高曉娣

(勝利油田高培黨校,山東東營257000)

做好干部檔案管理工作的幾點認識

高曉娣

(勝利油田高培黨校,山東東營257000)

現(xiàn)代科學技術在檔案管理領域的應用提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量,干部檔案管理對于強化干部管理具有重要作用。當前干部檔案管理工作中還存在著諸如管理意識不強、經(jīng)費投入不足、管理體系不完善等問題。要提升干部檔案管理工作的成效,就必須創(chuàng)新工作思路,改變傳統(tǒng)的干部檔案管理理念;突出工作重點,加強檔案管理工作;規(guī)范管理機制,實現(xiàn)干部檔案日常制度化管理;優(yōu)化服務方式,更好地發(fā)揮干部檔案的作用;提升工作素養(yǎng),打造高素質(zhì)干部檔案管理隊伍。

干部檔案;檔案管理;性質(zhì);認識

干部檔案是干部個人成長和發(fā)展的真實記載,可為不同部門單位的組織人事工作決策提供真實可靠的依據(jù)。干部檔案管理作為干部信息管理的基礎和核心,在社會發(fā)展中的作用日益凸顯。隨著現(xiàn)代人事管理制度的改革和完善,科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化和信息化管理成為干部檔案管理工作的發(fā)展趨勢。因此,對當前我國干部檔案管理工作的重要性必須有清醒的認識,并不斷創(chuàng)新工作思路和舉措,更好地進行干部檔案管理。

一、我國干部檔案管理工作的性質(zhì)及意義

1.干部檔案管理工作的性質(zhì)。檔案管理是一項非常崇高的事業(yè),借助檔案,可以更好地了解過去、把握現(xiàn)在、展望未來。干部檔案管理是單位組織人事部門的基本工作內(nèi)容,是做好干部管理工作的基礎和前提。干部檔案是隨著一名干部成長發(fā)展不斷完善形成的,對一名干部而言具有記錄保存的歷史作用,同時也是組織人事部門考核選拔干部的重要依據(jù),是對干部進行各類考核的憑證。做好干部檔案管理工作,對管理和運用好干部,充分開發(fā)利用干部資源具有重要作用。干部檔案管理的基本性質(zhì)是一項管理工作、政治工作和服務性工作,雖然干部檔案管理不會直接產(chǎn)生物質(zhì)財富,但可以為組織人事部門的人事決策和干部個人成長提供依據(jù)和記錄,具有一定的政治性、服務性和管理性特點。

2.干部檔案管理的意義。干部檔案管理是檔案管理的重要內(nèi)容,也是組織人事部門人事管理的重要環(huán)節(jié)和基礎信息。做好檔案管理工作,具有重要意義:一是考察和了解干部的重要依據(jù)。干部檔案是組織人事部門在干部成長過程中形成的,可以準確反映一名干部的基本情況、成長經(jīng)歷、工作表現(xiàn)等,是準確記錄干部情況的有效工具。因此,做好干部檔案管理工作,可以明確干部的特長、工作業(yè)績和突出貢獻,并了解干部的思想道德品質(zhì)和個性特征,以檔案信息為基礎對一名干部進行綜合性分析,可以獲得對這名干部的準確評價。近年來,隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展,干部考察和選拔任用方式發(fā)生了很大變化,但要做到公道正派地選人用人,全面、歷史、客觀地了解一名干部,查閱干部檔案是不可或缺的內(nèi)容。二是維護好干部合法權益的重要憑證。干部檔案是對一名干部成長經(jīng)歷的真實記錄,其中材料都是由相應主管部門出具或當事人自己書寫并簽字確認、按正常組織程序形成的,所以具有無可辯駁的真實性,是澄清有關問題、維護干部權益的基礎憑證。三是人才資源信息庫的基礎。干部檔案是干部信息的集中體現(xiàn),全面、系統(tǒng)地記載了干部的有關信息,通過合理的開發(fā)利用其中的學歷、學位、工作經(jīng)歷和業(yè)績以及性別、年齡等信息,可以有針對性地對人才進行教育培養(yǎng)和科學使用,以此來準確掌握部門或系統(tǒng)內(nèi)的人才情況,分析內(nèi)部人才變化規(guī)律,并根據(jù)人才工作需求,為準確制定內(nèi)部人才發(fā)展規(guī)劃和人才引進計劃提供信息支撐。四是具有規(guī)范和監(jiān)督干部人事工作的作用。干部檔案是組織人事部門形成的,可以對干部的考察、選拔任用、考核和獎懲等進行客觀反映,通過對干部檔案進行查閱,既可以更加準確地了解干部,也可以對組織人事管理工作進行客觀評價,確保組織人事工作符合法定程序,是檢查組織人事工作質(zhì)量和進行廉政檢查的重要依據(jù)。五是研究組織人事工作規(guī)律的基本資料。干部人事檔案數(shù)量眾多,通過對不同干部的成長經(jīng)歷進行研究分析,可以發(fā)現(xiàn)組織人事工作固有的聯(lián)系和發(fā)展規(guī)律,有助于提煉和總結不同地區(qū)、部門和類型的干部的基本特點和成長規(guī)律。通過研究分析不同成長階段干部的檔案資料,有助于對干部成長經(jīng)歷進行梳理,從而有針對性地研究提出干部工作的改進建議。六是寶貴的歷史資料。歷史演變主要靠檔案來記載。從歷史角度看,今天的檔案就是未來的歷史,因此,做好干部檔案管理工作,可以為組織人事工作積累寶貴的歷史資料,對未來工作發(fā)揮更好的啟發(fā)和教育作用。

二、當前干部檔案管理工作中存在的問題

隨著檔案管理工作的創(chuàng)新和各類先進技術手段的運用,我國檔案管理工作取得了一定的成效,但依然存在一些問題,這些問題表現(xiàn)形式是多方面的,主要有以下幾個方面:

1.檔案管理意識不強。雖然干部檔案承載的信息具有重要的作用,但受傳統(tǒng)觀念影響,我國的干部檔案管理一直重“藏”輕“用”,滿足于做好“保管型”工作,沒有充分發(fā)揮干部檔案的經(jīng)濟效益和社會效益。

2.檔案管理經(jīng)費投入不足。由于對干部檔案重要性認識不足,所以在人力、財力投入上相對不足。這樣便出現(xiàn)了檔案保存條件較差,管理人員少,特別是隨著現(xiàn)代科學技術的不斷發(fā)展,因經(jīng)費投入不足導致管理工作的軟硬件設施更新不快,管理手段較為滯后等問題。

3.干部檔案管理體系不完善。在干部檔案的收集、保存、借閱、保密等制度建設上還存在一些漏洞,有的雖然制定了相關制度,但對落實情況監(jiān)督把關不嚴,部分制度流于形式。同時,對干部檔案填寫內(nèi)容把關不嚴,造成干部檔案政治術語過多,內(nèi)容重復和形式雷同問題比較突出,不利于真正發(fā)揮干部檔案評價人才的作用。

4.干部檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高。干部檔案管理中專業(yè)化人才相對較少,從業(yè)人員知識結構和人員構成不合理,不能適應新形勢下干部檔案管理工作需求,制約了干部檔案管理工作的成效。

三、提升干部檔案管理工作成效的對策

1.創(chuàng)新工作思路,改變傳統(tǒng)管理理念。一是做好干部檔案收集工作。要更好地發(fā)揮干部檔案的作用,就要結合具體的工作條件,通過加大投入、更換新型檔案盒等措施,對干部檔案進行全面分類、梳理和匯總,實現(xiàn)干部檔案收集過程的規(guī)范化。在檔案收集中注重日常工作,隨時收集干部材料,防止檔案資料落漏、缺失等問題發(fā)生。二是建立完善干部檔案信息數(shù)據(jù)庫。通過借助現(xiàn)代科技手段建立完善干部檔案信息數(shù)據(jù)庫,對干部信息進行動態(tài)管理,為組織人事部門的干部選拔任用決策提供基礎資料。

2.突出工作重點,加強檔案管理工作。按照標準化建設要求,以干部檔案標準化建設作為提升干部檔案管理水平的突破口,強化工作措施,更好地推進干部檔案管理標準化和規(guī)范化建設。一是要將干部個人的民主評議和工作實績材料作為干部檔案管理的重點,完善這兩方面的材料,使干部檔案更好地反映干部工作素質(zhì)和能力,為組織人事部門的人事決定提供參考資料。二是對干部廉潔情況進行重點研究。干部檔案管理中,廉潔情況也是反映干部工作的一項重要內(nèi)容,因此,在檔案管理中,要把握好干部的定期審計情況和廉潔考核材料的收集,為更加準確地進行干部評價提供資料支持。三是確保干部檔案的完整性。干部檔案是對干部個人基本信息資料的全面反映,因此,要將干部個人履歷和資料的填寫、審核和保存等作為重點,強化信息資料的及時性、準確性和全面性,通過完善干部信息確保資料的完整性,更好地通過干部檔案反映工作情況。

3.規(guī)范管理機制,實現(xiàn)干部檔案日常制度化管理。健全完善檔案管理制度,是提升干部檔案管理水平的關鍵。隨著干部檔案管理形式的變化,要及時健全完善干部檔案管理制度,通過加強制度建設形成干部學習培訓考核、激勵、約束機制以及干部成長的良性運行機制。一是要轉變干部檔案的管理方向,實現(xiàn)向人才管理轉變。過去我國干部檔案管理工作需要多個部門共同完成,這種檔案管理形式使檔案信息比較分散,難以全面有效地對干部個人發(fā)展情況進行反映,容易引起檔案信息的不完整和管理中的職責不清等混亂情況。要探索通過統(tǒng)一管理的方式進行檔案管理,通過制度建設規(guī)范檔案管理機制,明確干部檔案管理部門的職責和權限,并有效對干部檔案進行利用,通過干部檔案信息的分析為人才選拔和培養(yǎng)奠定基礎。二是健全廉潔資料和專業(yè)人才績效考核資料。通過制度規(guī)定,完善干部檔案的形成和匯總,對績效考核情況等材料,每年度或定期由審計、紀檢部門以及人力資源管理部門進行考核評價并形成評價材料,及時交由干部檔案管理部門,將全部資料統(tǒng)一匯總到干部檔案中。三是健全完善干部檔案的配套管理制度。根據(jù)形勢變化需要,修訂完善干部檔案配套管理制度,將日常干部檔案相關資料的歸檔、修訂完善及在職干部的檔案查借閱、轉遞、庫存檔案核對等制度進行詳細的規(guī)定,確保干部檔案管理嚴格執(zhí)行各項規(guī)章制度,按制度、按程序辦事,實現(xiàn)干部檔案管理制度化、規(guī)范化。

4.優(yōu)化服務方式,更好地發(fā)揮干部檔案的作用。

一是借助現(xiàn)代信息技術建立干部檔案查詢檢索系統(tǒng),將干部檔案按照在職干部、一般干部、離退休干部等進行分類管理,并對不同類別的檔案進行編碼編號,將編號與對應干部名稱錄入計算機系統(tǒng),實現(xiàn)干部檔案查詢的便捷化、快速化。在進行新的干部檔案編入時,也變得更加簡便靈活,既提高了干部檔案管理效率,又使檔案管理工作變得更加有序。二是要建立干部信息查詢系統(tǒng)。利用現(xiàn)代信息技術,將干部檔案中可以信息化的內(nèi)容全部錄入計算機系統(tǒng),及時根據(jù)檔案變化情況對干部信息進行更新,在需要查詢某名干部信息時,只需要輸入姓名等就可以方便地查找相應內(nèi)容,以計算機檢索取代了手工檢索,以信息數(shù)據(jù)庫取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,提高了工作效率。三是綜合開發(fā)信息系統(tǒng),借助現(xiàn)代信息技術,建立完善干部檔案的網(wǎng)上檔案系統(tǒng),通過網(wǎng)上干部檔案系統(tǒng)實現(xiàn)簡單的統(tǒng)計功能,根據(jù)需要進行自定義格式或固定格式的統(tǒng)計、輸出和打印,實現(xiàn)深層分析判斷功能,借助信息系統(tǒng)對干部隊伍構成情況進行分析,有針對性地預測干部隊伍變化趨勢,為人力資源決策提供依據(jù)。

5.提升檔案管理人員工作素養(yǎng),打造高素質(zhì)干部檔案管理隊伍。要加強干部檔案管理人員的責任感和基礎知識教育培訓,使廣大干部檔案管理人員以更加積極的態(tài)度投身到工作中,以更加廣泛的專業(yè)知識、更加科學的知識結構和更加開闊的視野,高效地開展檔案管理工作。

綜上所述,干部檔案管理是一項重要工作,我國的干部檔案管理取得了一定成績,但還存在一些問題,不能更好地適應形勢變化的需要,要根據(jù)干部檔案管理實際,采取有針對性的措施提高干部檔案管理水平,更好地服務社會。

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Some Understandings on the Work of Cadres Archives Management

GAO Xiaodi
(Advanced Training College&Party School,Shengli Oilfield,Dongying 257000,China)

Application of modern science and technology in the field of archives management has improved the efficiency and quality of cadre archives management,which plays an important role in strengthening the cadre archives management. There still exist some problems in current management of cadre archives,such as management consciousness being not strong, inadequate funding,imperfect management system,etc.In order to improve the effectiveness of the management of cadre archives,we must innovate our working ideas,change the traditional cadre archives management concept,highlight the focus and strengthen the archives management;standardize the management mechanism,realize daily institutionalized management of cadre archives;optimize the service mode,play a better role of cadre archives;improve work quality and create a high-quality cadre archives management team.

cadres archives;archive management;nature;understanding

G271

A

1009-4326(2015)

10.13600/j.cnki.jpsslof.issn.1009-4326.2015.06.023

(責任編輯 王愛玲)

2015-09-29

高曉娣(1978-),女,山東濟南人,勝利油田高培黨校人力資源部(組織)政工師。研究方向:檔案管理與教育管理。