許冬青

（無錫市城市建設(shè)檔案館，江蘇無錫，214023）

為了加強(qiáng)城市建設(shè)檔案管理，提高案卷質(zhì)量，更好地為城市建設(shè)服務(wù)，由國家建設(shè)部會(huì)同國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局共同制訂的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，經(jīng)有關(guān)部門會(huì)審，批準(zhǔn)為國家標(biāo)準(zhǔn)，編號(hào)為GB／T 50328－2001，自2002年5月1日起施行。這也成為我國建設(shè)工程文件歸檔整理的第一部國標(biāo)規(guī)范，它對(duì)建設(shè)工程文件的歸檔范圍、質(zhì)量要求、文件材料的立卷原則、歸檔要求、檔案的驗(yàn)收與移交等都作出了明確規(guī)定，對(duì)做好建設(shè)工程文件歸檔整理工作，提高工程檔案歸檔質(zhì)量，具有十分重要的指導(dǎo)意義。

但是，隨著時(shí)代的發(fā)展和建設(shè)技術(shù)水平的不斷提高，城市建設(shè)科技化和數(shù)字化不斷地發(fā)展推進(jìn)。在這一背景下，《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（以下簡稱《整理規(guī)范》）已經(jīng)不能滿足我省對(duì)當(dāng)前社會(huì)建設(shè)發(fā)展的要求，在實(shí)際工作中遇到很多問題。

一、建設(shè)工程文件歸檔整理范圍所遇到的問題

（一）歸檔范圍大，難以到位

一方面，《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表》將建設(shè)工程竣工資料共分為5個(gè)大類，144個(gè)小類，范圍寬泛、數(shù)量繁多，有相當(dāng)一部分內(nèi)容在實(shí)際工作中很難落實(shí)到位。譬如決算文件，在工程竣工以后相當(dāng)長一段時(shí)間都難以產(chǎn)生，要求急需領(lǐng)房產(chǎn)證的建設(shè)單位提供、移交歸檔，不切實(shí)際，這就給城建檔案機(jī)構(gòu)完整、系統(tǒng)地收集城建檔案工作帶來困難。另一方面，在建設(shè)工程中產(chǎn)生的一些重要文件在范圍中沒有體現(xiàn)，如前期的發(fā)改委立項(xiàng)批復(fù)，還有規(guī)劃局產(chǎn)生的規(guī)劃定點(diǎn)圖等，容易造成報(bào)建單位的疏漏，這都需要業(yè)務(wù)人員另附說明，詳解理由，增加工作量。

（二）內(nèi)容繁多，分類較粗

歸檔范圍的內(nèi)容寬泛，但不細(xì)致，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.《歸檔范圍》將房屋工程和市政工程建設(shè)竣工檔案資料全部揉捏在一起，對(duì)于有些第一次移交建設(shè)工程檔案資料的建設(shè)單位造成困擾，感覺資料繁多，難以收集，導(dǎo)致一些單位直接跳過城建檔案館辦理房產(chǎn)手續(xù)，造成資料的流失。

2.隨著建造工藝的不斷提高，政府對(duì)工程驗(yàn)收要求更加嚴(yán)格，很多竣工驗(yàn)收的重要資料如節(jié)能、保溫資料等都沒有包括進(jìn)去，與質(zhì)監(jiān)站新出的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)存在一定的差距。

3.將長期與短期的資料全部放在一起，導(dǎo)致有些單位將不需要移交的竣工資料移交城建檔案館，加大了工作人員的工作量，影響了工作人員的審核速度，對(duì)于原本人手就比較緊張的審核部門來說又增加了負(fù)擔(dān)。

4.分類資料重復(fù)，如監(jiān)理單位、施工單位負(fù)責(zé)人名單，工程概況表，工程竣工總結(jié)，在監(jiān)理資料與施工資料中都有所體現(xiàn)，造成資料的重復(fù)移交，浪費(fèi)資源。

（三）與時(shí)代發(fā)展相脫節(jié)

隨著社會(huì)的發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，《整理規(guī)范》與我省城建檔案實(shí)際工作發(fā)展的需要有點(diǎn)脫節(jié)，城建檔案法規(guī)與建設(shè)行業(yè)以及文書檔案相關(guān)法規(guī)的銜接與配套方面存在一定的矛盾。隨著城市發(fā)展的加快，江蘇省多個(gè)城市開始了軌道交通建設(shè)，但是《整理規(guī)范》對(duì)這方面的竣工資料要求還是一片空白，這將對(duì)以后城建檔案館接收資料造成很大的困擾。雖然《整理規(guī)范》對(duì)推進(jìn)城建檔案規(guī)范化、科學(xué)化起到一定作用，但已不能適應(yīng)我省改革開放和現(xiàn)代化城市建設(shè)的需要，仍需進(jìn)一步完善和規(guī)范。

二、解決《整理規(guī)范》與實(shí)際工作產(chǎn)生矛盾的對(duì)策

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，修訂地方性法規(guī)

法律法規(guī)是保證城建檔案工作可持續(xù)發(fā)展的有力保障，加強(qiáng)制度建設(shè)，依法治檔是工作順利開展的先決條件。城建檔案部門是較為弱勢的部門，能制定地方性法規(guī)的地區(qū)寥寥無幾，這就需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)予以重視，在貫徹《整理規(guī)范》的原則下，根據(jù)我省情況，制定符合我省發(fā)展實(shí)際的城建檔案地方性法規(guī)，保證工程文件歸檔內(nèi)容系統(tǒng)、完整、合理有序，規(guī)范全省建設(shè)工程文件歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)，提高全省建設(shè)工程檔案質(zhì)量，督促工程基礎(chǔ)管理工作，促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量，使城建檔案的業(yè)務(wù)工作正常化、制度化、程序化。與此同時(shí)，加強(qiáng)宣傳，為依法治檔創(chuàng)造良好的輿論氛圍，確保城建檔案工作健康、有序發(fā)展。

（二）取其精華，使其更適應(yīng)現(xiàn)代化城建檔案的發(fā)展需要

《整理規(guī)范》是國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)做好建設(shè)工程文件歸檔整理工作，提高工程檔案歸檔質(zhì)量，具有十分重要的歷史意義。作為城建檔案法規(guī)標(biāo)桿，它也具有十分重要的指導(dǎo)意義。但是全國各地區(qū)發(fā)展情況有所不一，作為全國性的法規(guī)文件，其兼容了各地的情況，但是從另一方面說，又忽略了各地發(fā)展的特殊性，在實(shí)際操作中存在一定的矛盾。筆者建議，對(duì)《整理規(guī)范》的執(zhí)行應(yīng)因地制宜，有所選擇。一是將《整理規(guī)范》中的符合實(shí)際工作要求的項(xiàng)目保留下來，如5大分類。二是將短期不需要移交的項(xiàng)目從中剔除，使建設(shè)單位報(bào)建資料時(shí)更加清楚，明白哪些需要移交，哪些不需要移交。三是將前期中需要的發(fā)改委批復(fù)、規(guī)劃定點(diǎn)圖等之前沒有明確的加入，施工資料結(jié)合質(zhì)檢站的新標(biāo)準(zhǔn)，將節(jié)能、保溫等施工、竣工資料添加進(jìn)去。四是將不符合實(shí)際操作的如決算文件，重復(fù)收集的如監(jiān)理、施工單位負(fù)責(zé)人名單、工程概況表等刪除。

（三）細(xì)化類別，增加特殊城建檔案歸檔內(nèi)容

時(shí)代的進(jìn)步和社會(huì)需求的變化都要求城建檔案不斷走向現(xiàn)代化。為了符合城市建設(shè)發(fā)展的需要，逐步實(shí)現(xiàn)我市城建檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，在法律法規(guī)建設(shè)方面也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)。一是細(xì)化類別，將房屋工程與市政工程分開，這樣歸檔內(nèi)容更加清楚明了。二是建議將新興項(xiàng)目如江蘇各地陸續(xù)開展的軌道交通工程項(xiàng)目列入地方性法規(guī)，因?yàn)橐恍┬屡d項(xiàng)目的檔案目前還沒有一個(gè)統(tǒng)一的接收規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。

總之，為適應(yīng)城市建設(shè)發(fā)展的需要，城建檔案管理部門必須強(qiáng)化城市建設(shè)檔案管理工作，保證檔案的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范，在城市的規(guī)劃、建設(shè)、管理及和諧社會(huì)建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。城建檔案現(xiàn)代化建設(shè)是一項(xiàng)長期的工程，需要從理論上解決的問題很多，需要在實(shí)踐中探索的問題也不少，我們必須首先從整體上著眼，從宏觀上把握，在具體的工作中，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，為推進(jìn)城建檔案事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。