劉桂菊(黑龍江省公路勘察設(shè)計(jì)院)

電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理分析

劉桂菊
(黑龍江省公路勘察設(shè)計(jì)院)

摘要:在信息時(shí)代這個(gè)大的背景下，政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育等諸多領(lǐng)域的運(yùn)行與發(fā)展都已經(jīng)離不開信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)無中心控制機(jī)構(gòu)的社會(huì)環(huán)境，其主要的工作職責(zé)就是作為信息的載體對信息進(jìn)行傳送，并且具有無國界、無主管等特性。網(wǎng)絡(luò)的特性在為人們帶來了利益以及方便的同時(shí)，也為人們的日常生活帶來了一定的風(fēng)險(xiǎn)，甚至是毀滅性的風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵詞:電子檔案;管理;風(fēng)險(xiǎn);領(lǐng)域

中圖分類號(hào):F283

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:??: C

文章編號(hào):??:1008－3383(2015)03－0181－01

收稿日期:2014－12－28

1　電子檔案傳統(tǒng)的安全管理

1．1電子檔案相關(guān)概念及重要特性

在闡述電子檔案的概念前，首先需要對另一個(gè)概念進(jìn)行介紹，這個(gè)概念就是我們所說的電子文件。在電子檔案中可以將電子文檔當(dāng)作是電子文件的一個(gè)最終歸宿，也就是交由檔案管理部門進(jìn)行管理的那部門電子文件，這兩者之間具有同源的屬性。

1．2電子檔案的重要性

(1)電子檔案具有動(dòng)態(tài)性與實(shí)體的虛擬化性

電子檔案的主要是以電子的形式保存在存儲(chǔ)介質(zhì)中，這就使得其擁有動(dòng)態(tài)性的特性，同時(shí)電子檔案還是一種虛擬的文件，其所擁有的邏輯構(gòu)造以及物理關(guān)系是獨(dú)立分存的，這兩種屬性只有在用戶進(jìn)行搜索或是檢索的時(shí)候才會(huì)有機(jī)的結(jié)合在一起。通常情況下來講，電子檔案都是儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)或是網(wǎng)絡(luò)中的，因此，對于某一單一的文稿來講，電子檔案的實(shí)體是一種無形的存在，是我們不能看見也不能摸到的。由于電子檔案具有信息量巨大的特點(diǎn)，所以在未來進(jìn)行電子檔案的存儲(chǔ)只可能是分布式進(jìn)行的，并不是在一個(gè)固定的地方進(jìn)行存儲(chǔ)，當(dāng)用戶需要調(diào)用電子檔案中的資源的時(shí)候，可以在任何有網(wǎng)絡(luò)的地方進(jìn)行，不再受到地域的局限。

(2)電子檔案的操作方式是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化以及多媒體化的

傳統(tǒng)的檔案操作幾乎都是純手工的操作方式，而對于電子檔案來講，從進(jìn)行文件的收集、整理、加工一直到檔案的歸檔，主要都是通過計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)完成的。電子檔案的操作主要是依靠網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行收集信息，對已經(jīng)收集到的信息等進(jìn)行信息化的處理，最后利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)字化的傳送。

(3)電子檔案可以提供利用交互性以及個(gè)性化

在電子檔案的工作方式下，檔案文件的提供者以及檔案文件的使用者都被緊密的聯(lián)系在一起，這樣可以使得用戶與用戶之間進(jìn)行很好的溝通交流，并且在特定的情況下角色會(huì)發(fā)生一定的轉(zhuǎn)變，具有提供利用的交互性。同時(shí)，電子的檔案的存在形式是一種實(shí)時(shí)的以及網(wǎng)絡(luò)化的，一些檔案文件可以完全不用進(jìn)行現(xiàn)場的工作而之間在網(wǎng)絡(luò)上完成。

1．3對電子檔案安全管理的常規(guī)方案

就電子檔案的管理內(nèi)容來講，對電子檔案的傳統(tǒng)安全管理主要就是確保處于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)各物理位置、邏輯區(qū)域、存儲(chǔ)或是傳輸介質(zhì)中的電子內(nèi)容，無論在動(dòng)態(tài)的情況下還是靜態(tài)的情況下都可以確保具有一定的真實(shí)性、完整性以及可用性。但是想要做到以上這幾點(diǎn)，就必將會(huì)涉及到電子檔案與人、網(wǎng)絡(luò)等諸多部分有關(guān)的技術(shù)安全或是管理安全等部分，同時(shí)這些部分又是相互依賴相互補(bǔ)充的存在。

就電子檔案的管理范圍來看，電子檔案的傳統(tǒng)安全管理涉及到很多的部分，例如硬件安全管理、軟件安全管理以及文件、數(shù)據(jù)安全管理等等。這些組成部分之間是相互支持、依賴的，無論其中的哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會(huì)對電子檔案的安全性能的造成威脅。

就電子檔案的管理階段來看，傳統(tǒng)的電子檔案安全管理在電子檔案的建立的初期一直到維護(hù)期都起到重要的作用，并且涉及到電子檔案的形成、收集直到保管以及利用的全過程，在每一個(gè)階段的安全管理均是相輔相成的，并且前一階段檔案安全的工作質(zhì)量對下一個(gè)階段檔案安全的工作質(zhì)量有著很大程度的影響。

2　電子檔案與風(fēng)險(xiǎn)管理

2．1不確定性

所有對于風(fēng)險(xiǎn)的定義中無一例外地都提到了不確定性的問題。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)存在的時(shí)候，就會(huì)存在兩種或者是兩種以上的結(jié)果，但是在我們面對風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)候卻不知道出現(xiàn)的是哪一種。

2．2損失

通常情況下來講，后果中至少有一種是不能讓人們所滿意的。說到風(fēng)險(xiǎn)，人們都會(huì)潛意識(shí)的認(rèn)為個(gè)人以及組織的資產(chǎn)受到損失，也可能是得到了要比預(yù)期的少。

3　對電子檔案進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理需要遵守的原則

3．1電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的前端控制原則

通常情況下來講，前端控制是現(xiàn)代檔案管理理念中的重要原則，其主要是以生命周期的理論作為基礎(chǔ)，在這一原則中將文件的形成直到永久保存或是銷毀的不同過程作為一個(gè)完整的過程。從電子文件形成之時(shí)甚至形成之前就對文件從形成一直到歸檔整個(gè)過程給予通盤規(guī)劃，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并對文件形成和維護(hù)進(jìn)行監(jiān)督。前端控制是對整個(gè)電子文件管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實(shí)現(xiàn)。

3．2全程管理原則

全程管理是一種全面的管理，涉及文件的流程、管理規(guī)則、管理方法以及質(zhì)量要求，從而建立一個(gè)涵蓋文件全部管理活動(dòng)的目標(biāo)體系、程序體系和技術(shù)方法體系。全程管理就是指整個(gè)電子文件的形成、積累和管理機(jī)制檔案化并且在管理的前端，即從文件生成開始就對電子檔案的整個(gè)生命周期進(jìn)行控制，實(shí)施全程檔案化管理。全程管理是一種過程管理，是通過過程控制實(shí)現(xiàn)結(jié)果控制。

4　結(jié)語

在對電子檔案進(jìn)行管理的過程中，一些不確定的因素給電子檔案的價(jià)值帶來了非常大的風(fēng)險(xiǎn)，而在電子檔案管理的過程中引入風(fēng)險(xiǎn)管理，使得信息安全得到了一定的保證，同時(shí)也給電子檔案的安全工作帶來了新的希望?，F(xiàn)階段從風(fēng)險(xiǎn)管理的角度來考慮電子檔案管理已經(jīng)成為檔案從業(yè)人員的一種重要思路。

參考文獻(xiàn):

［1］科飛管理咨詢公司著．信息安全管理概論［M］．北京:機(jī)械工業(yè)出版社，2002: 21－43.

［2］國家檔案局外事辦公室組譯．永久保護(hù)真實(shí)電子文件(國際學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)報(bào)告集)［M］．北京:中國檔案出版社，2003: 98－136.

［3］安小米，焦紅艷．文件管理國際標(biāo)準(zhǔn): ISO15489的內(nèi)容及特點(diǎn)［J］．中國檔案，2002，(12) : 37－38.