佛山市南海燃氣發(fā)展有限公司 于海軍

淺談南海區(qū)燃氣工程檔案管理措施與管理方向

佛山市南海燃氣發(fā)展有限公司 于海軍

隨著南海區(qū)城市建設(shè)的不斷發(fā)展，新城區(qū)在不斷開發(fā)，老城區(qū)逐漸改造，燃氣管線和LNG站在不斷擴建，各類工商燃氣用戶不斷增加，從而形成了越來越多的文檔資料。為了保證燃氣工程建設(shè)、管理規(guī)范有序，提高我司的服務(wù)質(zhì)量及生產(chǎn)效率，加強燃氣工程檔案管理尤為重要。現(xiàn)階段南海區(qū)唯一從事管道燃氣供應(yīng)的燃氣企業(yè)僅一家，近 21年燃氣管道業(yè)務(wù)發(fā)展，已覆蓋并成立了6個鎮(zhèn)街燃氣分公司。目前我司在南海區(qū)三山、獅山、丹灶、九江鎮(zhèn)區(qū)分別建立LNG氣化綜合站，埋地燃氣管道基本采用聚乙烯(PE)管道，少量鋼質(zhì)燃氣管道(原掛橋及埋地)，本文結(jié)合我司以往燃氣工程檔案管理實踐經(jīng)驗，就現(xiàn)階段南海區(qū)燃氣工程檔案管理措施、應(yīng)用情況及未來管理方向進行交流和分享。

1 燃氣工程檔案管理措施的建立

1.1 燃氣工程檔案管理措施建立的必要性

長期以來，我司檔案管理工作在各業(yè)務(wù)部門中經(jīng)常出現(xiàn)相互脫節(jié)情況，加之多家施工單位同時施工，單單憑借自身經(jīng)驗管理、建設(shè)燃氣工程，遠遠不足。近幾年，施工單位的施工力量明顯跟不上我司發(fā)展速度的腳步，只重視建設(shè)，而輕視檔案，造成了工程檔案資料管理混亂、遺失，從而造成工程資料歸檔不及時或不完整，未能充分利用燃氣工程檔案信息的價值。因此，充分認識并解決好燃氣工程檔案管理工作中存在的問題，不斷強化檔案管理意識，規(guī)范檔案管理工作勢在必行。

1.2 燃氣工程檔案管理措施

為了確保單項燃氣工程資料收集完整、全面、準確，目前，我司與軟件公司合作開發(fā)了《南海燃氣工程竣工資料管理系統(tǒng)》；并制定了燃氣工程檔案收集整理“三同步”原則，即工程立項開工與竣工資料收集同步、工程施工過程與竣工資料形成同步與工程完工驗收與合同竣工資料驗收同步；結(jié)合單項燃氣工程全過程涉及的各項工作，制定《燃氣工程甲方資料存檔管理工作指引》。全方位思考，多方面考核、監(jiān)督，制定了符合實際情況的行之有效管理措施。

1.2.1 科學(xué)信息化，統(tǒng)一竣工資料檔案模板

由于單項燃氣工程施工單位不同，各工程過程中使用填報的文件材料模板不統(tǒng)一，使得歸檔資料格式不規(guī)范、不統(tǒng)一，整套城建檔案中，遺漏部分檔案資料的情況時常發(fā)生，為了保證檔案資料各類文件、材料不疏漏、不缺失，2011年，針對城建檔案部分，我司參考《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》《廣東省市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工質(zhì)量技術(shù)資料統(tǒng)一用表(2010版)》及《監(jiān)理規(guī)范》，結(jié)合公司實際需求，與佛山維濤信息技術(shù)有限公司合作開發(fā)了《南海燃氣工程竣工資料管理系統(tǒng)》。系統(tǒng)主要功能有：

(1)根據(jù)電子單項工程任務(wù)單，自動建檔生成工程檔案所需的各類資料，保證資料完整。

(2)統(tǒng)一竣工資料模板，避免人為失誤。

(3)從發(fā)起到審結(jié)，逐級審批，明確簽審責任人，保證資料準確性。

(4)程序化審批，提高審批效率。

(5)便于資料控制，電子化管理及電子化查詢，提高工作效率。

系統(tǒng)上線使用后，分公司現(xiàn)場工程師、計劃統(tǒng)計員等相關(guān)崗位的員工，參考系統(tǒng)表格模板，也更加明確、清晰竣工資料內(nèi)容，用信息化管理模式，規(guī)范檔案管理行為來推動各參建單位檔案規(guī)范化，從而有效地控制檔案的歸檔質(zhì)量。

1.2.2 分工明確，責任劃分，完善檔案資料收集

前期，各業(yè)務(wù)分公司、部門在收集工程資料時，時常存在“你存我存”“你推我推”等不合理收集、存檔現(xiàn)象，為了理順、清晰檔案收集工作，公司明確分工，劃分責任，制定《燃氣工程甲方資料存檔管理工作指引》，并劃分時間節(jié)點，2014年 3月之后收集的所有單項燃氣工程資料由分公司自行留存保管，自單項燃氣工程結(jié)算后，提交至工程管理部；2014年3月之前的單項燃氣工程資料，由工程管理部存檔，工程管理部建立單項燃氣工程檔案袋。主要操作如下：

(1)工程管理部按實際接收的第一份資料，建立單獨的單項燃氣工程檔案袋，檔案袋按照【年份+流水賬號】確定檔案編號，并同步建立電子臺賬。

(2)在單項燃氣工程資料電子臺賬中，一一羅列從工程從立項到結(jié)束須收集的重點資料名稱，并記錄資料接收時間及份數(shù)。最終將更新的電子臺賬共享，方便相關(guān)人員查閱。

(3)針對單項燃氣工程檔案存檔區(qū)，按年份劃分區(qū)域，并貼上便簽。要求與單項燃氣工程檔案袋編號相對應(yīng)，主要目的，便于查找實體資料。

(4)工程管理部將蓋完章的城建檔案(一份原件，一份復(fù)印件)移交至部門內(nèi)部資料管理員存檔。資料管理員查詢該資料檔案編號，并用油性記號筆標注檔案編號，將城建檔案中的相關(guān)信息錄入電子臺賬并保存，最后存入檔案柜，直至結(jié)算等后續(xù)行政手續(xù)工作完成后移交公司檔案室。

(5)定時對存檔的單項燃氣工程資料進行抽查。(防止有人惡意損毀)

(6)對于已經(jīng)外借的重要資料，不定期整理，已聯(lián)絡(luò)單或 OA(我司辦公軟件)傳閱的形式發(fā)送至分公司，提醒歸還，如仍須使用，要求在聯(lián)絡(luò)單或OA傳閱中回復(fù)，以便留存電子記錄。

針對單項燃氣工程單項資料一一羅列，要求分公司按要求收集資料，并對各分公司實行抽查、監(jiān)督、考核。

2 燃氣工程檔案階段存檔、管理

考慮燃氣工程檔案的重要性，為了確保檔案資料完整、準確，使檔案資料存放于防火、防盜、防蟲、防潮、防震的安全地段， 并結(jié)合我司實際情況看，燃氣工程建設(shè)是由多部門、多專業(yè)等合作的綜合成果，導(dǎo)致資料收集面廣、量大、分散且復(fù)雜，加之各類燃氣工程的建設(shè)周期不同，涉及從工程立項、設(shè)計、施工、驗收、后勤等許多單位和部門，一旦疏忽，就會造成文件遺漏，給收集工作帶來一定的困難。因此，燃氣工程檔案資料及時移交檔案室，其中，主要管理措施：

2.1 階段收集，統(tǒng)一存檔

分公司、工程管理部可通過緊追工程收集、分階段收集和強制性收集的方法對燃氣工程檔案進行收集和整理，檔案室可按階段進行存檔，保證燃氣工程檔案的完整性，促進檔案管理工作的有效運行。其中，不推薦采用單項燃氣工程資料收集完整后，再行接收，易丟易破，且不利于后期存檔工作。

2.2 加強檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

由于燃氣工程檔案管理的專業(yè)性較強，這不僅需要檔案管理人員要有檔案管理的專業(yè)知識，還應(yīng)該具備一定的燃氣方面專業(yè)知識。檔案管理工作屬于一種服務(wù)性較強的工作，因此檔案管理人員必須具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)，它能夠成為傳遞信息的紐帶，提高燃氣工程檔案管理水平。

3 未來燃氣工程檔案管理趨勢

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，加強燃氣工程檔案的超前管理

長期以來，我們對檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄，思想不夠開闊，工作不能創(chuàng)新。沒有意識到檔案工作的持久性，以及給燃氣管網(wǎng)維護工作帶來的不便，所以我們要逐步轉(zhuǎn)變觀念，制定措施，對燃氣工程檔案進行超前管理。

3.2 采用信息化，建立專門的檔案管理系統(tǒng)

隨著時間的推移，燃氣工程資料積累得越來越多，對于需快速查閱燃氣工程資料帶來了不便。因此，檔案管理人員可以通過軟件信息化對燃氣工程檔案進行編排和檢索，建立完善的信息化檔案管理系統(tǒng)，及時補充完善系統(tǒng)動態(tài)變更的檔案，便于查找。其次可利用網(wǎng)絡(luò)與搶險、維修部門進行資源共享，這不僅給搶險、維修部門提供了準確可靠地實際管線情況，還節(jié)約了檔案管理人員到檔案室調(diào)卷時間，提高工作效率，在一定程度上還提高了電子歸檔的水平。

3.3 科學(xué)系統(tǒng)分類，使燃氣工程檔案管理規(guī)范化

根據(jù)燃氣工程建設(shè)的實際情況，以及相關(guān)的管理制度，可以把燃氣工程檔案分為各種類型。如：居民用戶的檔案、工業(yè)用戶檔案、商業(yè)用戶檔案、城市門站檔案、設(shè)備及儀器儀表檔案、影像檔案等，這樣能夠有效地對燃氣檔案進行管理，便于查詢，對于有更改的燃氣管網(wǎng)，其資料要及時補充到檔案中去，進而促進燃氣檔案管理工作逐步走向科學(xué)化、規(guī)范化。

4 結(jié)語

燃氣工程檔案管理能夠為燃氣工程的維護、保養(yǎng)、搶險、搶修提供有力的保障。所以，我們必須通過加強對燃氣工程檔案的管理，保證燃氣工程歸檔資料能夠按質(zhì)、按量、按時歸檔，實現(xiàn)檔案資源的有效開發(fā)利用，為燃氣企業(yè)的發(fā)展提供詳實、準確的資料，促進燃氣企業(yè)的發(fā)展，為燃氣用戶提供更好的服務(wù)，從而推動我司燃氣管線、場站建設(shè)的步伐。