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        談如何做好水利工程檔案的質(zhì)量控制

        2015-04-06 10:18:28趙金玲德州市水利勘察設(shè)計(jì)研究院山東德州253014
        山東水利 2015年9期
        關(guān)鍵詞:質(zhì)量控制水利工程檔案管理

        趙金玲(德州市水利勘察設(shè)計(jì)研究院,山東 德州 253014)

        談如何做好水利工程檔案的質(zhì)量控制

        趙金玲
        (德州市水利勘察設(shè)計(jì)研究院,山東 德州 253014)

        【摘要】針對(duì)水利工程建設(shè)特點(diǎn),闡述了檔案資料收集、整理的意義,就如何對(duì)水利工程檔案質(zhì)量進(jìn)行控制、加快檔案信息化管理、提高檔案人員素質(zhì)、實(shí)現(xiàn)高效率、高質(zhì)量的檔案管理提出了建議?!娟P(guān)鍵詞】水利工程;檔案管理;質(zhì)量控制

        水利工程檔案是在水利工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、聲像、圖表、數(shù)據(jù)等各種歷史資料的記載,而水利工程的工期長、技術(shù)復(fù)雜、內(nèi)容多樣等各種特點(diǎn)導(dǎo)致了檔案收集難,歸檔難。而很多水利建筑的主體是建在水下或地下,是無法直接看到的,只能通過檔案進(jìn)行全面了解。水利工程檔案也是水利工程開展規(guī)劃、勘測、設(shè)計(jì)、施工、管理、運(yùn)行、維護(hù)、科研、抗災(zāi)等不同工作的重要依據(jù),因此控制好水利工程檔案質(zhì)量非常必要。

        1 規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理水利工程檔案

        建立水利工程檔案法律化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理體系,加強(qiáng)對(duì)檔案工程集中統(tǒng)一管理是水利工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。這就要求:一是領(lǐng)導(dǎo)重視水利工程檔案管理,除了配備檔案櫥、架等檔案工具以外,還要配有專職的檔案管理人員。二是嚴(yán)格管理依法治檔,建立健全嚴(yán)格的檔案管理制度,在整個(gè)檔案管理中做到有章可循、有法必依。三是建立科學(xué)的歸檔制度,建立檔案借閱、收集、移交等各種檔案手續(xù),明確各級(jí)檔案管理責(zé)任。

        2 及時(shí)收集,為檔案管理提供有力保障

        2.1采取適宜的收集方法

        為了保證檔案資料收集齊全、完整,檔案管理人員要了解水利工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及各階段的工作安排,掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料。對(duì)不同的水利工程建設(shè)分別采用追逐收集和分段收集兩種方式。追逐收集用于工程周期短形成檔案資料快的工程。分段收集適用于建設(shè)周期長的工程,收集過程中要跟蹤管理加強(qiáng)催收,避免檔案材料的失散,保證工程檔案的連續(xù)性,完整性。

        2.2選擇收集正確有效的資料

        水利工程檔案資料技術(shù)復(fù)雜,內(nèi)容較多,包括建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究、初步設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)計(jì)算書、設(shè)計(jì)說明書、設(shè)計(jì)預(yù)算、設(shè)計(jì)施工圖等。如一套完整的河道治理施工圖設(shè)計(jì)就包括改建橋梁、新建橋梁、改建涵閘、維修涵閘、新建涵閘等多項(xiàng)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì),收集時(shí)就要保證材料的有效性。有些工程的初步設(shè)計(jì)由于各種原因,修改多次,版本較多,要對(duì)照上級(jí)紅頭文件,查看投資是否相同,以及概預(yù)算是否匹配。避免該歸檔的資料出現(xiàn)失效、錯(cuò)誤、殘缺不全、或該歸檔不歸檔等情況,只有正確有效的材料才能形成高質(zhì)量的檔案,才能發(fā)揮檔案應(yīng)有的最大作用。

        2.3注重收集工程原始資料

        水利工程檔案的收集,不單只接收工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)工作形成的文字以及附圖,還要收集水利工程設(shè)計(jì)檔案中來往函件的簽字、蓋章,工程設(shè)計(jì)初期的評(píng)審記錄、合同的修改補(bǔ)充,當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等等。工程資料形成的過程中記錄了眾多單位、部門人員的簽名,以及對(duì)工程的評(píng)價(jià),施工活動(dòng)的第一手資料,能如實(shí)反映施工情況,是檔案收集不可或缺的部分,也是檔案管理中的寶貴資料。原始的、完整的水利工程檔案,可以為水利工作提供準(zhǔn)確、可靠的法律憑證。

        3 高質(zhì)量整理檔案,夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)

        檔案整理在整個(gè)水利工程檔案管理工作中占有重要的地位,它既是檔案進(jìn)入保管狀態(tài)的標(biāo)志,又是對(duì)水利工程檔案實(shí)行科學(xué)管理的基礎(chǔ)。只有高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求的檔案整理,才能提高檔案管理質(zhì)量,在以后的工作中充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

        3.1科學(xué)分類水利工程資料

        科學(xué)分類是管理檔案的必要手段,是區(qū)分簡單資料保管和科學(xué)檔案管理的標(biāo)志。根據(jù)單位水利工程檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點(diǎn),按照工程項(xiàng)目分類法,建立檔案分類方案,把檔案劃分成不同的類別層次,并充分了解檔案類目的內(nèi)涵和外延,保證歸類的一致性,避免與其它類目之間的交叉或重疊。如:一個(gè)水利設(shè)計(jì)項(xiàng)目按照從其經(jīng)歷的過程分類,有可行性研究、初步設(shè)計(jì)、和施工圖設(shè)計(jì)等多個(gè)設(shè)計(jì)階段的材料以及其他與其有關(guān)內(nèi)容的文件分為一類,如此類推。應(yīng)遵循檔案的分類規(guī)則,在科學(xué)的前提下,進(jìn)行靈活的水利工程檔案分類,增加實(shí)用性,滿足檔案科學(xué)管理的需求。

        3.2組卷標(biāo)準(zhǔn),保證檔案管理質(zhì)量

        組織案卷是檔案管理的核心工作,管理人員要足夠細(xì)致和耐心,鑒別材料的完整性和準(zhǔn)確性,正確判斷材料的屬性,既要區(qū)分類別,又要把相關(guān)的材料組合成卷。既要保證材料準(zhǔn)確分別組卷,又不破壞材料之間的關(guān)聯(lián)。在檔案整理工作中,針對(duì)復(fù)雜的工程設(shè)計(jì)技術(shù)所造成的工程檔案內(nèi)容繁雜、設(shè)計(jì)多變的特性,必須分清檔案的內(nèi)容,同一內(nèi)容的相關(guān)材料歸為一卷。如:一項(xiàng)工程的初步設(shè)計(jì)包括設(shè)計(jì)計(jì)算書、設(shè)計(jì)說明書、設(shè)計(jì)預(yù)算等,此類材料應(yīng)歸為一卷。有的水利工程施工圖設(shè)計(jì)包括許多分項(xiàng)設(shè)計(jì)、多變稿、變更稿等多種設(shè)計(jì)稿,這些表現(xiàn)了工程的擴(kuò)大、加項(xiàng)、變更等一系列的設(shè)計(jì)變化,應(yīng)把它們同其相應(yīng)的工程設(shè)計(jì)歸為一卷。檔案組卷是檔案管理工作的跟本,也是檔案歸檔的成果,案卷的質(zhì)量直接關(guān)系檔案管理工作的質(zhì)量,也影響著以后檔案的利用,所以應(yīng)做到高質(zhì)量的組卷,建立高質(zhì)量的檔案管理體系。

        3.3規(guī)范的案卷編目,便于檔案的利用

        案卷編目是檔案整理過程中的一項(xiàng)主要工作,規(guī)范的編目工作正確反映案卷系統(tǒng)整理成果,揭示出案卷內(nèi)檔案材料的內(nèi)容與成分,固定案卷內(nèi)檔案資料的排列順序和位置,內(nèi)容包括:編頁號(hào)、填制卷內(nèi)文件目錄、填寫備考表、填制案卷封面及案卷脊背編制等,這些工作看似簡單卻最能反映檔案管理的水平和質(zhì)量。規(guī)范準(zhǔn)確的案卷編目,便于監(jiān)督水利工程檔案的完整與安全,其成果也是檢索檔案的基本工具,可以迅速、準(zhǔn)確地查找工程檔案,更好的為水利工程建設(shè)提供利用。

        4 加快水利檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理進(jìn)程

        隨著辦公自動(dòng)化程度越來越高,水利工程電子材料所占比例也越來越大。電子檔案是社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的表現(xiàn)方式,這就需要將紙質(zhì)檔案電子化,以適應(yīng)飛速發(fā)展的辦公現(xiàn)代化要求。首先,檔案部門要添置計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備,通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行著錄、編目,逐步建立局域網(wǎng),實(shí)現(xiàn)工程檔案的信息共享。其次,檔案目錄及全文的數(shù)字化,加快了檔案信息技術(shù)的廣泛采用,推進(jìn)了檔案電子政務(wù)進(jìn)程,使檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變。最后,實(shí)施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式,避免重復(fù)勞動(dòng),不但能節(jié)約人力和財(cái)力,而且也會(huì)大大加快檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。

        5 提高檔案管理者的綜合素質(zhì)

        單位研究領(lǐng)域的拓寬,內(nèi)容的豐富,載體形式的變化,對(duì)水利工程檔案管理者的整體素質(zhì)提出了更高的要求。做好水利工程檔案管理工作,一要優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu),主動(dòng)學(xué)習(xí),拓寬水利專業(yè)和檔案專業(yè)知識(shí)面。二要強(qiáng)化專業(yè)技能,提升水利工程檔案管理業(yè)務(wù)能力,發(fā)揮好主觀能動(dòng)性。三要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),樹立事業(yè)心和責(zé)任感,確保水利工程檔案的可靠性,安全性,完整性。檔案管理人員要加強(qiáng)自身綜合素質(zhì)修養(yǎng),做好水利工程檔案管理,更好的服務(wù)于水利現(xiàn)代化建設(shè)。

        (責(zé)任編輯趙其芬)

        【中圖分類號(hào)】G27

        【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B

        【文章編號(hào)】1009-6159(2015)-09-0020-02

        收稿日期:2015-05-10

        作者簡介:趙金玲(1973—),女,館員

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