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        淺談ERP與AIS的同源分流問題

        2015-02-27 09:21:51張佰萍
        商場現(xiàn)代化 2015年33期
        關(guān)鍵詞:會計信息

        摘 要:本文主要是在“決策有用觀”的基礎(chǔ)之上來探討ERP與AIS的同源分流問題。在“決策有用觀”的推動下,會計信息系統(tǒng)必須實現(xiàn)變革,借助飛速發(fā)展的信息技術(shù)服務(wù)于當前會計信息系統(tǒng)。本文將對ERP與AIS之間的數(shù)據(jù)同源分流關(guān)系進行闡述。同時,需要指出的是,AIS是ERP系統(tǒng)的一個重要組成部分;此外,在本文中提出ERP與AIS之間存在的關(guān)系能為企業(yè)構(gòu)建ERP系統(tǒng)提出一些重要啟示。

        關(guān)鍵詞:ERP;AIS;會計信息

        “決策有用觀”作為會計目標是一種美好的愿望,現(xiàn)實與理想之間還存在著一定的差距,而蘊藏著財務(wù)業(yè)務(wù)一體思想的ERP與AIS“同源分流”①有助于縮短兩者之間的距離。在“決策有用觀”的推動下,會計信息系統(tǒng)必須實現(xiàn)變革,借助飛速發(fā)展的信息技術(shù)服務(wù)于當前會計信息系統(tǒng)。誠如A.C.利特爾頓在《會計的現(xiàn)發(fā)現(xiàn)》中關(guān)于技術(shù)會計的觀點一樣,借鑒相關(guān)科學技術(shù)的成果為會計技術(shù)的發(fā)展服務(wù),進而使會計學科更為科學,信息技術(shù)應(yīng)當為會計技術(shù)發(fā)展服務(wù)。對會計人員而言,積極學習和靈活運用各項最適用的信息技術(shù)固然重要,但更重要的是要具備在浩瀚的數(shù)據(jù)庫之中獲取被加工數(shù)據(jù)的能力。換言之,他們必須對各個子系統(tǒng)所生成的數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)源,以及對整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分布、數(shù)據(jù)的輸入、處理與輸出所涉及的數(shù)據(jù)了如指掌,如此才能駕馭與集成各項數(shù)據(jù),使其為企業(yè)管理與決策提供支持。不難設(shè)想,如果能夠形成一個面向主題的、集成的、非易失的且隨時間變化而變化的數(shù)據(jù)倉庫,必然會大大提高會計人員駕馭數(shù)據(jù)的能力。不僅要學習從同一數(shù)據(jù)源中處理財務(wù)信息,也要學會處理非財務(wù)信息,這也使得其它ERP子系統(tǒng)與AIS的“同源分流”被提上了日程。本文將對ERP與AIS之間的數(shù)據(jù)同源分流關(guān)系進行闡述。同時,需要指出的是,AIS是ERP系統(tǒng)的一個重要組成部分,因此,ERP與AIS數(shù)據(jù)的同源分流指的是其它ERP子系統(tǒng)與AIS在數(shù)據(jù)上的同源分流關(guān)系。

        一、ERP與AIS的數(shù)據(jù)“同源分流”關(guān)系

        ERP系統(tǒng)不僅向人們揭示了會計軟件融入網(wǎng)絡(luò)化管理軟件的必然性與科學性,同時也將管理信息系統(tǒng)與會計信息系統(tǒng)兩者間的“同源分流”的數(shù)據(jù)聯(lián)系顯露得淋漓盡致。余緒纓教授關(guān)于財務(wù)會計與管理會計的“同源分流”的至理名言在ERP系統(tǒng)中得到了進一步的拓展。會計信息系統(tǒng)是ERP系統(tǒng)的重要組成部分,會計信息系統(tǒng)中的會計數(shù)據(jù)來源于ERP系統(tǒng)所采集的數(shù)據(jù),只有做到ERP系統(tǒng)與會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的“同源”,才能保證ERP系統(tǒng)的“數(shù)出一門、多方共享”,而“分流”,則是根據(jù)信息用戶的需求,對同一來源的數(shù)據(jù)進行加工處理。ERP系統(tǒng)與會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不能做到“同源”,即使使用先進的信息技術(shù),“分流”結(jié)果也仍有可能前后不一致,甚至產(chǎn)生很大的出入。同時,“同源”又可能使貨幣與非貨幣的、財務(wù)與非財務(wù)的、定量與定性的數(shù)據(jù)集中于一個數(shù)據(jù)倉庫之中,這無疑使由“分流”所得到的各種信息更具有增值性與競爭力,并且為一向以貨幣為基礎(chǔ)的會計信息系統(tǒng)變革創(chuàng)造最佳條件。

        二、ERP與AIS的數(shù)據(jù)“同源”

        我們說ERP系統(tǒng)與會計信息系統(tǒng)存在著數(shù)據(jù)“同源”的關(guān)系,這是因為它們之間存在著密切的聯(lián)系。會計信息系統(tǒng)是ERP系統(tǒng)的重要組成部分,也是ERP系統(tǒng)的基本組成部分,會計信息系統(tǒng)與其它ERP子系統(tǒng)并非是相對獨立的系統(tǒng),人力資源、銷售收款、采購付款、生產(chǎn)以及財務(wù)等子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都會在業(yè)務(wù)發(fā)生時傳遞給會計信息系統(tǒng)(如圖1所示)。會計信息系統(tǒng)與其它ERP子系統(tǒng)具有共同的基礎(chǔ),即數(shù)據(jù)源是相同的。以此為基礎(chǔ),會計信息系統(tǒng)與其它ERP子系統(tǒng)基于不同信息使用者的側(cè)重點不同,采用不同的信息處理規(guī)則各自對數(shù)據(jù)源進行加工、整理、擴展。以銷售子系統(tǒng)與會計信息系統(tǒng)的“同源”為例(如圖2所示),當“驗證銷售定單有效性并錄入定單”事件發(fā)生時,錄入銷售定單數(shù)據(jù),會計信息系統(tǒng)從銷售定單數(shù)據(jù)中獲取產(chǎn)品銷售收入、產(chǎn)品銷售成本以及增值稅等相關(guān)數(shù)據(jù)更新財務(wù)處理模塊,而銷售/收款子系統(tǒng)從銷售定單數(shù)據(jù)中獲取銷售數(shù)據(jù)、客戶數(shù)據(jù)等更新庫存數(shù)據(jù)庫、客戶數(shù)據(jù)庫等,并對其進行加工、處理后編制成報表發(fā)送給企業(yè)經(jīng)營管理層?!巴础毙枰獙⒎稚?、零亂與不統(tǒng)一的數(shù)據(jù)從傳統(tǒng)的操作環(huán)境中分離出來,這一要求要借助數(shù)據(jù)倉庫來完成。數(shù)據(jù)倉庫可將諸多的數(shù)據(jù)和信息從不同的數(shù)據(jù)源加以提取,并將所提取的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成公共的數(shù)據(jù)模型且與數(shù)據(jù)倉庫中原有的數(shù)據(jù)集成,會計人員對一過程無疑必須高度重視。同時,數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)又可將不同數(shù)據(jù)按級別進行區(qū)分,以“粒度”②的大小表示,“粒度”越大,表示數(shù)據(jù)細節(jié)程度越低,綜合程度越高,反之則表示數(shù)據(jù)細節(jié)程序較高,綜合程度較低。因此,會計人員必須熟悉數(shù)據(jù)倉庫中的當前細節(jié)數(shù)據(jù)、早期細節(jié)數(shù)據(jù)、輕度綜合數(shù)據(jù)和高度綜合數(shù)據(jù)包含的內(nèi)部,以及它們對報表的形成、決策支持的影響。

        與此同時,它們的服務(wù)對象也存在著交叉。不同類型的企業(yè)決策依據(jù)不同的信息完成,不同的組織結(jié)構(gòu)和不同的結(jié)構(gòu)層次所需要進行的決策類型有所不同,所需要的決策信息各異。管理人員在計劃、執(zhí)行、控制、評價組織過程中的正確決策需要及時、相關(guān)的信息提供支持,這些信息包括財務(wù)信息、定量信息和確定性信息,同樣也包括非財務(wù)信息、定性信息和不確定性信息。通常來講,財務(wù)信息來自于會計信息系統(tǒng),而絕大多數(shù)的非財務(wù)信息來自于銷售/收款子系統(tǒng)、采購/付款子系統(tǒng)、生產(chǎn)子系統(tǒng)以及其它ERP子系統(tǒng)。這種情況下就需要會計信息系統(tǒng)與其它ERP子系統(tǒng)共同協(xié)作為企業(yè)經(jīng)營管理人員提供綜合類信息。

        三、ERP與AIS的數(shù)據(jù)“分流”

        ERP與會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)“分流”是因為會計信息系統(tǒng)與其它ERP子系統(tǒng)在提供信息的側(cè)重點方面存在著不同。由此,其它ERP子系統(tǒng)與會計信息系統(tǒng)又存在著明顯的差異。這主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

        第一,會計信息系統(tǒng)側(cè)重為利益相關(guān)者提供有助于決策的財務(wù)信息,而其它ERP子系統(tǒng)則側(cè)重于提供非財務(wù)信息。會計,特別是財務(wù)會計是以復式記賬為基礎(chǔ)的分類系統(tǒng),在信息的處理過程通常會忽略到大量的非財務(wù)信息、定性信息和不確定性信息,現(xiàn)有的會計處理原則、技術(shù)與方法等還不完全采集這些信息,而這些信息往往與企業(yè)經(jīng)營管理決策息息相關(guān)。例如,在銷售業(yè)務(wù)中,采集與經(jīng)管責任有關(guān)的商品類別、品名規(guī)格、交易幣種、數(shù)量、交易顧客、銷往地點、發(fā)貨倉庫、業(yè)務(wù)部門以及經(jīng)銷人員等特征,更有利于輔助企業(yè)銷售決策。而其它ERP子系統(tǒng)在信息處理的過程中,不受復式記賬等會計原則、技術(shù)與方法等的約束,有助于彌補會計信息系統(tǒng)在提供信息方面的不足。從這個意義上說,ERP與AIS應(yīng)當實現(xiàn)數(shù)據(jù)上的“分流”,也只有實現(xiàn)數(shù)據(jù)上的“分流”才能保證非財務(wù)信息在處理過程中不被丟失。

        第二,會計信息系統(tǒng),特別是財務(wù)會計子系統(tǒng),受“公認會計原則”的制約,而其它ERP子系統(tǒng)在處理信息時不受“公認會計原則”的制約,在處理定性信息、不確定性信息和非財務(wù)信息方面具有較大的靈活性,這是傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)所不能辦到的。

        第三,會計信息系統(tǒng)注重證實性和貨幣性信息、數(shù)量信息,而其它ERP子系統(tǒng)除強調(diào)證實與貨幣性信息、數(shù)量信息之外,還強調(diào)非貨幣性信息、質(zhì)量信息,其目標是盡可能的向信息使用者提供更多的信息用于輔助其經(jīng)營管理決策。

        第四,現(xiàn)行會計信息系統(tǒng)是一種強制性信息系統(tǒng),必須按有關(guān)規(guī)定定期提供財務(wù)報告,而其它ERP子系統(tǒng)則是一種非強制性信息系統(tǒng),根據(jù)決策者的信息需求及時提供相關(guān)信息。

        第五,現(xiàn)行會計信息系統(tǒng)以會計主體為核心,而其它ERP子系統(tǒng)強調(diào)多維的主體觀念,即它強調(diào)一個組織的分部,而且僅僅是指導一個企業(yè)看成一個整體。它可以根據(jù)信息使用者的實際需求將一個部門或一條生產(chǎn)線等作為主體,甚至可將一個人作為主體。

        圖3 ERP與AIS數(shù)據(jù)上的“分流”關(guān)系圖

        由上述分析可知,其它ERP子系統(tǒng)與會計信息系統(tǒng)之間存在著數(shù)據(jù)上的“分流”的關(guān)系。這種數(shù)據(jù)上的“分流”關(guān)系如圖3所示。企業(yè)內(nèi)部人員根據(jù)數(shù)據(jù)來源所提供的數(shù)據(jù)將與事件所涉及的資源、參與者、事件以及地點等信息按照一定的格式輸入到企業(yè)數(shù)據(jù)倉庫中,會計信息系統(tǒng)與其它ERP子系統(tǒng)各自根據(jù)相應(yīng)的規(guī)則處理規(guī)則和方法從數(shù)據(jù)倉庫中讀取數(shù)據(jù),并進行處理。

        四、啟示

        由上面的分析可知,ERP與AIS之間存在著“同源分流”的關(guān)系。該種關(guān)系為企業(yè)構(gòu)建ERP系統(tǒng)提出一些重要啟示:(1)企業(yè)在構(gòu)建ERP系統(tǒng)和會計信息系統(tǒng)時,應(yīng)合理運用這兩者之間的“同源分流”關(guān)系,防止在企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)“信息孤島”問題;(2)在設(shè)計ERP系統(tǒng)時,盡可能使貨幣與非貨幣的、財務(wù)與非財務(wù)的、定量與定性的數(shù)據(jù)集中于一個數(shù)據(jù)倉庫之中,防止數(shù)出多門的現(xiàn)象出來。

        注釋:

        ①財務(wù)業(yè)務(wù)一體化強調(diào)“來源唯一,實時共享”,而ERP與AIS的“同源分流”正是實現(xiàn)了數(shù)據(jù)來源唯一,實現(xiàn)實時共享的思想。

        ②計算機領(lǐng)域中粒度指系統(tǒng)內(nèi)存擴展增量的最小值,是指數(shù)據(jù)倉庫的數(shù)據(jù)單位中保存數(shù)據(jù)的細化或綜合程度的級別。細化程度越高,粒度級就越小;相反,細化程度越低,粒度級就越大。數(shù)據(jù)的粒度一直是一個設(shè)計問題。在早期建立的操作型系統(tǒng)中,粒度是用于訪問授權(quán)的。當詳細的數(shù)據(jù)被更新時,幾乎總是把它存放在最低粒度級上。但在數(shù)據(jù)倉庫環(huán)境中,對粒度不作假設(shè)。在數(shù)據(jù)倉庫環(huán)境中粒度之所以是主要的設(shè)計問題,是因為它深深地影響存放在數(shù)據(jù)倉庫中的數(shù)據(jù)量的大小,同時影響數(shù)據(jù)倉庫所能回答的查詢類型。在數(shù)據(jù)倉庫中的數(shù)據(jù)量大小與查詢的詳細程度之間要作出權(quán)衡。

        參考文獻:

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        [5]莊明來,魏立華.會計信息化的兩個理論問題[J].財務(wù)與會計,2005(03):50~51.

        [6]楊周南,趙納暉,陳翔.會計信息系統(tǒng)[M].大連:東北財經(jīng)大學出版社,2001.

        [7]薛云奎,饒艷超.會計信息系統(tǒng)[M].上海:復旦大學出版社,2005.

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