蔡亞萍 王上銘

（南京大學(xué)信息管理學(xué)院，江蘇南京，210046）

1 研究背景

對(duì)于“專題檔案”這一名詞，國(guó)外并沒(méi)有直接相對(duì)應(yīng)的主題詞，從國(guó)內(nèi)現(xiàn)有的關(guān)于“專題檔案”的研究中，出現(xiàn)的外文翻譯也沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，主要被譯為special subject（s）、special topic（s）、thematic file（s）等。通過(guò)筆者在Google scholar、CNKI翻譯助手中進(jìn)行翻譯嘗試，也確實(shí)能找到以上翻譯，但通過(guò)瀏覽以英文為主且檔案工作做得較好的國(guó)外檔案網(wǎng)站，如美國(guó)的NARA 網(wǎng)站、英國(guó)的the National Archives 網(wǎng)站以及加拿大的National Archives of Australia 網(wǎng)站，發(fā)現(xiàn)并沒(méi)有出現(xiàn)以上翻譯結(jié)果，可見(jiàn)國(guó)外并沒(méi)有對(duì)“專題檔案”這一專業(yè)名詞的描述。國(guó)外表示“檔案”的英文單詞主要有Archives、 Records、 Files、Documents、Collections等5個(gè)，對(duì)其進(jìn)行下位類劃分時(shí)，主要按照person（人物）、place（地點(diǎn)）、subject（主題）、time（時(shí)間）等進(jìn)行劃分。依據(jù)筆者對(duì)“專題檔案”的定義，即必須圍繞同一社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，認(rèn)為與“專題檔案”概念相對(duì)應(yīng)的外文翻譯，應(yīng)該不僅僅為subject（s）、topic（s）及thematic 這些主題詞，而應(yīng)該采用概括度更高的含義的其上位類。通過(guò)筆者對(duì)外文文獻(xiàn)的檢索與閱讀，認(rèn)為special collections(特色館藏)這一詞組與研究的專題檔案較為接近。杜雯也在其學(xué)位論文《專題檔案資源調(diào)查方案構(gòu)建研究——以“南京大屠殺”專題檔案為例》中論述了“collections”選取的合理性。因此，鑒于國(guó)外沒(méi)有對(duì)專題檔案的專門(mén)研究，筆者選取了“special collection(s)”這一相近研究，以了解國(guó)外的相關(guān)研究狀況。

故筆者選取special collections作為與“專題檔案”相對(duì)應(yīng)的英文翻譯。以archiv*和special collection(s)為檢索詞，以題名為檢索入口，在WOS、EBSCO、PQDD- ProQuest Digital Dissertation精選博士論文全文庫(kù)中進(jìn)行了檢索。截止日期為2014年3月1日。通過(guò)檢索，共得到211篇文獻(xiàn)，包括期刊文章、書(shū)評(píng)、書(shū)籍、會(huì)議論文、新聞、雜志文章等。通過(guò)對(duì)文獻(xiàn)的整理，剔除重復(fù)、不相關(guān)的文獻(xiàn)，得到有效書(shū)評(píng)文章58篇，期刊文獻(xiàn)76篇，共134篇有效文獻(xiàn)。

2 研究?jī)?nèi)容分析

在58篇書(shū)評(píng)中，評(píng)述較多的兩篇著作為《Academic Archives:Managing the Next Generation of College and University Archives，Records，and Special Collections》［1］及《Special Collections 2.0: New Technologies for Rare Books Manuscripts， and Archival Collections》［2］。前者以學(xué)校檔案、檔案管理項(xiàng)目及機(jī)構(gòu)庫(kù)藏的評(píng)估為研究背景，通過(guò)理論研究及實(shí)際工作調(diào)研，分析了當(dāng)前檔案工作的現(xiàn)狀及如果開(kāi)展檔案項(xiàng)目（archive program），并對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展方向進(jìn)行了詳盡的預(yù)測(cè)。Special Collections 2.0 的作者在調(diào)查和第一手的研究資料的基礎(chǔ)上，發(fā)揮檔案工作者的專業(yè)精神，為構(gòu)建、收集和保護(hù)電子文件的長(zhǎng)期可利用性提供了必要的建議和可操作的想法。Special Collections 2.0 調(diào)查了網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和互動(dòng)的新型工具，分析了這些工具利用在專題檔案工作中的優(yōu)點(diǎn)和缺陷。

在76篇期刊論文中，大部分文獻(xiàn)是對(duì)某一主題或某一具體專題檔案或特色館藏的介紹，如Moat，J.在The Aileen and Michael Balcon Special Collection + Film archives — An introduction to British cinema history，1929-1960文中，主要介紹了1929-1960年英國(guó)電影史的發(fā)展［3］，另外還有The Archives and Special Collections department of Buswell Memorial Library at Wheaton College，Wheaton， Illinois、 Henry Ford Museum & Greenfield Village archives， manuscripts， library holdings，and special collections、the folklife archives at Western Kentucky University: A Special Collection等，這類文獻(xiàn)并未涉及到檔案理論或管理方法等方面的研究。

還有一部分文獻(xiàn)，也是對(duì)某一主題或具體檔案或特色館藏的介紹，但更多的是作為一個(gè)案例進(jìn)行分析，會(huì)涉及到一定的檔案管理方法及理論。如，在Using memory As a tool to bulid museum collections eith special reference to the UWCROBBEN Island Mayibuyearchives:the ROBBEN Island memories project［4］中，介紹了羅賓島博物館的記憶工程項(xiàng)目，記錄了其館藏中的非物質(zhì)文化遺產(chǎn)，并通過(guò)此案例例證了記憶與文物同是文化遺產(chǎn)的重要組成部分，強(qiáng)調(diào)了記憶工程的重要性，也證明了記憶工程在當(dāng)代博物館管理工作中的有效性。The OCLC Research Survey of Special Collections and Archives［5］，作者調(diào)查了2009年加拿大和美國(guó)275家圖書(shū)館特色館藏及檔案的現(xiàn)狀，這篇現(xiàn)狀調(diào)研文章對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行了細(xì)致的分析，得出了保存特色館藏及檔案的三大挑戰(zhàn)主要為空間、數(shù)字化及源數(shù)據(jù)。

其余文獻(xiàn)涉及到的研究點(diǎn)主要有基礎(chǔ)理論研究、管理實(shí)踐研究以及檔案人才研究等三個(gè)方面。

2.1 基礎(chǔ)理論研究

涉及到專題檔案的基礎(chǔ)理論研究的文獻(xiàn)很少，只有1 篇，Boatman，René在A New Archival Model?An Examination of Documentation Strategy via The Fales Library &Special Collections' Downtown New York Collection［6］文中結(jié)合實(shí)際工作情況，指出需要對(duì)現(xiàn)有的傳統(tǒng)檔案理論重新進(jìn)行思考，需要重新探究檔案理論、方法論以及檔案工作實(shí)踐中的基本要素。同時(shí)還建議需要對(duì)非傳統(tǒng)主題意義上的文件進(jìn)行收集以及保持與著名人物、學(xué)者及捐贈(zèng)者之間的動(dòng)態(tài)關(guān)系，并舉例驗(yàn)證了自己提出的文件戰(zhàn)略。

另外，理論研究中還涉及了專題檔案與其他相關(guān)文獻(xiàn)類型的關(guān)系、專題檔案民主化等問(wèn)題。例如，Berner，Richard C 在Manuscript collections，archives，and special collections:their relationships［7］一文中討論了手稿檔案與專題檔案的關(guān)系，并且提出手稿的收藏已經(jīng)發(fā)展成為可以與其他相關(guān)材料相有效整合的大規(guī)模收藏，但是因?yàn)楣矙n案館的傳統(tǒng)管理方式（傳統(tǒng)的管理方式是來(lái)源原則、尊重全宗），使得手稿收藏落后于手稿本身的發(fā)展，并且將會(huì)引發(fā)用戶逐漸變少的后果。

2.2 管理實(shí)踐研究

管理實(shí)踐研究主要包括保管、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)、指南等四個(gè)方面。

（1）保管方面。這方面主要有2 篇 文 獻(xiàn)。 其 中1 篇 為T(mén)he architecture of a university library should have spaces designed for special collections and university archives。［8］該文章于1999年發(fā)表在Journal of Educational Media and Library Sciences 期刊上，作者Lee，C.C.指出，高校圖書(shū)館在建館及設(shè)計(jì)的時(shí)候，應(yīng)該考慮到檔案的收集、管理及利用工作，建立專門(mén)的保管藏所。作者借鑒了當(dāng)時(shí)美國(guó)高校圖書(shū)館的建設(shè)，認(rèn)為圖書(shū)館同時(shí)應(yīng)該具備檔案的儲(chǔ)存室、工作室、辦公室、閱讀室、展覽室、展示表、安全系統(tǒng)等。另一篇文章為History on the Move: Relocating Special Collections and Archives［9］，文章探討了特色館藏及檔案的物理轉(zhuǎn)移中應(yīng)該注意的問(wèn)題，作者強(qiáng)調(diào)了前期規(guī)劃及轉(zhuǎn)移過(guò)程中細(xì)節(jié)問(wèn)題的重要性，包括質(zhì)量控制、人員分工、時(shí)間管理及安全標(biāo)準(zhǔn)等。

（2）標(biāo)準(zhǔn)方面。關(guān)于檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及到技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和 管 理 標(biāo) 準(zhǔn)。Yakel，Elizabeth、Tibbo， Helen 在 Standardized survey tools for assessment in archives and special collections［10］文中指出，支持模擬和數(shù)字化館藏管理的標(biāo)準(zhǔn)化指標(biāo)的確定和應(yīng)用，是檔案及手稿收集的迫切需求，并在文中探討了標(biāo)準(zhǔn)化指標(biāo)的概念、開(kāi)發(fā)及測(cè)試標(biāo)準(zhǔn)。在文章Digitization of Special Collections and Archives:Legal and Contractual Issues 中，作者探討了數(shù)字化對(duì)特色館藏和檔案的管理優(yōu)勢(shì)與風(fēng)險(xiǎn)，包括對(duì)需要數(shù)字化館藏及檔案的選擇、館藏機(jī)構(gòu)與捐贈(zèng)者之間的法律與合同問(wèn)題等，并解釋了由圖書(shū)館研究協(xié)會(huì)工作組提出了4份文件，以達(dá)到可以擴(kuò)大數(shù)字化館藏，滿足更多的需求。

（3）技術(shù)方面。對(duì)館藏及檔案管理工作中設(shè)計(jì)到的技術(shù)經(jīng)歷了從自動(dòng)化到電子文件、數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展，部分文獻(xiàn)也提出了數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。1993年發(fā)表的文章An Overview of Applications of Automation to Special Collections:Maps and Archives［11］對(duì)特色館藏檔案及地圖的自動(dòng)化應(yīng)用進(jìn)行了一個(gè)概括。文章強(qiáng)調(diào)了計(jì)算機(jī)自動(dòng)化標(biāo)準(zhǔn)的重要性以及在使用計(jì)算機(jī)技術(shù)時(shí)所涉及的書(shū)目結(jié)構(gòu)、計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施以及數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。同時(shí)文章還例舉了北美和西歐在這方面的例子 。 An Uncertain Trumpet:Developing Archival and Special Collections in the Electronic Era［12］文中介紹了電子信息資源的檢索及特色館藏與檔案在電子時(shí)代的發(fā)展，從整體的角度指出了在電子時(shí)代特色館藏及檔案的發(fā)展。在文獻(xiàn)Archon: A Unified Information Storage and Retrieval System for Lone Archivists， Special Collections Librarians and Curators［13］（2007）中，作者Schwartz，Scott W.介紹了伊利諾伊大學(xué)主持開(kāi)發(fā)的一個(gè)開(kāi)放源代碼的集合管理軟件，對(duì)該管理軟件所使用的技術(shù)進(jìn)行了介紹。其為用戶提供了一個(gè)訪問(wèn)檔案館、博物館、圖書(shū)館的便捷在線平臺(tái)，允許用戶輕松安裝各種在線訪問(wèn)工具以使用ISAD（G）1和DACS2兼容標(biāo)準(zhǔn)描述其歷史收藏。文獻(xiàn)Balancing Boutique- Level Quality and Large- Scale Production: The Impact of "More Product， Less Process" on Digitization in Archives and Special Collections［14］從技術(shù)層面論述了數(shù)字化項(xiàng)目的流程及內(nèi)容，分析了如果使利用者在網(wǎng)絡(luò)上很快找到所需的信息，以及闡述了“Muir Papers”項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)同一活動(dòng)不同類型數(shù)據(jù)及圖像描述與抓取的方法。Bringing Museum Collections into the 21st Century: The Digital Ark and U.S. Naval War College Introduce Interactive iPad Kiosks and Historical Collections Website［15］（2013）文中提出了建立數(shù)字資源庫(kù)，使全校師生可以更便捷的獲得所需的信息，同時(shí)也是對(duì)文化的傳承。但是文章中沒(méi)有具體介紹如何建立數(shù)字資源庫(kù)，而僅僅指出了資源庫(kù)的建立外包給了專業(yè)技術(shù)公司。

（4）指南。有一部分是對(duì)現(xiàn)有的特色館藏及檔案管理的指南、工作手冊(cè)的介紹。例如，Zanish-Belcher，T. 在Archives and special collections［16］提出，數(shù)字準(zhǔn)入及互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展已經(jīng)改變了特色館藏及檔案的存在方式以及利用者獲得所需資源的方式。面對(duì)這一新發(fā)展，管理者需要提供詳盡的利用指南，在指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)資源的組織與整合的同時(shí)，方便用戶的在線利用。另外還有A Guide to the Manuscript and Oral History Collections in the Winthrop College Archives and Special Collections、the Archives and Special Collections of the Deutsches Museum in Munich等。

2.3 檔案人才研究

很多文獻(xiàn)都提到了對(duì)檔案學(xué)知識(shí)及技能的培訓(xùn)的重要性，主要說(shuō)明了特色館藏、檔案等對(duì)本科生的作用。Introducing Undergraduate Students to Archives and Special Collections［17］介紹了幾種檔案工作人員可以用來(lái)教授本科生檔案知識(shí)的方法，以增進(jìn)本科生對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，同時(shí)也可以提高學(xué)校對(duì)檔案研究的質(zhì)量。另一方面，也有文章指出檔案工作需要檔案工作者具備一定的專業(yè)技能。在Education and Training of Special Collections Professionals， Librarians， and Archivists in Canada［18］一文中，作者通過(guò)調(diào)查檔案館工作對(duì)人才的需求，發(fā)現(xiàn)圖書(shū)館特殊館藏部需要工作人才需要具備以下幾點(diǎn)能力及技能：對(duì)館藏的熱愛(ài)、具有合作精神和靈活性、具備良好的語(yǔ)言能力以及具備分類及數(shù)字化相關(guān)的專業(yè)知識(shí)、以及良好的教學(xué)能力等。此類文章還有Past or Portal: Enhancing Undergraduate Learning through Special Collections and Archives、Access to Penfield Library Special Collections: Extending the"Archival Bestiary"Concept等。

3 總結(jié)

國(guó)外關(guān)于特色館藏及檔案的研究，從縱向來(lái)看，同樣也經(jīng)歷了信息技術(shù)的變革，研究重點(diǎn)也越來(lái)越多的涉及到電子文件及數(shù)字化的發(fā)展。從橫向來(lái)看，也都包含了理論研究與管理工作的實(shí)踐研究。但是，從文獻(xiàn)數(shù)量及文獻(xiàn)內(nèi)容來(lái)看，國(guó)外的研究仍然存在以下幾個(gè)問(wèn)題：

第一，目前國(guó)外并沒(méi)有對(duì)“專題檔案”的專門(mén)研究，相較于檔案學(xué)的其他主題研究，這是一個(gè)相對(duì)較為薄弱的環(huán)節(jié)，國(guó)內(nèi)在這方面的研究屬于先行之列，很有研究意義。第二，國(guó)外對(duì)專題檔案相關(guān)主題的研究，很大一部分是對(duì)某一特色館藏或檔案的介紹，是一些個(gè)例的展示，不具有很強(qiáng)的代表性，這對(duì)于國(guó)內(nèi)的研究也就沒(méi)有太大的參考價(jià)值。第三，國(guó)外關(guān)于本文研究主題的理論研究處于較為欠缺的階段，理論成果較少，還不能發(fā)揮理論指導(dǎo)實(shí)踐的作用，不利于檔案工作的發(fā)展。

但是，國(guó)外關(guān)于專題檔案的理論及管理工作的實(shí)踐研究對(duì)我國(guó)開(kāi)展專題檔案的理論研究以及管理工作的實(shí)踐仍具有較大的借鑒意義。我國(guó)專題檔案的實(shí)踐活動(dòng)可以借鑒國(guó)外這些已有的成功案例，并根據(jù)我國(guó)專題檔案發(fā)展的規(guī)律和特色，開(kāi)展具有我國(guó)特色的專題檔案研究。

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