陳海英

（沈陽師范大學(xué)校務(wù)辦公室，遼寧沈陽110034）

高校檔案信息資源的開放與共享

陳海英

（沈陽師范大學(xué)校務(wù)辦公室，遼寧沈陽110034）

由于重視程度不夠，資金投入不足，相關(guān)工作人員專業(yè)技能水平有限以及信息安全無法完全保證等多種因素制約，高校檔案信息資源的開放與共享進(jìn)展一直較為緩慢。為此，我們應(yīng)通過創(chuàng)新服務(wù)理念，加大投入力度；加強(qiáng)高校檔案信息資源的整合力度，加強(qiáng)相關(guān)人才引進(jìn)；構(gòu)建檔案信息集成系統(tǒng)，聯(lián)通高校之間的檔案信息資源等措施，積極推進(jìn)高校檔案信息資源的開放與共享。

高校檔案；信息化；開放與共享

在信息化時(shí)代，高校檔案信息資源的開放與共享具有了更多的可能性和必要性。然而，由于受多種因素影響，這項(xiàng)廣受期盼的工作進(jìn)展一直較為緩慢，與人們的預(yù)期存在相當(dāng)大的差距，已經(jīng)成為我國高校檔案管理工作亟需研究解決的一個(gè)重大課題。

一、高校檔案信息資源開放與共享的必要性

高校檔案信息是高校成長歷程最為原始和完整的記錄，這一包含豐富內(nèi)容檔案記錄的發(fā)掘和公開將產(chǎn)生良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，具有很大的必要性。

（一）高校檔案信息資源本質(zhì)上屬于公共信息資源。從本質(zhì)上看，高校的檔案信息資源屬于一種公共信息資源，公眾對(duì)其具有知情權(quán)。因此，作為高校檔案信息資源的管理者，高校檔案信息管理部門有責(zé)任、有義務(wù)，采取必要的措施保證資源在一定程度上的公開性。同時(shí)還要在信息獲取方面體現(xiàn)出公平性，即保證不同的信息需求主體都能平等地獲取和使用信息資源，以此來保證最大程度發(fā)揮信息資源的社會(huì)價(jià)值。

（二）信息化與網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展提高了高校檔案信息資源開放的緊迫性。當(dāng)今社會(huì)，信息化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展日新月異，這既為社會(huì)大眾信息的搜集和獲取創(chuàng)造了方便條件，同時(shí)也對(duì)傳統(tǒng)的信息獲取方式提出了挑戰(zhàn)。面對(duì)快速增長的信息需求，信息的更新速度在不斷加快，信息獲取的廣度也在不斷拓寬。社會(huì)上每個(gè)個(gè)體在逐漸成為信息需要者的同時(shí)，也逐漸成為信息的提供者。換言之，高校檔案信息資源的開放與共享將是一種必然趨勢，積極推動(dòng)這項(xiàng)工作可以幫助我們更早地獲益。

（三）加快高校檔案信息資源的開放與共享是提升高校管理水平的需要。進(jìn)入本世紀(jì)以來，隨著高校招生規(guī)模的快速擴(kuò)張，我國高校進(jìn)入了一個(gè)快速擴(kuò)張的發(fā)展階段。與此同時(shí)，快速膨脹的辦學(xué)規(guī)模也給高校的教學(xué)和管理提出了更高的要求，迫切地需要通過信息資源共享來實(shí)現(xiàn)科學(xué)的決策。實(shí)際上，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的開放共享將使目前的封閉、單一的檔案信息提供方式轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)一、開放，從而可以及時(shí)準(zhǔn)確地反映出高校各項(xiàng)工作運(yùn)行的新情況、新問題，為高校管理水平的提高打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、高校檔案信息資源公開與共享緩遲的原因

對(duì)于高校檔案信息資源的公開與共享有較大的社會(huì)需求，但是，高校管理者對(duì)檔案信息資源的公開與共享不太積極主動(dòng)。造成這一現(xiàn)象的原因主要有以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理的傳統(tǒng)觀念沒有徹底轉(zhuǎn)變。高校的檔案管理部門是隸屬于高校的一個(gè)職能機(jī)構(gòu)，其工作主要是對(duì)學(xué)校負(fù)責(zé)。一直以來，高校很自然地將高校的檔案管理工作看作是內(nèi)部的一項(xiàng)正常工作，并沒有公開共享的必要性。同時(shí)，當(dāng)前，相對(duì)于高校的許多其他工作，加強(qiáng)檔案管理工作的重要意義并沒有得到高校管理者的充分認(rèn)同。許多學(xué)校管理者認(rèn)為，檔案管理工作并不能為學(xué)校創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效益，也不能給學(xué)校帶來良好的社會(huì)影響，對(duì)學(xué)校最為主要的教學(xué)與科研工作更沒有明顯的幫助。在這樣的思想觀念影響下，檔案管理部門成為了一個(gè)學(xué)?？捎锌蔁o的部門。

（二）資金投入不足，投入成本與收益不相匹配。在很多時(shí)候，高校檔案管理部門受重視程度不夠。隨之而來的是，相關(guān)的資金投入也相對(duì)較少。檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)基本都是由學(xué)校直接提供的，而學(xué)校提高的經(jīng)費(fèi)數(shù)額是與其對(duì)檔案部門的預(yù)期職能相匹配的。由于檔案管理部門在設(shè)立之初，其主要職能是服務(wù)學(xué)校內(nèi)部成員，因此在提供額外的對(duì)外公開服務(wù)時(shí)，將直接面臨經(jīng)費(fèi)不足的問題。與此同時(shí)，檔案信息開發(fā)共享工作所需要的信息化建設(shè)需要投入的資金需求量又較大，無論是先期的設(shè)備購買，還是后期的設(shè)施維護(hù)都需要充裕的資金來保障。相對(duì)有限的經(jīng)費(fèi)來源與推進(jìn)信息開放所需的巨大投入形成了一對(duì)許多檔案部門難以化解的矛盾。

（三）檔案人員的綜合素質(zhì)有所欠缺，專業(yè)技能水平無法滿足信息化建設(shè)的需要。高校檔案信息資源的開發(fā)與共享是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的一次重要變革。為了完成這項(xiàng)變革，檔案的信息化建設(shè)便是首先要完成的一項(xiàng)重要工作。而檔案的信息化建設(shè)則對(duì)檔案工作人員提出了新要求，需要相關(guān)工作人員能夠及時(shí)地轉(zhuǎn)變工作觀念，提升專業(yè)技能，增強(qiáng)綜合素質(zhì)。同時(shí)，信息化建設(shè)對(duì)于檔案工作人員的計(jì)算機(jī)操作技能提出了較高要求，需要在精通檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的同時(shí)，熟練地使用各種相關(guān)軟件，這需要檔案工作人員具有較高的綜合素質(zhì)。然而，現(xiàn)實(shí)的情況是，一些檔案人員的年紀(jì)較大，學(xué)歷較低，專業(yè)技能有限，同時(shí)接受新事物的能力又較弱，難以適應(yīng)檔案信息化的需要。同時(shí)，檔案管理部門往往待遇不高，難以吸引優(yōu)秀人才的進(jìn)入，引進(jìn)了也難以留住。

（四）知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)面臨挑戰(zhàn)，信息泄露風(fēng)險(xiǎn)有所提升。通過信息化平臺(tái)進(jìn)行檔案管理的初衷是實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效傳輸與資源共享，但是由于專業(yè)技術(shù)能力的缺失和安全意識(shí)的不足，近些年個(gè)人檔案信息的泄漏事件也時(shí)有發(fā)生。實(shí)際上，高校的一些科研檔案是高校眾多科研人員在日常工作中形成的知識(shí)結(jié)晶，許多科研成果都有著重要的原創(chuàng)性和潛在的經(jīng)濟(jì)社會(huì)價(jià)值。在這樣的情況下，無論是高校的檔案管理部門還是高校的相關(guān)研究人員，對(duì)于信息泄露帶來的風(fēng)險(xiǎn)顧慮較多。正因如此，在有些情況下，高校認(rèn)為一些檔案資源具有保密的必要，大范圍的公開可能會(huì)帶來一些負(fù)面影響，因此在推進(jìn)這項(xiàng)工作的時(shí)候積極性、主動(dòng)性也不強(qiáng)。

三、高校檔案信息資源開放與共享的建議

推動(dòng)高校檔案信息資源的開發(fā)與共享是一項(xiàng)綜合工作，需要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，從多個(gè)角度、多個(gè)方面共同努力才能把這項(xiàng)具有良好社會(huì)效益的工作做好。

（一）創(chuàng)新服務(wù)理念，加大投入力度。任何工作的良好開展必須從樹立正確的理念開始。高校檔案信息資源開放共享工作進(jìn)展較慢的重要原因之一，就是高校自身的服務(wù)理念沒有真正樹立起來。實(shí)際上，就高校自身而言，隨著信息化的不斷發(fā)展，高校內(nèi)部的師生對(duì)于檔案信息的需求也在不斷增長，這本身就對(duì)檔案管理部門的信息化建設(shè)提出了更高的要求。我們應(yīng)當(dāng)樹立以人為本的服務(wù)理念，順應(yīng)信息化的發(fā)展潮流，突出檔案管理部門的服務(wù)性、公開性和開放性功能，本著“一切為了群眾，一切方便群眾”的原則重視檔案信息資源的開放與共享工作。

思想觀念的轉(zhuǎn)變，重視程度的提升，很大程度上要體現(xiàn)在投入力度的加大。真正的重視需要真正的投入來證明。目前，我國高校的各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)還是相對(duì)充裕的，高校在經(jīng)濟(jì)資源的調(diào)配上空間是較大的。高校應(yīng)該給予與檔案管理部門地位相匹配的投入，既要能夠彌補(bǔ)以往重視程度不高形成的歷史欠賬，同時(shí)也可以滿足檔案管理信息化建設(shè)的各項(xiàng)投入需要。

（二）加強(qiáng)高校檔案信息資源的整合力度，加大相關(guān)人才引進(jìn)力度。沒有可以共享的數(shù)據(jù)資源，推進(jìn)高校檔案資源的開放與共享變成了無源之水，無本之木。為了更好地完成這項(xiàng)工作，高校檔案管理部門應(yīng)該在現(xiàn)有工作的基礎(chǔ)之上，不斷擴(kuò)大檔案資源的搜集范圍，不斷細(xì)化檔案資源的歸納類別，兼顧好全面性和特殊性兩方面要求。同時(shí)，不僅要著眼于當(dāng)前的服務(wù)需要，同時(shí)也要著眼于長期的發(fā)展需要，保證相關(guān)檔案資源的保存質(zhì)量和保存數(shù)量。

信息化對(duì)于檔案管理人才提出了新的需要，完成包括上述工作在內(nèi)的許多檔案信息化工作需要有與之相對(duì)應(yīng)的人才儲(chǔ)備。正如前文所分析的，許多現(xiàn)有的檔案管理人員是很難承擔(dān)現(xiàn)在及未來的工作任務(wù)的。對(duì)于這一情況，我們首先要考慮的是內(nèi)部挖潛，即加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)工作，幫助大家適應(yīng)新的工作需要。同時(shí)，或許也是更為重要的是加強(qiáng)相關(guān)人才的引進(jìn)力度。因?yàn)椋唐诘呐嘤?xùn)對(duì)于業(yè)務(wù)能力的提升是相對(duì)有限的，且效果相對(duì)緩慢。要對(duì)關(guān)鍵崗位進(jìn)行特殊人才的引進(jìn)，可以適當(dāng)?shù)亟o予一些特殊政策，增加相關(guān)工作崗位的吸引力，以此來加快相關(guān)工作的推進(jìn)速度。

（三）構(gòu)建檔案信息集成系統(tǒng)，聯(lián)通高校之間的檔案信息資源。為了更好地為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)，保證高校檔案信息開發(fā)與共享達(dá)到預(yù)期效果，我們應(yīng)該在信息開發(fā)與共享的方式方面進(jìn)行積極探索和創(chuàng)新。我們可以首先嘗試探索各個(gè)高校之間建立檔案信息的集成匯總系統(tǒng)。當(dāng)前，許多高校都開展了本校的檔案部門的信息化建設(shè)，學(xué)校內(nèi)部也大都建立了相關(guān)的信息共享平臺(tái)。但是由于種種原因，各高校之間的互聯(lián)互通工作一直進(jìn)展較為緩慢，高校相互之間存在著明顯的信息交流壁壘。為了實(shí)現(xiàn)信息公開的規(guī)?；捅憬莼?，可以由相關(guān)的管理部門或者某個(gè)高校牽頭，構(gòu)建高校之間的檔案信息集成系統(tǒng)，以此來實(shí)現(xiàn)不同機(jī)構(gòu)之間檔案信息的整合、加工和綜合利用，形成高校檔案信息資源的一種“大共享”。

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【責(zé)任編輯曹萌】

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1674-5450（2015）03-0164-02

2015-01-23

陳海英，女，遼寧沈陽人，沈陽師范大學(xué)館員。