王　萍南陽醫(yī)學高等專科學校，河南南陽　473061

檔案管理平臺的需求與功能開發(fā)

王萍
南陽醫(yī)學高等專科學校，河南南陽473061

摘要隨著計算機信息技術的飛速發(fā)展與廣泛應用，為提高檔案管理效率，各種類型的檔案管理平臺紛紛上市。但由于開發(fā)者未結合業(yè)務流程需求開展，對檔案管理平臺缺乏全面的需求分析，導致多數(shù)系統(tǒng)功能大同小異。因此，為了構建功能完善、高效率的檔案管理平臺，必須加強需求分析，在此基礎上進行功能開發(fā)。本文針對檔案管理平臺進行了需求分析，并為后文檔案管理平臺的功能開發(fā)提供了依據(jù)。

關鍵詞檔案管理平臺；需求；功能開發(fā)

檔案管理作為企事業(yè)單位不和或缺的一項重要工作，由于任務量龐大、管理復雜，重點不同，因此，對外所提供的服務也不盡相同。為有效提高檔案管理效率，提高檔案信息資源查找的精確性，推動檔案管理信息化建設的規(guī)范化發(fā)展，必須結合檔案管理需求展開分析，以此為基礎，進行檔案管理平臺功能開發(fā)，以提高檔案管理效率。

1　需求分析

1.1 業(yè)務需求

檔案資源由相關部門立卷、組卷、審卷至后，移送收集部，針對存在問題的卷，反饋修改建議，在修改結束之后，將案卷目錄輸入，進行封面填寫，進行歸檔手續(xù)辦理。經檔案收集部，移交至利用部門，提供查詢與借閱等功能與服務，由利用部門對檔案進行銷毀。

1.2 用戶需求

對用戶使用該平臺可完成任務情況加以描述，或要求該平臺必須完成的目標。就普通用戶而言，要求具有如下功能：檔案的查詢、瀏覽、借閱、下載等；就檔案管理人員而言，應提供如下功能：文件的管理、收集，檔案的管理、開發(fā)、利用、日常業(yè)務等；就系統(tǒng)維護人員而言，提供便于平臺定制與維護的一套完善的工具包。具體而言，包括權限定制、管理架構定制、規(guī)則定制、數(shù)據(jù)、用戶設置等工具。通過對不同用戶的劃分，可將整系統(tǒng)各級用戶層次、權限進行相應劃分，了解哪些人員會用到該平臺及各自的業(yè)務及任務需求。

1.3 功能需求

軟件功能需求屬于需求分析工作中，最為關鍵和復雜的組成部分，其負責對該平臺的各種可能情況加以描述，針對可能錄入數(shù)據(jù)、完成何種功能等進行分析。就描述功能需求而言，必須關注該平臺功能需求的全面性與統(tǒng)一性，包括同功能有關的信息，且要求具有有內在統(tǒng)一性，各描述之間不存在沖突。一方面，應給出觸發(fā)各種功能的多項條件，包括運行情況及模式等；另一方面，還需要對各可能條件之下的可能輸入進行定義，如合法輸入、非法輸入等；此外，還需要給出不同功能之間的關系，包括控制流、信息流、數(shù)據(jù)流等，還需給出功能級別，包括基本功能、有待實現(xiàn)功能等。

1.4 維護需求

平臺維護內容主要包括數(shù)據(jù)的維護與轉換、權限管理、檔案設置與移交、參數(shù)設置、口令的修改等。主要滿足管理與設置、系統(tǒng)維護等需求。其中，檔案管理與設置，面向的是管理人員，就部門組織結構進行定制、構建，針對歸檔文件進行統(tǒng)一整理和標準定義，就系統(tǒng)常用的數(shù)據(jù)，構建相應的數(shù)據(jù)字典，以便使用。檔案管理與設置通常為位于系統(tǒng)維護方面，使用不頻繁，設置好后通常不會輕易進行改動，主要包括檔案與參數(shù)的設置、字典維護等。就系統(tǒng)維護而言，主要有權限的管理、數(shù)據(jù)的轉換與維護、口令的修改、檔案移交等模塊。

2　檔案管理平臺功能的開發(fā)與實現(xiàn)

下文結合需求分析，就主要功能模塊的開發(fā)及實現(xiàn)進行分析。

2.1 檢索查詢模塊的開發(fā)與實現(xiàn)

檢索與查詢模塊，負責提供檔案資源及信息檢索、查詢、瀏覽、下載、利用等多項功能。主要包括條件、分類、跨類等檢索功能。就條件檢索而言，是依據(jù)用戶所設定條件，對滿足該條件的檔案文檔信息進行查詢。此外，條件檢索還提供模糊檢索功能，在檢索結果一欄中，可對條目具體信息進行查詢，若權限足夠，還可對檔案原文進行瀏覽、下載；就分類檢索而言，是通過對檔案的種類進行選擇，結合分類表進行查詢，也可通過輸入關鍵字，進行某一分類下的檢索與查詢，此外，系統(tǒng)結合用戶所設定的頁面，對條數(shù)進行顯示，便于查看檢索結果；就跨類檢索而言，是通過關鍵字的輸入，對

2.2 檔案管理模塊的開發(fā)與實現(xiàn)

利用該模塊可遠程進行檔案整理、移交，系統(tǒng)管理人員就各立卷歸檔部門人員分別進行賬戶設立，這樣，歸檔人員可隨時對所收集文件及資料，利用網絡傳送至文件服務器上。此外，就歸檔部門而言，可隨時獨立或同檔案管理部門共同就歸檔文件加以整理，也可在適當通過網絡向檔案館進行以整理檔案的移交。組卷過程需要由檔案管理人員進行，可依據(jù)單位、部門等情況進行組卷。

2.3 Web查詢模塊的開發(fā)與實現(xiàn)

隨著Internet互聯(lián)網的普及與廣泛應用，多數(shù)用戶均利用上網形式訪問檔案數(shù)據(jù)庫，借助于Web對檔案管理平臺進行訪問，并對各檔案資料進行查詢與利用，便于用戶依據(jù)自身需要，隨時進行文件檢索、查詢、下載、瀏覽。由于檔案具有保密性。因此，要求所設置權限不僅能夠使管理人員通過網絡保證授權用戶充分利用檔案資源，還必須對非授權用戶及用戶使用權限進行限制，以便確保檔案資源的安全性、完整性。系統(tǒng)管理員可針對各用戶權限、及各部門檔案使用權限，進行靈活設置，這樣，管理人員無需再開展各種繁瑣的檢索、查詢、借閱u歸還工作，只需定時針對檔案資源的開發(fā)利用情況加以分析、統(tǒng)計，就檔案查詢、瀏覽而言，由用戶通過網絡自主完成。設計該功能旨在實現(xiàn)鑒定后檔案在授權用戶范圍內的充分共享。

就Web查詢而言，主要包括普通用戶訪問、注冊會員訪問兩方面。前者可進行快速、主題、高級、全面查詢，而注冊會員還可進行信息維護、檔案原文查看，或清單查看等。就普通用戶訪問查詢界面中，其通過在檢索內輸入關鍵詞即可實現(xiàn)快速查詢，就檔案庫中滿足條件的所有信息加以檢索，結果依據(jù)列表形式進行展示。用戶可通過輸入主題，進行檢索和查詢，結果依據(jù)序號、名稱、檔案號等信息進行顯示。普通用戶還可結合檔案號、名稱、儲存期限、責任單位、負責人、歸檔部門、主題詞等方式進行高級檢索和查詢，可輸入任意詞加以全面查詢，結果中會對關鍵詞及共檢索檔案記錄及條數(shù)進行顯示，并按條數(shù)顯示結果；就注冊會員而言，除了具有普通用戶的查詢功能以外，還提供了信息維護、計費單顯示、檔案原文查看等多項功能。就會員所顯示的詳細信息中，包括檔案編號、原文、責任單位、負責人、歸檔部門、名稱、關鍵詞、檔案形成時間等全面的內容。

3　結論

隨著信息時代的到來，檔案管理如何盡快走出傳統(tǒng)，加快實現(xiàn)信息化建設，利用網絡開放檔案目錄，便于用戶充分檢索、查詢與利用，已成為檔案管理工作中亟待解決的問題。在檔案管理平臺功能開發(fā)之前，必須先就其展開需求分析，通過需求分析指導檔案管理平臺的功能開發(fā)，明確各功能模塊，更好地解決功能開發(fā)同需求間的沖突。

參考文獻

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[2]余晨，李文炬.SQL Server 2000培訓教程[M].北京：清華大學出版社，2001.

中圖分類號G2

文獻標識碼A

文章編號1674-6708（2015）139-0155-01