文‖李嘉軍

“無一字無出處”

文‖李嘉軍

通過“online在線”的方式在信息系統(tǒng)中完成從開單申請(qǐng)到開單審批、從完工進(jìn)度確認(rèn)到收入確認(rèn)、入賬的整個(gè)過程，保證系統(tǒng)中信息的完整性和統(tǒng)一性，提升財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化

為了進(jìn)一步持續(xù)推進(jìn)以信息化實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理， 從2013年起，現(xiàn)代建筑設(shè)計(jì)集團(tuán)全面啟動(dòng)設(shè)計(jì)基于完工百分比法POC的項(xiàng)目管理整體解決方案，本項(xiàng)目聘請(qǐng)了德勤管理咨詢做為咨詢顧問，在實(shí)施過程以集團(tuán)戰(zhàn)略為指引，參考國際頂級(jí)咨詢公司的工程設(shè)計(jì)行業(yè)企業(yè)價(jià)值藍(lán)圖，進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，結(jié)合包括一線項(xiàng)目管理者、客戶、員工、供應(yīng)商合作伙伴、公司高層在內(nèi)容各方利益相關(guān)者的期望，架構(gòu)了基于完工百分比法的完整的項(xiàng)目管理體系，并對(duì)原電子商務(wù)管理平臺(tái)EBM進(jìn)行了升級(jí)改造，通過流程優(yōu)化，貫徹系統(tǒng)導(dǎo)向，明確流程相關(guān)要素，包括：崗位、部門、數(shù)據(jù)、任務(wù)、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)等，在全集團(tuán)進(jìn)行覆蓋推廣。

完工百分比法（Percentage-Of-Completion，以下簡稱POC），是指按照合同的完工進(jìn)度確認(rèn)收入和費(fèi)用的方法，根據(jù)項(xiàng)目完工進(jìn)度（項(xiàng)目實(shí)際人工標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)除以項(xiàng)目預(yù)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)總工時(shí)），以此完工百分比進(jìn)行收入確認(rèn)和成本結(jié)轉(zhuǎn)。POC相對(duì)于向業(yè)主開具發(fā)票即確認(rèn)收入的傳統(tǒng)的處理方法，其有機(jī)結(jié)合了工程設(shè)計(jì)行業(yè)的特點(diǎn)，在工程合同的結(jié)果能夠可靠估計(jì)的情況下，使企業(yè)在確認(rèn)收入成本上找到了依據(jù)，從而避免各會(huì)計(jì)期間的工程收入、費(fèi)用及收益產(chǎn)生大的波動(dòng)。

項(xiàng)目管理階段劃分

集團(tuán)首先將工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目的階段劃分為“業(yè)務(wù)拓展”、“項(xiàng)目準(zhǔn)備”、“項(xiàng)目執(zhí)行”和“項(xiàng)目后評(píng)估”4個(gè)階段，POC管理涉及這4個(gè)階段的大部分業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。POC管理體系信息化建設(shè)的重點(diǎn)在于，通過項(xiàng)目生命周期全過程的梳理，明確當(dāng)前的業(yè)務(wù)流程及控制環(huán)節(jié)與POC管理要求的差距，然后根據(jù)POC管理制度的要求，結(jié)合公司管理需求，制定新的業(yè)務(wù)流程和控制要求，并落實(shí)到信息系統(tǒng)中。

首先，項(xiàng)目報(bào)價(jià)管理。在業(yè)務(wù)拓展階段，集團(tuán)對(duì)項(xiàng)目的報(bào)價(jià)進(jìn)行了全新的設(shè)計(jì)，將項(xiàng)目的報(bào)價(jià)明確必須包括風(fēng)險(xiǎn)金、人工成本、直接成本、間接成本、稅金、項(xiàng)目利潤等報(bào)價(jià)系數(shù)，由項(xiàng)目經(jīng)理測算后請(qǐng)報(bào)價(jià)管理人員維護(hù)，經(jīng)公司審批后正式生效，同時(shí)該報(bào)價(jià)也將成為項(xiàng)目合同簽訂后的對(duì)項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行控制的標(biāo)準(zhǔn)。集團(tuán)還開發(fā)了項(xiàng)目報(bào)價(jià)平臺(tái)，該報(bào)價(jià)平臺(tái)中搭建部分?jǐn)?shù)學(xué)模型進(jìn)行報(bào)價(jià)計(jì)算，報(bào)價(jià)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)如間接成本、稅金、利潤等可以通過基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)自動(dòng)獲取公司執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)價(jià)計(jì)算，公司維護(hù)基準(zhǔn)作為具體執(zhí)行的指向，項(xiàng)目執(zhí)行數(shù)據(jù)由項(xiàng)目經(jīng)理/報(bào)價(jià)管理人員填寫執(zhí)行數(shù)據(jù)獲得計(jì)算結(jié)果。

其次，項(xiàng)目策劃。在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段，全面指導(dǎo)項(xiàng)目經(jīng)營管理，根據(jù)POC管理要求，項(xiàng)目經(jīng)理必須組織開展項(xiàng)目策劃工作，需編制3份計(jì)劃，系統(tǒng)根據(jù)邏輯關(guān)系自動(dòng)創(chuàng)建業(yè)務(wù)管理的任務(wù)分解結(jié)構(gòu)（WBS）、項(xiàng)目人力資源計(jì)劃（RBS）以及財(cái)務(wù)核算管理的財(cái)務(wù)分解結(jié)構(gòu)（FBS）。另外，通過與生產(chǎn)系統(tǒng)的集成，及時(shí)將項(xiàng)目信息傳遞至生產(chǎn)系統(tǒng)，以便于生產(chǎn)與管理信息的一致性，從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)核算規(guī)則以業(yè)務(wù)為源頭，為業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)端到端的融合提供基礎(chǔ)。

再者，項(xiàng)目預(yù)算控制。項(xiàng)目預(yù)算管理也是項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的重要工作內(nèi)容，根據(jù)項(xiàng)目報(bào)價(jià)數(shù)據(jù)，按照業(yè)務(wù)管理需要填寫相應(yīng)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，由系統(tǒng)自動(dòng)生成項(xiàng)目人工時(shí)、直接成本和間接成本預(yù)算，同時(shí)根據(jù)合理的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和劃分細(xì)度的管理要求，定義各個(gè)維度的預(yù)警閥值，在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)（人工時(shí)填報(bào)、分包合同簽訂、直接費(fèi)用和間接費(fèi)用的報(bào)銷），系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)閥值判斷是否超出預(yù)算。所有的項(xiàng)目成本發(fā)生和報(bào)銷審批均在系統(tǒng)內(nèi)執(zhí)行，從而保證每個(gè)項(xiàng)目在預(yù)算內(nèi)執(zhí)行。

此外，人工時(shí)管理。在項(xiàng)目執(zhí)行階段，強(qiáng)化工時(shí)填報(bào)管理機(jī)制，工時(shí)管理是POC管理的重要組成部分，結(jié)合預(yù)算編制控制人員工時(shí)分配，保證數(shù)據(jù)的合理性；擁有集團(tuán)工時(shí)填報(bào)功能三種模式的工時(shí)卡記錄：人工自行填寫、人工獲取數(shù)據(jù)填寫、自動(dòng)創(chuàng)建工時(shí)，項(xiàng)目成員可以按照以上三種模式選擇填寫工時(shí)卡，工時(shí)單填寫時(shí)若超出預(yù)算測算范圍，系統(tǒng)提供預(yù)警功能，很大程度上提升了用戶體驗(yàn)，有效地改進(jìn)了設(shè)計(jì)人員不愿意、不積極填報(bào)工時(shí)的情況。加強(qiáng)員工信息管理，明確員工對(duì)應(yīng)技術(shù)崗位和標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)率是強(qiáng)化人工時(shí)管理的前提，也為后續(xù)人工成本計(jì)算及預(yù)算控制奠定基礎(chǔ)。

收入與成本確認(rèn)

對(duì)項(xiàng)目成本、收入的會(huì)計(jì)核算是核心工作，也是POC管理體系的核心，系統(tǒng)嚴(yán)格按照《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第14號(hào)-收入》相關(guān)規(guī)定，按項(xiàng)目作為核算對(duì)象，按完工百分比確認(rèn)收入；通過與生產(chǎn)系統(tǒng)的集成，及時(shí)獲取設(shè)計(jì)圖紙的完成狀態(tài)、業(yè)主圖紙驗(yàn)收狀態(tài)，對(duì)于業(yè)務(wù)端已確認(rèn)完工、且提供外部依據(jù)的階段，系統(tǒng)自動(dòng)以完工進(jìn)度與合同收款進(jìn)度孰低原則，計(jì)算當(dāng)期應(yīng)確認(rèn)的階段收入，從而在一定程度上遏制人為利用完工進(jìn)度調(diào)節(jié)利潤的情況發(fā)生，增強(qiáng)了會(huì)計(jì)確認(rèn)的可信度；針對(duì)成本管理，基于成本的發(fā)生機(jī)制設(shè)定歸集策略，實(shí)現(xiàn)人工成本、直接成本和間接成本的自動(dòng)化核算與實(shí)時(shí)歸集，通過定制化的分?jǐn)偲脚_(tái)，定義靈活的分?jǐn)偤头峙湟?guī)則，規(guī)范處理項(xiàng)目成本分?jǐn)偤头峙洌瑫r(shí)通過定制化的成本結(jié)轉(zhuǎn)平臺(tái)，靈活處理項(xiàng)目成本結(jié)轉(zhuǎn)至主營業(yè)務(wù)成本或存貨-在產(chǎn)品，確保了收入確認(rèn)和成本核算的配比，如實(shí)地反映了業(yè)務(wù)經(jīng)營成果，準(zhǔn)確核算其損益。

此外，集團(tuán)在項(xiàng)目實(shí)施中還增加了BI（商務(wù)智能分析平臺(tái)）決策輔助分析模塊，建立集團(tuán)級(jí)、公司級(jí)、部門級(jí)和項(xiàng)目級(jí)的完整地分析報(bào)表體系，為上至集團(tuán)高層下至項(xiàng)目經(jīng)理各級(jí)管理者提供及時(shí)、正確、完整的管理信息，在建設(shè)的同時(shí)梳理了集團(tuán)管理分析評(píng)價(jià)的指標(biāo)體系，也完善和提升了項(xiàng)目評(píng)價(jià)機(jī)制與項(xiàng)目“核獎(jiǎng)”管理機(jī)制，通過商務(wù)智能分析平臺(tái)建立以責(zé)任成本考核、項(xiàng)目產(chǎn)值完成、項(xiàng)目回款率、客戶滿意度等多維度的項(xiàng)目評(píng)價(jià)機(jī)制。

精細(xì)化管理

現(xiàn)代設(shè)計(jì)集團(tuán)通過完工百分比POC的引入和實(shí)施，完善項(xiàng)目管理的體系，并架構(gòu)了集成化企業(yè)管理框架，為集團(tuán)的精細(xì)化管理轉(zhuǎn)型提供了可能性。

首先，完善了精細(xì)化項(xiàng)目管理體系。強(qiáng)化了以項(xiàng)目為核算對(duì)象，將項(xiàng)目管理向前端延伸，規(guī)范對(duì)銷售機(jī)會(huì)管理、合同管理、報(bào)價(jià)管理、工時(shí)管理、收入和成本管理、項(xiàng)目后評(píng)價(jià)管理全過程的控制，實(shí)現(xiàn)對(duì)集團(tuán)管理層的客戶信息、銷售機(jī)會(huì)、項(xiàng)目報(bào)價(jià)、項(xiàng)目預(yù)算、合同收費(fèi)階段、項(xiàng)目收入和成本的透明化。通過POC項(xiàng)目的實(shí)施，梳理了2901個(gè)在手項(xiàng)目和4356個(gè)履行中的合同，及時(shí)清理和調(diào)整部分存在問題的項(xiàng)目，為后續(xù)持續(xù)健康運(yùn)營降低風(fēng)險(xiǎn)。

其次，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理集成。財(cái)務(wù)收入與成本核算流程，通過“online在線”的方式在信息系統(tǒng)中完成從開單申請(qǐng)到開單審批、從完工進(jìn)度確認(rèn)到收入確認(rèn)、入賬的整個(gè)過程，保證系統(tǒng)中信息的完整性和統(tǒng)一性，提升財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化程度。

與此同時(shí)，健全基于崗位能力為核心的人力資源管理體系，將人力資源與項(xiàng)目管理的資源分配緊密集成，技術(shù)人員進(jìn)行層級(jí)細(xì)分并設(shè)定人工標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)率，細(xì)化人工成本核算，通過工時(shí)管理，掌握集團(tuán)人力資源應(yīng)用狀況包括工作量、員工效率、利用率，促進(jìn)項(xiàng)目人力資源合理調(diào)配，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目人力資源的最大使用效率。

無疑，也完善了企業(yè)經(jīng)營狀況評(píng)估體系。通過在線管理及時(shí)、準(zhǔn)確地為集團(tuán)各級(jí)管理者提供管理數(shù)據(jù)，便于管理者準(zhǔn)確辨識(shí)管理風(fēng)險(xiǎn)，提高管理的響應(yīng)速度，建立企業(yè)評(píng)價(jià)體系。利用系統(tǒng)采集數(shù)據(jù)，按分析指標(biāo)體系評(píng)價(jià)企業(yè)的運(yùn)營狀況，為管理者決策提供輔助支持。

未來隨著完工百分比在集團(tuán)的全面推進(jìn)，信息化將再次對(duì)集團(tuán)的管理能級(jí)提升起到助推作用。其工作重點(diǎn)將根據(jù)集團(tuán)管理機(jī)制的轉(zhuǎn)型和改制上市的需求，以創(chuàng)建上海市國資委‘兩化融合’示范企業(yè)為抓手，實(shí)現(xiàn)“Online在線工作新模式”，試點(diǎn)推廣基于BIM的三維設(shè)計(jì)模式促進(jìn)集團(tuán)生產(chǎn)模式的轉(zhuǎn)型；全面打通生產(chǎn)平臺(tái)與管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集成共享，將生產(chǎn)和管理之間的界限弱化，將銷售機(jī)會(huì)、客戶、合同、項(xiàng)目管理、協(xié)同設(shè)計(jì)、人力資源、POC、檔案管理、質(zhì)量管理、科研管理、內(nèi)容管理和知識(shí)管理等全面集成。

（作者單位：上海現(xiàn)代建筑設(shè)計(jì)（集團(tuán)）有限公司信息中心）