方 勇

（湖南電力建設(shè)監(jiān)理咨詢(xún)有限責(zé)任公司， 湖南 長(zhǎng)沙 410000）

0 引 言

特高壓輸變電工程的工期特別長(zhǎng)、規(guī)模特別大、技術(shù)特別復(fù)雜、參建單位特別多，整個(gè)工程監(jiān)理過(guò)程環(huán)節(jié)繁雜，監(jiān)理協(xié)調(diào)工作量特別大，相應(yīng)的監(jiān)理檔案資料特別多。監(jiān)理檔案資料是監(jiān)理工作的原始記錄，是評(píng)定監(jiān)理工作、界定監(jiān)理責(zé)任的重要依據(jù),是工程建設(shè)過(guò)程的真實(shí)寫(xiě)照，更是工程竣工檔案的重要組成部分。監(jiān)理檔案資料管理的成效直接影響監(jiān)理成果質(zhì)量，是監(jiān)理水平高低的重要標(biāo)志，同時(shí)，監(jiān)理檔案資料能為后續(xù)的特高壓工程建設(shè)提供寶貴的參考依據(jù)。筆者就一些特高壓工程監(jiān)理檔案資料管理方法進(jìn)行了詳細(xì)闡述。

1 特高壓輸變電工程監(jiān)理檔案資料管理的意義

特高壓輸變電工程工期長(zhǎng)、規(guī)模大、技術(shù)復(fù)雜、參建單位多，對(duì)監(jiān)理檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理，可以為監(jiān)理工作的順利開(kāi)展創(chuàng)造良好條件，亦是監(jiān)理單位保護(hù)自我、贏得業(yè)主信任的必然需要。

監(jiān)理檔案資料管理是工程信息管理的一項(xiàng)重要工作。它是監(jiān)理人員實(shí)施工程建設(shè)監(jiān)理、開(kāi)展質(zhì)量、安全、進(jìn)度目標(biāo)控制的基礎(chǔ)性工作。在監(jiān)理實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的各種信息，經(jīng)過(guò)收集、整理、加工和傳遞，以監(jiān)理檔案資料的形式進(jìn)行管理和保存，成為有價(jià)值的監(jiān)理信息資源，是監(jiān)理人員進(jìn)行質(zhì)量、安全、進(jìn)度目標(biāo)控制的客觀依據(jù)。

監(jiān)理檔案資料管理是提高監(jiān)理工作成效的重要手段。監(jiān)理檔案資料經(jīng)過(guò)系統(tǒng)、科學(xué)的整理歸類(lèi)，形成監(jiān)理檔案資料庫(kù)。系統(tǒng)、科學(xué)的監(jiān)理檔案資料庫(kù)能為監(jiān)理人員及時(shí)提供完整的資料依據(jù)，迅速解決監(jiān)理工作中的問(wèn)題；反之，若監(jiān)理檔案資料管理混亂，就會(huì)出現(xiàn)資料不全甚至散失，嚴(yán)重影響監(jiān)理工作的正確決策以及監(jiān)理在業(yè)主和施工單位中的信譽(yù)。

監(jiān)理檔案資料管理是持續(xù)提升監(jiān)理業(yè)務(wù)水平的重要途徑?？茖W(xué)開(kāi)展監(jiān)理檔案資料管理，將監(jiān)理工作中形成的各項(xiàng)文字、聲像、圖紙及報(bào)表等資料進(jìn)行統(tǒng)一管理和保存，確保文件和檔案資料的完整性，在項(xiàng)目建成竣工后將完整的監(jiān)理檔案資料移交建設(shè)單位，作為工程監(jiān)理檔案。完整的工程監(jiān)理檔案資料是監(jiān)理單位的寶貴財(cái)富，能為監(jiān)理人員提供豐富的監(jiān)理工作經(jīng)驗(yàn)，有利于不斷提高監(jiān)理業(yè)務(wù)水平，同時(shí)為后續(xù)工程提供借鑒。

2 特高壓輸變電工程監(jiān)理檔案資料的收集、編制和分類(lèi)

特高壓輸變電工程監(jiān)理檔案資料的編制和分類(lèi)主要圍繞監(jiān)理竣工資料展開(kāi)，監(jiān)理檔案資料的竣工移交目錄詳見(jiàn)表1。其中說(shuō)明一欄是在日常監(jiān)理檔案資料管理中需特別注意的事項(xiàng)。在日常監(jiān)理檔案資料收集中，對(duì)由非監(jiān)理單位產(chǎn)生的文件一定要保證質(zhì)量，特別是相關(guān)文件報(bào)審附件，需在審查過(guò)程中嚴(yán)格把關(guān)。

表1 監(jiān)理檔案資料的竣工移交目錄

3 特高壓輸變電工程監(jiān)理檔案資料科學(xué)管理的一些方法

3.1 建立工程資料數(shù)據(jù)庫(kù)，追溯資料管控流程

特高壓輸變電工程工期長(zhǎng)、規(guī)模大、參建單位多，監(jiān)理單位做為各參建單位的聯(lián)系紐帶，所有工程資料都通過(guò)監(jiān)理單位進(jìn)行流轉(zhuǎn)。例如一份工程設(shè)計(jì)變更就需要業(yè)主、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、運(yùn)行、物資六方參與流轉(zhuǎn)。特高壓工程建設(shè)時(shí)間跨度大、資料種類(lèi)繁多、流轉(zhuǎn)過(guò)程復(fù)雜，資料的可追溯性尤為重要。筆者根據(jù)特高壓工程資料管理的經(jīng)驗(yàn)，利用EXCEL 表建立工程資料數(shù)據(jù)庫(kù)，用列表方式進(jìn)行管控，確保每份文件流轉(zhuǎn)過(guò)程都能追根溯源(如圖 1)。

工程資料數(shù)據(jù)庫(kù)，可收集、整理時(shí)間跨度超 2 a、文件份數(shù)上萬(wàn)的工程資料，同時(shí)能詳實(shí)地記錄每一份文件從產(chǎn)生、處理、收集到歸檔的全過(guò)程。數(shù)據(jù)庫(kù)的列表功能，可以迅速查詢(xún)到任何一份文件的處理流轉(zhuǎn)情況，給監(jiān)理工作帶來(lái)極大便利；數(shù)據(jù)庫(kù)的統(tǒng)計(jì)功能，可以及時(shí)掌握工程檔案資料形成情況。工程資料數(shù)據(jù)庫(kù)在特高壓工程監(jiān)理檔案資料的科學(xué)管理中能大大提高監(jiān)理工作效率。

圖1 工程資料數(shù)據(jù)庫(kù)

列 2 中填寫(xiě)文件的完成情況，完成用“!”表示為已經(jīng)流轉(zhuǎn)完畢(包括簽章、發(fā)放、存檔等)；

列 3～7 中填寫(xiě)新生成文件的相關(guān)內(nèi)容，包括 “文件名稱(chēng)、編號(hào)、份數(shù)、產(chǎn)生單位、發(fā)文人”，生成文件包括監(jiān)理文件、施工文件、設(shè)計(jì)文件、業(yè)主文件、物資文件、運(yùn)行文件及各種往來(lái)函件。

列 8～12 中填寫(xiě)監(jiān)理處理文件的情況，包括“文件接收人、接收時(shí)間、監(jiān)理審閱人、回復(fù)日期”等。

列 13～14 中填寫(xiě)文件交業(yè)主后的處理情況。

列 15～18 中填寫(xiě)文件經(jīng)監(jiān)理、業(yè)主處理后返回各相關(guān)單位情況。其中“文件發(fā)放流向”包括施工、設(shè)計(jì)、運(yùn)行、物資等單位。

列 19～21 中填寫(xiě)文件的歸檔情況。

列 22 中根據(jù)需要備注一些需特別說(shuō)明的情況，比如作廢、取消等。

3.2 編制圖紙監(jiān)控卡，確保圖紙?zhí)幱谑芸貭顟B(tài)

特高壓輸變電工程規(guī)模大，技術(shù)復(fù)雜，施工圖紙超 200卷冊(cè)。特高壓工程設(shè)備采購(gòu)招標(biāo)相對(duì)滯后，設(shè)計(jì)單位不能一次提供全部施工圖紙，只能根據(jù)工程進(jìn)展情況分批提供圖紙，加上實(shí)際施工需要和廠家設(shè)備制造變更等原因，增加了施工圖紙變更，甚至出現(xiàn)一份圖紙變更幾次的情況。特高壓工程建設(shè)初期至竣工結(jié)算超 2 a 時(shí)長(zhǎng)，施工圖紙作為最重要的工程文件之一，是監(jiān)理人員開(kāi)展監(jiān)理工作的重要的依據(jù)。如何保證施工圖紙?zhí)幱谑芸貭顟B(tài)且便于查詢(xún)等問(wèn)題在監(jiān)理檔案資料管理中顯得尤為重要。

為了科學(xué)管理圖紙，在實(shí)際工作中，將每?jī)?cè)圖紙裝入文件檔案盒，在背脊上標(biāo)識(shí)圖紙名稱(chēng)和編號(hào)(圖 2)，并在檔案盒內(nèi)頁(yè)建立施工圖紙監(jiān)控卡(圖 3)。每?jī)?cè)圖紙建立專(zhuān)門(mén)的文件檔案盒，圖紙名稱(chēng)和編號(hào)清晰可查，便于有序、長(zhǎng)時(shí)間的保存放置，也便于在超2年的工期過(guò)程中監(jiān)理人員隨時(shí)查閱，避免施工圖紙雜亂無(wú)章；用圖紙監(jiān)控卡對(duì)施工圖紙的有效性進(jìn)行管控，確保每一冊(cè)圖紙一直處于最新有效版本，便于監(jiān)理人員掌握施工實(shí)際情況和技經(jīng)人員查詢(xún)計(jì)算實(shí)際工程量，避免失效圖紙?jiān)诠こ态F(xiàn)場(chǎng)中使用。

圖2 圖紙名稱(chēng)和編號(hào)

圖3 圖紙監(jiān)控卡

3.3 統(tǒng)一規(guī)范，對(duì)施工、監(jiān)理檔案資料編制進(jìn)行科學(xué)管理

特高壓輸變電工程建設(shè)規(guī)模大、參建單位多，參建人員多，各施工單位對(duì)資料管理重視程度不一，各施工管理人員、技術(shù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)良莠不齊，資料編制各自為政，資料整編、填寫(xiě)不規(guī)范，尤其是報(bào)審文件的附件質(zhì)量難以滿(mǎn)足歸檔要求。監(jiān)理檔案資料的質(zhì)量與施工單位資料形成過(guò)程的管控息息相關(guān)，一方面，需要對(duì)施工單位加強(qiáng)資料管理的宣貫培訓(xùn)；另一方面要加強(qiáng)對(duì)監(jiān)理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)，嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，拒收不符合標(biāo)準(zhǔn)的資料，從源頭保證資料質(zhì)量，同時(shí)也要保證監(jiān)理內(nèi)業(yè)資料質(zhì)量。

在特高壓輸變電工程建設(shè)中，許多實(shí)際參與編寫(xiě)資料的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員沒(méi)有參加過(guò)建設(shè)單位統(tǒng)一組織開(kāi)展的檔案資料管理培訓(xùn)。同時(shí)許多實(shí)際資料整理過(guò)程中出現(xiàn)的細(xì)節(jié)問(wèn)題無(wú)法在培訓(xùn)中全部提到，影響工程檔案資料的規(guī)范性。建設(shè)工程開(kāi)工初期，監(jiān)理單位協(xié)同建設(shè)單位組織工程各參建單位所有項(xiàng)目管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的檔案資料編制交底。根據(jù)多年特高壓工程監(jiān)理檔案資料管理經(jīng)驗(yàn)，監(jiān)理項(xiàng)目部對(duì)報(bào)審表的說(shuō)明設(shè)置形成文字記錄下發(fā)各參建單位，明確頁(yè)邊距、字體、行距等內(nèi)容，確保實(shí)際形成的報(bào)審文件格式統(tǒng)一、規(guī)范。同時(shí)，參照?qǐng)?bào)審表的說(shuō)明設(shè)置，對(duì)施工單位各驗(yàn)評(píng)記錄也設(shè)定了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使得各家單位報(bào)送的資料格式統(tǒng)一。

監(jiān)理內(nèi)業(yè)資料是監(jiān)理檔案資料科學(xué)管理的重要環(huán)節(jié)。監(jiān)理檔案資料整編過(guò)程具有階段性、時(shí)效性等特殊性，工程施工過(guò)程以及隱蔽工程驗(yàn)收、工程材料報(bào)審等也具有時(shí)過(guò)境遷、難以追憶等特性。資料整理過(guò)程中需加強(qiáng)對(duì)監(jiān)理檔案資料整理人員的教育，使之充分認(rèn)識(shí)到監(jiān)理檔案資料整理工作的意義和重要性。通過(guò)教育、培訓(xùn)提高監(jiān)理人員的責(zé)任心，激發(fā)工作的積極性和主動(dòng)性，使他們?cè)诠ぷ髦凶杂X(jué)遵守有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真、及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范地完成監(jiān)理檔案資料的收集和整理工作，避免出現(xiàn)錯(cuò)填、誤填、少填、漏填等不規(guī)范的現(xiàn)象，嚴(yán)禁在資料整理過(guò)程中進(jìn)行弄虛作假、胡編亂造。在工程實(shí)施過(guò)程中，要求監(jiān)理人員定期收集工程實(shí)際情況及相關(guān)信息資料，加以分析比較，判斷工程監(jiān)理檔案資料管理是否仍處于受控狀態(tài)，規(guī)范資料的歸檔。若發(fā)現(xiàn)資料缺少、漏項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)糾正，保證工程監(jiān)理檔案資料管理目標(biāo)如期實(shí)現(xiàn)。

監(jiān)理檔案資料管理也要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，通過(guò)建立工程材料進(jìn)場(chǎng)報(bào)審、施工試驗(yàn)報(bào)審、施工方案報(bào)審、特殊工種報(bào)審、施工機(jī)械報(bào)審、工程驗(yàn)收、工程量、工程進(jìn)度款報(bào)審等監(jiān)理管理臺(tái)帳，實(shí)現(xiàn)監(jiān)理檔案資料管理的計(jì)算機(jī)數(shù)字化，提高管理效率。

3.4 編制工程檔案資料管理工作簡(jiǎn)報(bào)，提升項(xiàng)目資料管理水平

特高壓輸變電工程建設(shè)工期長(zhǎng)，工程監(jiān)理檔案資料內(nèi)容多、涉及面廣，在資料管理過(guò)程中，經(jīng)常出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，有些問(wèn)題具有一定的共性。為規(guī)范監(jiān)理檔案資料的科學(xué)管理，有必要建立“事前策劃、事中檢查、事后總結(jié)”的管理辦法。在實(shí)際工作中，筆者定期編制《檔案資料管理工作簡(jiǎn)報(bào)》(見(jiàn)圖 4)。在《檔案資料管理工作簡(jiǎn)報(bào)》中包含有：(1)本期圖紙情況，讓參建人員了解圖紙是否滿(mǎn)足現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度的需要，并及時(shí)掌握?qǐng)D紙發(fā)生變更的狀況；(2)本期資料管理工作重點(diǎn)，提醒相關(guān)人員加強(qiáng)對(duì)資料的編制收集；(3)檔案工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出資料中存在的問(wèn)題和問(wèn)題分析以及解決建議；(4)下階段資料管理，策劃下階段的資料管理重點(diǎn)工作和檢查安排；(5)資料管理工作建議，及時(shí)提供一些好的資料管理辦法和工作建議，提高整個(gè)項(xiàng)目的資料管理水平等。將《檔案資料管理工作簡(jiǎn)報(bào)》及時(shí)通報(bào)給業(yè)主、設(shè)計(jì)、施工等參建單位，讓各單位領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)資料管理工作的重視，確保資料管理工作的有效開(kāi)展和積極推進(jìn)。

圖4 檔案資料管理工作簡(jiǎn)報(bào)

4 結(jié) 語(yǔ)

特高壓輸變電工程資料質(zhì)量要求高，新技術(shù)、新工藝應(yīng)用多，對(duì)資料的收集、整理提出了更高的要求。在監(jiān)理檔案資料管理過(guò)程中，因牽涉面廣、涉及單位多、時(shí)間跨度長(zhǎng)，致使管理難度增大。常規(guī)的輸變電工程資料管理辦法難以滿(mǎn)足特高壓工程的需求，必須采用一些科學(xué)、有效的新方法加強(qiáng)監(jiān)理檔案資料管理。文中介紹的幾個(gè)方法都是筆者在實(shí)際工作中總結(jié)提升的經(jīng)驗(yàn)，并在 ±800 kV 換流站、1 000 kV 變電站工程等特高壓建設(shè)中都進(jìn)行了實(shí)際應(yīng)用，效果良好，能明顯提高資料管理的效率，是行之有效的辦法。