張虞

（黑龍江省科學(xué)院，哈爾濱150001）

辦公自動(dòng)化在文秘檔案工作中的應(yīng)用

張虞

（黑龍江省科學(xué)院，哈爾濱150001）

隨著辦公自動(dòng)化的興起和不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用在文檔工作中占據(jù)著越來越重要的位置，它不僅提高了辦公效率和水平，而且在準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、完整性方面滿足了文秘人員的需求，解決了社會(huì)變化帶來的各種辦公問題。

辦公自動(dòng)化；文秘檔案工作；應(yīng)用

辦公自動(dòng)化的應(yīng)用與文秘人員的工作日趨緊密結(jié)合，因此了解和把握辦公自動(dòng)化應(yīng)用的意義，熟練操作各類辦公自動(dòng)化軟硬件，充實(shí)和加強(qiáng)對辦公自動(dòng)化的學(xué)習(xí)，將會(huì)對崗位工作大有裨益。

1　辦公自動(dòng)化的意義

辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。在辦公中采用的計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)等手段，均可歸于辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域。在行政機(jī)關(guān)中，辦公自動(dòng)化又稱為電子政務(wù)，企業(yè)一般稱為OA。通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，或者辦公數(shù)字化，可以優(yōu)化現(xiàn)有的辦公組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理機(jī)制，解放人力，實(shí)現(xiàn)人與計(jì)算機(jī)的合作辦公模式，并增加協(xié)同辦公能力，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效果和提高工作質(zhì)量的目的。

辦公自動(dòng)化是一種綜合性、實(shí)用性的技術(shù)，它出現(xiàn)在20世紀(jì)70年代中期的發(fā)達(dá)國家。它主要以信息處理技術(shù)為主，利用計(jì)算機(jī)對辦公數(shù)據(jù)進(jìn)行迅速的處理和儲(chǔ)存，再通過網(wǎng)絡(luò)或者通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)各類辦公資料的傳輸和發(fā)布，以達(dá)到快速處理數(shù)據(jù)和共享辦公資料的目的。

2　秘書辦公自動(dòng)化應(yīng)用

秘書工作是對知識(shí)體系、信息體系要求較高的領(lǐng)域，傳統(tǒng)秘書工作正在融入新的時(shí)代發(fā)展變化中，向以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的信息技術(shù)靠攏，向辦公自動(dòng)化應(yīng)用靠攏，對秘書人員知識(shí)結(jié)構(gòu)、能力水平和工作模式上都提出了新的要求，如以信息處理、電子化辦公設(shè)備的使用為基礎(chǔ)的現(xiàn)代辦公自動(dòng)化操作。

第一，對于秘書人員來說，需要不斷學(xué)習(xí)和培養(yǎng)自己對計(jì)算機(jī)的文字、圖片、郵件、視頻會(huì)議、投影設(shè)備、音視頻設(shè)備等基本計(jì)算機(jī)軟件和會(huì)議設(shè)備的熟練掌握和使用能力，工作中需要進(jìn)行處理的數(shù)據(jù)種類繁多，傳統(tǒng)的處理方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，并且不能保證準(zhǔn)確率，掌握和運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理和整理，不僅能夠保證所進(jìn)行工作的高效，更能保證準(zhǔn)確性，以適應(yīng)工作崗位的需要。

第二，在信息時(shí)代甚至是工業(yè)4.0時(shí)代的背景下，還要對信息獲取、網(wǎng)絡(luò)媒體、網(wǎng)絡(luò)資源、時(shí)勢動(dòng)態(tài)等方面要保持敏感性，辦公自動(dòng)化不可避免地要接觸網(wǎng)絡(luò)，但在借助網(wǎng)絡(luò)和信息的同時(shí)，要認(rèn)識(shí)到它的雙面性，提高警惕性，對所處理信息和數(shù)據(jù)要注意辨別和保護(hù)。

第三，在具備基本業(yè)務(wù)素質(zhì)的基礎(chǔ)上，要不斷加強(qiáng)自身的創(chuàng)造力。信息和知識(shí)的更新速度越來越快，各類電子產(chǎn)品、軟硬件的更新速度更是十分驚人，培養(yǎng)獲取新知識(shí)和新技術(shù)的能力和主動(dòng)意識(shí)，不斷擴(kuò)充信息資源和創(chuàng)新思維，才不會(huì)被時(shí)代和社會(huì)所淘汰。

3　文書檔案辦公自動(dòng)化應(yīng)用

隨著辦公自動(dòng)化的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用逐漸深入到文書檔案領(lǐng)域，并不斷方便和促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。對提高文書檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，滿足檔案工作的要求起到了巨大的推動(dòng)作用。

第一，提高檔案管理安全性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在許多無法避免的缺陷，對存儲(chǔ)空間、存儲(chǔ)條件的要求較高，而且移動(dòng)搬運(yùn)、整理和查閱都會(huì)對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生傷害，有些甚至是無法彌補(bǔ)的。而辦公自動(dòng)化則在檔案管理的安全性上提供了更為合理和可靠的保障，把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)存儲(chǔ)，作為對紙質(zhì)檔案的補(bǔ)充，對存儲(chǔ)空間和存儲(chǔ)條件的要求不高，安全性反之提高。

第二，方便文書檔案管理。傳統(tǒng)檔案工作以紙質(zhì)檔案為主，因此在管理和使用中較為不便，一些年代久遠(yuǎn)的檔案資料管理起來更為困難，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案借閱中，需要對目錄進(jìn)行人工查找，時(shí)間和準(zhǔn)確度都不能保證。辦公自動(dòng)化能夠在文件印制過程中實(shí)現(xiàn)電子存儲(chǔ)，為之后的加工、整理、檢索、查閱、銷毀等系列程序提供了方便，極大方便了檔案管理。

第三，促進(jìn)文書人員結(jié)構(gòu)的變化。傳統(tǒng)檔案管理工作程序多，需要手工操作，對文書的要求高，而文書人員一般較少，因此工作較為繁重。實(shí)現(xiàn)檔案辦公自動(dòng)化后，對人員數(shù)量要求相對降低，但對文書人員辦公自動(dòng)化的學(xué)習(xí)和應(yīng)用技能的要求在不斷提高，從手工操作到辦公自動(dòng)化的操作，要求檔案管理人員由數(shù)量型向質(zhì)量型轉(zhuǎn)變。

第四，促進(jìn)檔案管理水平的提升。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用減少了文書對紙質(zhì)檔案的依賴程度，在檔案的存儲(chǔ)、查找、調(diào)閱、資料交流、數(shù)據(jù)分析、責(zé)任劃分、科學(xué)研究等方面提供了更廣闊的可能。文書面對的不再是陳舊的紙質(zhì)載體，在擺脫復(fù)雜低效的同時(shí)，會(huì)不斷改進(jìn)工作中遇到的問題，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，這將對檔案管理水平的提升起到巨大的推動(dòng)作用。

總之，辦公自動(dòng)化在文秘檔案工作中已經(jīng)成為不可或缺的工具和手段，并以自身的特點(diǎn)和優(yōu)勢為文秘檔案工作提供有效的輔助，提供便捷和高效。隨著發(fā)展，相信辦公自動(dòng)化與文秘檔案工作的不斷融合將會(huì)促進(jìn)二者的共同進(jìn)步。

［1］鄭德慶.辦公自動(dòng)化技術(shù)［M］.廣州：暨南大學(xué)出版社，2003．

［2］曾和.辦公自動(dòng)化綜合應(yīng)用［M］.北京：北京郵電大學(xué)出版社，2004．

［3］何青.秘書學(xué)理論實(shí)踐與方法［M］.北京：中國文史出版社，2004．

［4］張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用［J］.黑龍江檔案，2011，（01）：186.

Application of Office Automation in Secretarial Archives Work

ZHANG Yu
(Heilongjiang Academy of Sciences,Harbin 150001,China)

With the rise and development of office automation,the application of office automation in document work occupies a more and more important position.It not only improves the office efficiency and level,and in accuracy,system and ways to meet the demand for Secretarial Personnel,tosolve the social changes brought by various office problems.

Office automation;Secretarial archives work;Application

C931.46

B

1674-8646（2015）09-0078-02

2015-05-24