沈麗平

（吉林省通榆縣開通鎮(zhèn)人民政府，吉林　通榆　137200）

檔案資料的歸納和利用對于基層檔案管理的作用分析研究

沈麗平

（吉林省通榆縣開通鎮(zhèn)人民政府，吉林通榆137200）

檔案管理是檔案日常工作中重要部分，本文對于基層檔案室中資料的分析和利用情況進行了分析研究。本文認為要提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)，增強對檔案的意識；健全檔案管理制度，建立檔案管理一體化的管理新模式；多渠道、多途徑收集文件材料，加強檔案利用反饋信息的管理；最后本文指出要加強檔案管理人員計算機知識和職業(yè)技能的培訓。

基層檔案管理；檔案管理；資料歸納

隨著檔案資源的急劇增長和現(xiàn)代社會對檔案利用的頻繁程度，傳統(tǒng)的檔案利用方式和方法已越來越難以適應現(xiàn)代社會利用的需要和檔案信息現(xiàn)代化的需要。因而，作為儲存并提供利用的檔案工作，特別是檔案管理工作的現(xiàn)代化，其重要性日益顯現(xiàn)出來。檔案工作內(nèi)部的重心也應從初級的檔案存放利用，上升到適應新形勢下得“檔案現(xiàn)代化管理”上來。

1　提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)，增強對檔案的意識

提高檔案管理人員的素質(zhì)，不僅要提高他們自身的業(yè)務素質(zhì)和知識水平，更著眼于政治素質(zhì)和實際本領(lǐng)的提高，加大教育培訓的力度，努力培養(yǎng)政治強、業(yè)務精、作風硬的檔案工作人員，作為檔案工作者始終要加強政治學習，增強黨性黨風修養(yǎng)和思想道德素質(zhì)，自覺服從黨和政府對這個工作大局。提高適應崗位要求的實際本領(lǐng)，珍惜檔案工作崗位。要深入進行調(diào)查研究，提高新時期對檔案信息的認識和要求，不斷總結(jié)和探索，提高管理水平。同時也要提高檔案管理者對檔案的意識和法制觀念，認識到檔案的重要性和潛在價值，檔案管理好壞是一個單位管理水平和文明程度的體現(xiàn)。領(lǐng)導在這種思想指導下，才會強化檔案管理工作的指導。領(lǐng)導重視是搞好全館檔案管理工作的有力保證。

增強檔案意識，提高全員檔案認知程度，首先是加大對干部人事和各種資料檔案知識的宣傳和檔案業(yè)務的培訓。向檔案管理人員講解檔案管理方面的文件，并認真進行收集整理并且到檔案歸檔的每個步驟，力求不斷擴大全體檔案管理人員及管理人員對檔案工作的了解，使每個人員認識到：檔案管理工作項目結(jié)題時，如果沒能按時整理歸檔檔案管理工作科技資料，那該項檔案管理工作活動就不能算完結(jié)，只有做好歸檔工作，檔案管理工作工作才算是有始有終。做好檔案管理工作和檔案歸檔工作是檔案管理工作職工的良好素質(zhì)體現(xiàn)。

2　健全檔案管理制度，建立檔案管理一體化的管理新模式

健全檔案管理制度十分重要，比如說建立收集制度，保管利用制度、制度保管期限，歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入日常檔案管理人員崗位職責和考核辦法之中，在提高全體檔案管理人員的檔案意識，使他們積極主動歸檔配合檔案部門工作的同時，建立檔案傳遞、檔案登記管理制度、實行檔案的動態(tài)管理。

由于機關(guān)或事業(yè)單位檔案工作具有一定的獨特性，因此建立符合本單位和本部門實際情況的檔案管理模式——信息一體化的管理，就顯得更為重要。在所有的檔案管理過程當中，領(lǐng)導決策都需要各部門及時準確地提供信息。而檔案、圖書資料等一體化管理是適應現(xiàn)代化管理的新模式。因此，單位建立檔案室，對單位檔案、圖書資料實行一體化管理，這不但可以節(jié)省人力、財力、物力，而且能夠提供更多綜合信息，實行信息一體化管理是單位動態(tài)管理的需要。

因此在貫徹檔案各項管理制度的基礎(chǔ)上，制定專職檔案人員的工作職責以及借閱、保管、保密、利用和檔案工作考核檢查制度，以嚴密的制度規(guī)范檔案制作程序，保證檔案質(zhì)量，確保各種類別、各種載體的檔案集中統(tǒng)一管理，做到從立卷歸檔到保管統(tǒng)計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲等每個環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，為規(guī)范、高效地開展檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

3　多渠道、多途徑收集文件材料，加強檔案利用反饋信息的管理

檔案管理的最終目的就是利用，發(fā)揮它潛在的經(jīng)濟效益和社會效益。因此單位檔案工作要多渠道、多途徑地開發(fā)檔案信息資源，使檔案為單位各項工作，特別是提高管理水平和開發(fā)利用檔案信息，為本單位和本部門內(nèi)部領(lǐng)導決策服務，為干部選拔任用和晉升以及職稱等提供服務。收集利用反饋信息，了解和研究檔案的反饋信息，檔案人員可以了解檔案信息發(fā)揮作用的情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓，提高檔案利用率。

檔案管理工作還可以根據(jù)服務對象的差異，以及服務需求不同，形成了各自的特有的材料，因此收集材料的多少，價值的大小，直接影響現(xiàn)代檔案材料的利用率。為從源頭上保證館檔案室收藏資源，我在單位日常管理檔案的過程中反復多次修改歸檔范圍，保管期限，使之更加合理化，同時檔案的載體也實行多樣化，除紙質(zhì)外還包含了照片、錄音、錄像、實物等。

4　加強檔案人員計算機知識和相關(guān)計算機使用技能的培訓

新的歸檔方法是以檔案工作的現(xiàn)代管理為前提的，沒有現(xiàn)代化的計算機設(shè)備，不具備操作計算機的能力的檔案管理人員是不能勝任本職工作的。對文件級檔案管理，業(yè)務人員要加以正確認識，不僅要加強新的檔案整理辦法，而且要學習和掌握計算機知識和操作技能。努力創(chuàng)造條件，爭取早日實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

要促進檔案信息化管理，除了計算機及其配套設(shè)施必須跟上外，首先必須強化信息意識和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動態(tài)信息，搞好信息資源的開發(fā)和利用。其次，要加快開發(fā)和利用現(xiàn)有信息資源。同時，要通過現(xiàn)代信息處理技術(shù)對現(xiàn)有的各種檔案進行數(shù)字化處理和存儲，加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。當然加強電子檔案歸檔管理和人才建設(shè)是不可或缺的一條。

所以說，抓好檔案管理的現(xiàn)代化人才隊伍建設(shè)是做好檔案工作的關(guān)系，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案隊伍是奠定檔案事業(yè)長足進步的根基。要加強人才專業(yè)培訓，吸收各方面人才，善于發(fā)現(xiàn)人才，壯大充實檔案信息服務的人才隊伍。

F270；G273.5

A

1003-5168（2015）-12-0159-1

沈麗平（1980—）女，現(xiàn)任職于吉林省通榆縣開通鎮(zhèn)人民政府，研究方向為檔案管理。