楊曉英

（陜西延長(zhǎng)石油鉆井工程有限公司，陜西 延安 716000）

檔案管理社會(huì)化問(wèn)題研究

楊曉英

（陜西延長(zhǎng)石油鉆井工程有限公司，陜西 延安 716000）

企業(yè)檔案管理工作比較繁瑣，需要投入大量的人力與物力，才能保證檔案管理工作的正常開(kāi)展。本文從檔案管理社會(huì)化的可行性方面入手，闡述檔案管理方式，提升企業(yè)檔案管理工作效率。

檔案管理；社會(huì)化；信息化；發(fā)展

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展推動(dòng)了企業(yè)管理現(xiàn)代化發(fā)展，這不僅節(jié)約了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本，也提升了企業(yè)的整體工作效率，使其在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中博得一席之地。一些企業(yè)為提升檔案管理質(zhì)量，將檔案管理工作委托給社會(huì)管理機(jī)構(gòu)處理，逐漸形成了檔案管理社會(huì)化趨勢(shì)。本文從檔案管理社會(huì)化可行性以及管理方式的應(yīng)用兩方面入手，對(duì)檔案管理社會(huì)化問(wèn)題進(jìn)行研究。

1　企業(yè)檔案管理工作社會(huì)化的可行性分析

1.1提升技術(shù)性

從當(dāng)前時(shí)代發(fā)展情況來(lái)看，社會(huì)化的本質(zhì)即為信息化，且信息技術(shù)在社會(huì)各個(gè)角落中都有所體現(xiàn)，為企業(yè)檔案管理工作的社會(huì)化提供了技術(shù)保障。企業(yè)可先將檔案管理任務(wù)交付給社會(huì)機(jī)構(gòu)，通過(guò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)交流及傳播，滿(mǎn)足企業(yè)對(duì)檔案管理的各方面需求。將檔案管理交托給專(zhuān)業(yè)社會(huì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，可提升管理效率與管理質(zhì)量，將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)融入到檔案管理工作中，使其更符合社會(huì)發(fā)展需求。這種托付式檔案管理可以讓企業(yè)在使用最少資金的情況下，掌握最先進(jìn)的檔案管理內(nèi)容及檔案動(dòng)態(tài)，提升企業(yè)整體運(yùn)行效率及經(jīng)濟(jì)效益。

1.2企業(yè)外包的發(fā)展

內(nèi)部工作業(yè)務(wù)外包是社會(huì)發(fā)展的一種體現(xiàn)形式，同時(shí)也提升了社會(huì)分工的精細(xì)化程度。企業(yè)要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中不斷發(fā)展，就必須要提升內(nèi)部體系的科學(xué)性，保證經(jīng)濟(jì)效益。但近年來(lái)，我國(guó)企業(yè)在各方面的需求有了明顯增長(zhǎng)，工作任務(wù)量明顯提升，檔案管理工作作為一項(xiàng)比較繁瑣的必要工作項(xiàng)目，需要企業(yè)投入大量的資金、人力才能保證檔案管理工作質(zhì)量，但這種“勞民傷財(cái)”的管理模式，和當(dāng)前時(shí)代背景下的企業(yè)發(fā)展目標(biāo)相違背，必須通過(guò)一些方式對(duì)其進(jìn)行改革，業(yè)務(wù)外包應(yīng)運(yùn)而生。業(yè)務(wù)外包的出現(xiàn)，為企業(yè)解決檔案管理工作難點(diǎn)提供了可能，企業(yè)可將檔案管理工作通過(guò)外包的形式承包給專(zhuān)業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，讓管理團(tuán)隊(duì)對(duì)其進(jìn)行科學(xué)化及規(guī)范化的管理，這不僅可以滿(mǎn)足企業(yè)在檔案管理方面的日常需求，還可以將企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)成本降到最低，有效提升企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率，促使企業(yè)更好更快發(fā)展。

1.3健全機(jī)構(gòu)與中介服務(wù)

我國(guó)已出臺(tái)專(zhuān)項(xiàng)法律法規(guī)，對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管制，法律法規(guī)中對(duì)中介機(jī)構(gòu)所擁有的權(quán)利和義務(wù)都有著明確的標(biāo)記，以保證其正常運(yùn)轉(zhuǎn)。企業(yè)檔案管理工作的社會(huì)化是有法律法規(guī)作依靠的，這也為企業(yè)檔案管理社會(huì)化提供了條件。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，使檔案管理中介服務(wù)市場(chǎng)也不斷改革，在服務(wù)內(nèi)容以及服務(wù)方式上都有了明顯改變，與之前的工作方式相比，更加科學(xué)化與規(guī)范化，通過(guò)這些方式保證企業(yè)檔案管理滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展的需求，更好的為企業(yè)與社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

2　檔案管理社會(huì)化的表現(xiàn)形式

2.1集中統(tǒng)一的管理形式

集中統(tǒng)一管理是目前我國(guó)企業(yè)檔案社會(huì)化的主要表現(xiàn)形式，因?yàn)槠髽I(yè)檔案社會(huì)化管理和之前使用的檔案管理模式相比，優(yōu)勢(shì)比較明顯。可通過(guò)集中統(tǒng)一管理的方式來(lái)控制企業(yè)不必要的資金輸出，讓企業(yè)管理工作趨于科學(xué)化，提升其便捷性。在傳統(tǒng)企業(yè)內(nèi)部管理工作過(guò)程中，企業(yè)需按工作級(jí)別以及文化程度來(lái)劃分管理模式，但這種管理模式使企業(yè)的人才雙向選擇明顯不適用，如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的工作方式進(jìn)行檔案管理，不僅會(huì)影響企業(yè)檔案管理工作的實(shí)效性，同時(shí)還會(huì)影響企業(yè)的未來(lái)發(fā)展。集中統(tǒng)一社會(huì)化企業(yè)檔案管理工作模式需將企業(yè)檔案管理相關(guān)部件交予專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)集中管理，通過(guò)集中式管理提升工作效率，改變傳統(tǒng)情況下工作混亂的情況，讓檔案管理工作走向集約化和專(zhuān)業(yè)化。

2.2檔案管理集約化

檔案管理在企業(yè)發(fā)展中具有至關(guān)重要的作用，并且檔案管理工作也屬于企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資產(chǎn)管理工作的主要構(gòu)成部分之一，對(duì)企業(yè)日后的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正常開(kāi)展具有十分重要的作用。將檔案管理工作轉(zhuǎn)向社會(huì)化，可全面提升檔案管理工作的安全性及準(zhǔn)確性，提升檔案管理工作的科學(xué)性，為企業(yè)日常工作的正常開(kāi)展保駕護(hù)航。近年來(lái)，我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，許多新興的科學(xué)技術(shù)都被應(yīng)用到社會(huì)化檔案管理工作中，從實(shí)際發(fā)展情況來(lái)看，可將社會(huì)化管理的便捷性與全面性納入檔案管理中，簡(jiǎn)化檔案管理流程，提升檔案管理效率。自帶檔案是導(dǎo)致檔案遺失的主要原因之一，如果企業(yè)出現(xiàn)大量自帶檔案的情況，必然會(huì)提升檔案管理工作的難度，可通過(guò)檔案管理集約化的方式來(lái)解決該問(wèn)題，通過(guò)強(qiáng)制性的方式，將所有員工檔案集中到社會(huì)管理機(jī)構(gòu)中進(jìn)行管理，沒(méi)有特殊情況嚴(yán)禁外帶。

3　結(jié) 語(yǔ)

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式已不能滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展的需求，如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，必然會(huì)制約企業(yè)的未來(lái)發(fā)展。檔案管理是企業(yè)發(fā)展中十分重要的一部分，企業(yè)需投入大量的精力才能保證檔案管理工作質(zhì)量，但通過(guò)社會(huì)化管理的方式對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理，投入較少，整體檔案管理質(zhì)量及管理的科學(xué)程度也比較高，可以為企業(yè)發(fā)展提供助力。

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.14.156

G271

A

1673-0194（2015）14-0202-01

2015-05-22