王桂梅

（江蘇省豐縣衛(wèi)生和計劃生育委員會，江蘇 徐州 221700）

計算機技術在現(xiàn)代文化檔案管理中的應用研究

王桂梅

（江蘇省豐縣衛(wèi)生和計劃生育委員會，江蘇 徐州 221700）

基于人才隊伍建設、軟硬件設施建設和檔案管理機制建設3個視角，探討文檔管理中應用計算機技術所必須經(jīng)歷的3個階段，旨在為加快建設行政單位電子政務模式而獻計獻策。

行政單位；計算機；技術；檔案管理；管理機制

當前，無論是種類 還是內(nèi)容與形式，現(xiàn)代技術都賦予了檔案更多的內(nèi)涵。當記帳式的檔案管理被數(shù)字化技術逐漸替代，檔案也從單純的記錄功能呈現(xiàn)出更多的文化功能。以社交網(wǎng)絡、搜索引擎以及云存儲等計算機技術為基礎的電子檔案，是對傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案的一種挑戰(zhàn)。而“條塊結合”與“集中統(tǒng)一”的動行管理模式，與新時代計算機技術背景下的檔案之間的矛盾也越發(fā)突顯。在新形勢下，解決這一矛盾的唯一途徑是利用計算機技術實行檔案管理現(xiàn)代化，而現(xiàn)代化檔案管理模式形成的前提，是需要行政單位進行3個階段的改變。對此，本文對行政單位現(xiàn)代文化檔案管理所要經(jīng)歷的3個階段進行探討，旨在加快建設行政單位電子政務模式。

1　加強人員素質(zhì)建設

當前，計算機技術給人們最深刻的印象是在數(shù)據(jù)運算方面超強且超高速的處理能力，它為檔案管理工作創(chuàng)造了一個科學而先進的檢索環(huán)境。而如何將這種技術真正運用到管理實踐中，人的作用非常重要。檔案管理工作人員的素質(zhì)決定了計算機技術是否能夠真正為檔案管理工作帶來革命性的改變。因此，加強人員素質(zhì)建設是計算機技術應用于現(xiàn)代檔案管理的第一階段。扎實的計算機理論基礎與嫻熟的操作技能是對現(xiàn)代化檔案管理人員最基本的要求，同時在實踐中，行政單位更應注重對管理人員進行專業(yè)培訓，無論是檔案專業(yè)知識，還是計算機理論基礎知識，都應根據(jù)人員差異進行分層輔導與培訓，要打破以往“求量不求質(zhì)”的培訓方式，秉承“以人為本”的培訓原則，既注重理論灌輸，也要應注重實踐運用，在實踐中建設高質(zhì)高量的檔案管理隊伍，全面提高檔案工作管理水平和服務意識。

2　加強軟硬件設施建設

軟、硬件設施是現(xiàn)代文化檔案管理模式建設的主要媒介，在實踐中，行政單位必須通過加強軟、硬件建設來提升數(shù)字化檔案庫的使用效率，實現(xiàn)文化檔案現(xiàn)代化管理。首先，在硬件方面，行政單位需要將計算機技術作為檔案管理的平臺和渠道，進行新型生態(tài)環(huán)境和基礎設施建設。網(wǎng)絡化的信息傳送平臺與數(shù)字化的數(shù)據(jù)處理平臺是檔案管理硬件建設的重心，檔案信息從采集到歸檔，從錄入到管理都是憑借這兩個平臺完成的；而在軟件建設方面，通過建立內(nèi)部局域網(wǎng)絡來進行文件管理以及多種硬件設施的共享十分重要，同時多樣化的檔案管理軟件也是基礎性設施有益的、必要的補充。例如，金銳、易度等目前在我國應用最為廣泛的管理軟件以及Foxtable、Excel這些系統(tǒng)軟件同樣可應用于檔案制作與管理。

3　加強檔案管理機制建設

3.1建立標準化檔案管理機制

在實踐中，標準化檔案管理機制的建立有賴于科學合理的管理制度，用制度來改掉以往傳統(tǒng)管理中的“壞習慣”是計算機技術應用于現(xiàn)代化檔案管理的重要內(nèi)容。行政單位領導班子應制定完善的檔案管理制度，加強制度控制，建立以計算機技術為基礎的現(xiàn)代化檔案管理指標，通過計算機技術的使用使檔案管理流程更加規(guī)范化和具有可操作性。單位管理層還要與檔案管理人員一起學習先進的計算機技術，在共同參與中滲透檔案管理理念和思想，從而激發(fā)管理人員的學習熱情和工作熱情。

3.2優(yōu)化檔案管理流程

在具體的實踐中，通過計算機技術優(yōu)化檔案管理流程主要通過3個渠道進行。

一是要對檔案信息來源進行歸納整理。檔案信息的來源往往是檔案的實際形態(tài)，在實踐中，單位可為每一個部門配備計算機和兼職信息錄入人員，通過計算機的資源共享，檔案管理部門可定期將各部門的檔案信息進行匯總，為每一個部門配置一個專門的信息來源窗口，并歸納好如責任者、文件號、題名、日期和頁數(shù)等詳細信息，從而提升檔案信息來源的管理效能。

二是要做好定期歸檔工作。單位需要利用計算機系統(tǒng)建立多個檔案庫，以完成定期的歸檔工作。如用于存儲經(jīng)過立卷處理的檔案信息的臨時檔案數(shù)據(jù)庫，可通過關鍵詞索引進行查詢，用于存儲經(jīng)過各項審計核實的檔案信息的主檔案數(shù)據(jù)庫以及為各個部門提供便捷查詢的通用檔案數(shù)據(jù)庫等。各個數(shù)據(jù)庫在管理過程中要有不同的側重點，如存儲于臨時數(shù)據(jù)庫中的檔案信息要規(guī)定存儲期限，根據(jù)信息內(nèi)容進行定期的歸檔處理。而存儲于通用檔案數(shù)據(jù)庫中的檔案信息在歸檔與處理的過程中，要格外注重剔除和篩選重要的或敏感信息，以防信息外漏，從而降低管理隱患和管理風險。

三是可借助企業(yè)管理的模式，將檔案信息數(shù)據(jù)庫作為行政單位特有的“信息產(chǎn)品”來進行管理，管理模式可參照企業(yè)對產(chǎn)品的管理方法進行，如對檔案信息數(shù)據(jù)的管理也可通過質(zhì)量管理體系來控制。在管理過程中，行政單位可將檔案內(nèi)容通過組織協(xié)調(diào)組建一個體系，在這一體系中，管理者將檔案庫維護作為一個單獨的項目進行管理，并建立評價機制，采用模擬檢索形式審查檔案庫的設計是否科學合理，檢查數(shù)據(jù)是否完整、準確，并評價在數(shù)據(jù)收集、錄入以及備份等環(huán)節(jié)是否提升了工作效率。

4　結 語

計算機技術是強化檔案管理的重要媒介，在工作實踐中，行政單位應將計算機技術的開發(fā)與應用視為一項系統(tǒng)工作來抓，通過專業(yè)人才的引進與培訓、軟硬件設施的建設與優(yōu)化以及狠抓管理制度落實3個舉措，全面打造電子檔案管理模式，以電子政務來促進行政單位工作的可持續(xù)發(fā)展。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.14.146

G270.7

A

1673-0194（2015）14-0192-01

2015-05-02