孫碧群

(三江學(xué)院 外國語學(xué)院，江蘇 南京 210012)

新形勢下民辦高校院系辦公室工作現(xiàn)狀及對策分析

孫碧群

(三江學(xué)院 外國語學(xué)院，江蘇 南京 210012)

主要對現(xiàn)階段民辦高校院系辦公室工作的特點(diǎn)、現(xiàn)狀、主要功能以及所面臨的普遍性問題進(jìn)行闡述，提出解決這些問題的針對性措施，希望對我國民辦高校的辦公室工作帶來指導(dǎo)和借鑒。

民辦高校;院系辦公室;問題;解決措施;管理

一、目前我國民辦高校院系辦公室工作的特點(diǎn)及實(shí)際狀況

隨著高校規(guī)模越來越大，院系辦公室的工作也越來越朝著制度化、規(guī)范化、科學(xué)化方向邁進(jìn)。而各二級院系辦公室是為師生服務(wù)的綜合性辦事機(jī)構(gòu)的直接部門，具有工作面廣、層次多的特點(diǎn)。鑒于此，在實(shí)際工作中一定要嚴(yán)格遵循相關(guān)制度辦事，而且要緊跟時(shí)代的步伐，在理念和方法上全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，從而達(dá)到制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的要求。

二、民辦高校院系辦公室的主要功能

(一)服務(wù)學(xué)校管理及師生的需要

民辦高校院系辦公室的工作涉及到了院系工作的方方面面，像組織開展活動、檔案管理、調(diào)查研究、接待工作等等，所以它的工作范圍極其的廣泛?，F(xiàn)在民辦高校提出了“以人為本”的管理理念，這就強(qiáng)調(diào)了不僅要重視教書育人的質(zhì)量，也要重視管理服務(wù)的水平，而院系辦公室可以通過服務(wù)去協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)的工作，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的形象，通過服務(wù)深入基層，提升組織成員的凝聚力和歸屬感，進(jìn)一步促進(jìn)工作效力的提高，與此同時(shí)，還可以通過服務(wù)給學(xué)生帶來更大的便利，讓每一位學(xué)生更有歸屬感。

(二)部門之間的橋梁

通常情況下，民辦高校的日常工作，包括院系領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理方面的信息絕大多數(shù)都是通過院系辦公室發(fā)布的。學(xué)校的重要文件下達(dá)到院系后，由分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批后就會交由辦公室去執(zhí)行，院系辦公室在執(zhí)行過程中會遇到各個問題，需要領(lǐng)導(dǎo)決策，這時(shí)就需要辦公室將各個方面的資料和信息準(zhǔn)確且真實(shí)的去反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)有效的解決問題。

(三)院系工作的樞紐

民辦高校的院系辦公室是保障整個院系工作順利進(jìn)行的重要樞紐，因?yàn)樗梢杂行f(xié)調(diào)上下級的工作，一定程度上起到操控全局的作用，院系辦公室要想很好的扮演“秘書”這個角色，就必須全面深入了解情況，洞悉問題深層次原因，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，在領(lǐng)導(dǎo)與教師之間起到上傳下達(dá)、穿針引線的作用，提高溝通協(xié)調(diào)功效，使領(lǐng)導(dǎo)的決策意志為院系教師所深入理解，并得以順利貫徹執(zhí)行，同時(shí)也使基層教師的想法通過辦公室渠道為領(lǐng)導(dǎo)所洞察，在解決問題或決策時(shí)，充分考慮群眾的需求。

(四)監(jiān)督和協(xié)調(diào)作用

主要體現(xiàn)在三個方面:第一，院系辦公室不僅要準(zhǔn)確及時(shí)的傳達(dá)任務(wù)，還要對領(lǐng)導(dǎo)的決策執(zhí)行情況具有監(jiān)督責(zé)任，所以必須要全面掌握貫徹執(zhí)行相關(guān)政策的具體情況。只有這樣才能真正清楚各項(xiàng)工作的完成情況及遇到的問題，并且要做到適時(shí)地將工作完成的進(jìn)展情況反饋給上級領(lǐng)導(dǎo);第二，在各部門的工作中，能及時(shí)的給予建議和協(xié)調(diào)，以此來最大程度的減少工作上的失誤;第三，掌握每個部門的實(shí)際情況，了解他們的工作狀態(tài)和能力，使得領(lǐng)導(dǎo)可以相對全面地了解學(xué)院及每個成員工作狀況，在年終的時(shí)候能夠給出合理公正的評價(jià)。

三、民辦高校院系辦公室工作中面臨的主要問題

(一)工作人員少，工作任務(wù)重

目前，民辦高校會根據(jù)院系的規(guī)模大小去配置院系辦公室的工作人員，通常都是1－3人，有些規(guī)模比較小的院系基本上只配置1人。雖然院系辦公室的工作人員較少，但是需要處理的事務(wù)范圍沒有發(fā)生根本的變化，只是在同一批性質(zhì)的工作時(shí)，可能會因?yàn)閷W(xué)生人數(shù)的減少，而工作量有所減少。由于辦公室工作需要完成教務(wù)、科研、后勤等工作，既繁雜又瑣碎，一些日常性工作事情小、重復(fù)性高，長期處理這些事情，工作人員沒有成就感或滿足感，極易讓人產(chǎn)生挫折感和工作倦怠感，這會大大影響到工作的效率和工作積極性。

(二)辦公室工作得不到重視

民辦高校普遍存在對院系辦公室的工作不重視的問題。一方面認(rèn)為辦公室工作不存在專業(yè)性，在人員數(shù)量、人員配置上，缺乏規(guī)范的認(rèn)定，認(rèn)為誰都可以勝任該工作，導(dǎo)致管理隊(duì)伍來源復(fù)雜，水平參差不齊。另一方面，院系辦公室工作人員存在“重使用、輕培養(yǎng)”情況，凡是需要院系承擔(dān)、協(xié)調(diào)的工作都與辦公室聯(lián)系，而對辦公室人員的認(rèn)同、激勵及培養(yǎng)方面缺乏必要的機(jī)制。

(三)工作職責(zé)不完善

當(dāng)下民辦高校院系辦公室的管理工作體系還只是處于一個摸索階段，還需要不斷改進(jìn)和完善，所以在管理上，會出現(xiàn)由于管理職責(zé)不清楚，而導(dǎo)致職責(zé)發(fā)生交叉，職位出現(xiàn)空缺，工作上互相推脫的現(xiàn)象。更為嚴(yán)重的是，在管理過程中出現(xiàn)新問題的時(shí)候，由于不知道該由誰去負(fù)責(zé)，是屬于辦公室的管理范疇還是與己無關(guān)，從而導(dǎo)致問題得不到很好的解決。這樣的一些問題也會對院系和部門間的工作造成不利。

(四)員工素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

因?yàn)樵合缔k公室的工作任務(wù)繁重，而發(fā)展空間也比較狹窄，所以工作人員的流動性比較大，這對辦公室的管理產(chǎn)生了很大的影響。辦公室工作人員主要是以年輕人為主，他們大部分都缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，而要成為一名優(yōu)秀的辦公室工作人員就必須具備較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，但是辦公室工作人員被日常的工作纏身，很少有時(shí)間去充電，加上平時(shí)很少有機(jī)會參加培訓(xùn)提升自己，所以在綜合素質(zhì)、工作能力、思想態(tài)度等方面的認(rèn)識都比較落后，跟不上實(shí)際的需求。

四、改善民辦高校院系辦公室工作的幾點(diǎn)建議

(一)提高認(rèn)識，推進(jìn)院系辦公室的職能轉(zhuǎn)變

1.切實(shí)提升對民辦高校院系辦公室工作的認(rèn)識

隨著科技的快速發(fā)展，院系辦公室同樣也面臨著許多新的問題，因此需要加強(qiáng)協(xié)同工作的力度，充分發(fā)揮自身機(jī)制比較靈活的優(yōu)勢，提高辦公效率，建立一支具有戰(zhàn)斗力的干部隊(duì)伍，切實(shí)提高辦公室相關(guān)人員的政治素質(zhì)和理論水平，從而可以更好地為教學(xué)科研工作服務(wù)。

2.快速推進(jìn)院系辦公室的職能轉(zhuǎn)變

隨著教育體制的深入改革，民辦高校院系應(yīng)當(dāng)積極主動地適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，努力改進(jìn)自身的職能，強(qiáng)化工作重點(diǎn)，盡量克服人手少、事情多的不利局面，真正落實(shí)好各項(xiàng)政策的執(zhí)行工作，加強(qiáng)監(jiān)督檢查、統(tǒng)計(jì)、報(bào)送信息等一系列工作?？傊?，就是需要積極發(fā)揮自己的參謀助手職能，優(yōu)質(zhì)高效地為教學(xué)和科研做好服務(wù)，以此來確保院系教學(xué)工作的順利開展。

3.結(jié)合實(shí)際情況不斷完善制度

制度是每個機(jī)構(gòu)和單位必不可少的，因?yàn)橹挥兄贫酥贫?，并且?yán)格按照要求去執(zhí)行，才能保證各項(xiàng)工作順利的開展，才能提高工作效率，所以院系辦公室要想做好工作，建立完善的管理制度勢在必行。通常情況下，制度主要包括辦公室工作人員需要遵守的規(guī)章制度，各項(xiàng)崗位職責(zé)和教學(xué)、科研等管理工作的辦理程序等內(nèi)容，除此之外，院系辦公室還需要建立起一些與黨務(wù)和行政方面緊密聯(lián)系的制度。制度建立起來之后，要求相關(guān)部門人員嚴(yán)格遵守而且要堅(jiān)決的實(shí)施，在執(zhí)行的過程中要善于發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)改進(jìn)。

(二)認(rèn)真落實(shí)民辦高校院系辦公室的協(xié)調(diào)作用

1.協(xié)調(diào)功能是辦公室的基本職能之一

這主要體現(xiàn)在以下三個方面:(1)作為院系領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，將直接為領(lǐng)導(dǎo)提供支持，并根據(jù)決策層的意圖進(jìn)行組織協(xié)調(diào);(2)民辦高校院系辦公室在學(xué)校的日常工作中處于中心位置，是院系各個部門、各個層級之間信息傳輸和反饋的重要橋梁和管理樞紐;(3)它是民辦高校院系對外聯(lián)絡(luò)、溝通的窗口。它的宗旨在于協(xié)調(diào)二級院系與上級主管部門之間的關(guān)系，貫徹落實(shí)各項(xiàng)政策的真實(shí)意圖，圍繞民辦高校的目標(biāo)展開工作;(4)協(xié)調(diào)民辦高校與社會的聯(lián)系，院系辦公室應(yīng)當(dāng)積極與當(dāng)?shù)氐恼?、企業(yè)溝通和交流，為高校建設(shè)創(chuàng)造一個良好的外部環(huán)境。

2.協(xié)調(diào)工作中應(yīng)當(dāng)遵守的幾條基本原則

(1)少數(shù)服從多數(shù)，局部服從全局的原則;(2)加強(qiáng)調(diào)研工作的原則。辦公室工作人員要多與基層取得聯(lián)系，了解真實(shí)情況和實(shí)際性問題，認(rèn)真做好調(diào)查研究工作。在此過程中，要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，在推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)化和民主化過程中發(fā)揮應(yīng)有的作用;(3)按章辦事的原則。在處理問題的過程中，千萬不要脫離相關(guān)的政策要求，政策執(zhí)行質(zhì)量的高低取決于各部門協(xié)調(diào)工作的質(zhì)量高低。因此就需要在辦公室工作的同志一定要認(rèn)真學(xué)習(xí)研究各項(xiàng)政策，充分了解政策出臺的最終目標(biāo)，在實(shí)際工作中做到客觀分析，秉公辦事，不斷地轉(zhuǎn)變觀念，努力提高工作質(zhì)量。

3.建立一支高素質(zhì)的民辦高校院系辦公室干部團(tuán)隊(duì)

作為學(xué)校對外的窗口，辦公室工作人員的形象很大程度上也代表著學(xué)院的形象，因此建立一支高素質(zhì)的辦公室干部團(tuán)隊(duì)顯得極其重要。要加強(qiáng)相關(guān)人員的培養(yǎng)，努力拓寬工作人員的視野，提高理論水平和處理問題的能力。辦公室工作人員要時(shí)刻保持堅(jiān)定的立場，在實(shí)際工作中要善于觀察問題和分析問題，在可能的范圍內(nèi)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)解決問題，推動工作的有效開展。

綜上所述，民辦高校院系辦公室的主要職責(zé)在于全面地為院系做好服務(wù)工作，工作內(nèi)容繁瑣，但是責(zé)任重大，所以要想做好院系辦公室的工作，要充分認(rèn)識到其工作性質(zhì)，并認(rèn)真分析工作中所面臨的問題，不斷改進(jìn)和完善，充分發(fā)揮民辦高校管理機(jī)制的優(yōu)勢，有針對性地加強(qiáng)對院系辦公室的管理工作，堅(jiān)決落實(shí)黨的政策和方針，與此同時(shí)還要努力提升自身的綜合素質(zhì)，在工作中不斷地觀察和學(xué)習(xí)，為更好地協(xié)調(diào)學(xué)院內(nèi)部以及學(xué)院與社會之間的關(guān)系打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

［1］陳思澤.創(chuàng)新管理理念 做好新時(shí)期高校院系辦公室管理工作［J］.西南農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會科學(xué)版)，2009，(12).

［2］陳玉芳.新時(shí)期高校院(系)辦公室管理面臨的挑戰(zhàn)與對策［J］.藥學(xué)教育，2009，(12).

［3］朱桂元.淺析民辦高校院系辦公室的功能定位和作用發(fā)揮［J］.市場周刊，2013，(11).

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