劉桂菊

(黑龍江省公路勘察設(shè)計院)

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關(guān)于基層科研單位檔案管理的若干思考

劉桂菊

(黑龍江省公路勘察設(shè)計院)

在科研管理結(jié)構(gòu)中，無論是項目管理、制度管理，還是流程管理，都與文檔管理緊密聯(lián)系?？蒲袡n案管理工作是一項管理科學(xué)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)工作。如何更加科學(xué)地對科研檔案進(jìn)行管理，最大限度地發(fā)揮檔案的價值，為科研的發(fā)展和各項工作服務(wù)，值得每一個檔案管理人員不斷總結(jié)和思考。

科研單位；檔案；管理

1 科研檔案管理工作的重要性

1.1 憑證作用

從涵義上來說，科研檔案是科研單位在工作中形成的，與科學(xué)技術(shù)有關(guān)的文字、圖像、聲音等原始憑證。科研檔案的這種原始憑證的屬性，顯示了其權(quán)威性和真實性。正是有這些原始材料的存在，科研項目才有深入推進(jìn)的依據(jù)。

1.2 參考作用

科研檔案是科研足跡的真實記錄，是科研成果的重要載體。科研檔案材料具有重要的參考價值，它的存在使得科研人員得以在更高起點上著手科研工作，節(jié)省了基層科研單位的人力、物力，降低了基礎(chǔ)性研究的機會成本。同時，珍貴的科研記錄也是基層科研工作人員進(jìn)行后繼研究的依據(jù)。

1.3 考核評估的重要依據(jù)

科研檔案中記載了基層科研單位的重要研究成果，是單位科研實力的真實反映。因此，如果對科研單位進(jìn)行綜合考評，科研檔案則是重要的評判依據(jù)。科學(xué)規(guī)范的檔案管理，不僅是保障科研工作又好又快發(fā)展的重要基礎(chǔ)和前提條件，更是衡量一個單位科研實力和管理水平的重要尺度。

2 當(dāng)前科研單位檔案管理存在的問題

2.1 科研檔案亟需完善的制度保障

相比制度完善的人事檔案，科研檔案的制度建設(shè)仍處在較低的水平。不管是制度的建設(shè)還是執(zhí)行，都有不小的差距。首先在制度建設(shè)上，我國目前還未出臺專門的《國家科技檔案管理辦法》?？蒲胁牧系臍w檔范圍、入檔標(biāo)準(zhǔn)、制作要求等，都沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)?；鶎涌蒲袉挝坏臋n案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化無從談起，檔案管理無處下手。

2.2 科研檔案亟需專業(yè)的管理隊伍

基層科研單位檔案管理隊伍的不專業(yè)性體現(xiàn)在兩個方面。一是人員的不專業(yè)。對于基層科研單位來說，最核心的工作是科研項目的完成。幾乎所有的專業(yè)技術(shù)人員都被安排在科研一線，沒有專業(yè)背景的工作人員才被安排管理科研檔案。且由于單位人數(shù)限制，這些檔案管理人員往往還身兼數(shù)職，在管理科研檔案的同時，可能還負(fù)責(zé)單位文書、人事、政工等崗位的工作。二是業(yè)務(wù)水平不專業(yè)。基層科研單位檔案工作人員新手占相當(dāng)比例，再加上業(yè)務(wù)培訓(xùn)跟不上，導(dǎo)致很多檔案處理程序上表現(xiàn)不夠?qū)I(yè)?？蒲袡n案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不熟悉，難以適應(yīng)整個檔案管理工作。

2.3 科研檔案亟需提高檔案質(zhì)量

科研項目一般以課題為基本單元，檔案的形成周期長、載體多樣、內(nèi)容繁多。在科研檔案管理過程中，極易出現(xiàn)歸檔材料上交不及時、材料不完整、歸檔不規(guī)范的現(xiàn)象，科研工作和科研檔案嚴(yán)重脫節(jié)。對于科研單位來說，科研項目鑒定材料要比歸檔材料來得齊全和規(guī)范。由于重要性得不到重視，科研檔案材料在歸檔的時候，往往是有多少歸檔多少，而不是應(yīng)該歸檔多少就交多少。甚至拒絕上交牽扯到個人利益的檔案材料，科研課題檔案的完整性受到很大挑戰(zhàn)。

3 提高科研單位檔案管理水平的措施

3.1 完善科研檔案管理制度

完善管理制度是做好基層單位科研檔案管理工作的保證。(1)基層科研單位須建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體系，成立領(lǐng)導(dǎo)小組，明確分管領(lǐng)導(dǎo)；(2)建立分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制度，明確領(lǐng)導(dǎo)小組的工作職責(zé)和檔案管理人員的崗位職責(zé)；(3)完善檔案管理工作的實施細(xì)節(jié)，比如歸檔材料的標(biāo)準(zhǔn)、檔案材料的借閱等；(4)建立檔案管理的考核和獎勵機制。與檔案管理部門和人員簽訂目標(biāo)責(zé)任書，增強其責(zé)任感；落實各項獎懲措施，強化檔案制度的執(zhí)行效果，確?？蒲袉挝粰n案管理工作規(guī)范化有序化順利開展。

3.2 加強科研檔案隊伍素質(zhì)

提高科研檔案隊伍的水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，可從兩個方面入手。一是專業(yè)人才“引進(jìn)來”。在進(jìn)行單位招聘是，有目的、有重點地引進(jìn)檔案管理及其相關(guān)專業(yè)的人才。重點培養(yǎng)具有一定的學(xué)術(shù)研究能力以及檔案的管理、編研和開發(fā)能力的復(fù)合型人才；二是本單位人員“走出去”?；鶎涌蒲袡n案工作者要積極主動得學(xué)習(xí)檔案管理、科研項目管理、信息管理等相關(guān)知識。要努力熟悉科研項目流程、掌握本單位情況、溝通業(yè)務(wù)信息?；鶎涌蒲袉挝灰袑嵓訌姼骷墮n案工作人員的溝通、交流與培訓(xùn)。

3.3 提高科研檔案歸檔質(zhì)量

筆者認(rèn)為，科研工作和科研檔案是密不可分的整體。科研工作一般分為準(zhǔn)備、研究、總結(jié)和申報四個階段?？蒲袡n案也應(yīng)按照這四個階段同步進(jìn)行。第一階段，科研項目準(zhǔn)備階段。這一階段的檔案管理重點是明確項目組檔案人員，準(zhǔn)確全面掌握科研項目的情況，根據(jù)項目情況提前制定檔案收集范圍；第二階段，科研項目研究階段。這一階段檔案管理重點是加強與項目組的聯(lián)系，重點收集科研的階段性成果、階段性驗收和重要會議產(chǎn)生的材料；第三階段是科研項目的總結(jié)階段。這一階段的檔案管理重點是科研成果上報及評審材料、鑒定及驗收材料。

4 結(jié) 語

科研檔案管理是一項兼具綜合性與專業(yè)性的工作。對科研單位來說，建綱立制、加強管理是首要之選；對檔案管理人員來說，多學(xué)習(xí)、勤思考、重實踐是必經(jīng)之路?？傊?，只有單位和個人雙管齊下，才能適應(yīng)新時期的變化和要求，使檔案管理這一古老的行業(yè)煥發(fā)新的生機和活力。

[1] 夏萍．重點建設(shè)項目檔案工作之思考[J]．云南檔案，2011，(8)：48-49．

[2] 質(zhì)量管理體系要求(GB/T 19001-2008/ISO 9001:2008)[S]．

[3] 劉國能.檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律研究[J].檔案學(xué)通訊，2005，(6).

[4] 劉守華.北京市委機關(guān)開展規(guī)范歸檔工作的體會[J].中國檔案，2007，(6).

2015-02-16

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1008-3383(2015)11-0198-01