趙金玲（德州市水利勘察設計研究院，山東 德州 253014）

談如何做好水利工程檔案的質量控制

趙金玲
（德州市水利勘察設計研究院，山東 德州 253014）

【摘要】針對水利工程建設特點，闡述了檔案資料收集、整理的意義，就如何對水利工程檔案質量進行控制、加快檔案信息化管理、提高檔案人員素質、實現(xiàn)高效率、高質量的檔案管理提出了建議?！娟P鍵詞】水利工程；檔案管理；質量控制

水利工程檔案是在水利工程建設活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、聲像、圖表、數(shù)據(jù)等各種歷史資料的記載，而水利工程的工期長、技術復雜、內容多樣等各種特點導致了檔案收集難，歸檔難。而很多水利建筑的主體是建在水下或地下，是無法直接看到的，只能通過檔案進行全面了解。水利工程檔案也是水利工程開展規(guī)劃、勘測、設計、施工、管理、運行、維護、科研、抗災等不同工作的重要依據(jù)，因此控制好水利工程檔案質量非常必要。

1　規(guī)范化、標準化管理水利工程檔案

建立水利工程檔案法律化、制度化、標準化、規(guī)范化的管理體系，加強對檔案工程集中統(tǒng)一管理是水利工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。這就要求：一是領導重視水利工程檔案管理，除了配備檔案櫥、架等檔案工具以外，還要配有專職的檔案管理人員。二是嚴格管理依法治檔，建立健全嚴格的檔案管理制度，在整個檔案管理中做到有章可循、有法必依。三是建立科學的歸檔制度，建立檔案借閱、收集、移交等各種檔案手續(xù)，明確各級檔案管理責任。

2　及時收集，為檔案管理提供有力保障

2.1采取適宜的收集方法

為了保證檔案資料收集齊全、完整，檔案管理人員要了解水利工程建設工作的具體操作程序和工作流程及各階段的工作安排，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料。對不同的水利工程建設分別采用追逐收集和分段收集兩種方式。追逐收集用于工程周期短形成檔案資料快的工程。分段收集適用于建設周期長的工程，收集過程中要跟蹤管理加強催收，避免檔案材料的失散，保證工程檔案的連續(xù)性，完整性。

2.2選擇收集正確有效的資料

水利工程檔案資料技術復雜，內容較多，包括建設項目的可行性研究、初步設計、設計計算書、設計說明書、設計預算、設計施工圖等。如一套完整的河道治理施工圖設計就包括改建橋梁、新建橋梁、改建涵閘、維修涵閘、新建涵閘等多項工程項目的設計，收集時就要保證材料的有效性。有些工程的初步設計由于各種原因，修改多次，版本較多，要對照上級紅頭文件，查看投資是否相同，以及概預算是否匹配。避免該歸檔的資料出現(xiàn)失效、錯誤、殘缺不全、或該歸檔不歸檔等情況，只有正確有效的材料才能形成高質量的檔案，才能發(fā)揮檔案應有的最大作用。

2.3注重收集工程原始資料

水利工程檔案的收集，不單只接收工程項目設計工作形成的文字以及附圖，還要收集水利工程設計檔案中來往函件的簽字、蓋章，工程設計初期的評審記錄、合同的修改補充，當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等等。工程資料形成的過程中記錄了眾多單位、部門人員的簽名，以及對工程的評價，施工活動的第一手資料，能如實反映施工情況，是檔案收集不可或缺的部分，也是檔案管理中的寶貴資料。原始的、完整的水利工程檔案，可以為水利工作提供準確、可靠的法律憑證。

3　高質量整理檔案，夯實檔案工作基礎

檔案整理在整個水利工程檔案管理工作中占有重要的地位，它既是檔案進入保管狀態(tài)的標志，又是對水利工程檔案實行科學管理的基礎。只有高標準嚴要求的檔案整理，才能提高檔案管理質量，在以后的工作中充分發(fā)揮檔案的價值。

3.1科學分類水利工程資料

科學分類是管理檔案的必要手段，是區(qū)分簡單資料保管和科學檔案管理的標志。根據(jù)單位水利工程檔案的內容性質和形成特點，按照工程項目分類法，建立檔案分類方案，把檔案劃分成不同的類別層次，并充分了解檔案類目的內涵和外延，保證歸類的一致性，避免與其它類目之間的交叉或重疊。如：一個水利設計項目按照從其經歷的過程分類，有可行性研究、初步設計、和施工圖設計等多個設計階段的材料以及其他與其有關內容的文件分為一類，如此類推。應遵循檔案的分類規(guī)則，在科學的前提下，進行靈活的水利工程檔案分類，增加實用性，滿足檔案科學管理的需求。

3.2組卷標準，保證檔案管理質量

組織案卷是檔案管理的核心工作，管理人員要足夠細致和耐心，鑒別材料的完整性和準確性，正確判斷材料的屬性，既要區(qū)分類別，又要把相關的材料組合成卷。既要保證材料準確分別組卷，又不破壞材料之間的關聯(lián)。在檔案整理工作中，針對復雜的工程設計技術所造成的工程檔案內容繁雜、設計多變的特性，必須分清檔案的內容，同一內容的相關材料歸為一卷。如：一項工程的初步設計包括設計計算書、設計說明書、設計預算等，此類材料應歸為一卷。有的水利工程施工圖設計包括許多分項設計、多變稿、變更稿等多種設計稿，這些表現(xiàn)了工程的擴大、加項、變更等一系列的設計變化，應把它們同其相應的工程設計歸為一卷。檔案組卷是檔案管理工作的跟本，也是檔案歸檔的成果，案卷的質量直接關系檔案管理工作的質量，也影響著以后檔案的利用，所以應做到高質量的組卷，建立高質量的檔案管理體系。

3.3規(guī)范的案卷編目，便于檔案的利用

案卷編目是檔案整理過程中的一項主要工作，規(guī)范的編目工作正確反映案卷系統(tǒng)整理成果，揭示出案卷內檔案材料的內容與成分，固定案卷內檔案資料的排列順序和位置，內容包括：編頁號、填制卷內文件目錄、填寫備考表、填制案卷封面及案卷脊背編制等，這些工作看似簡單卻最能反映檔案管理的水平和質量。規(guī)范準確的案卷編目，便于監(jiān)督水利工程檔案的完整與安全，其成果也是檢索檔案的基本工具，可以迅速、準確地查找工程檔案，更好的為水利工程建設提供利用。

4　加快水利檔案網(wǎng)絡信息化管理進程

隨著辦公自動化程度越來越高，水利工程電子材料所占比例也越來越大。電子檔案是社會發(fā)展進步的表現(xiàn)方式，這就需要將紙質檔案電子化，以適應飛速發(fā)展的辦公現(xiàn)代化要求。首先，檔案部門要添置計算機軟硬件設備，通過計算機系統(tǒng)軟件的操作進行著錄、編目，逐步建立局域網(wǎng)，實現(xiàn)工程檔案的信息共享。其次，檔案目錄及全文的數(shù)字化，加快了檔案信息技術的廣泛采用，推進了檔案電子政務進程，使檔案基礎建設的重心向檔案信息化建設轉變。最后，實施紙質檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節(jié)約人力和財力，而且也會大大加快檔案信息數(shù)字化的進程。

5　提高檔案管理者的綜合素質

單位研究領域的拓寬，內容的豐富，載體形式的變化，對水利工程檔案管理者的整體素質提出了更高的要求。做好水利工程檔案管理工作，一要優(yōu)化知識結構，主動學習，拓寬水利專業(yè)和檔案專業(yè)知識面。二要強化專業(yè)技能，提升水利工程檔案管理業(yè)務能力，發(fā)揮好主觀能動性。三要增強服務意識，樹立事業(yè)心和責任感，確保水利工程檔案的可靠性，安全性，完整性。檔案管理人員要加強自身綜合素質修養(yǎng)，做好水利工程檔案管理，更好的服務于水利現(xiàn)代化建設。

（責任編輯趙其芬）

【中圖分類號】G27

【文獻標識碼】B

【文章編號】1009-6159（2015）-09-0020-02

收稿日期：2015-05-10

作者簡介：趙金玲（1973—），女，館員