●尹紹斌

淺議ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)信息的可靠性

●尹紹斌

ERP系統(tǒng)，是業(yè)務(wù)信息與財(cái)務(wù)信息高度集成的現(xiàn)代化管理平臺(tái)?；谶@個(gè)平臺(tái)的會(huì)計(jì)核算，相較于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算模式，核算方式發(fā)生了深刻變化，外延不斷擴(kuò)大。在此，著重對(duì)ERP系統(tǒng)的運(yùn)行對(duì)會(huì)計(jì)信息可靠性的影響作初步分析與探討。

一、影響會(huì)計(jì)信息可靠性的幾個(gè)因素

可靠性包括真實(shí)性、可驗(yàn)證性和中立性。在ERP環(huán)境下，一些會(huì)計(jì)最基本元素的特性發(fā)生了變化，進(jìn)而影響到會(huì)計(jì)信息的可靠性。譬如：

（一）會(huì)計(jì)憑證

會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證與記賬憑證，是賬簿登記的書(shū)面證明材料。ERP環(huán)境下，會(huì)計(jì)憑證形成的節(jié)點(diǎn)、外在形式均發(fā)生了變化，對(duì)會(huì)計(jì)憑證作為會(huì)計(jì)信息可靠性的基本保證作用產(chǎn)生了巨大影響：一是記賬憑證多借多貸成為普遍現(xiàn)象，往往一張憑證包含很多業(yè)務(wù)的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容，很難通過(guò)借貸關(guān)系了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)質(zhì)。比如一張通訊業(yè)務(wù)收入的記賬憑證，往往涉及借貸科目上百個(gè)，金額過(guò)億元，很難理清經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈。二是生成會(huì)計(jì)分錄的過(guò)程前置到業(yè)務(wù)操作部門(mén)，以致業(yè)務(wù)人員的操作可以直接影響會(huì)計(jì)信息。業(yè)務(wù)部門(mén)一般在取得原始憑證后，將信息錄入到ERP系統(tǒng)，并在ERP系統(tǒng)內(nèi)部信息流轉(zhuǎn)的不同節(jié)點(diǎn)自動(dòng)生成相應(yīng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)記錄。比如，物資采購(gòu)，采購(gòu)人員根據(jù)驗(yàn)收入庫(kù)單作接收入庫(kù)，生成采購(gòu)物資暫估會(huì)計(jì)分錄，然后財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)發(fā)票、入庫(kù)單等進(jìn)行確認(rèn)，生成正式的采購(gòu)入庫(kù)會(huì)計(jì)分錄，并最終導(dǎo)入到總賬模塊生成相應(yīng)的賬表。三是ERP系統(tǒng)信息鏈條拉長(zhǎng)，很多如入庫(kù)單、物資調(diào)撥使用憑證等原始憑證未能有效傳遞，滯留在業(yè)務(wù)部門(mén)，影響會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性與可驗(yàn)證性。一些應(yīng)用ERP系統(tǒng)的企業(yè)，記賬憑證相對(duì)應(yīng)的原始憑證缺失的情況非常普遍。

（二）會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)

ERP環(huán)境下，由于會(huì)計(jì)信息化程度越來(lái)越高，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算過(guò)于依賴信息系統(tǒng)，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)變得越來(lái)越不直觀與可控。以通信收入為例，銷售人員通過(guò)業(yè)務(wù)操作平臺(tái)錄入基礎(chǔ)信息（如業(yè)務(wù)類型、套餐信息、受益期等），信息部門(mén)利用計(jì)費(fèi)系統(tǒng)按計(jì)價(jià)規(guī)則按期出賬，統(tǒng)計(jì)部門(mén)通過(guò)經(jīng)營(yíng)分析系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與調(diào)整形成每月收入報(bào)表，最后，財(cái)務(wù)部門(mén)導(dǎo)入到ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)，生成財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)記錄。這其中，通過(guò)銷售、信息、統(tǒng)計(jì)等眾多部門(mén)的參與，按照計(jì)算機(jī)既定的程序指令，加工形成最后的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)很難發(fā)揮復(fù)核與監(jiān)督作用，往往是被動(dòng)地接受。此外，ERP環(huán)境下，會(huì)計(jì)舞弊也更具有隱蔽性和欺詐性，一些企業(yè)可以通過(guò)系統(tǒng)的修改功能、程序的調(diào)整或者數(shù)據(jù)的篡改，不留痕跡地影響財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)結(jié)果。

（三）會(huì)計(jì)人員

主要有兩個(gè)方面的影響：一是非會(huì)計(jì)專業(yè)人員參與會(huì)計(jì)工作，沒(méi)有足夠的專業(yè)能力與意識(shí)作支撐，影響會(huì)計(jì)信息的可靠性。一些業(yè)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)確認(rèn)時(shí)點(diǎn)、分期核算等沒(méi)有概念，往往到月末、年終不及時(shí)處理導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息有誤。比如，不及時(shí)作采購(gòu)接收或未達(dá)到收貨條件提前接收、領(lǐng)用未用不及時(shí)處理等。二是會(huì)計(jì)人員復(fù)核難度加大，會(huì)計(jì)監(jiān)督與控制的能力下降。信息化水平不斷提高的情況下，一方面，信息更加碎片化與無(wú)形化，在大量信息以批次形式流轉(zhuǎn)的情況下，會(huì)計(jì)人員很難形成有效的監(jiān)督與控制；另一方面，當(dāng)前會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)水平難以適應(yīng)ERP系統(tǒng)環(huán)境工作的需要，往往只了解單個(gè)節(jié)點(diǎn)、單個(gè)流程的工作程序與要求，對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)缺乏全面的把控能力。一些業(yè)務(wù)部門(mén)由于業(yè)務(wù)處理不及時(shí)或不當(dāng)影響成本結(jié)轉(zhuǎn)與核算的情況非常普遍，而財(cái)務(wù)部門(mén)的數(shù)據(jù)接收與復(fù)核過(guò)程基本上是“走馬觀花”，跟著流程走。

二、提高會(huì)計(jì)信息可靠性的難點(diǎn)與困境

（一）ERP系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)偏管理特性

目前，ERP系統(tǒng)一般是企業(yè)主導(dǎo)開(kāi)發(fā)的，為企業(yè)提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)，在功能設(shè)計(jì)上更多地考慮企業(yè)內(nèi)部管理的需要，沒(méi)有充分考慮企業(yè)外部相關(guān)信息使用者的需求。從會(huì)計(jì)信息可靠性角度看，盡管ERP財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算模塊基本能夠滿足財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度的要求，但沒(méi)有考慮會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性及可驗(yàn)證性，提高外部信息使用者的信賴度。比如如何提高通訊行業(yè)計(jì)費(fèi)系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)的收入數(shù)據(jù)的可驗(yàn)證性，數(shù)據(jù)加工與調(diào)整過(guò)程的透明度等。

（二）外部監(jiān)督難到位，會(huì)計(jì)信息內(nèi)部化

會(huì)計(jì)信息化程度的提高，一方面提升了會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性和效率，另一方面也加大了外部審計(jì)與監(jiān)督的難度。一是審計(jì)可追溯性弱化。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)處理，每筆交易都有完整的文字記錄及簽證，審計(jì)線索非常清晰，很容易從原始憑證到形成報(bào)表的全過(guò)程進(jìn)行追蹤。但在ERP環(huán)境下，從原始數(shù)據(jù)錄入，到報(bào)表自動(dòng)生成，幾乎不需要人工干預(yù)，肉眼可追蹤的線索消失。二是審計(jì)路徑不通暢。ERP系統(tǒng)包括財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、資金資產(chǎn)管理、項(xiàng)目、采購(gòu)、庫(kù)存、營(yíng)銷、生產(chǎn)等眾多核心業(yè)務(wù)模塊，每個(gè)模塊的查詢功能僅滿足單個(gè)部門(mén)、單個(gè)業(yè)務(wù)層面的需要，而不足以保證模塊之間的數(shù)據(jù)信息傳輸準(zhǔn)確性、恰當(dāng)性。三是審計(jì)授權(quán)不充分。ERP環(huán)境下的財(cái)務(wù)審計(jì)，不能局限于財(cái)務(wù)模塊的審計(jì)，只有追本溯源，了解各個(gè)業(yè)務(wù)模塊的數(shù)據(jù)信息流轉(zhuǎn)，才能弄清經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的實(shí)質(zhì)。但審計(jì)過(guò)程中，每一個(gè)模塊都有權(quán)限限制，財(cái)務(wù)審計(jì)有時(shí)很難獲取充分的授權(quán)。甚至，部分企業(yè)以個(gè)人隱私或商業(yè)秘密拒絕提供相應(yīng)授權(quán)。

（三）與ERP系統(tǒng)相適應(yīng)的配套制度不健全

當(dāng)前，盡管財(cái)政部發(fā)布了《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》等文件對(duì)會(huì)計(jì)工作進(jìn)行規(guī)范，但在具體落實(shí)與跟進(jìn)方面并沒(méi)有嚴(yán)格和具體的制度設(shè)計(jì)與配套規(guī)定，以確保當(dāng)前各企業(yè)運(yùn)行的ERP系統(tǒng)在系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)、模塊功能要求、數(shù)據(jù)傳輸規(guī)范等方面，適應(yīng)具有一定外部屬性的會(huì)計(jì)工作需要，確保每個(gè)企業(yè)ERP系統(tǒng)輸出的會(huì)計(jì)信息的公正性與可靠性，確保會(huì)計(jì)外部監(jiān)督的便利與可行。

三、提高會(huì)計(jì)信息可靠性的幾點(diǎn)建議

（一）積極倡導(dǎo)ERP系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)

一是信息技術(shù)及代碼的標(biāo)準(zhǔn)化。盡量使企業(yè)的ERP系統(tǒng)建立在相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)范式上，以便于信息的交流與共享。二是信息管理模塊及流程的標(biāo)準(zhǔn)化。盡管企業(yè)管理需求各不相同，但ERP系統(tǒng)主體架構(gòu)、功能模塊可以盡量規(guī)范統(tǒng)一。三是系統(tǒng)應(yīng)統(tǒng)一要求配置一些基本功能。比如信息查詢、審計(jì)信息調(diào)閱等。

（二）強(qiáng)化ERP系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與建設(shè)的外部監(jiān)管

ERP信息系統(tǒng)不僅只是企業(yè)內(nèi)部管理的范疇，同時(shí)也是外部信息生成的平臺(tái)，是一個(gè)具有一定公共屬性與外部性的信息平臺(tái)。如何保證信息生成的公開(kāi)、透明與可靠，不單是企業(yè)自身的責(zé)任，政府相關(guān)管理部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)監(jiān)管，對(duì)一些核心的信息系統(tǒng)要制定標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)管理。

（三）建立與ERP環(huán)境相適應(yīng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)配套制度規(guī)范

當(dāng)前施行的 《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《企業(yè)財(cái)務(wù)通則》等會(huì)計(jì)法規(guī)制度都是傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算模式下的制度規(guī)范。ERP環(huán)境下，在會(huì)計(jì)與業(yè)務(wù)一體化的趨勢(shì)下，如何規(guī)范會(huì)計(jì)工作、提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量是一個(gè)新的課題，應(yīng)該加強(qiáng)理論與實(shí)踐探索，盡快完善相關(guān)制度規(guī)范。比如，在ERP環(huán)境下，會(huì)計(jì)人員的職責(zé)定位、會(huì)計(jì)憑證的內(nèi)涵與外延、會(huì)計(jì)檔案保管、會(huì)計(jì)核算流程與方式方法的規(guī)范等等。

（四）加強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人才繼續(xù)教育

ERP作為一個(gè)嶄新的企業(yè)管理信息化系統(tǒng)，對(duì)會(huì)計(jì)工作產(chǎn)生深刻的影響，包括會(huì)計(jì)工作環(huán)境、會(huì)計(jì)工作流程、會(huì)計(jì)工作職責(zé)、會(huì)計(jì)組織結(jié)構(gòu)和會(huì)計(jì)人員角色定位等。應(yīng)該加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員針對(duì)性的培養(yǎng)與教育，提高對(duì)ERP系統(tǒng)的適應(yīng)性，尤其要培養(yǎng)一批既具備會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，同時(shí)熟悉信息系統(tǒng)的復(fù)合型人才。此外，也要提高業(yè)務(wù)部門(mén)系統(tǒng)操作人員的會(huì)計(jì)專業(yè)素養(yǎng)與信息系統(tǒng)操作能力。

（作者單位：財(cái)政部駐湖南專員辦）

（本欄目責(zé)任編輯：王光俊）