曾云云

(隆陽(yáng)區(qū)城建檔案館，云南 保山 678000)

論工程檔案編制質(zhì)量管理

曾云云

(隆陽(yáng)區(qū)城建檔案館，云南 保山 678000)

工程檔案是建設(shè)項(xiàng)目全過程的原始、真實(shí)記錄，其是建設(shè)工程檔案工作的核心命題。本文首先分析了檔案的內(nèi)涵與價(jià)值，進(jìn)而結(jié)合工作實(shí)際，探討了工程檔案編制質(zhì)量管理的提升措施，這對(duì)建設(shè)工程檔案管理工作的開展有一定的參考價(jià)值。

工程檔案 編制 質(zhì)量管理 措施

一、檔案的內(nèi)涵與價(jià)值

（一）檔案的內(nèi)涵

檔案是組織和個(gè)人在特定社會(huì)活動(dòng)中形成的，基本形式包括兩方面，也即檔案信息的載體形式；信息內(nèi)容的紀(jì)錄方式。工程檔案是由施工過程中直接形成和使用的資料轉(zhuǎn)化而來，并不是事后編寫或另外收集的材料，因此具有原始性。從檔案的價(jià)值來看，一般說來，檔案在歷史研究的功能最為大家所熟知，許多歷史學(xué)者認(rèn)為檔案與史學(xué)研究?jī)烧呤遣豢煞指畹恼w，也即史學(xué)研究因檔案而穩(wěn)固，檔案因史學(xué)研究而彰顯。就工程檔案而言，其不只對(duì)相關(guān)的學(xué)術(shù)研究有幫助，對(duì)施工、監(jiān)督方等更是具有相當(dāng)重要的意義。

（二）工程檔案的價(jià)值

對(duì)施工企業(yè)而言，各施工單位可以借助過往形成的工程檔案，為以后的施工進(jìn)行良好的準(zhǔn)備與學(xué)習(xí)。對(duì)組織內(nèi)部而言，施工組織也可以通過各時(shí)期形成的工程檔案，對(duì)內(nèi)作為憑證、參考、溝通和互動(dòng)的工具；對(duì)組織外部而言，工程檔案可以說明該組織的施工情況與發(fā)展歷程，了解其施工效果與效率。事實(shí)上，作為信息世界的一份子，工程檔案是珍貴的一手施工記錄物，其功能包括累積先前的施工經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)、證明施工組織的運(yùn)行效率、促進(jìn)不同利益相關(guān)者之間的互動(dòng)與凝聚、以及提供施工權(quán)利的合法正當(dāng)性，同時(shí)也是了解和認(rèn)同組織自身、社會(huì)要求的來源，也是傳播市場(chǎng)、社會(huì)與文化價(jià)值的媒介。由此看來，工程檔案不僅只是一種傳達(dá)信息的媒介，更是形塑施工組織資產(chǎn)與先前施工情況的重要材料。因此，若是沒有編制并保存完整確實(shí)的檔案資料，除會(huì)造成知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)的斷裂和證據(jù)憑證的消失外，更重要是許多歷史發(fā)展脈絡(luò)與事件真相將可能無法原貌在未來無法重現(xiàn)，使得施工組織及其利益相關(guān)者的整體記憶與資產(chǎn)喪失其原有的真實(shí)與完整性。

二、工程檔案編制質(zhì)量管理的提升措施

（一）完善工程檔案編制的制度與責(zé)任體系

首先，完善檔案編制的相關(guān)制度。目前在工程檔案的編制過程中，存在著一定的問題，而這些問題歸根結(jié)底的原因在于制度方面的不完善，難以做到依法管理、依規(guī)編制。因而有必要在制度完善方面下功夫，這需要做好如下幾點(diǎn)工作。一是對(duì)于編制程序與管理程序進(jìn)行強(qiáng)化。建設(shè)單位在整個(gè)建設(shè)工程招投標(biāo)、合同簽訂等的過程中，應(yīng)當(dāng)在標(biāo)書與合同中添加關(guān)于工程檔案方面的內(nèi)容與要求。二是構(gòu)建檔案的臨時(shí)檢查規(guī)范。這種制度體系應(yīng)當(dāng)由工程建設(shè)的主管部門進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)而將檔案編制部門、城建檔案管理部門等的工作融合進(jìn)來，對(duì)于整個(gè)施工過程中的檔案編制情況進(jìn)行定期的檢查，從而及早發(fā)現(xiàn)問題所在，并加以改進(jìn)。三是配備必要的工程檔案編制與管理體系。不管是建設(shè)單位或是施工單位、管理單位，都應(yīng)當(dāng)設(shè)置專兼職人員崗位，進(jìn)行定期的溝通與合作，并向城建檔案管理部門取得聯(lián)系，確保落實(shí)好檔案編制過程中的各項(xiàng)工作。

其次，完善檔案編制的責(zé)任體系。建設(shè)、施工單位及各參建單位應(yīng)依照法律法規(guī)相關(guān)規(guī)定，自覺履行建立和完善建設(shè)工程檔案的職責(zé)。建設(shè)與施工單位對(duì)工程檔案的重視程度，是建設(shè)工程檔案歸檔是否完整、準(zhǔn)確的關(guān)鍵因素。建設(shè)單位要做好工程前期文件材料的收集，并督促施工單位按期完成竣工檔案及竣工圖的收集與整理。施工單位要在布置施工任務(wù)的同時(shí)，安排布置工程竣工文件的收集與編制工作，確?？⒐の募男纬膳c施工進(jìn)度同步，工程驗(yàn)收交接與建設(shè)工程檔案同步交接。對(duì)于設(shè)計(jì)修改較多的建設(shè)工程，施工單位應(yīng)及時(shí)做好竣工圖的修訂編制工作。

（二）強(qiáng)化組織宣傳工作

一是在工程檔案編制中加強(qiáng)倡導(dǎo)職能分析。工程檔案的編制決策主要是以檔案編制者職能為出發(fā)點(diǎn)，因此了解檔案來源的職能內(nèi)容與性質(zhì)成為非常重要的工作，這也即在現(xiàn)行以內(nèi)容為主、職能為輔的編制方式中，職能分析成為形成檔案編制和保存決策的基礎(chǔ)，因此檔案部門應(yīng)加強(qiáng)倡導(dǎo)職能分析的作用與功能，讓檔案編制人員了解其對(duì)檔案編制與保存的重要性。其次，在實(shí)際的檔案編制過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程內(nèi)容進(jìn)行分類，并根據(jù)工程不同工作的特征來進(jìn)行分類編制。在這種背景下，工程檔案編制過程中，有必要在編制規(guī)范中明確工程內(nèi)容的類別，從而以指導(dǎo)具體編制工作的有針對(duì)性。

二是強(qiáng)化檔案編制部門的主動(dòng)權(quán)。在檔案的形成過程中，檔案部門扮演重要的角色。除行政程序上的限制外，檔案部門的心理因素會(huì)影響編制工作的進(jìn)行。基本來看，檔案部門通常會(huì)認(rèn)為自身對(duì)具體的施工業(yè)務(wù)知識(shí)與能力有所欠缺，因此無法在檔案編制的內(nèi)容上扮演積極的功能。此外，檔案部門也會(huì)傾向于將自己定位為只是一個(gè)檔案保存單位，只要確實(shí)保管好業(yè)務(wù)單位所需的檔案即可。再加上檔案部門也普遍認(rèn)為工程管理人員并不重視他們，在工程組織內(nèi)部的地位低微，更使得檔案人員認(rèn)為檔案部門的角色與功能都不如具體的施工單位重要。盡管外在因素能夠限制檔案部門的角色與功能，但檔案人員也需要不斷突破自己的心理因素，積極加強(qiáng)本身在工程檔案編制內(nèi)容方面的知識(shí)與技能外，還應(yīng)加強(qiáng)與業(yè)務(wù)單位人員的合作，多加培養(yǎng)對(duì)工程業(yè)務(wù)專業(yè)性的了解，讓自己具備更多的專業(yè)知識(shí)與技能，爭(zhēng)取在檔案編制內(nèi)容方面的主動(dòng)權(quán)，這也可以使其在工程組織內(nèi)部扮演更積極的角色。

（三）提升檔案部門人員的業(yè)務(wù)水平

一是協(xié)助工程檔案人員建立工程內(nèi)部的職能輪廓。除強(qiáng)調(diào)和倡導(dǎo)職能分析的重要性，改變編制標(biāo)準(zhǔn)重點(diǎn)外，檔案部門還應(yīng)制訂相關(guān)的分析方法或策略，積極協(xié)助各施工團(tuán)體進(jìn)行本身的職能分析工作，并進(jìn)而將這一工作與檔案編制工作相結(jié)合。此外，檔案部門還可扮演協(xié)調(diào)的角色，借助協(xié)助各施工單位建立職能輪廓，從宏觀或全面的角度提供可能的全面保存建議，讓各施工單位除從本身的角度思考檔案的編制之外，還應(yīng)從企業(yè)整體的立場(chǎng)著眼，決定其檔案編制的優(yōu)先級(jí)。

二是推廣檔案專業(yè)培訓(xùn)與教育。普遍說來，工程檔案人員的檔案編制意識(shí)薄弱，并且對(duì)工程價(jià)值的內(nèi)涵、形成過程與應(yīng)用等方面的了解有限，使得他們?cè)诠こ虣n案的編制決策上無法扮演更積極的角色。因此，加強(qiáng)工程檔案編制人員的相關(guān)知識(shí)與技能，使之認(rèn)識(shí)到檔案編制與管理工作不僅是為工程提供施工上的參考，更要為日后的相思施工奠定良好的基礎(chǔ)。為此，建議檔案管理部門定期開辦相關(guān)課程，提供工程檔案人員更多進(jìn)修的機(jī)會(huì)，來強(qiáng)化他們的專業(yè)知識(shí)與技能。此外，也建議檔案管理部門與大專院校相關(guān)科系合作，通過設(shè)置學(xué)科的方式，在正式教育機(jī)構(gòu)當(dāng)中培育更多的工程檔案編制專業(yè)人員。

（三）充分應(yīng)用信息化技術(shù)

在檔案編制過程中，信息化技術(shù)的應(yīng)用的突出體現(xiàn)是充分應(yīng)用數(shù)字技術(shù)來對(duì)資料進(jìn)行收集、分類、編碼、儲(chǔ)藏等工作。這種數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用能夠有效的提升檔案編制的效率。當(dāng)然，在使用過程中，也應(yīng)當(dāng)注重如下兩個(gè)方面的問題：一是數(shù)字技術(shù)應(yīng)用的安全性問題，必須做好防火墻技術(shù)，避免檔案信息資料的外泄；二是提升員工信息化技術(shù)的水平，從而能夠確保各種較為先進(jìn)的技術(shù)得到有效的利用。

三、結(jié)語(yǔ)

總體而言，新時(shí)期檔案工程工作需要我們解放思想，轉(zhuǎn)變觀念。要跳出檔案框框看檔案。樹立為工程建設(shè)服務(wù)，為城市建設(shè)服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的理念，立足建設(shè)工程檔案，抓好檔案質(zhì)量。

[1]曹立莉. 如何做好建設(shè)工程檔案的收集工作 [J]. 城建檔案. 2011 (08)

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1007-6344（2015）05-0063-01