□文/高瑞霞

（河北經(jīng)貿(mào)大學河北·石家莊）

舞陽鋼鐵銷售與收款環(huán)節(jié)內部控制淺析

□文/高瑞霞

（河北經(jīng)貿(mào)大學河北·石家莊）

［提要］伴隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都有著很大程度的發(fā)展和變化。鋼鐵企業(yè)作為我國的支柱產(chǎn)業(yè)，處于非常重要的位置。但是，由于鋼鐵企業(yè)原料資源的緊缺以及鋼鐵行業(yè)競爭壓力的不斷加大，使得鋼鐵企業(yè)自身的發(fā)展面臨著重重困難和挑戰(zhàn)。本文通過分析舞鋼鋼鐵銷售與收款環(huán)節(jié)內部控制的特點以及目前所存在的問題，并提出幾點建議。

內部控制；銷售與收款；預收賬款

收錄日期：2015年7月7日

一、舞陽鋼鐵有限公司概述

河北鋼鐵集團舞陽鋼鐵有限責任公司（以下簡稱舞鋼）地處于河南省平頂山市，是我國首家寬厚鋼板生產(chǎn)和科研基地，我國重要的寬厚鋼板國產(chǎn)化替代進口基地，中國500強企業(yè)，河南省重要的利稅大戶?，F(xiàn)有資產(chǎn)總額132億元，職工一萬余人。具有年產(chǎn)鋼500萬噸、寬厚鋼板300萬銷售收入百億元以上的綜合實力。

舞鋼于1970年建廠，原為國防軍工項目。1978年9月，曾經(jīng)號稱我國“軋機之王”的舞鋼4，200mm寬厚板軋機建成投產(chǎn)，一舉結束了中國不能生產(chǎn)特寬特厚鋼板的歷史。1997年9月，舞鋼由原冶金工業(yè)部直屬企業(yè)改制為邯鋼集團控股的有限責任公司，2008年6月加入國內的鋼鐵集團——河北鋼鐵集團。

二、舞陽鋼鐵銷售與收款的內部控制

（一）舞鋼銷售業(yè)務控制流程。舞鋼銷售管理的主要流程有以下六個基本環(huán)節(jié)：

1、處理訂單。僅接受在信用額度內的訂單，新顧客需要提交客戶信息，包括稅務登記本副本、營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、開票信息復印件，新顧客提交的信息資料交于合同管理科保管存檔，信息管理員將新顧客的有關信息錄輸入產(chǎn)銷系統(tǒng)，建立顧客檔案，并進行合同編號。對于新顧客的初次訂單，必須100%支付貨款。

2、管理層核準銷售訂單和條件。接受訂單，由公司銷售經(jīng)理簽字確認訂單，客戶需預付30%～0%的貨款，新客戶先支付貨款再發(fā)貨。價格銷售部有統(tǒng)一價，實行議價制度。特殊情況，由銷售部各處室提出基礎價格，銷售部領導、主管銷售經(jīng)理、公司價格科有關人員參與議價。

3、確保已記錄的銷售訂單的內容準確。業(yè)務員與客戶簽訂合同后，由合同科審核價格等合同條款與支持性文件是否相符。信息管理員負責將顧客采購訂單和銷售合同信息輸入合同信息管理系統(tǒng)，由系統(tǒng)自動生成連續(xù)編號的銷售訂單（此時系統(tǒng)顯示為“待處理”狀態(tài)）。每周，信息管理員核對本周內生成的銷售訂單，對任何不連續(xù)編號的情況將進行檢查。每周，應收賬款記賬員匯總本周內所有簽訂的銷售合同，并與銷售訂單核對，編制銷售信息報告。如有不符，應收賬款記賬員將通知信息管理員，與其共同調查該事項。

4、確保已記錄的銷售退回、折扣與折讓均為真實發(fā)生的。舞鋼公司收到顧客提出的異議報告（函電或信件）后，及時進行分類、編號、登記。凡客戶提出的各類異議，必須具有合同號、生產(chǎn)號、鋼種、規(guī)格、噸位等原始資料。市場部根據(jù)客戶提出的異議情況，考慮是否需要派人去現(xiàn)場核實異議是否屬實。經(jīng)核實異議確屬舞鋼公司的責任，匯報給舞鋼公司市場部，舞鋼公司將通過降價、降級、補貨、退貨、修補、判廢、沖重、退款、調換等處理方式來制定具體的處理異議方案，并經(jīng)部門領導審批。對于客戶要求退貨、退款的，雙方確定好退貨噸位及價格的，客戶申請開具紅字增值稅專用發(fā)票，并將“開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單”寄予舞鋼公司市場部，市場部將處理結果通知銷售部合同科，合同科打印出“異議處理通知單”將其與客戶方主管稅務機關開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單一并送至銷售部結算科，結算科開具增值稅銷項負數(shù)專用發(fā)票，并辦理沖賬手續(xù)，調整應收賬款明細賬。

5、確保已發(fā)生的銷售退回、折扣與折讓均已記錄。定期公司會指派相關業(yè)務員與顧客對賬，如有差異業(yè)務員會及時查找發(fā)貨單等資料進行調查和處理。確認已發(fā)生的銷售退回、折扣與折讓均記錄于適當期間。業(yè)務員×××接到顧客的索賠傳真件等資料后，編制連續(xù)編號的顧客索賠處理表。確認市場部、合同科均有已處理臺賬，每月進行核對，異議臺賬按單位及日期依次統(tǒng)一編號，相互核對；對于已發(fā)生的銷售退回、折扣與折讓要準確記錄，如調查結果表明需調整賬務記錄，應收賬款主管將編制應收賬款調節(jié)表和調整建議，連同應收賬款賬齡分析報告一并交至會計主管復核批準后方可進行財務處理。

6、壞賬準備的計提。確保準確計提壞賬準備和核銷壞賬，并記錄于適當期間，公司董事會制訂并批準了應收賬款壞賬準備計提方法和計提比例的會計估計。每年末，銷售部根據(jù)以往的經(jīng)驗、債務單位的實際財務狀況和現(xiàn)金流量的情況，以及其他相關信息，編寫應收賬款可收回性分析報告，考慮應記錄于適當期間的壞賬準備，交財務部復核。應收賬款會計根據(jù)應收賬款可收回性分析報告，分析壞賬準備的計提比例是否較原先的估計發(fā)生較大變化。如發(fā)生較大變化，會計主管編寫會計估計變更建議，經(jīng)舞鋼公司財務部領導復核后報董事會批準。

（二）舞鋼收款業(yè)務內控流程

1、確保收款是真實發(fā)生的。由會計主管審核收款、付款憑證，主管領導審批付款審批。

2、準確記錄收款。應收賬款記賬員將編制收款憑證，并附相關單證，如銀行結匯水單、銀行到款通知單等，提交會計主管復核。在完成對收款憑證及相關單證的復核后，會計主管在收款憑證上簽字，作為復核證據(jù)，并在所有支持文件上加蓋“核銷”印戳。出納員根據(jù)經(jīng)復核無誤的收款憑證及時登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬。

3、監(jiān)督應收賬款及時收回。月末，應收賬款主管編制應收賬款賬齡報告，內容包括應收賬款總額、應收賬款明細賬合計數(shù)以及應收賬款明細賬與顧客對賬單（業(yè)務員拿回）的核對情況。如有差異，應收賬款主管將立即進行調查。如調查結果表明需調整賬務記錄，應收賬款主管將編制應收賬款調節(jié)表和調整建議，連同應收賬款賬齡分析報告一并交至會計主管復核批準后方可進行財務處理。

（三）銷售與收款業(yè)務控制特點

1、銷售政策制定控制。銷售部嚴格按照公司制定的《鋼鐵產(chǎn)品價格管理》辦法執(zhí)行相關銷售政策。該文件明確了價格管理的基本原則、產(chǎn)品價格制定依據(jù)、價格管理領導小組和市場營銷室職責、價格管理范圍，并通過價格管理流程來規(guī)范公司鋼鐵產(chǎn)品的價格制定，通過對各類產(chǎn)品的年度目標基價制定和日常價格調整的管理方式，經(jīng)公司領導或部領導批準后，形成公司的基價庫。

2、客戶信用控制。銷售部制定了信用風險管理崗位和職責，信用風險評估流程，根據(jù)客戶信用評級方法和客戶信用授信表，建立客戶信用檔案。

3、收款控制。舞鋼采用的是銷售預收款制度，這就保證了企業(yè)的現(xiàn)金流。收款作業(yè)是由財務在收到客戶的支票、匯票、商票、本票、信用卡或電子匯兌的款項，進行相關財務處理的過程。對收款作業(yè)，銷售公司、進出口公司財會處首先從崗位上對收款人員和填寫進賬單人員進行分離；其次在銷售收款子系統(tǒng)中完成該作業(yè)，其主要流程和控制措施為：根據(jù)訂貨政策，每收到一筆款項，先由系統(tǒng)生成連續(xù)編號的收款單，再向普通會計系統(tǒng)拋賬，生成會計憑證。同時，銷售資金管理也對預收款的補合約欠款和退余款進行了明確規(guī)定。

三、銷售與收款控制中存在的問題和建議

（一）銷售與收款控制中存在的問題

1、缺乏內部控制評價制度。內部控制評價是內部控制的重要組成部分，對內部控制的有效性進行評價，是優(yōu)化內部控制自我監(jiān)督機制的一項重要制度安排，是內部控制的重要組成部分。五部委制定的《企業(yè)內部控制評價指引》對內部控制評價的原則、內容、程序和報告要求等方面進行了規(guī)范，內部控制評價的模式、組織形式、具體評價內容等則由企業(yè)根據(jù)自身實際情況確定。而舞鋼對這一評價機制是缺失的，沒有相應的文件和制度。

2、缺少高度信息化系統(tǒng)。舞鋼在銷售環(huán)節(jié)只有合同管理的系統(tǒng)，并且軟件版本過低，一些合同的相信信息并不能錄入進去，這導致一旦企業(yè)的銷售合同丟失，則相應的客戶、訂單信息則無法查詢，這不利于企業(yè)的銷售后期工作的開展。

3、銷售人員對內控的重視程度不夠。許多的財務人員都已經(jīng)很好的普及了內控知識，并且在工作過程中能很好的運用，但是由于舞鋼銷售人員流動性較強，在新員工的入職過程中并沒有做好相應的內部控制培訓，導致企業(yè)在銷售環(huán)節(jié)過程中，由于銷售人員的個人行為導致喪失企業(yè)的客戶給企業(yè)帶來損失。

（二）完善舞鋼銷售與收款循環(huán)內部控制對策建議

第一，完善內部控制評價機制。根據(jù)《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》及《企業(yè)內部控制評價指引》的規(guī)定，考慮上述因素和自身實踐經(jīng)驗，舞鋼構建了“自評+復評”的內部控制評價模式?！皟瓤刈栽u”強調自主性，遵循自我發(fā)現(xiàn)、自我改進的工作機制，發(fā)揮自評主體的主觀能動性?！皟瓤貜驮u”側重監(jiān)督評價與輔導，遵循獨立復評、專業(yè)指導的工作原則，在檢查評價“內控自評”的規(guī)范性與有效性并查找內控缺陷的同時，提供專業(yè)輔導，促進內部控制評價意識和技能的持續(xù)提高。

第二，加強信息系統(tǒng)建設。當今社會已進入了信息化時代，企業(yè)管理信息化已經(jīng)成了一種非常普遍的現(xiàn)象，良好的信息系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)利用現(xiàn)代信息技術，提高對生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的決策水平，能夠有效的提高內部控制的執(zhí)行效率。升級操作軟件，使收款項與合同項對應，以便對收款進行控制。

第三，加強員工的內部控制教育。銷售人員是銷售部門的核心人員，是銷售部門的發(fā)動機，如果銷售人員對內部控制意識薄弱將會給公司帶來了巨大的損失。內部控制的教育應盡快在公司銷售內部開展，主要內容為內部控制的基本原理與內部控制在本公司之中的具體運用與實施，加深銷售人員對內部控制的理解與認識，從而明確內部控制中有關責任劃分、職權分離的意義，以理論知識帶動實踐，同樣以現(xiàn)實公司中發(fā)現(xiàn)的內部控制不足以形成學習理論，充分將理論與實踐相結合，將內部控制中的優(yōu)秀理念融入公司的管理之中，從而真正建立起內部控制體系，防范由于銷售收款內部控制不善而給公司帶來的風險與損失。

主要參考文獻：

［1］張維維.YG公司銷售與收款循環(huán)內部控制研究［D］.遼寧大學，2014.6.

［2］羅喜英.內部控制的發(fā)展和啟示［J］.財會通訊（學術版），2007.10.

［3］企業(yè)內部控制應用指引第9號——銷售業(yè)務.

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