李昆明 喻 麗

（南京審計(jì)學(xué)院圖書館 江蘇南京 211815）

高校機(jī)構(gòu)知識庫自存儲(chǔ)研究

李昆明 喻 麗

（南京審計(jì)學(xué)院圖書館 江蘇南京 211815）

高校師生中均有自存儲(chǔ)的需求，但因?qū)C(jī)構(gòu)知識庫的認(rèn)知度不夠等因素影響了師生對機(jī)構(gòu)知識庫自存儲(chǔ)的積極性。認(rèn)為應(yīng)通過以下措施促進(jìn)高校機(jī)構(gòu)知識庫的健康、可持續(xù)發(fā)展。一是通過建立激勵(lì)措施，做好使用方面的宣傳培訓(xùn)；二是將其納入科研績效管理；三是對灰色文獻(xiàn)提供管理與監(jiān)護(hù)服務(wù)，吸引高校人員進(jìn)行自存儲(chǔ)。

機(jī)構(gòu)知識庫；自存儲(chǔ)；影響因素；對策

機(jī)構(gòu)知識庫是指機(jī)構(gòu)內(nèi)的研究產(chǎn)出以數(shù)字資源形式保存，并且實(shí)行開放獲取，是機(jī)構(gòu)為成員提供一套知識資產(chǎn)管理的工具，是一個(gè)機(jī)構(gòu)知識管理能力的體現(xiàn)。高校機(jī)構(gòu)知識庫的建立是定位于收藏、檢索和分享本校師生員工的學(xué)術(shù)、學(xué)習(xí)資源，對員工的智力成果進(jìn)行搜集、整理、存儲(chǔ)。在數(shù)字化時(shí)代，建立機(jī)構(gòu)知識庫有利于高校的科研成果實(shí)現(xiàn)規(guī)范、高效地管理與利用。成員可以便捷地向機(jī)構(gòu)知識庫中上傳自己有價(jià)值的學(xué)術(shù)成果，也可以查看、評論及下載其他用戶的成果，“科研人員對自存儲(chǔ)的態(tài)度和意愿是影響機(jī)構(gòu)知識庫建設(shè)的關(guān)鍵”［1］。

1 高校教學(xué)、科研人員對自存儲(chǔ)的需求

1.1 科研數(shù)據(jù)、智力成果和教學(xué)資源長期保存與便捷使用的需求

科研、教學(xué)人員對研究數(shù)據(jù)和各類文書及教學(xué)課程資源有安全保存與便捷使用的需要，雖然現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上有方便的商業(yè)云存儲(chǔ)，但無可靠的保密性；移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備的可靠性也是相對的，頻繁地在設(shè)備上存取數(shù)據(jù)極容易造成數(shù)據(jù)的丟失，且不方便。而作為智力成果的永久保存、共享的機(jī)構(gòu)知識庫則可以為成員提供便捷、安全穩(wěn)定的存儲(chǔ)條件，用戶將個(gè)人的研究數(shù)據(jù)和智力成果存儲(chǔ)后，能夠生成隨時(shí)可以訪問的鏈接。

1.2 對已發(fā)表學(xué)術(shù)成果的管理需求

大部分高校都有針對員工科研項(xiàng)目及成果集中管理的科研管理系統(tǒng)，其目的是考核員工的科研成績和激勵(lì)管理。但是局限于科研成果題錄信息收集的科研管理系統(tǒng)的功能相對單一，并且沒有專業(yè)的人員對科研成果進(jìn)行管理和維護(hù)，既不能提供被引、收錄等信息的跟蹤服務(wù)，也不能進(jìn)行全文檢索與下載，更無法提高所收錄科研成果在世界范圍內(nèi)的能見度。在機(jī)構(gòu)知識庫建立后，提交到機(jī)構(gòu)知識庫中的文獻(xiàn)經(jīng)審核后，由專門的工作人員進(jìn)行管理維護(hù)，具有相對穩(wěn)定性、可靠性和權(quán)威性的特點(diǎn)，學(xué)校各職能部門需要相關(guān)佐證材料時(shí)就可以直接從機(jī)構(gòu)庫中檢索或下載，這樣可以避免許多重復(fù)的勞動(dòng)。同時(shí)，為科研人員省去諸多繁鎖的程序，節(jié)省時(shí)間與精力，更好地投入于科學(xué)研究的活動(dòng)當(dāng)中，提高科研工作效率。

1.3 用戶對于科研過程中產(chǎn)生的灰色文獻(xiàn)有開放存取需求

沒有通過媒體渠道向大眾正式公開過的資源，稱為灰色文獻(xiàn)［2］。它也是科研過程中重要的信息數(shù)據(jù)，盡管大多數(shù)灰色文獻(xiàn)的研究結(jié)果不太完整和精確，但它們的研究價(jià)值和情報(bào)價(jià)值往往不低于正式出版物，有著豐富獨(dú)到的見解和發(fā)端于此的進(jìn)一步深入研究的可能。雖然隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，部分灰色文獻(xiàn)通過商業(yè)出版的方式轉(zhuǎn)化為正式出版的“白色文獻(xiàn)”，但絕大多數(shù)的灰色文獻(xiàn)依舊沒有正式發(fā)行，機(jī)構(gòu)知識庫則可以為灰色文獻(xiàn)提供展示它們學(xué)術(shù)價(jià)值的平臺(tái)，并且使灰色文獻(xiàn)被獲取的機(jī)會(huì)大大提高。

2 影響機(jī)構(gòu)知識庫進(jìn)行自存儲(chǔ)行為的主要因素

2.1 對機(jī)構(gòu)知識庫的認(rèn)同因素

認(rèn)同因素是指成員對發(fā)展機(jī)構(gòu)知識庫相關(guān)價(jià)值的了解、認(rèn)知與愿意選用的程度，主要包括機(jī)構(gòu)成員對開放獲取理念的認(rèn)同與機(jī)構(gòu)知識庫存在價(jià)值的認(rèn)同。開放獲取的目的是為實(shí)現(xiàn)學(xué)術(shù)信息無限制的充分利用，這一目標(biāo)正被機(jī)構(gòu)知識庫所踐行，對機(jī)構(gòu)知識庫價(jià)值了解的前提是機(jī)構(gòu)成員對開放獲取理念的充分認(rèn)識。機(jī)構(gòu)內(nèi)的成員既是機(jī)構(gòu)知識庫資源提供的主體，也是使用機(jī)構(gòu)知識庫資源的主體。所以，每個(gè)成員對機(jī)構(gòu)知識庫存在價(jià)值的認(rèn)同，是促進(jìn)機(jī)構(gòu)知識庫健康發(fā)展的重要因素。

2.2 科研考評因素

目前，在科研評價(jià)指標(biāo)中主要是按照傳統(tǒng)的期刊論文發(fā)表情況進(jìn)行考核，考核結(jié)果在一定程度上取決于學(xué)?？蒲泄芾聿块T對期刊的分級?！皣鴥?nèi)各種所謂核心期刊評比，又人為地將科技期刊劃分級別，使之成為直接評價(jià)一份期刊論文質(zhì)量的重要指標(biāo)?！保?］作者的職稱晉升、學(xué)術(shù)能力評價(jià)和科研成果的考評直接與科研評價(jià)指標(biāo)緊密相關(guān)，而在機(jī)構(gòu)知識庫上發(fā)表學(xué)術(shù)論文并沒有被高?？蒲袡C(jī)構(gòu)納入到科研成果評價(jià)體系中，極大地影響了科研工作者在機(jī)構(gòu)知識庫發(fā)表學(xué)術(shù)成果的熱情和動(dòng)力，成為機(jī)構(gòu)知識庫要吸引資源流入的一道障礙。

2.3 成本因素

（1）版權(quán)問題：版權(quán)的爭議是阻礙科研人員運(yùn)用機(jī)構(gòu)知識庫的成本因素之一。一是作者發(fā)表在機(jī)構(gòu)知識庫中的資源日后被商業(yè)期刊出版后，與出版社對作者版權(quán)的獨(dú)家控制相矛盾；二是發(fā)表在機(jī)構(gòu)知識庫中的學(xué)術(shù)成果可以不受版權(quán)限制的被其他用戶隨意使用，因此大多數(shù)成員對自己的學(xué)術(shù)成果著作權(quán)安全表示深深的擔(dān)憂。

（2）時(shí)間與精力：參與機(jī)構(gòu)知識庫自存儲(chǔ)需要額外投入更多的時(shí)間和精力也是一個(gè)參與自存儲(chǔ)的阻礙因素。教師對參與自存儲(chǔ)的過程中，因注冊、額外的文書解釋以及因自存儲(chǔ)數(shù)據(jù)格式等所引起技術(shù)問題普遍存有反感情緒，因?yàn)檫@些對他們來說屬于額外的事情，影響他們做研究和寫作，這些因素最終會(huì)導(dǎo)致一些學(xué)術(shù)工作者產(chǎn)生參與到機(jī)構(gòu)知識庫自存儲(chǔ)建設(shè)的抵觸情緒，從而最終可能會(huì)放棄進(jìn)行自存儲(chǔ)。

3 高校機(jī)構(gòu)知識庫自存儲(chǔ)資源建設(shè)的對策

當(dāng)前機(jī)構(gòu)知識庫主要有主動(dòng)自存儲(chǔ)、強(qiáng)制自存儲(chǔ)、協(xié)議性代存儲(chǔ)這三種方式。強(qiáng)制自存儲(chǔ)，只能保證資源的數(shù)量，卻無法保證質(zhì)量。成員會(huì)因?yàn)檫@種強(qiáng)制性的政策表現(xiàn)出反感，并產(chǎn)生敷衍了事的態(tài)度，出現(xiàn)自存儲(chǔ)過程中提供的論文不完整、價(jià)值不高等問題。有學(xué)者認(rèn)為，一味強(qiáng)硬不可能使機(jī)構(gòu)庫成功發(fā)展下去，重要的是認(rèn)真研究用戶需求，靈活調(diào)整存儲(chǔ)策略，使機(jī)構(gòu)庫成為整個(gè)學(xué)術(shù)環(huán)境中的一份子，而不是一個(gè)被邊緣化的孤立實(shí)體［4］。為了提高用戶提交內(nèi)容的完整性、提高資源內(nèi)容的質(zhì)量，因此我們亟需創(chuàng)建一系列激勵(lì)措施，使之能把外在的消極因素轉(zhuǎn)變?yōu)闄C(jī)構(gòu)庫成員內(nèi)在的自存儲(chǔ)積極因素。

3.1 建立激勵(lì)政策，鼓勵(lì)教研人員進(jìn)行自存儲(chǔ)

從機(jī)構(gòu)知識庫著手創(chuàng)建以來，因?qū)C(jī)構(gòu)知識庫價(jià)值理念的宣傳和有效服務(wù)措施的缺失，而使得成員參與的熱度不高。高校的科研管理機(jī)構(gòu)如果能夠制訂相關(guān)配套的激勵(lì)政策，來鼓勵(lì)教師和科研人員把其研究的成果自存儲(chǔ)到機(jī)構(gòu)知識庫當(dāng)中，例如，將發(fā)表和自存儲(chǔ)在機(jī)構(gòu)知識庫中的科研成果納入學(xué)術(shù)業(yè)績和獎(jiǎng)勵(lì)范疇內(nèi)，那么將會(huì)大大地激發(fā)成員參與自存儲(chǔ)的熱情度。與此同時(shí)，“還要嘗試將科研人員提交到機(jī)構(gòu)知識庫科研成果的數(shù)量與對科研人員的科研工作評價(jià)相結(jié)合，根據(jù)自存儲(chǔ)資源的點(diǎn)擊、瀏覽、下載次數(shù)、首發(fā)文獻(xiàn)的被引次數(shù)等給予作者相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)?！保?］同時(shí)，給予用戶充分的自主權(quán)利，讓用戶能夠?qū)ζ渖蟼鞯臄?shù)據(jù)集自行調(diào)整甚至刪除，也可以根據(jù)個(gè)人的需求自行設(shè)定共享的范圍，從對課題組成員、本校用戶開放到對公眾公開。

3.2 加強(qiáng)使用宣傳培訓(xùn)，做好便利的自存儲(chǔ)服務(wù)措施

機(jī)構(gòu)知識庫的創(chuàng)建機(jī)構(gòu)應(yīng)該高度重視針對用戶的推廣工作，以及做好配套的用戶培訓(xùn)工作，以此來提高用戶對機(jī)構(gòu)知識庫的認(rèn)識，提高他們的使用能力。為了推進(jìn)機(jī)構(gòu)知識庫的認(rèn)知程度，提高機(jī)構(gòu)知識庫的使用效率。首先需要學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人先行意識到它的價(jià)值和對促進(jìn)學(xué)校科研發(fā)展的作用，從而使機(jī)構(gòu)知識庫的建設(shè)能夠得到充足的資金支撐，保障項(xiàng)目建設(shè)推進(jìn)獲得充分的支持。知識機(jī)構(gòu)庫可以成立一個(gè)專門的宣傳培訓(xùn)部門，積極到各個(gè)院系、科研部門中宣傳推廣機(jī)構(gòu)知識。同時(shí)，還可利用圖書館定期開展專題講座，以促進(jìn)全校師生對機(jī)構(gòu)知識庫的價(jià)值和創(chuàng)建理念的認(rèn)同程度，爭取使每一位師生都了解機(jī)構(gòu)知識庫以及知道如何充分利用機(jī)構(gòu)知識庫。

為了消除用戶對于自存儲(chǔ)會(huì)消耗其大量的時(shí)間和精力的顧慮，要在機(jī)構(gòu)知識庫建設(shè)之初就需要簡化用戶的提交程序，盡量使用戶使用界面簡潔、方便操作。此外，還可以設(shè)立專人協(xié)助用戶提交存儲(chǔ)，并為用戶提供在線咨詢服務(wù)，盡可能地減少用戶自存儲(chǔ)過程中的不便。

3.3 為機(jī)構(gòu)知識庫的自存儲(chǔ)行為建立科研績效管理

做好機(jī)構(gòu)知識庫發(fā)表學(xué)術(shù)科研成果的考評機(jī)制，針對庫中每一篇論文做好完善的存儲(chǔ)與評價(jià)分析服務(wù)。在資源管理方面做到一次性錄入文獻(xiàn)的完整信息，并與各功能之間對接實(shí)現(xiàn)多層次利用，并讓用戶對錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行確認(rèn)，保障數(shù)據(jù)的完整精確。由專門人員負(fù)責(zé)定期對知識庫中文獻(xiàn)的點(diǎn)擊瀏覽量、下載數(shù)量、被引次數(shù)進(jìn)行量化分析。只有如此才能在各種評價(jià)分析的需要下，使機(jī)構(gòu)知識庫可以對每一學(xué)術(shù)文章進(jìn)行文獻(xiàn)計(jì)量學(xué)的綜合性評價(jià)，并且減少不必要的反復(fù)勞動(dòng)。為了提高機(jī)構(gòu)知識庫的使用率，機(jī)構(gòu)知識庫的管理層要主動(dòng)與學(xué)?？蒲泄芾砜己藱C(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通，將機(jī)構(gòu)知識庫中自存儲(chǔ)的文獻(xiàn)成果納入職稱考核指標(biāo)當(dāng)中。在今后職位的晉升、科研業(yè)績的考核情況均與知識庫中的科研數(shù)據(jù)為參考，以此促進(jìn)成員進(jìn)行學(xué)術(shù)成果自存儲(chǔ)，并積極主動(dòng)參與到機(jī)構(gòu)知識庫中學(xué)術(shù)成果的維護(hù)與管理中來。使科研人員接受、認(rèn)同自存儲(chǔ)的學(xué)術(shù)成果，促進(jìn)機(jī)構(gòu)知識庫被科研人員廣泛地使用，提高知識庫的利用率和權(quán)威性，一次推進(jìn)機(jī)構(gòu)知識庫走向健康的發(fā)展軌道。

3.4 對學(xué)術(shù)科研數(shù)據(jù)等灰色文獻(xiàn)提供管理與監(jiān)護(hù)服務(wù)

為使灰色文獻(xiàn)也能夠被納入學(xué)校科研成果評價(jià)體系中，還應(yīng)該與學(xué)校各機(jī)構(gòu)之間溝通交流。努力完善灰色文獻(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)中能夠被精確檢索，為了徹底解決灰色文獻(xiàn)的知識產(chǎn)權(quán)的爭議問題，還要提供反剽竊的技術(shù)支持，科學(xué)分析灰色文獻(xiàn)被瀏覽、下載的數(shù)量、被引用次數(shù)等。鞏固和提高機(jī)構(gòu)知識庫在學(xué)術(shù)生態(tài)中的影響力，日趨良性健康發(fā)展，則機(jī)構(gòu)知識維護(hù)管理的數(shù)據(jù)，不是單純對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，而是在數(shù)據(jù)供學(xué)術(shù)、科研及教育所用的生命周期內(nèi)對其進(jìn)行持續(xù)管理的活動(dòng)，通過評價(jià)、篩選、重現(xiàn)及組織數(shù)據(jù)以供當(dāng)前科研活動(dòng)獲取，并能用于未來再發(fā)現(xiàn)及再利用［4］。

4 結(jié)語

我國很多高校建立了機(jī)構(gòu)知識庫，但卻因?yàn)槌蓡T積極主動(dòng)自存儲(chǔ)的熱情不夠，庫中數(shù)據(jù)資源質(zhì)量和數(shù)量都不夠高，不僅是機(jī)構(gòu)成員認(rèn)識上的不足，也是科研考核政策層面以及應(yīng)用技術(shù)層面等的問題。應(yīng)從用戶的使用角度考慮他們可能會(huì)遇到哪些困擾，在大力宣傳培訓(xùn)用戶的基礎(chǔ)上，鼓勵(lì)機(jī)構(gòu)成員的自存儲(chǔ)行為，同時(shí)，建立相關(guān)的自存儲(chǔ)激勵(lì)政策，吸引成員積極參與自存儲(chǔ)與數(shù)據(jù)管理，促進(jìn)高校的機(jī)構(gòu)知識庫的健康、高效、可持續(xù)的發(fā)展。

［1］何燕.我國科研人員潛在自存儲(chǔ)行為影響因素研究——以中國科學(xué)院科研人員為例［J］.圖書館，2008，（3）：32－35.

［2］王淑蘭.高?；疑墨I(xiàn)資源建設(shè)初探［J］.湖南工程學(xué)院學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2006，（1）：121－122.

［3］陳振英，何小軍，陳益君.開放存取在中國的困境及對策分析［J］.大學(xué)圖書館學(xué)報(bào)，2008，26（2）：35－40.

［4］楊鶴林.從數(shù)據(jù)監(jiān)護(hù)看美國高校圖書館的機(jī)構(gòu)庫建設(shè)新思路——來自DataStar的啟示［J］.大學(xué)圖書館學(xué)報(bào)，2012，30（2）：23－28.

［5］夏明春.機(jī)構(gòu)知識庫發(fā)展現(xiàn)狀、問題及對策研究［J］.圖書情報(bào)工作，2008，54（4）：108－110.

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2015-08-29 責(zé)任編輯：張靜茹）