南京師范大學(xué)基建處 田 東

近年來(lái)，我國(guó)的高等教育發(fā)展越來(lái)越快，高?；窘ㄔO(shè)的投資規(guī)模也在逐步擴(kuò)大，許多高校都將院校進(jìn)行擴(kuò)建和改造，進(jìn)而成立多所分校，或是將院校之間進(jìn)行合并與重組，這些都表現(xiàn)了高速的高效發(fā)展形式，在這樣的背景之下，高校的基建檔案管理工作怎樣繼續(xù)發(fā)展，這就需要我們加強(qiáng)學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度，還要做好基建檔案管理的工作。

一、高?；n案管理工作的概念

在基建管理和工程項(xiàng)目中，高校從對(duì)工程的醞釀決策到最后竣工交付的整個(gè)過(guò)程中，所直接形成或者具有保存價(jià)值的圖表、文字圖紙等等聲像載體材料。它直接記錄了對(duì)整個(gè)校園里的各種建筑、基礎(chǔ)管線等建設(shè)過(guò)程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和檢修等工作過(guò)程，也是作為整個(gè)建設(shè)過(guò)程的依據(jù)和憑證的存在，是高校檔案管理中不可或缺的重要組成部分之一。它包括了依據(jù)性、基礎(chǔ)性、工程設(shè)計(jì)、工程管理、施工竣工的驗(yàn)收、財(cái)務(wù)監(jiān)理等七大文件內(nèi)容。

二、高?；n案管理建設(shè)的特點(diǎn)和對(duì)策

1.高校基建檔案工作的特點(diǎn)

（1）檔案工作者管理意識(shí)薄弱?；üこ瘫旧砭哂性S多特點(diǎn)，比如工程周期長(zhǎng)、階段多、流程長(zhǎng)、涉及到的部門(mén)多等，由于基建工作長(zhǎng)期缺乏有效的管理和約束機(jī)制，檔案工作者對(duì)于檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，嚴(yán)重存在注重建設(shè)，輕視檔案的思想，因此，導(dǎo)致基建檔案材料收集得不齊全、質(zhì)量也不高、存檔圖紙不完整等情況發(fā)生，檔案管理的相關(guān)職責(zé)沒(méi)有切實(shí)落到具體的管理工作人員，歸檔的工作與工程的建設(shè)沒(méi)有很好的協(xié)調(diào)和開(kāi)展，給基建檔案工作帶來(lái)嚴(yán)重的影響。

（2）檔案管理存在的隱患。以往基建檔案人員，考慮最多的問(wèn)題是避免在利用過(guò)程中出現(xiàn)遺失或缺漏等現(xiàn)象，基建檔案的材料數(shù)量多而且復(fù)雜，由于長(zhǎng)期對(duì)提供檔案原件和復(fù)印件的利用，所以，造成多數(shù)圖紙受到嚴(yán)重破損，有的甚至沒(méi)有備份可供復(fù)制，還有把每個(gè)項(xiàng)目的同種圖紙，用線裝訂起來(lái)，這樣做雖然保證每一份檔案的完整性，但是利用起來(lái)卻不方便，圖紙過(guò)大數(shù)量又多，這會(huì)給復(fù)印帶來(lái)極大的難度和困擾。

（3）檔案管理的質(zhì)量不佳?；n案人員對(duì)基建項(xiàng)目的運(yùn)作不僅要熟知，對(duì)基建檔案的整理工作還要有所掌握，這樣做的目的是為了基建工程和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員如果相互之間都不了解專業(yè)和技術(shù)知識(shí)以及工作程序，那么必定缺乏工程檔案管理的實(shí)踐能力，以及相互間的溝通，會(huì)導(dǎo)致檔案資料管理工作的嚴(yán)重脫節(jié)。比如說(shuō)，利用一些具有憑證作用或法律效力的關(guān)鍵文件作為復(fù)印件, 可能這些文件簽字和蓋章都不全, 就起不到原有的作用；有的工作人員將項(xiàng)目資料隨便鎖進(jìn)自己的柜子, 沒(méi)有把資料移交給檔案員及時(shí)歸檔等現(xiàn)象產(chǎn)生, 導(dǎo)致不少材料分散在承辦人和技術(shù)人員手中，材料文件處在種種損壞、分散、丟失的情況下，對(duì)基建歸檔質(zhì)量有著直接的影響，同時(shí)對(duì)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展也有一定影響。

2.基建檔案工作管理建設(shè)解決的對(duì)策

（1）增強(qiáng)對(duì)基建檔案管理的工作意識(shí)?；n案管理工作最為彈性的環(huán)節(jié)是增強(qiáng)檔案部門(mén)的服務(wù)意識(shí)，和對(duì)檔案管理的重視。由于基礎(chǔ)工作環(huán)節(jié)的薄弱性，制約了檔案利用工作的開(kāi)展導(dǎo)致基建檔案的利用率偏低。檔案管理工作人員的競(jìng)爭(zhēng)參與意識(shí)相對(duì)較弱，缺乏主動(dòng)性，致使檔案工作相對(duì)滯后。

（2）高?；n案管理制度的完善。各個(gè)高校的基建檔案歸檔的范圍是按照建設(shè)部門(mén)制定的《城建檔案管理規(guī)定》的細(xì)則來(lái)進(jìn)行后續(xù)工作的。但收集齊全相關(guān)的材料工作是非常的繁瑣，一般所要搜集的材料太多。在制定詳盡合理化的檔案規(guī)整方法時(shí)，結(jié)合各大高校是實(shí)際情況，制定好檔案歸檔的范圍，既減少了檔案收集的難度，又使檔案規(guī)范齊全。并且，做好高?；n案的管理關(guān)鍵要素是實(shí)行部門(mén)立卷的體制。不僅提高各部門(mén)工作的檔案保存意識(shí)還加強(qiáng)了各部門(mén)的檔案保存責(zé)任感，更加提升了檔案卷宗的質(zhì)量。

（3）檔案管理的信息化建設(shè)。現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，信息化已經(jīng)滲透進(jìn)工作生活的每一個(gè)角落。文檔信息化建設(shè)是當(dāng)今檔案界的熱門(mén)話題，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，文檔信息也進(jìn)入了信息化領(lǐng)域，獨(dú)立村子于心的檔案形式當(dāng)中，更加方便了信息的錄入，存儲(chǔ)加工以及共享，完全打破了傳統(tǒng)模式，將信息脫離了檔案，使用查詢更加方便快捷。

3.基建檔案管理工作對(duì)高校發(fā)展的作用

基建檔案管理工作主要有三個(gè)作用：一是作為史料的形式存在，對(duì)高校的建設(shè)發(fā)展起到了很重要的作用，基建工程實(shí)況的再現(xiàn)，作為歷史憑證，從而見(jiàn)證基建工程的發(fā)展歷程；二是參考價(jià)值，對(duì)基建工作具有一定的指導(dǎo)意義，在建設(shè)過(guò)程中，高校的基建檔案是可以加以重復(fù)利用的，大大的提高了基建檔案的質(zhì)量以及使用效率和經(jīng)濟(jì)效益；三是作為維權(quán)依據(jù)，可以解決后期工程在基建上引起的糾紛?；n案作為高?；A(chǔ)建設(shè)憑證依據(jù)，起到了維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益的作用，促進(jìn)學(xué)校今后的建設(shè)發(fā)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

基建檔案資源是各大高校最寶貴的財(cái)富，我們?cè)谕晟坪透倪M(jìn)基建檔案管理資源的完整性，以及提高基建檔案管理水平的時(shí)候，要注意對(duì)學(xué)校未來(lái)的發(fā)展。不僅要保證基建檔案管理的質(zhì)量，提高基建檔案工作者的積極性，還要做好基建檔案工作的開(kāi)發(fā)和利用，加大力度推進(jìn)基建工作的順利進(jìn)行。

[1]秦紅梅.如何加強(qiáng)高?；n案管理[J].檔案管理，2011

[2]秦 奕.試論如何加強(qiáng)高校基建檔案管理[J].城建檔案，2013

[3]桑媛媛.淺議如何做好高?；üこ虣n案管理工作[J].工程與建設(shè)，2011