□文/萬　瓊

（荊州長江公路大橋管理局湖北·荊州）

企業(yè)人事檔案管理分析

□文/萬瓊

（荊州長江公路大橋管理局湖北·荊州）

［提要］在企業(yè)中，人事檔案管理是人員信息組織的重要載體，也是人力資源管理的重要組成部分?？茖W健全的人事檔案管理可以促進企業(yè)人力資源的開發(fā)與利用；反之，如果人力資源管理和人事檔案管理不相匹配，則會對企業(yè)產(chǎn)生負面影響。本文對人力資源管理、人事檔案管理及兩者關系進行闡述，分析企業(yè)人事檔案管理中存在的缺陷，并從人力資源整合配置等方面對人事檔案管理的應用進行分析。

人力資源；人事檔案；管理

收錄日期：2015年8月3日

人事檔案在企業(yè)中具有很高的參考價值和利用依據(jù)，人事檔案在企業(yè)中記錄著企業(yè)員工的個人經(jīng)歷、功德業(yè)績、工作表現(xiàn)等資料，是一個通過文字、表格和圖像等形式的、以個人為基礎的歷史記錄。人力資源的管理發(fā)展經(jīng)歷了四個階段，分別是人事管理階段、人力資源管理階段、戰(zhàn)略人力資源的管理階段和后戰(zhàn)略人力資源的管理階段。人力資源管理主要是負責管理員工之間的關系，對于挖掘員工潛能，增強企業(yè)核心競爭力有著重要意義。檔案管理是人力資源管理的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)員工各種信息的重要載體，同時也是識別、選拔人才的重要依據(jù)。

一、人力資源管理與人事檔案管理

（一）人力資源管理概述。人力資源管理是一種實現(xiàn)員工價值和企業(yè)目標的過程。其中在企業(yè)戰(zhàn)略的指導下運用科學的方法，以人力資源的規(guī)劃、戰(zhàn)略以及職業(yè)分析等為基礎，對其進行獲取、配置、培訓、開發(fā)、考核與激勵、安全與保障、規(guī)范與約束、整合與凝聚等的工作。人力資源管理包括很多方面，如人力資源規(guī)劃、培訓與開發(fā)、績效管理、招聘與配置、勞動關系管理和福利與薪酬管理等。

（二）人事檔案管理概述。人事檔案是在人事活動中形成的并且以個人為單位集中保存?zhèn)洳殚喌奈募Y料，人事檔案不但記錄著員工的個人基本信息、家庭情況和工作情況等內容和信息，而且還可以反映出個人的能力、品德、才能和其工作表現(xiàn)。人事檔案管理則是企業(yè)對人事檔案進行實體管理并且對檔案中的信息、內容進行利用開發(fā)。檔案的收集鑒定、保管整理和登記統(tǒng)計等部分都是人事檔案實體管理的重要內容，而人事檔案信息和內容的開發(fā)利用則包含了檢索編研、登記統(tǒng)計和提供利用等工作。

（三）人力資源管理和人事檔案管理的關系。人力資源管理和人事檔案管理主要存在兩大關系：

1、人事檔案管理是人力資源管理的重要工作形式和組成部分，促進人力資源管理的順利進行。人事檔案是企業(yè)選用人才、考核業(yè)績的重要依據(jù)，也是了解員工基本信息、技能特長的重要途徑。

2、人事檔案是員工信息和發(fā)展情況的重要載體，記錄著員工的各種資料。另外，員工的內部招聘、調動晉升、薪酬水平變化等的人力資源管理活動又是人事檔案的重要內容來源。人力資源管理和人事檔案管理兩者相互促進、相互依賴。

二、企業(yè)人事檔案管理的缺陷

（一）企業(yè)對人事檔案管理不夠重視?，F(xiàn)階段，我國很多企業(yè)仍認為人事檔案管理是一件簡單靜止的工作，在思想意識上對人事檔案管理工作存在片面的理解，錯誤的認為在人事檔案管理工作上面投入更多的財力和物力是沒有必要的事情。正是在這種錯誤的思想意識作用下，導致了人事檔案管理工作人員工作不認真，業(yè)務素質較低，人員更換頻繁等問題。這種工作狀態(tài)不利于人事檔案管理工作的科學化和標準化的發(fā)展。

（二）靈活的用人機制與企業(yè)人事檔案管理工作不適應。在社會主義市場經(jīng)濟背景下，一些企業(yè)在招聘人才時只注重人才的能力和技能，合同和協(xié)議是招聘的主要形式，而沒有做到用人事檔案管理來對聘用人才進行有效的管理，這是企業(yè)人員流動頻繁的主要原因之一。甚至有些企業(yè)員工為了自身發(fā)展出現(xiàn)“跳槽”的現(xiàn)象，而原企業(yè)也為了維護自身利益不放員工人事檔案的情況導致了社會上的“死檔”、“檔案克隆”、“虛假檔案”等情況的發(fā)生?？傊?，靈活的用人機制和人事檔案管理體制的不相適應是現(xiàn)在企業(yè)人事檔案管理工作的一個重要缺陷。

（三）企業(yè)人事檔案利用價值不高?，F(xiàn)階段，很多企業(yè)在進行人事檔案管理還是沿用的過去的管理模式，只是注重對員工姓名、性別、年齡和文化程度等基礎信息的管理，而對員工技能水平、專業(yè)特長等復雜重要的問題收集不夠全面，致使人事檔案不夠完整，不利于人事檔案管理工作的開展。人事檔案的不完整另一方面導致了企業(yè)人員與檔案的分離，使得人事檔案的利用價值變低。

三、人事檔案管理的重要性

（一）人事檔案管理提升人力資源利用率。人事檔案是企業(yè)選用、提拔人才的重要基礎，企業(yè)可以通過人事檔案加強對人才的了解，不僅包括了姓名性別、興趣愛好等基本信息，還包括了對專業(yè)技能等更深入的了解。對員工人事檔案進行科學的管理才能為人才找到更合適的崗位，使各類員工揚長避短，最大限度的發(fā)揮組織內人力資源的效力。

（二）人事檔案管理有利于促進人力資源的合理整合和配置。術業(yè)有專攻，人都有各自的擅長領域，通過對人事檔案管理對人才專業(yè)特長進行了解，才能根據(jù)不同人才的能力和特點在企業(yè)內部對人才進行合理的配合整合，才能夠把人才放在可以發(fā)揮其主動性和工作積極性的崗位，更好地促進組織之間、部門之間人才的合理流動，防止人才利用不當或者人才積壓的問題發(fā)生。人事檔案管理在促進人力資源的合理整合配置方面有著積極的作用。

（三）人事檔案管理幫助企業(yè)更有針對性的設定員工培訓項目。企業(yè)可以根據(jù)教育背景、年齡經(jīng)歷等員工信息資料在進行培訓之前設置相應的培訓項目，對員工進行有針對性的培訓。比如企業(yè)中有年齡較大的員工，這些員工可能不太喜歡純知識理論的培訓，可以針對他們進行一些健康保健培訓，讓他們的身體健康得到保障。這樣不但調動了員工的積極性，而且促進了員工更好的工作。

（四）人事檔案管理促進企業(yè)跨地域文化管理。企業(yè)員工可能來自祖國各地，不同地域的人有不同的文化、觀念、習俗等，不同文化背景的員工在工作中可能會產(chǎn)生沖突、溝通困難等情況。企業(yè)員工人事檔案中有籍貫、經(jīng)歷等資料，這樣檔案管理人員就可以根據(jù)檔案分析員工的文化特質，對其在未來工作中可能會發(fā)生的不愉快進行預測并設定相應的機制和解決辦法。另外，企業(yè)在安排文化背景不同的員工進行合作之前可以先了解其地域文化信息，提前做好溝通和心理交流。

（五）人事檔案管理有利于員工進行職業(yè)生涯規(guī)劃。員工的人事檔案中記錄了員工的調動情況，員工受教育、離職情況，職務職稱，工作表現(xiàn)，工資薪酬和專業(yè)特長等。企業(yè)管理者可以根據(jù)員工的信息，為員工制定合適的職業(yè)生涯發(fā)展道路。

（六）人事檔案管理推動企業(yè)獎罰機制。馬斯洛需求層次理論指出了人的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現(xiàn)需求，不同人在不同的階段有著不同的需求，不同需求的滿足程度對員工的激勵效果也是不同的。企業(yè)可以根據(jù)員工的人事檔案了解員工的切實需求，并采取針對性的手段。針對性需求的滿足可以大大提高員工的積極性，為企業(yè)創(chuàng)造更多價值。

四、加強人事檔案管理工作

目前，企業(yè)的管理中，人事檔案管理工作也要進行相應的現(xiàn)代化，使人事檔案管理工作能夠適應新形勢下的新要求。要做好人力資源管理，首先要對企業(yè)的人事檔案制度進行改革，在人事檔案的收集、整理、歸檔、裝訂、傳閱的過程中都要有專人進行監(jiān)督和管理。目前，我國企業(yè)的人員結構組成越來越多樣化，傳統(tǒng)的人事檔案歸檔和管理工作肯定會對企業(yè)管理人員查閱檔案帶來較大的不便，人事檔案的科學化、信息化進程迫在眉睫。應盡快建立人事檔案的信息化系統(tǒng)，方便人力資源管理部門和人員對信息隨時進行及時有效的檢索。

此外，人事檔案管理工作也是社會保險體制建立的重要基礎工作，社會保險制度作為市場經(jīng)濟體制的重要支柱，作用相當巨大，每一個參加工作的人員都要有相應的保險來對其進行保障。社會保險主要有養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、工傷保險、醫(yī)療保險、生育保險等組成，每種保險都有不同的作用。目前，統(tǒng)一的職工基本養(yǎng)老保險制度已經(jīng)建立，它涉及各行各業(yè)，如養(yǎng)老保險金的籌集是建立在國家、單位、個人三方面基礎之上，在繳納養(yǎng)老保險金和退休后保險金的發(fā)放問題上，個人檔案所記錄的工齡、工資、待遇、職務、受保時間等都會成為最主要的依據(jù)。因此做好人事檔案管理工作與維護職工的基本權利關系重大。只有解決了企業(yè)職工的后顧之憂才能更好地促進企業(yè)發(fā)展，也就達到了人力資源管理的最終目的。

五、結束語

人力資源管理是企業(yè)管理的重要組成內容，是企業(yè)的人才引進、培養(yǎng)、吸收以及企業(yè)的正常運營的重要保障。人力資源管理的質量往往決定了一個企業(yè)的生存和發(fā)展道路。人事檔案管理是企業(yè)人力資源管理的重要方法，規(guī)范、科學、健全的人事檔案管理對企業(yè)的建立和開發(fā)人力資源有著重大意義。總之，企業(yè)一定要重視人事檔案的科學管理，使人事檔案管理的作用得到充分的發(fā)揮，促進企業(yè)人力資源的健康和諧發(fā)展。

主要參考文獻：

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