王學(xué)平
摘 要:物資采購(gòu)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要環(huán)節(jié),是企業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展和獲取利潤(rùn)的重要保障。在物資采購(gòu)供應(yīng)過(guò)程會(huì)面臨著多種風(fēng)險(xiǎn)因素,這些風(fēng)險(xiǎn)使采購(gòu)的物資質(zhì)量、供應(yīng)及時(shí)性和價(jià)格等受到不同程度的影響。本文分析了影響物資采購(gòu)的有關(guān)風(fēng)險(xiǎn)因素,并提出了相應(yīng)的管理和控制措施。
關(guān)鍵詞:物資;采購(gòu);風(fēng)險(xiǎn);管理控制
物資采購(gòu)的首要任務(wù)就是盡可能的以總成本最低和性?xún)r(jià)比最優(yōu)的原則而采購(gòu)到完全符合企業(yè)生產(chǎn)所需的生產(chǎn)物資。為確保安全、及時(shí)、經(jīng)濟(jì)供應(yīng),企業(yè)應(yīng)抓好物資采購(gòu)的關(guān)鍵環(huán)節(jié),防范和控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn),使采購(gòu)滿(mǎn)足企業(yè)生產(chǎn)的需要。
一、企業(yè)物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)因素分析
從采購(gòu)的環(huán)節(jié)和影響因素分析,筆者認(rèn)為企業(yè)物資采購(gòu)存在以下的風(fēng)險(xiǎn)因素。
1.物資計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)。因物資計(jì)劃人員對(duì)物料屬性不熟悉,提報(bào)的物資計(jì)劃不準(zhǔn)確、不符合標(biāo)準(zhǔn)要求,對(duì)物資的需求、消耗規(guī)律掌握得不準(zhǔn)確,采購(gòu)計(jì)劃編制不適當(dāng)或不科學(xué),與目標(biāo)發(fā)生較大偏離,產(chǎn)生采購(gòu)計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)。
2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商選擇不當(dāng),指定或變相指定供應(yīng)商,直接威脅安全供應(yīng)。同時(shí),如果企業(yè)不注重培育和形成主力供應(yīng)商群體,就不能有效獲取所需資源。
3.合同風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)合同主體行為,可分為主觀(guān)性合同風(fēng)險(xiǎn)和客觀(guān)性合同風(fēng)險(xiǎn)。主要表現(xiàn)形式是:合同主體不合格、合同訂立或招投標(biāo)過(guò)程違反法定程序、合同條款不完備或存在單方面的約束性、采購(gòu)方需承擔(dān)由于物資價(jià)格波動(dòng)所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)、履約過(guò)程中的變更風(fēng)險(xiǎn)等。
4.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)物資質(zhì)量把關(guān)不嚴(yán),使不合格物資進(jìn)入庫(kù)房或流入生產(chǎn)領(lǐng)域,或因保管、保養(yǎng)不善,致使庫(kù)存物資銹蝕、霉?fàn)€、變質(zhì)、失效等,影響到物資的質(zhì)量狀況和正常使用,發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題風(fēng)險(xiǎn)。
5.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。在招標(biāo)采購(gòu)時(shí),如果供應(yīng)商與采購(gòu)人員在投標(biāo)前相互串通,透露標(biāo)底;或者投標(biāo)前供應(yīng)商相互串通,有意抬高價(jià)格;采購(gòu)人員對(duì)價(jià)格預(yù)測(cè)失誤而進(jìn)行批量采購(gòu);使用單位大量提報(bào)臨時(shí)緊急計(jì)劃;缺乏市場(chǎng)調(diào)研及產(chǎn)品價(jià)格構(gòu)成分析等現(xiàn)象發(fā)生,均會(huì)使采購(gòu)的物資價(jià)格偏高。但如果一味壓價(jià),又可能使采購(gòu)的物資是劣質(zhì)產(chǎn)品。
6.人員風(fēng)險(xiǎn)。一是采購(gòu)人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備、法律意識(shí)、業(yè)務(wù)技能和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)較低風(fēng)險(xiǎn);二是采購(gòu)人員權(quán)力大、責(zé)任重、風(fēng)險(xiǎn)高、誘惑多,有可能發(fā)生違紀(jì)風(fēng)險(xiǎn)。
二、風(fēng)險(xiǎn)管理與控制對(duì)策
1.需求計(jì)劃管理。加強(qiáng)與生產(chǎn)、管理、技術(shù)部門(mén)的協(xié)同配合,做到提前介入,貼近現(xiàn)場(chǎng),摸準(zhǔn)需求,提高物資需求的預(yù)測(cè)和把握能力。審查物資采購(gòu)計(jì)劃的編制依據(jù)是否科學(xué);調(diào)查預(yù)測(cè)是否存在偏離實(shí)際的情況;同時(shí)建立物資需求計(jì)劃執(zhí)行“雙向”考核制度,對(duì)因需求計(jì)劃提報(bào)、審核和執(zhí)行失誤,造成物資積壓浪費(fèi)或延誤生產(chǎn)運(yùn)行的追究責(zé)任。
2.對(duì)供應(yīng)商管理。加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)、裝備、技術(shù)、質(zhì)量和進(jìn)度、信譽(yù)、財(cái)務(wù)狀況、業(yè)績(jī)等方面考察,做到對(duì)供應(yīng)商心中有數(shù)。加強(qiáng)供應(yīng)商準(zhǔn)入管理。提高供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn),優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)。對(duì)存在不良記錄的供應(yīng)商進(jìn)行清理。依據(jù)歷史供貨業(yè)績(jī)和綜合考評(píng)情況,確定物資品種的主要供應(yīng)商名單,淘汰無(wú)競(jìng)爭(zhēng)力及不良表現(xiàn)供應(yīng)商。積極探索業(yè)績(jī)引導(dǎo)訂貨機(jī)制,評(píng)選出主力供應(yīng)商。
3.合同管理。做好合同鑒訂管理。一是審查簽訂經(jīng)濟(jì)合同當(dāng)事人是否具有主體資格,是否具有民事權(quán)利能力和行為能力。二是審查經(jīng)濟(jì)合同當(dāng)事人意思表示是否真實(shí)。三是審查經(jīng)濟(jì)合同主要條款是否符合國(guó)家的法律和行政法規(guī)的要求。四是審查經(jīng)濟(jì)合同主要條款是否完備,文字表述是否準(zhǔn)確,合同簽訂是否符合法定程序。及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正在合同訂立過(guò)程中出現(xiàn)的不合理、不合法現(xiàn)象。
對(duì)合同的履行情況進(jìn)行跟蹤與控制。即跟蹤控制物資質(zhì)量是否符合合同要求;供貨進(jìn)度是否在預(yù)定期限內(nèi),有無(wú)延期交貨,原因是什么;價(jià)格的調(diào)整等;同時(shí)要對(duì)供應(yīng)商供貨情況進(jìn)行跟蹤檢查、協(xié)調(diào)關(guān)系,提出意見(jiàn)、建議或警告,保證供貨進(jìn)度和質(zhì)量。同時(shí)要加強(qiáng)合同變更管理,加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)的管理和控制,加強(qiáng)索賠管理,用索賠和反索賠來(lái)彌補(bǔ)或減少企業(yè)損失。
4.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)控制。努力克服良莠不齊物資市場(chǎng)帶來(lái)的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn),明確質(zhì)量管理相關(guān)規(guī)定,確定物資供應(yīng)質(zhì)量控制和管理流程。加大物資質(zhì)量過(guò)程控制。進(jìn)一步規(guī)范物資驗(yàn)收流程,實(shí)現(xiàn)物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)化;對(duì)物資驗(yàn)收必須有驗(yàn)收記錄,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)做出應(yīng)急反應(yīng),制定解決辦法,強(qiáng)化其追溯性,確保質(zhì)量驗(yàn)收工作落到實(shí)處。
5.價(jià)格控制。按照性?xún)r(jià)比最優(yōu)、供應(yīng)總成本最低的原則,科學(xué)理性地確定采購(gòu)價(jià)格。對(duì)于大宗通用物資品種,集合需求批量,采用集中招標(biāo),統(tǒng)一簽訂物資采購(gòu)框架協(xié)議,可使企業(yè)享受到最優(yōu)惠的價(jià)格。在采購(gòu)操作上,發(fā)揮網(wǎng)上公開(kāi)競(jìng)價(jià)和招標(biāo)采購(gòu)的優(yōu)勢(shì),降低物資采購(gòu)成本。對(duì)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)較大的物資品種,控制采購(gòu)節(jié)奏,加大采購(gòu)批次,減少采購(gòu)批量,采取“短周期”等方式適時(shí)適價(jià)適量采購(gòu)。
6.人員風(fēng)險(xiǎn)管理。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行技術(shù)、業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),把業(yè)務(wù)素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)、堅(jiān)持原則的人員充實(shí)到物資采購(gòu)崗位上來(lái),成立專(zhuān)家采購(gòu)隊(duì)伍。
對(duì)于人員違紀(jì)風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)注重廉潔教育的針對(duì)性和實(shí)效性,圍繞“立足于教育,著眼于防范”的原則,把加強(qiáng)廉潔從業(yè)教育作為實(shí)現(xiàn)陽(yáng)光采購(gòu)、規(guī)范采購(gòu)人員自律行為的重要舉措。建立“風(fēng)險(xiǎn)預(yù)控管理體系”,對(duì)崗位人員進(jìn)行違紀(jì)風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí),按照違紀(jì)風(fēng)險(xiǎn)的可能性、嚴(yán)重性、風(fēng)險(xiǎn)度三方面綜判定出A、B、C三類(lèi)崗位人員。對(duì)A、B類(lèi)崗位人員實(shí)施重點(diǎn)管理。與供應(yīng)商簽訂廉潔從業(yè)責(zé)任書(shū),教育和引導(dǎo)供應(yīng)商樹(shù)立優(yōu)質(zhì)、優(yōu)價(jià)和誠(chéng)實(shí)、守信供應(yīng)理念。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述,只有積極應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化,努力踐行科學(xué)理性采購(gòu),狠抓管理創(chuàng)新,加強(qiáng)過(guò)程控制,加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)各環(huán)節(jié)管理,才能把物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)降到最低,提高企業(yè)物資采購(gòu)效益。
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