吳沅微 顏祥林
(南京大學(xué)信息管理學(xué)院,江蘇南京,210046)
隨著檔案信息化建設(shè)的開(kāi)展和逐步深入,數(shù)字檔案館建設(shè)已成為了全國(guó)范圍內(nèi)檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)工程。但是,數(shù)字檔案館的建設(shè)絕非易事,它是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,涉及資源、技術(shù)、人員、資金、設(shè)施等諸多因素,需要檔案管理部門、各業(yè)務(wù)部門、其他相關(guān)單位及人員的共同參與。正是數(shù)字檔案館建設(shè)的復(fù)雜性決定了其建設(shè)面臨著很多的不確定性,這些不確定性即項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。在數(shù)字檔案館建設(shè)中必須注重風(fēng)險(xiǎn)管理,及時(shí)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估和分析研究,拿出可行性的風(fēng)險(xiǎn)控制策略。
按照PMI(Project Management Institute,美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì))的定義,“項(xiàng)目是為提供某項(xiàng)獨(dú)特產(chǎn)品、服務(wù)或成果所做的臨時(shí)性努力”。[1]數(shù)字檔案館項(xiàng)目則是圍繞數(shù)字檔案館的建設(shè)、運(yùn)行和維護(hù)所做的一系列的努力工作。風(fēng)險(xiǎn)管理即數(shù)字檔案館項(xiàng)目管理組織對(duì)項(xiàng)目可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行規(guī)劃、識(shí)別、估計(jì)、評(píng)價(jià)、應(yīng)對(duì)、監(jiān)控的動(dòng)態(tài)過(guò)程,力求以科學(xué)的管理方法實(shí)現(xiàn)最大的安全保障。風(fēng)險(xiǎn)管理做得好,就能夠有效地規(guī)避和解決數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程中的風(fēng)險(xiǎn)因素,保證項(xiàng)目的順利開(kāi)展。
風(fēng)險(xiǎn)管理是對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)從識(shí)別、分析乃至采取應(yīng)對(duì)措施等一系列過(guò)程的管理工作,它包括將積極因素所產(chǎn)生的影響最大化和使消極因素產(chǎn)生的影響最小化兩方面的內(nèi)容。風(fēng)險(xiǎn)管理的目的是要在風(fēng)險(xiǎn)成為影響項(xiàng)目成功的威脅之前,識(shí)別、著手處理并消除風(fēng)險(xiǎn)的源頭[2]。
對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理的研究開(kāi)始于第一次世界大戰(zhàn)以后,當(dāng)時(shí)國(guó)際局勢(shì)復(fù)雜、社會(huì)矛盾尖銳,風(fēng)險(xiǎn)事故頻發(fā),西方國(guó)家的一些大型企業(yè)開(kāi)始思索風(fēng)險(xiǎn)管理的問(wèn)題。德國(guó)比較早的建立了風(fēng)險(xiǎn)管理的系統(tǒng)理論,而美國(guó)也在經(jīng)歷了嚴(yán)重的世界性經(jīng)濟(jì)危機(jī)之后,于1932年成立紐約保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)人協(xié)會(huì),定期討論風(fēng)險(xiǎn)管理的理論和實(shí)踐問(wèn)題,此舉標(biāo)志著風(fēng)險(xiǎn)管理科學(xué)的興起。20 世紀(jì)60年代以后,美國(guó)、日本、英國(guó)相繼成立了專門的風(fēng)險(xiǎn)管理協(xié)會(huì);在歐美等國(guó),風(fēng)險(xiǎn)管理知識(shí)通過(guò)課堂得以普及[3]。目前,風(fēng)險(xiǎn)管理的應(yīng)用領(lǐng)域已擴(kuò)展至金融、投資、生產(chǎn)、醫(yī)療、天氣、項(xiàng)目等諸多領(lǐng)域。由于數(shù)字檔案館項(xiàng)目在我國(guó)發(fā)展至今還不夠成熟,風(fēng)險(xiǎn)管理在這一領(lǐng)域內(nèi)進(jìn)行運(yùn)用,可以針對(duì)數(shù)字檔案館項(xiàng)目的具體特點(diǎn)發(fā)展出新的理論和方法,從而推動(dòng)自身的理論和實(shí)踐發(fā)展。數(shù)字檔案館項(xiàng)目是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,所涉及到的知識(shí)領(lǐng)域較廣,需要較大的資金、技術(shù)、人員投入,因此存在著很多不確定性,這些不確定性就是風(fēng)險(xiǎn),只有對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行系統(tǒng)的管理,才能保證數(shù)字檔案館項(xiàng)目的順利開(kāi)展和成功運(yùn)行。
在數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目中實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理絕不是憑空臆想出來(lái)的,是有一定的制度背景和理論依據(jù)作支撐的。
2009年年末,國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)和國(guó)際電工委員會(huì)(IEC)歷時(shí)五年在廣泛收集各國(guó)風(fēng)險(xiǎn)管理成果的基礎(chǔ)上,發(fā)布了適用于各種組織的風(fēng)險(xiǎn)管理國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)ISO 31000:2009 和ISO/IEC 31010:2009 等系列標(biāo)準(zhǔn)。截至2011年年底,ISO 風(fēng)險(xiǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)一族共包含如下三個(gè)正式標(biāo)準(zhǔn):ISO Guide 73:2009 風(fēng)險(xiǎn)管理術(shù)語(yǔ);ISO 31000:2009 風(fēng)險(xiǎn)管理原則與指南;ISO/IEC 31010:2009 風(fēng)險(xiǎn)管理技術(shù)。其中,ISO Guide 73:2009 為閱讀和理解族里的其他標(biāo)準(zhǔn)提供術(shù)語(yǔ)的定義和解釋;ISO 31000:2009 是風(fēng)險(xiǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)一族的核心,它為風(fēng)險(xiǎn)管理明確了原則、框架和過(guò)程;ISO/IEC 31010:2009 側(cè)重于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法與技術(shù),是讀者使用ISO 31000:2009 時(shí)的技術(shù)補(bǔ)充[4]。我國(guó)也有自己的風(fēng)險(xiǎn)管理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn):GB/T 24353-2009 風(fēng)險(xiǎn)管理原則與實(shí)施指南。此標(biāo)準(zhǔn)提供了風(fēng)險(xiǎn)管理的原則和通用的實(shí)施指南,適用于各種類型和規(guī)模的組織。但具體實(shí)施仍需取決于各組織的實(shí)際需要和具體實(shí)踐?!稊?shù)字檔案館建設(shè)指南》第五部分——保障體系建設(shè)中也明確提出為保障數(shù)字檔案館的信息安全就必須遵守GB/Z24364-2009《信息安全技術(shù)信息安全風(fēng)險(xiǎn)管理指南》,這其中的主要內(nèi)容即風(fēng)險(xiǎn)管理概述,認(rèn)為風(fēng)險(xiǎn)管理主要包括以下步驟:背景建立——風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估——風(fēng)險(xiǎn)處理——批準(zhǔn)監(jiān)督——監(jiān)控審查——溝通咨詢——信息系統(tǒng)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、實(shí)施、運(yùn)維、廢棄階段的信息安全風(fēng)險(xiǎn)管理。
項(xiàng)目管理貫穿于項(xiàng)目的整個(gè)生命周期,它是一個(gè)運(yùn)用科學(xué)有效的管理方法對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行計(jì)劃、組織、指導(dǎo)和控制的過(guò)程。由于項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中具有很多的不確定性,因此項(xiàng)目管理的一個(gè)主要方面就是對(duì)項(xiàng)目中的不確定性和風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行科學(xué)管理[5]。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理是指項(xiàng)目管理組織對(duì)可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行計(jì)劃、識(shí)別、估計(jì)、評(píng)價(jià)、應(yīng)對(duì)、監(jiān)控的全過(guò)程。根據(jù)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)有無(wú)預(yù)警信息,項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理理論可分為兩種:一種是針對(duì)無(wú)預(yù)警信息項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的管理方法和理論。無(wú)預(yù)警信息項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的管理控制主要有兩種方法,即消減項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)后果的方法和項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法(例如通過(guò)外包轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn))。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的另一種理論和方法是針對(duì)有預(yù)警信息的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn),此類項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)事先是可以進(jìn)行預(yù)測(cè)的,所以可采取跟蹤風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)展變化情況的方法來(lái)控制這種項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)[6]。
按照ISO 風(fēng)險(xiǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)ISO Guide 73:2009 的定義,風(fēng)險(xiǎn)管理是指針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)所采取的指揮和控制組織的協(xié)調(diào)活動(dòng)。風(fēng)險(xiǎn)管理是項(xiàng)目管理中至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié),按照其實(shí)施的嚴(yán)格程度,可將其分為六級(jí)水平。[7]第一級(jí):不可見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)管理,是指在項(xiàng)目管理中沒(méi)有明確的風(fēng)險(xiǎn)管理概念,風(fēng)險(xiǎn)管理隱含在整個(gè)項(xiàng)目管理的進(jìn)程中;第二級(jí):臨時(shí)風(fēng)險(xiǎn)管理,是指在項(xiàng)目管理過(guò)程中出于不可抗拒的原因而偶爾進(jìn)行的風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)。第三級(jí):形式風(fēng)險(xiǎn)管理,是指在項(xiàng)目管理進(jìn)程中,開(kāi)展了風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng),并且這部分活動(dòng)也體現(xiàn)在了項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告之中,但是在項(xiàng)目最初的計(jì)劃和最終的總結(jié)報(bào)告沒(méi)有體現(xiàn)。第四級(jí):必需的風(fēng)險(xiǎn)管理,是指在項(xiàng)目管理過(guò)程中,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理提出了一定的要求,需要頻繁地報(bào)告、更新和追蹤風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃和風(fēng)險(xiǎn)清單。第五級(jí):有支持的風(fēng)險(xiǎn)管理,是指項(xiàng)目管理中納入風(fēng)險(xiǎn)管理的具體內(nèi)容,明確了風(fēng)險(xiǎn)管理的方法、過(guò)程及工具。第六級(jí):精煉風(fēng)險(xiǎn)管理,是指在項(xiàng)目管理中,有系統(tǒng)地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理的過(guò)程。
作為數(shù)字檔案館項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié),數(shù)字檔案館項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理對(duì)保證項(xiàng)目成功實(shí)施具有重要的作用,具體包括以下幾點(diǎn):
數(shù)字檔案館項(xiàng)目整個(gè)生命周期內(nèi),風(fēng)險(xiǎn)時(shí)時(shí)刻刻存在,一旦出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn),就很有可能對(duì)整個(gè)項(xiàng)目構(gòu)成威脅和損害,不利于項(xiàng)目的順利實(shí)施。而數(shù)字檔案館項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理通過(guò)在項(xiàng)目初期進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析,并提出有效的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避策略和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)預(yù)案,能夠降低整個(gè)項(xiàng)目的失敗概率,避免返工造成的資源浪費(fèi)。
風(fēng)險(xiǎn)管理的一個(gè)首要環(huán)節(jié)是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行分析,在對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析的時(shí)候,團(tuán)隊(duì)的成員能夠?qū)赡艽嬖诘娘L(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行全面細(xì)致的了解。這樣有助于大家對(duì)各種潛在的困難事先做好心理準(zhǔn)備,不至于出現(xiàn)受挫后整體士氣低落的情況。在團(tuán)隊(duì)成員對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析、評(píng)估和規(guī)避的過(guò)程中,也能夠很好地聯(lián)絡(luò)大家的感情,增加團(tuán)隊(duì)成員的集體融入感,有助于團(tuán)隊(duì)的團(tuán)結(jié)。
在管理者統(tǒng)籌規(guī)劃整個(gè)數(shù)字檔案館項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的過(guò)程之中,各方面的素質(zhì)都得到了全面的考驗(yàn)和提升。由于整個(gè)風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程涉及知識(shí)面廣,這就要求管理者對(duì)各方面的知識(shí)都有所了解;風(fēng)險(xiǎn)管理團(tuán)隊(duì)里有很多成員,這些成員之間必須協(xié)同努力,把各自的工作環(huán)節(jié)有效地銜接起來(lái),這就對(duì)管理者的組織協(xié)調(diào)能力提出了很高的要求。在整個(gè)風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程中,管理者也必須要不斷總結(jié)以往項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),并積極采納先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和管理知識(shí)。
數(shù)字檔案館項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理能夠?yàn)橐院笙囝愃频捻?xiàng)目提供風(fēng)險(xiǎn)分析、評(píng)估和管理等方面的資料和經(jīng)驗(yàn),能夠幫助改進(jìn)將來(lái)的數(shù)字檔案館項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理方法,提高管理水平。目前,我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)起步尚早,至今也沒(méi)有形成一套完善的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的范本,數(shù)字檔案館項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理將有利于數(shù)字檔案館項(xiàng)目引入的順利開(kāi)展,為以后的數(shù)字檔案館項(xiàng)目提供不只是風(fēng)險(xiǎn)管理方面,也包括整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)程中的管理方法和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。
鑒于風(fēng)險(xiǎn)管理在數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)中的重要作用,必須通過(guò)多種途徑,實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管理在數(shù)字檔案館建設(shè)中的作用,以推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)的進(jìn)程。
數(shù)字檔案館建設(shè)目前在我國(guó)正如火如荼地開(kāi)展,但是由于數(shù)字檔案館建設(shè)至今仍缺乏統(tǒng)一的概念和頂層設(shè)計(jì),究竟什么才是有效、合理的數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)方法至今仍沒(méi)有一致的觀點(diǎn),這就很容易導(dǎo)致各單位在進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)中各行其是,缺乏科學(xué)方法的指導(dǎo)。風(fēng)險(xiǎn)管理理論發(fā)展至今,在金融、軟件等領(lǐng)域已取得了很好的成效。事實(shí)證明,風(fēng)險(xiǎn)管理在整個(gè)項(xiàng)目管理中的作用是至關(guān)重要的,行之有效的風(fēng)險(xiǎn)管理能夠減少和規(guī)避項(xiàng)目進(jìn)程中風(fēng)險(xiǎn)因素帶來(lái)的損害。因此,在實(shí)施數(shù)字檔案館項(xiàng)目之時(shí),項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)該提升風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí),將風(fēng)險(xiǎn)管理納入數(shù)字檔案館項(xiàng)目管理之中,充分吸收和借鑒風(fēng)險(xiǎn)管理在其它領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)和成果,以推動(dòng)數(shù)字檔案館項(xiàng)目的順利開(kāi)展。
風(fēng)險(xiǎn)管理之所以在其它專業(yè)領(lǐng)域的項(xiàng)目管理中發(fā)揮了重要的作用,引起了各個(gè)領(lǐng)域的廣泛重視,最關(guān)鍵的還在于風(fēng)險(xiǎn)管理自身的體系框架的構(gòu)建。單憑理論知識(shí)是很難取得良好的實(shí)際應(yīng)用效果的,完善的風(fēng)險(xiǎn)管理體系與框架才是指導(dǎo)風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)際應(yīng)用中最關(guān)鍵的因素。由于風(fēng)險(xiǎn)的不確定性,人們很難充分識(shí)別出項(xiàng)目中所有的風(fēng)險(xiǎn),在項(xiàng)目進(jìn)程中,隨時(shí)有可能出現(xiàn)以外的情況,而完善的風(fēng)險(xiǎn)管理體系與框架能夠指導(dǎo)人們?cè)陧?xiàng)目管理進(jìn)程中穩(wěn)步推進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)管理的各項(xiàng)進(jìn)程,把風(fēng)險(xiǎn)造成的損害控制在最小的程度。因此應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案館建設(shè)的實(shí)際構(gòu)建出真正適合數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)管理體系與框架,這樣才能充分發(fā)揮風(fēng)險(xiǎn)管理的重要作用。
為了提升人們的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí),充分發(fā)揮風(fēng)險(xiǎn)管理的作用,就有必要建立統(tǒng)一、完善的風(fēng)險(xiǎn)管理制度,以指導(dǎo)整個(gè)數(shù)字檔案館項(xiàng)目中的風(fēng)險(xiǎn)管理進(jìn)程。建立風(fēng)險(xiǎn)管理制度的意義有以下幾點(diǎn):第一,提升人們的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)。如果有了完善統(tǒng)一的制度做保障,人們?cè)谶M(jìn)行數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)的時(shí)候 就會(huì)加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理的重視,自覺(jué)地在項(xiàng)目管理中實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理。第二,推動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)管理在數(shù)字檔案館項(xiàng)目中的開(kāi)展。風(fēng)險(xiǎn)管理制度是一種頂層設(shè)計(jì)和上層指導(dǎo),在目前普遍缺乏數(shù)字檔案館建設(shè)頂層設(shè)計(jì)的情況下,如果能建立起完善的風(fēng)險(xiǎn)管理制度,從某種意義上也就是建立了一種數(shù)字檔案館建設(shè)的范本。以此范本為指導(dǎo),就能夠很好地推動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)管理在數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)中的實(shí)施,從而推動(dòng)整個(gè)數(shù)字檔案館建設(shè)的進(jìn)程。
在目前各級(jí)各類的檔案館中,人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)還是比較單一的,思想觀念也比較保守。因此,要想充分發(fā)揮風(fēng)險(xiǎn)管理在數(shù)字檔案館建設(shè)中的作用,就必須吸納和培養(yǎng)風(fēng)險(xiǎn)管理人才。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)管理的主要內(nèi)容和數(shù)字檔案館建設(shè)的需要,可以歸納出風(fēng)險(xiǎn)管理人員共需要具備以下幾點(diǎn)能力:第一,具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)。只有充分了解了數(shù)字檔案館建設(shè)的流程和需要,才能夠發(fā)揮好風(fēng)險(xiǎn)管理的作用。第二,了解風(fēng)險(xiǎn)管理理論、框架、方法。風(fēng)險(xiǎn)管理人員要想充分發(fā)揮好自身作用,就必須掌握好風(fēng)險(xiǎn)管理的基本知識(shí),從而融會(huì)貫通,將風(fēng)險(xiǎn)管理納入到整個(gè)數(shù)字檔案館建設(shè)的框架之中。第三,具備創(chuàng)新精神。這是指風(fēng)險(xiǎn)管理人員要有創(chuàng)新思維能力,不能生搬硬套傳統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)管理理論。必須要針對(duì)數(shù)字檔案館的實(shí)際,開(kāi)創(chuàng)出適合數(shù)字檔案館項(xiàng)目的一套風(fēng)險(xiǎn)管理理論、體系和方法。
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