申曉剛

[關(guān)鍵詞]檔案管理；問題；對策

一、電子檔案的特點(diǎn)

電子文件某些特性與紙質(zhì)文件有很大區(qū)別。要管理好電子文件，就必須了解其特性。綜合國內(nèi)外對此問題的研究，電子文件的主要特性可概括為：

1.電子文件是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物。電子文件是在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理，其信息形態(tài)是數(shù)字化的。人們在計(jì)算機(jī)屏幕上看到由文字、圖形等構(gòu)成的電子文件形態(tài)只不過是電子文件的某種輸出形式而已。而在計(jì)算機(jī)內(nèi)部，無論是傳輸還是存儲(chǔ)等處理，電子文件均是以數(shù)字編碼的形式存在。

在計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的支持下，電子文件還可以包括聲音、影像等多種形式。不過這些信息形態(tài)就計(jì)算機(jī)內(nèi)部處理來說，也都是二進(jìn)制的數(shù)字編碼而已，只是在輸入和輸出時(shí)，才有其各自的特殊形式。

電子文件從一個(gè)載體復(fù)制到另一個(gè)載體，或者從一臺計(jì)算機(jī)傳遞到另一臺計(jì)算機(jī)，實(shí)質(zhì)上是在計(jì)算機(jī)內(nèi)進(jìn)行數(shù)字信號的傳輸處理。只要技術(shù)方法得當(dāng)，就可以完全恢復(fù)到與原信號一樣。

2.電子文件對設(shè)備的依賴性。電子文件的形成和各種處理均是在計(jì)算機(jī)等設(shè)備的支持下完成的，離開計(jì)算機(jī)等設(shè)備，電子文件既看不見也摸不著。其對設(shè)備依賴性主要體現(xiàn)在：一是數(shù)字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術(shù)設(shè)備更新，五是加密。例如電子文件對其他設(shè)備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設(shè)備上處理。不同軟、硬件環(huán)境形成的電子文件載體，有時(shí)難以互換。

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，人們對信息的處理標(biāo)準(zhǔn)化問題解決得好一些，但對記錄載體的交換問題仍然很多。尤其是在格式、字符集、壓縮方式等方面產(chǎn)生不兼容的問題。出于安全保密上的考慮還常常通過特殊的軟、硬件設(shè)備人為地進(jìn)行復(fù)雜而獨(dú)特的編碼加密或信息拆分處理，使需要保密的電子文件只能在特定的環(huán)境下被讀取。計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代很快，常常只能隔代兼容，對于需要長期歸檔保存的電子文件來說，設(shè)備依賴性造成的問題會(huì)更加嚴(yán)重。

二、醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題

1.檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多。醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等，由于醫(yī)院歷史的原因及醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院的醫(yī)療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些X線檔案、病理切片檔案、檢驗(yàn)檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網(wǎng)絡(luò)辦公產(chǎn)生的電子資料檔案分屬于各個(gè)業(yè)務(wù)科室自己管理，電子病歷及一些醫(yī)療電子網(wǎng)絡(luò)信息則由信息科管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成了多部門管理的現(xiàn)狀，導(dǎo)致檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多，管理不到位的現(xiàn)象。

2.醫(yī)院電子檔案管理的意識和制度不健全。有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理，但實(shí)際運(yùn)行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經(jīng)常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致檔案材料丟失或欠缺。平時(shí)單位組織的學(xué)習(xí)多與專業(yè)技術(shù)有關(guān)，很少組織檔案管理方面的學(xué)習(xí)，檔案管理的宣傳力度及認(rèn)識均不夠。同時(shí)，由于對醫(yī)院電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)及范疇還不夠明確，導(dǎo)致醫(yī)院電子檔案管理的制度建設(shè)相對落后，跟不上檔案管理的需求。

3.電子檔案管理不規(guī)范，缺失、損壞現(xiàn)象較普遍。由于醫(yī)院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統(tǒng)一和規(guī)范的管理，同時(shí)由于電子檔案需要依賴計(jì)算機(jī)貯存，科室在日常計(jì)算機(jī)管理時(shí)對網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范、權(quán)限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現(xiàn)象，同時(shí)如何對電子檔案進(jìn)行規(guī)范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導(dǎo)致了電子檔案的缺失和損壞現(xiàn)象較普遍。

4.檔案管理硬件不能滿足要求。醫(yī)院的電子檔案管理涉及科室面廣，計(jì)算機(jī)在醫(yī)院已廣泛應(yīng)用，部分科室已經(jīng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，但全院網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一規(guī)范管理還有待完善，相應(yīng)的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相對較少，導(dǎo)致電子檔案管理往往不能滿足要求。

三、提高醫(yī)院電子檔案管理的對策

1.建立完善醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。醫(yī)院檔案信息量大、類別多，可采取相應(yīng)的高科技手段，為數(shù)據(jù)庫無紙化創(chuàng)造契機(jī)。建立健全醫(yī)院檔案管理的醫(yī)院、檔案室、科室三級管理網(wǎng)絡(luò)是醫(yī)院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立，明確醫(yī)院電子檔案管理的職責(zé)、線條及要求，這種管理模式有利于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，有利于組織監(jiān)督各相關(guān)部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責(zé)；有利于電子檔案保管的安全、完整和規(guī)范，同時(shí)有利于通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)多元化信息資源的共享及權(quán)限的統(tǒng)一規(guī)劃。

醫(yī)院的電子檔案管理可以實(shí)行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負(fù)責(zé)醫(yī)院病案統(tǒng)計(jì)管理、圖書管理和計(jì)算機(jī)管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，并對本單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。兩個(gè)部門職責(zé)明確，互相配合，共同協(xié)作。

2.制定相應(yīng)的電子檔案管理制度。要做好醫(yī)療電子檔案的管理工作，制度建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院建立相應(yīng)的電子檔案管理制度的內(nèi)容應(yīng)包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院的崗位責(zé)任制和考核辦法中去，建立健全醫(yī)療電子檔案的動(dòng)態(tài)管理制度，使醫(yī)院的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進(jìn)行管理。

3.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高認(rèn)識。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)和了解醫(yī)療活動(dòng)的規(guī)律、工作流程、信息技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全、醫(yī)學(xué)管理等知識。特別是對于數(shù)字化醫(yī)療信息手段、數(shù)字化設(shè)備、數(shù)字化醫(yī)療管理、網(wǎng)絡(luò)管理安全等技術(shù)的應(yīng)用，需要檔案管理人員需要及時(shí)更新自己的知識才能有效地參與到醫(yī)院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認(rèn)識，要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)檔案管理的法律法規(guī)、規(guī)章制度及本單位的檔案管理規(guī)定，提高對檔案管理知識的認(rèn)識及理解。

隨著科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，醫(yī)院檔案的管理也出現(xiàn)了許多新的變化，醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創(chuàng)新等方面不斷改進(jìn)，緊跟時(shí)代的步伐，檔案管理人員也要不斷學(xué)習(xí)，不斷提高自己，不斷以創(chuàng)新的精神去改進(jìn)工作，以滿足醫(yī)院對檔案管理不斷提高的需要，為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)做出貢獻(xiàn)?！?/p>

（編輯/穆楊）