檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)

檔案作為一種不可再生資源，它具有原始性、唯一性的特點(diǎn)。盡力讓檔案資料長(zhǎng)時(shí)間完好保存直至永久保存是檔案管理的核心內(nèi)容之一。

隨著社會(huì)不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案分類越來(lái)越細(xì)化，涉及的內(nèi)容越來(lái)越豐富，信息量和數(shù)量越來(lái)越大。全國(guó)有數(shù)以萬(wàn)計(jì)不同類別的檔案館，保存著許多非常重要的珍貴檔案，歷史和社會(huì)價(jià)值難以估量。如何才能做到檔案資料的長(zhǎng)期完好保存，始終是檔案管理部門要妥善解決的問(wèn)題。現(xiàn)在大多數(shù)檔案館的溫濕度監(jiān)測(cè)還處于人工記錄數(shù)據(jù)和人工調(diào)控溫濕度的階段，有一部分檔案館已完成由人工到智能化的升級(jí)改造。今后的3～5年間，將有更多的檔案館進(jìn)行智能化升級(jí)，同時(shí)新建檔案館將直接將溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)計(jì)為智能化系統(tǒng)，這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。而采用智能密集架是實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房智能化管理的重要手段之一。

什么是智能密集架系統(tǒng)

智能密集架系統(tǒng)是手動(dòng)、電動(dòng)、計(jì)算機(jī)集成管理系統(tǒng)、移動(dòng)終端、網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程控制于一體的光機(jī)電一體化產(chǎn)品，具有檔案管理、檔案庫(kù)房環(huán)境管理、檔案安全管理、庫(kù)房設(shè)備管理等功能。由計(jì)算機(jī)集成管理系統(tǒng)、電子控制系統(tǒng)和機(jī)械傳動(dòng)控制系統(tǒng)三部分組成，技術(shù)水平國(guó)內(nèi)領(lǐng)先。五種控制方式各自獨(dú)立，互不影響，且互相保護(hù)，并以人性化的設(shè)計(jì)為理念，智能化控制系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)化管理模式為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)宏觀自動(dòng)化架體控制、自動(dòng)人體保護(hù)、環(huán)境調(diào)節(jié)、檔案的無(wú)序存放有序管理，并引導(dǎo)檔案提取及網(wǎng)絡(luò)信息資源的共享。

智能密集架的材質(zhì)具有防霉、防蛀、防塵、防光、防鼠、防盜、防火、防震、防傾倒的功能，采用多點(diǎn)保護(hù)方式，而且經(jīng)過(guò)專業(yè)的抗干擾測(cè)試，性能穩(wěn)定可靠。

智能密集架系統(tǒng)的特點(diǎn)

智能密集架系統(tǒng)采用控制智能化存取;具備手動(dòng)、單機(jī)自動(dòng)、聯(lián)網(wǎng)自動(dòng)三種操作方式;管理監(jiān)控系統(tǒng)采用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，可與檔案利用系統(tǒng)無(wú)縫連接，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)控制，提高檔案管理水平，成為無(wú)紙化管理的有效工具。

密集架具有占用空間小、操作簡(jiǎn)便、防火防盜等顯著特點(diǎn)，近年來(lái)在檔案館、圖書館等單位得到了廣泛的應(yīng)用。智能密集架是在傳統(tǒng)密集柜的基礎(chǔ)上增加了自動(dòng)控制系統(tǒng)部分，智能密集架架體結(jié)構(gòu)與普通密集架基本相同，區(qū)別在于其將智能化的控制系統(tǒng)，合理和系統(tǒng)化的與密集柜的整個(gè)架體融為一體，它由安放在移動(dòng)軌道上的靜止柜、多列活動(dòng)柜和自動(dòng)控制系統(tǒng)組成。該類裝具的傳動(dòng)機(jī)采用高質(zhì)量軸承，傳動(dòng)靈活，運(yùn)動(dòng)輕便;智能密集架頂部的防塵板結(jié)構(gòu)，可以很好的防塵以及防潮等。

智能電動(dòng)密集架系統(tǒng)具有語(yǔ)言提示并設(shè)有紅外線監(jiān)控功能，可有效保證工作人員的自身安全;對(duì)庫(kù)房的溫濕度實(shí)行自動(dòng)調(diào)控和數(shù)據(jù)存貯;同時(shí)兼有滅火、防潮、防盜、防蟲(chóng)等功能，為保證庫(kù)房的安全管理提供了保障，也大大提高了書籍、檔案資料的存取管理的自動(dòng)化程度。

智能密集架系統(tǒng)的主要功能

1、智能集成管理系統(tǒng)，由一套管理軟件進(jìn)行控制管理。實(shí)現(xiàn)檔案的條目級(jí)管理、檔案實(shí)物管理、庫(kù)房及密集架內(nèi)溫濕度的管理控制。

2、檔案錄入完成后，自動(dòng)生成識(shí)別碼、并主動(dòng)打印條形碼，在上架過(guò)程中通過(guò)無(wú)線掃描儀掃描，無(wú)線掃描儀自動(dòng)將存放位置傳輸給數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)需人工輸入存放位置。

3、可根據(jù)檔號(hào)、檔案名稱、關(guān)鍵詞等查找條件，計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢索文件，可同時(shí)實(shí)現(xiàn)無(wú)數(shù)份檔案在同一密集架通道或不同密集架通道上的存取，并在電腦與每列密集架的液晶顯示屏中清晰顯示，使檔案存取更方便、更快捷。

4、無(wú)序存放，有序管理，高度智能化，在整個(gè)檔案存取的過(guò)程中，具有主控電腦與密集架的雙向通訊功能。主控電腦將存取檔案信息發(fā)送到每列密集架終端，每列相關(guān)液晶顯示屏上清晰顯示，并發(fā)出提示信號(hào)，檔案員可根據(jù)提示信號(hào)擇優(yōu)進(jìn)行存取工作;在存取檔案過(guò)程中密集架終端將相關(guān)信息發(fā)送給主控電腦。在檔案存放（還庫(kù)）時(shí)，當(dāng)檔案位置變更時(shí)，智能系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄新的檔案存放位置，使存取簡(jiǎn)單有序、方便快捷，提高工作效率，達(dá)到高度智能化。