王 瑩， 徐善東， 王京宇

(1. 北京大學(xué)醫(yī)學(xué)部 設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處， 北京 100191；2. 北京大學(xué) 公共衛(wèi)生學(xué)院， 北京 100191)

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高等醫(yī)學(xué)院校實(shí)驗(yàn)用品詢購(gòu)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

王 瑩1， 徐善東1， 王京宇2

(1. 北京大學(xué)醫(yī)學(xué)部 設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處， 北京 100191；2. 北京大學(xué) 公共衛(wèi)生學(xué)院， 北京 100191)

為了更有效地執(zhí)行國(guó)家關(guān)于加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)管理和科研領(lǐng)域廉潔從業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控的要求，北京大學(xué)醫(yī)學(xué)部堅(jiān)持服務(wù)支撐與管理監(jiān)督并重的原則，將信息化技術(shù)和電子商務(wù)模式運(yùn)用到教學(xué)科研實(shí)驗(yàn)用品采購(gòu)管理工作中，開發(fā)了實(shí)驗(yàn)用品詢購(gòu)系統(tǒng)。該系統(tǒng)從操作程序上實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上采購(gòu)的全程信息化和科研經(jīng)費(fèi)的動(dòng)態(tài)化管理，通過技術(shù)手段規(guī)范科研人員的采購(gòu)行為，同時(shí)也提高了管理部門的工作效率和服務(wù)水平。

實(shí)驗(yàn)用品； 采購(gòu)管理； 風(fēng)險(xiǎn)防控； 管理信息系統(tǒng)

隨著我國(guó)創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，高等教育事業(yè)實(shí)現(xiàn)了跨越式發(fā)展，國(guó)家財(cái)政對(duì)于高?？蒲薪?jīng)費(fèi)的投入也有較大的增加[1]。如何更加規(guī)范、高效地使用好教學(xué)、科研經(jīng)費(fèi)，避免腐敗現(xiàn)象的發(fā)生，是高等院校反腐倡廉建設(shè)的一項(xiàng)重要任務(wù)[2]。

高等醫(yī)學(xué)院校試劑、耗材等實(shí)驗(yàn)用品的采購(gòu)是科研經(jīng)費(fèi)的主要支出項(xiàng)目之一，是高校流動(dòng)資產(chǎn)中重要的組成部分[3]。以北京大學(xué)醫(yī)學(xué)部(簡(jiǎn)稱北醫(yī))為例，實(shí)驗(yàn)試劑和耗材的支出約占總經(jīng)費(fèi)支出的50%左右。對(duì)這部分經(jīng)費(fèi)的管理也是高校物資保障、服務(wù)質(zhì)量、工作效率以及管理水平的綜合體現(xiàn)[4]。

1 建立實(shí)驗(yàn)用品詢購(gòu)系統(tǒng)的背景

高等醫(yī)學(xué)院校使用的試劑、耗材類實(shí)驗(yàn)用品具有品種繁多、采購(gòu)頻繁、應(yīng)用面廣、采購(gòu)計(jì)劃變化快的特點(diǎn)[3,5-6]。很多高校試劑、耗材的采購(gòu)方式是課題組直接向供應(yīng)商購(gòu)買。這種分散采購(gòu)模式對(duì)采購(gòu)過程缺乏有效的監(jiān)管，易發(fā)生假采購(gòu)、價(jià)虛高等問題，在需求的合理性、供貨商的可靠性、交易的真實(shí)性等方面存在諸多風(fēng)險(xiǎn)[5]。由于學(xué)校主管部門也無法準(zhǔn)確掌握采購(gòu)的詳細(xì)情況，缺乏管理所需要的相關(guān)信息，也無法滿足審計(jì)部門對(duì)項(xiàng)目結(jié)題審計(jì)的要求。

此外，北京大學(xué)醫(yī)學(xué)部和不少高校一樣，已通過社會(huì)化方式將實(shí)驗(yàn)用品供應(yīng)職能剝離出去。在這樣的背景下，信息化管理成為高校實(shí)驗(yàn)用品管理的必然要求[3]。本文借鑒現(xiàn)代化企業(yè)管理信息系統(tǒng)，利用電子商務(wù)的技術(shù)和方法，將信息化建設(shè)與實(shí)驗(yàn)用品采購(gòu)管理工作有機(jī)結(jié)合，設(shè)計(jì)了一套基于校園網(wǎng)的實(shí)驗(yàn)用品查詢采購(gòu)管理系統(tǒng)，對(duì)于更好地執(zhí)行國(guó)家關(guān)于加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)管理和風(fēng)險(xiǎn)防控的規(guī)定、規(guī)范采購(gòu)行為、提高工作效率都具有非常重要意義。

2 系統(tǒng)的建立與系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

北京大學(xué)醫(yī)學(xué)部實(shí)驗(yàn)用品在線詢購(gòu)系統(tǒng)(簡(jiǎn)稱“詢購(gòu)系統(tǒng)”)是結(jié)合國(guó)家關(guān)于科研領(lǐng)域廉潔從業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控要求和科研人員的需求而設(shè)計(jì)的，相當(dāng)于“B2B2C”模式的實(shí)驗(yàn)用品電子商務(wù)交易平臺(tái)。一般意義的B2B2C是一種電子商務(wù)類型的網(wǎng)絡(luò)購(gòu)物商業(yè)模式，即企業(yè)—企業(yè)—消費(fèi)者模式[7]。但這種模式應(yīng)用于詢購(gòu)系統(tǒng)中，就有了新的內(nèi)涵，可以稱之為“B2M2T”模式，即企業(yè)—管理部門—課題組模式。B(business)是指實(shí)驗(yàn)用品或技術(shù)服務(wù)的供應(yīng)商，M(management)是指學(xué)校的管理部門，T(team)則表示課題組。

在B2M2T模式中，供應(yīng)商是通過公開招標(biāo)方式確定的，學(xué)校管理部門則統(tǒng)一對(duì)供應(yīng)商的商品和服務(wù)、課題組終端進(jìn)行整合，是供應(yīng)商和課題組之間的橋梁。詢購(gòu)系統(tǒng)主界面如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)主界面示意圖

詢購(gòu)系統(tǒng)采用C/S(客戶端/服務(wù)器)與B/S(瀏覽器/服務(wù)器)混合模式的多層體系架構(gòu)開發(fā)。數(shù)據(jù)庫(kù)使用SQL server 2008[8]；采用ASP.NET技術(shù)實(shí)現(xiàn)前端應(yīng)用程序[9]；Web服務(wù)器為IIS7；客戶端應(yīng)用環(huán)境為微軟操作系統(tǒng)。

3 系統(tǒng)的功能

詢購(gòu)系統(tǒng)根據(jù)供應(yīng)商、管理部門、課題組的不同需求，分別設(shè)計(jì)了應(yīng)用子系統(tǒng)——供貨商管理子系統(tǒng)(B/S模式)、采購(gòu)管理子系統(tǒng)(C/S模式)和網(wǎng)上詢購(gòu)平臺(tái)(B/S模式)。每個(gè)子系統(tǒng)又根據(jù)功能不同，從邏輯上進(jìn)行了模塊劃分，每個(gè)模塊包含多個(gè)程序、實(shí)現(xiàn)特定的功能[10-11]。系統(tǒng)的主要功能結(jié)構(gòu)如圖2所示。

3.1 網(wǎng)上詢購(gòu)平臺(tái)

(1) 用戶登錄或注冊(cè)：賬戶分為一級(jí)賬戶和二級(jí)賬戶，擁有有效賬戶方可進(jìn)行網(wǎng)上采購(gòu)。

(2) 我的賬戶：包括個(gè)人基本信息、收貨地址、二級(jí)賬戶審批、課題經(jīng)費(fèi)等內(nèi)容，可添加和維護(hù)。

(3) 我的訂單：其中未結(jié)賬訂單用于提交結(jié)賬申請(qǐng)和歷史訂單的查詢；訂單查詢除支持采購(gòu)明細(xì)數(shù)據(jù)批量導(dǎo)出功能外，還可追蹤訂單狀態(tài)及供貨商反饋的交貨日期等信息。

(4) 系統(tǒng)外采購(gòu)：沿用賬號(hào)分級(jí)管理模式，二級(jí)賬戶僅有錄入發(fā)票明細(xì)的權(quán)利，一級(jí)賬戶才能提交系統(tǒng)外采購(gòu)并最終生成PDF格式的系統(tǒng)外采購(gòu)明細(xì)單。

圖2 系統(tǒng)主要功能結(jié)構(gòu)圖

(5) 物資調(diào)劑：對(duì)于閑置物資的調(diào)劑，可通過此模塊發(fā)布信息，提供物資有效再利用的平臺(tái)。

3.2 采購(gòu)管理子系統(tǒng)

(1) 賬號(hào)及權(quán)限管理：用于新建和維護(hù)用戶賬號(hào)，設(shè)置不同級(jí)別的管理員權(quán)限。

(2) 產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)：用于新建和維護(hù)供貨商提供的商品目錄，支持批量導(dǎo)入、導(dǎo)出功能，并可按同一供貨商提供的同一品牌產(chǎn)品目錄自動(dòng)篩選，實(shí)現(xiàn)按品牌更新產(chǎn)品數(shù)據(jù)的功能。

(3) 到貨核收出入庫(kù)：分為未到貨和已到貨2個(gè)模塊，用于虛擬庫(kù)房的出入庫(kù)管理。

(4) 財(cái)務(wù)結(jié)算管理：校內(nèi)結(jié)算部分可根據(jù)時(shí)間段、課題組、經(jīng)費(fèi)卡號(hào)等信息進(jìn)行查詢、篩選，與學(xué)校財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)對(duì)接完成經(jīng)費(fèi)核銷或轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)；供貨商結(jié)算部分由系統(tǒng)自動(dòng)生成結(jié)賬單，供貨商核對(duì)無誤后完成確認(rèn)結(jié)賬工作，發(fā)票由系統(tǒng)管理員核對(duì)整理后交給計(jì)財(cái)處進(jìn)行統(tǒng)一匯款。

(5) 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析：分為訂單匯總、訂單查詢、課題組采購(gòu)情況匯總、供應(yīng)商銷售情況匯總等模塊，主要實(shí)現(xiàn)各類采購(gòu)明細(xì)數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計(jì)、分析功能。

3.3 供貨商管理子系統(tǒng)

(1) 基礎(chǔ)信息：包括供貨商聯(lián)系人、聯(lián)系方式、公司主頁(yè)鏈接、開戶銀行、收款賬號(hào)等信息的新建和維護(hù)。

(2) 維護(hù)產(chǎn)品目錄：供貨商可自行對(duì)供貨目錄進(jìn)行新增、停售及已有產(chǎn)品目錄內(nèi)容的修改。

(3) 待處理訂單管理：查詢已有訂單，及時(shí)提供交貨日期，并根據(jù)產(chǎn)品特殊需要(如有)給出備注信息，也可在電子訂單后標(biāo)注公司管理系統(tǒng)標(biāo)示的訂單號(hào)，以便供貨商的內(nèi)部訂單進(jìn)度管理。

(4) 歷史訂單查詢：根據(jù)不同時(shí)間段及訂單狀態(tài)查詢歷史訂單明細(xì)。

(5) 結(jié)賬單管理：結(jié)賬單包括開票金額和賬單明細(xì)信息。供貨商核對(duì)收款單位、收款賬號(hào)、收款銀行、收款地區(qū)的電子信息，要求與發(fā)票信息完全一致。

4 特點(diǎn)分析

設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處是實(shí)驗(yàn)用品采購(gòu)管理的主管部門，秉承“服務(wù)支撐與管理監(jiān)督并重”和“操作方便、程序規(guī)范、過程透明、管理高效”的原則，按照科研經(jīng)費(fèi)、管控化學(xué)品管理的要求進(jìn)行詢購(gòu)管理。詢購(gòu)系統(tǒng)主要具有5個(gè)特點(diǎn)。

(1) 以課題組為單位對(duì)賬戶進(jìn)行分級(jí)管理。課題組負(fù)責(zé)人(以下簡(jiǎn)稱PI)為一級(jí)賬戶，享有提交訂單、提交結(jié)賬申請(qǐng)、查詢名下所有經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目及二級(jí)賬戶采購(gòu)記錄的權(quán)限；課題組其余成員(包括教師和學(xué)生)以注冊(cè)方式成為二級(jí)賬戶，二級(jí)賬戶需一級(jí)賬戶批準(zhǔn)方可開通，并且只有加入購(gòu)物車和查詢自己名下采購(gòu)記錄的權(quán)限。此項(xiàng)功能的設(shè)計(jì)旨在加強(qiáng)PI對(duì)課題組內(nèi)部的管理，使其不受時(shí)間和地域的限制對(duì)課題組的訂單進(jìn)行審核，對(duì)于訂單進(jìn)程、項(xiàng)目整體支付情況、歷史采購(gòu)明細(xì)等進(jìn)行有效的監(jiān)控。

(2) 增加信息到貨環(huán)節(jié)。課題組負(fù)責(zé)實(shí)物驗(yàn)收，管理部門憑簽收的送貨單在詢購(gòu)系統(tǒng)中完成確認(rèn)到貨。此項(xiàng)功能的設(shè)計(jì)與管理部門進(jìn)行實(shí)物驗(yàn)貨的做法相比，仍存在一定的管理缺陷需要彌補(bǔ)。但實(shí)物驗(yàn)貨需配備相應(yīng)的管理人員，驗(yàn)貨過程也會(huì)造成送貨速度的延遲，另外在實(shí)際的采購(gòu)過程中，經(jīng)常發(fā)生課題組先電話訂貨，試用一段時(shí)間滿足課題需要后再通過系統(tǒng)補(bǔ)訂單的情況。信息到貨的設(shè)計(jì)既可以滿足管理部門對(duì)整個(gè)訂購(gòu)過程到貨進(jìn)度的控制，又可以節(jié)約管理成本，提高工作效率。

(3) 全校統(tǒng)一結(jié)算。系統(tǒng)自動(dòng)生成結(jié)賬單，由課題組一級(jí)賬戶選擇結(jié)賬的貨項(xiàng)，根據(jù)課題經(jīng)費(fèi)的情況選擇結(jié)賬的經(jīng)費(fèi)號(hào)。課題經(jīng)費(fèi)統(tǒng)一轉(zhuǎn)入系統(tǒng)的公共賬戶中，再由管理部門與供貨商統(tǒng)一結(jié)賬，省去了課題組分散報(bào)銷的手續(xù)。

(4) 系統(tǒng)外采購(gòu)方式。因科研項(xiàng)目的特殊需求而采購(gòu)的實(shí)驗(yàn)用品，課題組需逐條錄入采購(gòu)明細(xì)并與發(fā)票內(nèi)容一致，在經(jīng)辦人、PI和設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處負(fù)責(zé)人三方簽字同意后，方可報(bào)銷。系統(tǒng)外采購(gòu)方式作為一個(gè)補(bǔ)充手段，使得系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)記錄的全過程痕跡管理。系統(tǒng)外采購(gòu)明細(xì)單如圖3所示。

圖3 系統(tǒng)外采購(gòu)明細(xì)單式樣

(5) 管控化學(xué)品控“入口”。針對(duì)劇毒品、易制毒品、精神麻醉品、放射性物品，系統(tǒng)在產(chǎn)品展示頁(yè)面自動(dòng)標(biāo)注成紅色字體，點(diǎn)擊購(gòu)買時(shí)自動(dòng)鏈接到申購(gòu)流程中，課題組須通過管理部門按正規(guī)途徑購(gòu)買。此設(shè)計(jì)有效地控制了管控化學(xué)品的采購(gòu)入口，避免了“誤購(gòu)”現(xiàn)象的發(fā)生。

5 系統(tǒng)的應(yīng)用

詢購(gòu)系統(tǒng)經(jīng)過一年多的運(yùn)行和完善，登記的供貨商已累計(jì)超過1 300家，其中系統(tǒng)內(nèi)準(zhǔn)入供貨商240多家，提供產(chǎn)品數(shù)據(jù)超過1 500萬條，已建成的產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫(kù)可以滿足絕大多數(shù)課題組的采購(gòu)需求。北京大學(xué)醫(yī)學(xué)部的300多個(gè)課題組所需的通用實(shí)驗(yàn)試劑、實(shí)驗(yàn)耗材均通過詢購(gòu)系統(tǒng)采購(gòu)。目前，該詢購(gòu)系統(tǒng)性能穩(wěn)定、各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)功能和采購(gòu)明細(xì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，各功能模塊的總體運(yùn)行情況良好。2014年6月，醫(yī)學(xué)部與北京大學(xué)第一醫(yī)院簽署了“軟件產(chǎn)品使用許可及服務(wù)合同”，通過“產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫(kù)共享，管理服務(wù)各自獨(dú)立”的模式與臨床醫(yī)院進(jìn)行合作，為系統(tǒng)的進(jìn)一步推廣和應(yīng)用創(chuàng)造了條件，已取得良好的效果。

詢購(gòu)系統(tǒng)啟用后，北京大學(xué)醫(yī)學(xué)部的實(shí)驗(yàn)用品采購(gòu)管理和服務(wù)工作比以往更加科學(xué)、規(guī)范和優(yōu)質(zhì)，主要體現(xiàn)在：

(1) 利用現(xiàn)代信息化手段服務(wù)于教學(xué)和科研，節(jié)約了科研人員采購(gòu)實(shí)驗(yàn)用品的尋源、詢價(jià)、比價(jià)時(shí)間；產(chǎn)品信息全公開，供貨商間的競(jìng)爭(zhēng)能夠讓科研人員享受更優(yōu)惠的價(jià)格，節(jié)約科研經(jīng)費(fèi)；

(2) 規(guī)范了采購(gòu)行為，從操作程序上實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上采購(gòu)的全程信息化，訂購(gòu)、收貨、結(jié)算等各個(gè)環(huán)節(jié)在系統(tǒng)中均有記錄；

(3) 可根據(jù)時(shí)間、課題組、供貨商、經(jīng)費(fèi)卡、品名、貨號(hào)、價(jià)格購(gòu)物類型、訂單狀態(tài)等字段查詢采購(gòu)明細(xì)和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，為學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和結(jié)題審計(jì)部門提供全面、客觀和詳盡的信息，同時(shí)也規(guī)范了決策程序[4]；

(4) 全校每雙月統(tǒng)一進(jìn)行結(jié)算，實(shí)現(xiàn)科研人員一次轉(zhuǎn)賬、供貨商一張發(fā)票，從而節(jié)約了科研人員在報(bào)銷環(huán)節(jié)花費(fèi)的時(shí)間，大幅降低了供貨商及學(xué)校財(cái)務(wù)部門的收支管理成本；

(5) 產(chǎn)品目錄將所有管控化學(xué)品都進(jìn)行了標(biāo)紅處理，并通過技術(shù)手段限制課題組直接購(gòu)買，使國(guó)家管控物品的采購(gòu)行為得到有效控制，也為實(shí)驗(yàn)室安全管理部門提供了使用過程安全監(jiān)管的依據(jù)。

6 結(jié)束語(yǔ)

實(shí)驗(yàn)用品詢購(gòu)系統(tǒng)已成為北京大學(xué)醫(yī)學(xué)部科研經(jīng)費(fèi)管理中實(shí)驗(yàn)用品采購(gòu)管理的重要條件，在醫(yī)學(xué)部多部門(科研、計(jì)財(cái)、信息、審計(jì)、紀(jì)檢)聯(lián)動(dòng)支持和廣大供應(yīng)商的積極配合下，大大加強(qiáng)了對(duì)采購(gòu)試劑、耗材等實(shí)驗(yàn)用品的監(jiān)管，提高了管理效率，也提升了服務(wù)水平[12]，為教學(xué)科研人員提供了尋源—采購(gòu)—到貨—結(jié)算的一站式服務(wù)，受到了科研人員的普遍歡迎。

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Design and implementation of consumables inquiry-purchase management system in medical colleges

Wang Ying1， Xu Shandong1， Wang Jingyu2

(1. Department of Equipment and Laboratory Management , Peking University Health Science Center，Beijing 100191，China；2. School of Public Health，Peking University Health Science Center，Beijing 100191，China)

For more effective implementation of national research funding management and risk control requirements, Peking University Health Science Center facilitates service as the goal for researchers, adheres to the principle of service support and management oversight, the information technology and E-commerce have been used to manage purchasing consumables, design and implementation of Peking University Health Science Center consumables inquiry-purchase management system. The system has been successfully running more than a year and has reached a good effect, achieving an online purchase of full information and dynamic management of research funding from the operating procedures. The technical means can not only standardize the purchasing behavior of researchers, but also improve the efficiency and service level of management.

consumable purchase; management; risk prevention and control; information system

2014- 10- 30

王瑩(1981—)，女，黑龍江哈爾濱，博士，助理研究員，實(shí)驗(yàn)室管理辦公室副主任，研究方向?yàn)槲镔Y供應(yīng)與實(shí)驗(yàn)室管理.

E-mail：wy7002@bjmu.edu.cn

G647；F253.2

A

1002-4956(2015)2- 0141- 04