王曉靜

（宣鋼物流公司，河北 張家口 075000）

鋼鐵企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀和改進(jìn)措施研究

王曉靜

（宣鋼物流公司，河北 張家口 075000）

人事檔案記錄了員工的個人履歷、家庭成員、學(xué)歷、政治面目、獎勵處分以及工資待遇變動等各方面的情況，人事檔案管理為企業(yè)選人用人、職稱評聘等方面的工作提供準(zhǔn)確詳實的依據(jù)，顯得尤為重要。本文根據(jù)鋼鐵企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀分析企業(yè)人力資源管理過程中人事檔案管理的重要性，并提出加強人事檔案管理的一些建議。

企業(yè)；人事檔案；管理；改進(jìn)；措施

1　當(dāng)前鋼鐵企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1鋼鐵企業(yè)人事檔案沒有統(tǒng)一的管理模式

有些鋼鐵企業(yè)，特別是國企，人事檔案管理經(jīng)歷了很多次變革，雖然在管理模式上有了很大的改進(jìn)，但仍存在不足。鋼鐵企業(yè)的機構(gòu)一般由總公司和各下屬二級單位組成，每個二級單位都有隸屬于總公司的人力資源管理部門。員工的人事檔案由各二級單位分別管理，每個二級單位都采用各自的人事檔案管理模式進(jìn)行。例如有些二級單位以全廠員工的姓氏筆畫作為排序依據(jù)，沒有其他區(qū)別標(biāo)識；有些單位按員工的類別分為干部和工人兩大類，再按名字首拼進(jìn)行排序管理。后者的好處在于便于人力資源部門進(jìn)行分類管理，也便于領(lǐng)導(dǎo)直觀地了解各類人員信息，提高檔案利用效率。這種由各二級單位分管人事檔案的管理模式，優(yōu)點是適合本單位內(nèi)部管理，方便單位主管利用，有利于人事檔案的保密工作；缺點是導(dǎo)致各個二級單位管理模式不一致，給公司總部或各二級單位之間查閱和傳遞檔案資料就會產(chǎn)生諸多不便。

1.2人事檔案管理的信息化程度不高

目前很多鋼鐵企業(yè)的人事檔案依然使用紙質(zhì)材料，由檔案管理員收集、記載、填寫目錄并裝訂。這種管理方法注重檔案的原始記載，管理人員收集、記錄以及裝訂，工作量大，使用效率低。日常使用檔案，例如干部職務(wù)聘任及職稱晉升或查閱職工個人資料，都要用到個人相關(guān)時期的評審表和原始記錄，需要查找、撤出、復(fù)印，然后按目錄位置放入裝訂成冊。這無形中浪費了大量人力、物力和時間，且不利于檔案材料的保管，每次翻找、撤出以及裝訂的過程中，都會損毀檔案材料，有些材料一旦丟失或損毀嚴(yán)重，是根本無法彌補的。

1.3人事檔案管理人員個人素質(zhì)不高，管理水平不高

在實際工作中，有些鋼鐵企業(yè)或二級單位對人事檔案管理不夠重視，不配備專職人員，而是兼職管理或經(jīng)常輪換崗位，兼職管檔人員對業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、檔案材料的收集、整理、歸檔以及裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。特別是在國有鋼鐵企業(yè)，有的工人文化程度低，是20世紀(jì)70或80年代招工上崗的，原始的招工表成了該員工參加工作時間界定的唯一憑證，由于保存時間較長，若保存環(huán)境過于干燥或潮濕，紙張發(fā)黃或字跡模糊現(xiàn)象就在所難免，非專業(yè)檔案管理員不懂得如何保護和使用這些原始記載資料，給管理工作帶來很大的麻煩。

2　改進(jìn)鋼鐵企業(yè)檔案管理問題的建議

2.1建立科學(xué)合理的人事檔案管理制度

傳統(tǒng)的鋼鐵企業(yè)人事檔案管理，已不適應(yīng)企業(yè)當(dāng)前的管理模式，必須進(jìn)行改進(jìn)。要及時建立統(tǒng)一的、科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使人事檔案管理集中化、規(guī)范化。人事檔案材料的收集、鑒別、排序和裝訂，以及檔案的登記、借閱和保存等環(huán)節(jié)都要建立相關(guān)的規(guī)章制度，并在實際工作中不斷完善，以保證人事檔案管理工作有序進(jìn)行。要以提供詳實的記載和安全的保管為目標(biāo)，既要方便使用，又要盡量減少因管理不善造成的漏洞。

2.2建立人事檔案管理信息化的管理模式

人事檔案管理工作要在企業(yè)中建立一個以企業(yè)員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)。這個系統(tǒng)要求建立紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案相結(jié)合的技術(shù)性管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的信息化管理。在鋼鐵企業(yè)總公司建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，把每個員工的檔案信息都錄入到數(shù)據(jù)庫中，并把紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成影像資料鏈接到員工信息中。這有利于提高人事檔案管理人員的工作效率，有利于檔案管理實現(xiàn)信息化、實時化和網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)只需一次錄入就可隨時取用，上級人事、組織部門只需調(diào)用檔案數(shù)據(jù)就可查閱，并大大提高了管理人員的工作效率，并能保護紙質(zhì)檔案。

2.3提高檔案管理員的業(yè)務(wù)水平，實現(xiàn)專人專管

加強人事檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)。人事檔案管理員要在政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強。重點培訓(xùn)檔案管理業(yè)務(wù)知識，通過系統(tǒng)培訓(xùn)，使其了解管理檔案的重要性，增強責(zé)任心。人事檔案實現(xiàn)信息化管理后，對檔案管理員提出更高要求。人事檔案信息化將檔案管理人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來，節(jié)約大量的工作時間，使其可以鉆研業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)各種管理知識，不斷提高業(yè)務(wù)管理水平。

3　結(jié) 語

要進(jìn)一步改進(jìn)國有鋼鐵企業(yè)的人事檔案管理模式，使之適應(yīng)新時期人力資源管理和企業(yè)管理的需求。人事檔案管理工作既要規(guī)范化管理，又不能墨守成規(guī)。隨著我國鋼鐵企業(yè)員工素質(zhì)的不斷提升，傳統(tǒng)的手工人事檔案管理勢必會給檔案使用帶來不便，必須建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)個人檔案信息的錄入、檢索和查詢，實現(xiàn)用現(xiàn)代化手段管理和利用檔案，把人事檔案管理工作融入到人力資源管理和企業(yè)管理中，體現(xiàn)人事檔案的社會價值，發(fā)揮人事檔案的更大作用。

主要參考文獻(xiàn)

［1］邰啟楊.信息時代的人事檔案管理［M］.北京：中共黨史出版社，2004.

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.14.147

G275.9

A

1673-0194（2015）14-0193-01

2015-05-22