shè)備編號(hào)進(jìn)行歸檔。

4)設(shè)備管理員收集量值溯源資料、確認(rèn)其溯源機(jī)構(gòu)資質(zhì)是否有效，設(shè)備保管人現(xiàn)場(chǎng)填寫《量值溯源確認(rèn)表》，辦理出入庫(kù)手續(xù)。

5)如設(shè)備隨機(jī)附帶測(cè)量軟件，采購(gòu)部門應(yīng)通知信息化管理部門，對(duì)軟件進(jìn)行符合性檢查、備份，并填寫《軟件登記表》。

6)設(shè)備管理員將設(shè)備的使用說(shuō)明書、技術(shù)資料等復(fù)印件提供給設(shè)備保管人，設(shè)備管理員及時(shí)更新業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)設(shè)備信息。

3.5.4 驗(yàn)收確認(rèn)、固定資產(chǎn)登記

各驗(yàn)收部門在《設(shè)備采購(gòu)合同驗(yàn)收清單》上簽字確認(rèn)。清單中所有設(shè)備驗(yàn)收完畢后，設(shè)備管理員將此單復(fù)印后，原件交采購(gòu)部門。采購(gòu)部門將此單作為驗(yàn)收單附件，到財(cái)務(wù)部門辦理到貨付款手續(xù)。固定資產(chǎn)管理員根據(jù)此單，將設(shè)備詳細(xì)信息錄入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)后，獲取設(shè)備的固定資產(chǎn)編號(hào)，填入本清單，并將此表復(fù)印后，交設(shè)備管理員對(duì)設(shè)備卡片和設(shè)備一覽表等資料進(jìn)行固定資產(chǎn)編號(hào)補(bǔ)充。以確保設(shè)備管理和固定資產(chǎn)兩套臺(tái)賬的相互關(guān)聯(lián)。

3.5.5 總體驗(yàn)收

總體驗(yàn)收應(yīng)在設(shè)備開箱驗(yàn)收并投入使用一段時(shí)間以后。在數(shù)量、附件、清單等齊全的情況下,根據(jù)相關(guān)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),技術(shù)委員會(huì)指派專家對(duì)設(shè)備的技術(shù)指標(biāo)逐項(xiàng)驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，參與驗(yàn)收的人員共同簽署驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，歸檔后,設(shè)備即可投入使用[4]。

4 結(jié)論

校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室設(shè)備采購(gòu)質(zhì)量直接關(guān)系到檢定、校準(zhǔn)和科研工作的正常開展，關(guān)系到機(jī)構(gòu)的長(zhǎng)期戰(zhàn)略和健康發(fā)展。本文所指設(shè)備特指常規(guī)設(shè)備，不包括低值易耗設(shè)備。對(duì)低值易耗設(shè)備的采購(gòu)，實(shí)驗(yàn)室可根據(jù)自身情況簡(jiǎn)化處理。如可由使用部門根據(jù)需要直接向采購(gòu)部門提出申請(qǐng)，批準(zhǔn)后實(shí)施采購(gòu)，不必經(jīng)過(guò)調(diào)研論證等過(guò)程。以便于更好地為科研和檢測(cè)一線服務(wù)。

[1] 章奕暉.加強(qiáng)大型儀器設(shè)備采購(gòu)的監(jiān)督與管理[J].高校實(shí)驗(yàn)室工作研究，2007(3)：93-95

[2] 逄冬梅,張勇,陳曉蘭,程清天,羅劍梁.加強(qiáng)貴重儀器設(shè)備購(gòu)前論證充分發(fā)揮投資效益[J].實(shí)驗(yàn)室研究與探索,2007(10)：130-133

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10.3969/j.issn.1000-0771.2015.11.19