劉艷莉

（天津市河?xùn)|區(qū)職工大學(xué)天津300162）

探索提高高職院校學(xué)籍管理效果的途徑

劉艷莉

（天津市河?xùn)|區(qū)職工大學(xué)天津300162）

高職院校的學(xué)籍管理是檔案管理的重要組成部分，關(guān)系到學(xué)校管理水平的提高。本文從制度、信息化、防治結(jié)合三個(gè)角度探索提高高職院校學(xué)籍管理效果的方法。

學(xué)籍管理制度信息化預(yù)見性

隨著高職院校學(xué)生人數(shù)的迅速增加，其學(xué)籍檔案逐漸增多，給學(xué)籍檔案的存儲(chǔ)帶來(lái)麻煩；而且，當(dāng)前學(xué)籍檔案的利用頻率大大提高，學(xué)籍檔案管理難度增加。隨著就業(yè)觀念的變化，高職院校畢業(yè)生的流向趨向多元化，這給學(xué)籍檔案管理增加更多難度，對(duì)此，探尋新的管理路徑，提高學(xué)籍管理效果十分必要。

1.加強(qiáng)學(xué)籍管理制度建設(shè)，使之更加規(guī)范化和科學(xué)化

學(xué)籍管理制度必須具有適用性、可操行性和針對(duì)性特點(diǎn)。首先，適用性，學(xué)籍管理制度是學(xué)校根據(jù)學(xué)生的實(shí)際情況和學(xué)校學(xué)籍管理情況反復(fù)修改制定的，對(duì)于學(xué)生可能出現(xiàn)的問(wèn)題，制度中都指出相應(yīng)的管理辦法。比如說(shuō)：為約束學(xué)生的曠課，在學(xué)籍管理制度中指出：學(xué)生無(wú)故曠課累計(jì)本課程教學(xué)時(shí)數(shù)的1/3，則取消其考核機(jī)會(huì)，并視具體情況決定是否給予補(bǔ)考機(jī)會(huì)。實(shí)際上，學(xué)生經(jīng)常不上自習(xí)課，不認(rèn)真及時(shí)完成作業(yè)，都屬于變相曠課，故而可在制度中指出：對(duì)于缺交作業(yè)達(dá)到該門課程1/3的，取消考核資格；缺交作業(yè)少于1/3的，在考核前必須將作業(yè)補(bǔ)交齊。其次，可操作性。學(xué)籍管理制度必須具有高可操作性，做到條文明了、界限分明，在處理學(xué)生出現(xiàn)的問(wèn)題時(shí)，能有章可循，遵循規(guī)定對(duì)學(xué)生做出懲罰等。比如說(shuō)：1990年版的《普通高校學(xué)生管理規(guī)定》中明確指出：一學(xué)期或連續(xù)兩學(xué)期累計(jì)有三門或兩門主要課程不及格者，應(yīng)予留降級(jí)；一學(xué)期或連續(xù)兩學(xué)期考試不及格課程又四門及以上的，應(yīng)予退學(xué)。這一規(guī)定一定程度上保證了人才培養(yǎng)質(zhì)量。但是，隨著高職院校生源成分的變化，其生源既有普通高中畢業(yè)生、職業(yè)高中畢業(yè)生，也有中專畢業(yè)生、社會(huì)考生等，雖然都是經(jīng)過(guò)全國(guó)普通高校統(tǒng)一招生考試錄取的，但其文化程度參差不齊，部分學(xué)生基礎(chǔ)差，若根據(jù)學(xué)籍管理制度中的留級(jí)、退學(xué)、降級(jí)等實(shí)行一刀切，那么很多學(xué)生都會(huì)接受這些懲罰，不利于學(xué)校的穩(wěn)定，故此，在該項(xiàng)規(guī)定上，學(xué)?？勺鞒鋈缦乱?guī)定：課程無(wú)成績(jī)、成績(jī)不及格者或課程成績(jī)及格但本人認(rèn)為成績(jī)不夠理想者，均可在規(guī)定和允許延長(zhǎng)的學(xué)習(xí)年限也即5年內(nèi)參加該課程的考試、重修重考、直至畢業(yè)或結(jié)業(yè)，然后將屢次考試中的最高分記入到成績(jī)檔案中。再次，針對(duì)性，學(xué)籍管理必須具有強(qiáng)烈針對(duì)性，能針對(duì)學(xué)籍管理中出現(xiàn)的問(wèn)題制定相應(yīng)的解決方案，完善現(xiàn)有管理制度。比如說(shuō)：為遏制學(xué)?？荚囎鞅罪L(fēng)氣，在學(xué)籍管理制度中明確規(guī)定：考試違紀(jì)學(xué)生的該門課程成績(jī)作零分處理，要求參加重修重考，并根據(jù)違紀(jì)情節(jié)的程度進(jìn)行相應(yīng)處分，最后記入到學(xué)生檔案中。

2.采取預(yù)防為主、防治結(jié)合的學(xué)籍管理辦法

在高職院校的學(xué)籍管理中，不僅要完善規(guī)章制度，使得各項(xiàng)工作有章可循，還要以預(yù)防為主，轉(zhuǎn)主動(dòng)管理為被動(dòng)管理，提高學(xué)籍管理效果。預(yù)防為主、防治結(jié)合的學(xué)籍管理辦法要求高職院校依據(jù)職責(zé)、分工和隸屬關(guān)系形成相互協(xié)調(diào)的工作關(guān)系，設(shè)立教務(wù)處、學(xué)工處-分院、系-年紀(jì)輔導(dǎo)員的學(xué)籍管理體系，做好學(xué)籍管理工作。同時(shí)，學(xué)籍管理要有預(yù)見性，其管理對(duì)象是學(xué)生，而學(xué)生的個(gè)體差異性大，在學(xué)校生活、學(xué)習(xí)、思想上難免遇到這樣那樣的困難，學(xué)籍管理人員則要學(xué)會(huì)從以往出現(xiàn)的問(wèn)題中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，做到對(duì)癥下藥，增強(qiáng)學(xué)籍管理的主動(dòng)性和預(yù)見性。除此之外，還要將問(wèn)題發(fā)生前的工作與問(wèn)題發(fā)生后的工作結(jié)合起來(lái)，真正體現(xiàn)出預(yù)防為主，防治結(jié)合，提高學(xué)籍管理效果。

3.加強(qiáng)學(xué)籍管理信息化建設(shè)，提高管理效率和質(zhì)量

為提高學(xué)籍管理效果，加強(qiáng)信息化建設(shè)，減輕學(xué)籍管理人員的工作負(fù)擔(dān)，進(jìn)而創(chuàng)新學(xué)籍管理格局，促進(jìn)高職院校的可持續(xù)發(fā)展。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及各級(jí)管理人員認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要意義，將學(xué)籍管理的信息化建設(shè)納到議事日程上，完善相關(guān)規(guī)章制度，加大經(jīng)費(fèi)投入，并提高廣大師生學(xué)籍管理信息化建設(shè)的自覺性、主動(dòng)性和創(chuàng)新性。其次，加大軟件研發(fā)力度。學(xué)籍信息化管理軟件的研發(fā)與學(xué)校的專業(yè)設(shè)置和課程體系結(jié)合起來(lái)，研發(fā)出高效運(yùn)行、交互性和兼容性強(qiáng)、擴(kuò)展性和適應(yīng)性強(qiáng)的學(xué)籍管理軟件。在軟件研發(fā)過(guò)程中，整個(gè)教務(wù)管理的專業(yè)人員都要全程參與，及時(shí)提出修改意見，最終設(shè)計(jì)出結(jié)構(gòu)、功能、使用均科學(xué)、合理的學(xué)籍管理軟件。再次，分工協(xié)作。高職院校的學(xué)籍管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，關(guān)系到全體學(xué)生的切身利益和學(xué)校人才培養(yǎng)質(zhì)量，必須明確分工，制定健全的工作責(zé)任制，做到各司其職、各負(fù)其責(zé)，保證學(xué)籍管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。在這里，可以建立一個(gè)四級(jí)責(zé)任制，教師和基層管理人員提供學(xué)生考試成績(jī)等原始數(shù)據(jù)；院系做好數(shù)據(jù)的采集、整理、輸入和校對(duì)工作，提交給教務(wù)處；教務(wù)處負(fù)責(zé)完善信息化管理系統(tǒng)，并統(tǒng)一編制學(xué)生的學(xué)號(hào)、課程編號(hào)等，對(duì)院系提供的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)進(jìn)行分析、整理和審核，生成相關(guān)數(shù)據(jù)報(bào)表，建立學(xué)生檔案等。學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)則加強(qiáng)學(xué)籍管理的指導(dǎo)、統(tǒng)籌規(guī)劃和協(xié)調(diào)各方工作，把握學(xué)籍管理的政策導(dǎo)向。最后，學(xué)校必須加強(qiáng)學(xué)籍管理人才培訓(xùn)，尤其要大膽引進(jìn)和培養(yǎng)一批軟件開發(fā)人才、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)人才、信息化管理人才，堅(jiān)持不懈的開展專業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德培訓(xùn)，提高其工作能力和責(zé)任心。鼓勵(lì)學(xué)籍管理人員進(jìn)修，關(guān)心其生活，幫助其解決生活中的實(shí)際困難，提高團(tuán)隊(duì)向心力和凝聚力，并努力創(chuàng)建學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型學(xué)籍管理隊(duì)伍，促進(jìn)學(xué)籍管理信息化建設(shè)的與時(shí)俱進(jìn)，運(yùn)用先進(jìn)手段減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，提高學(xué)籍管理效率和質(zhì)量。

結(jié)束語(yǔ)

總之，伴隨著高職院校的改革以及信息化技術(shù)的發(fā)展，學(xué)籍管理必將走向規(guī)范化、科學(xué)化、信息化道路，學(xué)校要順應(yīng)大趨勢(shì)，研究本校學(xué)籍管理的難點(diǎn)以及特點(diǎn)，加強(qiáng)學(xué)籍管理信息系統(tǒng)建設(shè)，完善管理制度，提高學(xué)籍管理的預(yù)見性，探索出具有本校特色的學(xué)籍管理，適應(yīng)本校的教務(wù)管理、教學(xué)管理、就業(yè)管理等工作。

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